(7) علامات تدُل على أن الوقت قد حان لفصل أحد الموظفين بشركتك

(7) علامات تدُل على أن الوقت قد حان لفصل أحد الموظفين بشركتك

قد تبدو معرفة الوقت المُناسب لفصل الموظف بمثابة مُهمة مستحيلة 

كما أن القول بالتخلي عن الموظف الذي يُسبب المشكلة أسهل من الفعل
- هُناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تشعر بأن الوقت قد حان لترك الموظف يرحل 

بما في ذلك السلوك غير الأخلاقي أو ضعف الأداء الوظيفي أو الغياب المُفرط.
قبل أن تقوم بطرد شخص ما، تأكد من أن كل شيء على ما يُرام وأنك تسير في العملية

بالطريقة الصحيحة.

قد يؤدي طرد شخص ما بشكل مُتسرع أو دون اِتخاذ الخطوات المُناسبة إلى وضع غير مُريح

أو مُشكلات قانونية قد تُلحق الضرر بعملك.
- لذا فالمقال (7 علامات تدُل على أن الوقت قد حان لفصل أحد الموظفين بشركتك)

مُخصص لأصحاب الأعمال والمُديرين الذين يعتقدون أن الوقت قد حان لفصل موظف

ويُريدون معرفة أفضل طريقة للتعامل مع المُهمة.

أولاً: علامات أن الوقت قد حان لفصل الموظف

طرد شخص ما ليس بالأمر السهل أبدًا

إذًا كيف يُمكنك معرفة ما إذا كان يجب عليك منح موظفك فُرصة أُخرى أو إذا كان من الأفضل

 قطع العلاقات معه تمامًا؟
*وفيما يلي (6) علامات تُشير إلى أن الوقت قد حان لإنهاء عمل الموظف:

1. اِنخفاض الإنتاجية في المُنظمة

• العمل المُنتج هو عمل ناجح.
• إذا اِنخفضت إنتاجية عملك، فقد لا يكون ذلك بسبب تباطؤ الموظف.
• ومع ذلك فإن انخفاض الإنتاجية لا يزال علامة قوية على وجود خطأ ما.
• إذا كان موظف مُعين يُعاني باِستمرار أكثر من غيره أو يفوت مواعيده النهائية بشكل مُتكرر، فقد يكون ذلك علامة على أنه ليس على مُستوى الوظيفة.
• تسمح مُعظم الشركات بالتحذيرات والتذكيرات في مثل هذه المواقف.
• ومع ذلك إذا منحت أحد الموظفين العديد من الفُرص ووضعت خطة لتحسين الأداء لم تنجح، فقد يكون الوقت قد حان لترك هذا الشخص يرحل.

2. الموظف هو الشخصية المركزية

• بعض الناس يزدهرون من خلال القيل والقال والدراما والإثارة في المكتب.
• يخلق هذا السلوك بيئة عمل مُعادية ومليئة بالتحديات، مما يؤدي إلى العصيان واِنعدام الثقة.
• بمرور الوقت، وبعد التحريض المستمر ضد بعضهم البعض قد يواجه الموظفون صعوبة في العمل معًا.
• لسوء الحظ يستمتع بعض الموظفين بإطلاق الشائعات والتحدث بالسوء عن الإدارة وإيجاد طُرق لإثارة المشاكل.
• هؤلاء الأشخاص سامون لمؤسستك ومن غير المُرجح أن يتغيروا، بغض النظر عن عدد التحذيرات التي تقدمها لهم.

3. الموظف ثابت وغير راغب في النمو

• إذا لم يكُن الموظفون على اِستعداد للتدريب أو مُتابعة التطوير المهني أو تحسين أنفسهم لمواكبة الآخرين، فسوف يتخلفون عن الركب.
• الموظفون الذين لا يستطيعون مواكبة ذلك سوف يسحبونك إلى الأسفل.
• إذا كانوا لا يُريدون إصلاح أخطائهم أو العمل على تحسين المُشكلات التي تمنعهم من أن يكونوا أعضاء ذوي قيمة في الفريق (فدعهم يرحلون).
• في بعض الأحيان، لا يمتلك الأشخاص المهارات التُجارية اللازمة لدفع مؤسستك إلى الأمام مما يعني أنهم يعيقونك.

