(10) مُتطلبات قانونية يجب اِستيفاؤها قبل تعيين الموظفين بشركتك

(10) مُتطلبات قانونية يجب اِستيفاؤها قبل تعيين الموظف الأول بشركتك

يُعد توظيف الموظفين أمرًا ضروريًا لنمو الشركة في كل مرحلة.
ومع ذلك، فإن المتطلبات القانونية العديدة المحيطة بعملية التوظيف يمكن أن تؤدي إلى عقوبات 

وتؤثر على أرباحك النهائية.
*وخلال مقال (10 مُتطلبات قانونية يجب اِستيفاؤها قبل تعيين الموظفين بشركتك)

سنكتشف ما يعنيه تعيين الموظفين والمُتطلبات القانونية وقائمة مرجعية مفيدة لمُساعدتك 

على البدء بالطريقة الصحيحة.

أولاً: ماذا يعني توظيف الموظفين؟

توظيف الموظفين "Hiring employees" يعني الكشف عن موظفي الشركة وإجراء مُقابلات 

العمل معهم وفحصهم وتوظيفهم.

- وتتضمن عملية التوظيف أيضًا الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) للأغراض 

الضريبية والقانونية من دائرة الإيرادات الداخلية (IRS).
"تؤدي النتيجة الناجحة إلى توقيع المُرشحين المختارين على عقد عمل".

ثانيًا: المُتطلبات القانونية التي يجب اِستيفاؤها قبل تعيين الموظفين

هل اِتخذت جميع الخطوات اللازمة لتأسيس نفسك كصاحب عمل قانوني؟

*فيما يلي نظرة على مُتطلبات قانونية يجب على كل صاحب عمل القيام بها قبل تعيين موظف جديد:
1. التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
يتعين على كل صاحب عمل - حتى لو كنت توظف شخصًا واحدًا فقط - أن يكون لديه رقم تعريف 

صاحب العمل الفيدرالي (EIN) الذي يعمل كمعرف ضريبي. 

تُقدم خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) عدة طرق للتقديم: الطريقة الأسرع والمفضلة لتقديم الطلب 

هي عبر الإنترنت باستخدام تطبيق الإنترنت، والذي يسمح لك باستلام رقم تعريف صاحب العمل 

الخاص بك على الفور.

- ولكن يمكنك أيضًا التقديم عبر الهاتف أو البريد العادي أو الفاكس. كل ما تحتاج إليه للتقديم 

هو رقم هوية دافع الضرائب، مثل رقم الضمان الاجتماعي، للمسؤول الرئيسي أو مالك الشركة 

والمعلومات الأساسية عن الشركة مثل "ما إذا تم تأسيسها وكيفية تأسيسها".

2. سجل لدى مكتب التأمين ضد البطالة في مدينتك
مقابل كل موظف تقوم بتعيينه، بما في ذلك الموظف الأول، سوف تحتاج إلى دفع ضرائب البطالة. 

ويتطلب هذا عمومًا التسجيل في مكتب الولاية الذي يشرف على التأمين ضد البطالة ثم الإبلاغ 

عن تفاصيل الأجور ربع السنوية لكل موظف إلى جانب سداد الدفعات المطلوبة في الصندوق. 

يُمكن عادةً دفع الضرائب إلكترونيًا.

3. التحقق من أهلية كل موظف مُحتمل للعمل
قبل أن تقوم بتعيين شخص ما، يتعين عليك التحقق من هويته الحقيقية، وأنه قادر قانونًا على العمل 

وطنك، ويتم ذلك من خلال ملء نموذج I-9 الخاص بخدمات المواطنة والهجرة مع العامل الجديد 

بعد قبول عرض العمل.
- إلى جانب ملء النموذج، سيتعين على الموظف الجديد تقديم مستند أصلي (مثل جواز سفر) 

أو مستندات (مثل رخصة قيادة حكومية وبطاقة ضمان اجتماعي) تثبت هويته ووضعه القانوني 

للعمل في الدولة ستحتاج إلى فحص المستندات للتأكد من صحتها. 

يجب إكمال النموذج I-9 خلال ثلاثة أيام من اليوم الأول للعامل في العمل.

4. اِطلع على قواعد تأمين تعويضات العمال في وطنك

• تطلب