4. العُملاء أو البائعون أو زُملاء العمل يشتكون بإستمرار

• لا يُمكنك تحمل تكلفة الاِحتفاظ بشخص ما يتسبب في حدوث مُشكلات لعُملائك ومورديك.
• وفقاً لـ Dixa، فإن 39% من المُستهلكين لن يترددوا على الأعمال التُجارية بعد تجربة سيئة واحدة فقط و95% سوف يشاركون تجربتهم السلبية مع الآخرين.
• لن يلجأ مُعظم الأشخاص مُباشرة إلى الإدارة لمُعالجة تجربة سيئة.
• إذا سمعت عن ذلك، فمن المُحتمل أنك فقدت عملك بالفعل.
• لا يُمكنك السماح لموظف مُثير للمشاكل بالتأثير على أرباحك النهائية.

5. الموظف ينتهك سياسة الشركة

• في بعض الأحيان يُخالف الموظفون القواعد عن غير قصد.
• ومع ذلك إذا كانوا ينتهكون القواعد باِستمرار حتى بعد توبيخهم، فقد لا يهتمون.
• في بعض الحالات، يُمكنك وضع سياسة الضربات الثلاث.
• وفي أحيان أُخرى، يكون اِنتهاك واحد كافيًا للإشارة إلى أن الموظف يجب أن يرحل.
• عندما يتعلق الأمر بالاِنتهاكات الجنائية ومخالفات السلامة، لا ينبغي لأي موظف أن يتفاجأ بطرده من العمل.
• ومع ذلك يجب أن يكون كل موظف على دراية جيدة بسياسات عملك والعقوبات المترتبة على اِنتهاكها.
• يجب أن تُحدد سياسة الإجراءات التأديبية الخاصة بك الخطوات اللازمة لمُعالجة سوء السلوكيات والنماذج التأديبية التي ستترتب على ذلك.

6. يتأخر الموظف أو يُغيب بشكل مُتكرر

• يحدث التأخير أحيانًا للجميع.
• ومع ذلك عندما يحدث التأخير والتغيب في مكان العمل بشكل مُتكرر، لديك الحق في اِتخاذ الإجراءات اللازمة.
• في حين أنه يجب أن يكون لديك سياسة الإجازة، فإن كل غياب يكلفك المال مما يضر بعملك.

7. سرقة ممتلكات الشركة أو إساءة اِستخدامها

• السرقة في مكان العمل أمر شائع، لذلك قد ترغب فقط في فصل الأفراد الذين يسرقون أشياء باهظة الثمن أو ممتلكات تمثل تكلفة كبيرة لشركتك.
• وبالمثل فإن بعض حالات إساءة اِستخدام مُمتلكات الشركة "على سبيل المثال" الاِستخدام المُكثف لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة لأغراض شخصية أثناء ساعات العمل.
• أو أي قدر من استخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة لأغراض مشكوك فيها أخلاقياً أو غير قانونية قد تكون جريمة قابلة للفصل.

ثانيًا: كيفية إنهاء عمل الموظف بشركتك؟

*فيما يلي (5) خطوات يُمكنك اِتخاذها لإنهاء خدمة الموظف بشركتك:
1. توثيق المُشكلات والتحذيرات

• قبل إنهاء خدمة الموظف، من المُحتمل أنك منحتهم فُرصًا كبيرة للتحسين والبقاء في الشركة.
• من الضروري توثيق أي مُشكلات نشأت وكيفية التعامل معها.
• في كل مرة يقع فيها حادث، اُكتب التاريخ وما حدث وأي تحذيرات قدمتها للموظف.
• تُثبت الوثائق المكتوبة أنك بذلت كل جُهد للعمل مع الموظف قبل طرده.
• لذا عندما تقوم بطرد موظف أو تسريحه، يجب عليك تزويده بخطاب إنهاء خدمة رسمي يتضمن جميع الوثائق ومعلومات الدفع والخطوات التالية.

2. تحديد اليوم الأخير للموظف الذي تم إنهاء خدمته

• بمُجرد اِتخاذ قرار إنهاء عمل الموظف، يجب عليك تحديد متى سيكون يومه الأخير.
• أفضل وقت عادة هو نهاية يوم الجمعة لأنه سيكون الأقل إزعاجًا لهم ولموظفيك الآخرين.
• كما أنه يمنح الشخص عُطلة نهاية الأسبوع لمُعالجة ما حدث ووضع خطط للمُضي قدمًا.

3. إجراء مُقابلة عمل خروج خاصة

• تأكد من إجراء مُقابلة الخروج في مكان خاص لمنع مُقاطعة الموظفين الآخرين.
• يُعد فصل الموظف أمرًا حساسًا، لذا عليك أن تمنح هذا الشخص الخصوصية والاِحترام الذي يستحقه.

4. اِشرح سبب قيامك بإنهاء خدمة الموظف

• أحضر قائمة مرجعية إلى مُقابلة الخروج الخاصة بك لتظل مُركزًا ومُهتمًا بالموضوع أثناء الاِجتماع.
• اِشرح سبب قيامك بإنهاء هذا الشخص، وقدم أمثلة مُحددة لدعم تفكيرك.
• يجب عليك أيضًا إخبارهم بما سيحدث للرعاية الصحية الخاصة بهم وأي مزايا أُخرى للموظفين توفرها الشركة.
• على الرغم من أنك ستنهي العديد من مزايا الموظفين فورًا بعد طرد شخص ما.
• فإن بعض الموظفين مثل أولئك الذين تم تسريحهم "مؤهلون للحصول على حزمة إنهاء الخدمة والتأمين ضد البطالة".

5. اِسمح للموظف الذي تم إنهاء خدمته بطرح الأسئلة

• اِسمح للشخص الذي تقوم بإنهائه بطرح الأسئلة والإجابة عليها بأمانة قدر الإمكان.
• تفاعل كل شخص مع الإنهاء بشكل مُختلف، لذا دع الشخص يُعالج الأخبار بالطريقة التي يحتاج إليها.
• ومع ذلك فمن الأفضل تجنب الجدال أو اِتخاذ موقف دفاعي.

ثالثًا: نصائح لفصل الموظف من خبراء الموارد البشرية

تبدو معرفة الوقت المُناسب لفصل الموظف بمثابة مُهمة مُستحيلة

عند تقييم أسباب طرد الموظف، فإن خطورة الحادث قد تُحدد ما إذا كان الفصل مُبررًا أم لا.
في بعض الحالات، قد تميل إلى إصدار تحذير كتابي بدلاً من إنهاء عمل الفرد.
- بغض النظر عن المُبرر، قد يكون من الأفضل لك مُناقشة الموقف مع محاميك قبل إنهاء

خدمة الموظف للتأكد من أنك لست في خطر قانوني بسبب دعوى إنهاء العمل غير المشروعة.

- لقد سألنا خبراء ومحترفي الموارد البشرية عن أفضل نصائحهم بشأن فصل الموظفين.
*هذه النصائح الـ (14) يجب أن تجعل العملية أسهل قليلاً:

1. اِمنح الموظف فُرصة التحسن (أو الرحيل) أولاً

• إن إدراك أنك قُمت بتعيين شخص سيئ أو أن المُرشح الذي كانت لديك آمال كبيرة فيه ليس مُتحمسًا لمنصبه الحالي، هو أمر صعب خاصةً بالنسبة للشركات الصغيرة.
• على الرغم من أنه قد يبدو من الأسهل أن تتمنى أن تتحسن الأمور، إلا أن الحقيقة هي أنك بحاجة إلى السيطرة على الموقف.
• أفضل ما يمكنك فعله هو إجراء مُحادثة مع هذا الشخص والتعبير عن مخاوفك.
• اِمنحهم الفُرصة ليدركوا بأنفسهم أنه رُبما لا يكون هذا هو الخيار الأفضل.
• في بعض الحالات بعد تلك المحادثة فقط، قد يستقيل الموظف من تلقاء نفسه.

2. قُم بترتيب كل شيء مُسبقًا

• تدرب على ما تُخطط لقوله للموظف واُحصل على جميع الوثائق المطلوبة حتى تتمكن من جعل العملية سلسة قدر الإمكان.
• إذا كُنت خائفًا من أن تعيق أعصابك طريقك، فقُم بتدوين بعض نقاط الحديث.
• كحد أدنى، ستحتاج إلى شرح العملية للموظف حول مُغادرة المبنى وإعادة العناصر المملوكة للشركة، ومُدة اِستمرار المزايا.

3. اِختيار الزمان والمكان المُناسبين
- قُم بالتخطيط للتاريخ والوقت والمكان، أفضّل أن يكون ذلك في وقت مُبكر من الأسبوع.

4. لا تتعجل في الاجتماع
"تأكد من أن لديك 15 دقيقة على الأقل قبل الاِجتماع للاسترخاء وتوضيح هدفك".

5. التركيز على الحقائق (والقانون)

• عند طرد موظف، عليك التركيز على حقائق مُحددة وعدم مهاجمة الموظف كشخص.
• تحتاج أيضًا إلى اِتباع القوانين الخاصة بمنطقتك للإشعار وفي بعض الحالات دفع مكافأة نهاية الخدمة.

6. حماية عملك
- بدون التوثيق المُناسب لقواعد الشركة، ومتطلبات المنصب والتوقعات والمخالفات

والسياسات التأديبية سوف تخسر معظم الدعاوى القضائية.

7. لا تفعل ذلك بمفردك

• لا تطرد موظفًا بمفردك، فالفصل هو موقف عاطفي وحساس ولذلك لا تعرف أبدًا كيف سيكون رد فعل شخص ما.
• سيكون من الحكمة أن يكون مُمثل الموارد البشرية حاضرًا خلال الاِجتماع.
• إذا لم يكُن لديك موظفين مُخصصين للموارد البشرية، فقط تأكد من وجود شخص آخر تثق به معك في الغرفة عند حدوث الطرد.

8. لا تدع الأمر يكون مفاجأة

• لا ينبغي أبدًا أن يكون إنهاء الخدمة بمثابة مفاجأة للموظف.
• ينبغي أن يتلقى الموظف تعليقات مُستمرة وفي الوقت الفعلي من الإدارة طوال الوقت.

9. كُن مُتسقًا

• تأكد من أن قرارك بالفصل يتوافق مع سلوكك ومُمارساتك السابقة.
• إن طرد (س) اليوم لأنه تأخر عن العمل ثلاث مرات بينما لم تطرد (ص) بسبب نفس السلوك هو علامة حمراء.

10. اِجعلها قصيرة

• إن طرد شخص ما ليس أمرًا مُمتعًا أبدًا، بغض النظر عن السبب.
• أنصحك دائماً أن تكون حازماً في قرارك، واضحاً في أسبابك مُقتضباً في تعاملك.

11. لا تختلق الأعذار

• من المقبول طرد شخص لا يتناسب مع مؤسستك، والذي لم يكن ينبغي تعيينه في المقام الأول.
• لا تنشغل بمُحاولة بناء قضية حول مُشكلات الأداء غير الموجودة.
• علاقة العمل هذه لا تعمل لصالح أي من الأطراف المعنية ومن الأفضل إنهاؤها عاجلاً وليس آجلاً.

12. حافظ على خصوصيتك

• إذا كُنت بحاجة إلى طرد الموظف، فاِسمح له بالمُغادرة بكرامة.
• لا تجعل الموظف يفرغ مكتبه أمام زملائه مثلاً.
• قُم بالترتيب للتعبئة بعد ساعات العمل أو يوم الأجازة.

13. تكليف شخص لمرافقة الموظف إلى الخارج
- اِصطحب معهم شخصًا أثناء قيامهم بتعبئة أغراضهم الشخصية، ثم اُطلب من هذا الشخص

جمع المفاتيح ومُرافقتهم خارج المبنى.

14. إذا كُنت تقوم بتسريح العمال، فاِمنح الموظفين الوقت

• إذا كُنت تعلم أنه سيتم تسريح العمال خلال ثلاثة أشهر، فأخبر موظفيك بذلك بعد شهر واِمنحهم شهرين كمكافأة نهاية الخدمة.
• إذا كنت بحاجة إلى بقاء الأشخاص الرئيسيين لفترة مُحددة، فامنحهم مُكافأة إضافية مُقابل الاستمرار في الإنتاج حتى وقت مُحدد.

وخِتامًا,,,, يُعد ترك الموظف يرحل قرارًا صعبًا وصادمًا في بعض الأحيان

لأصحاب الأعمال والمُديرين.

- إذا وجدت نفسك في موقف يتعين عليك فيه طرد أحد موظفيك

فأنت تعرف الآن ما يجب عليك فعله وما لا يجب عليك فعله.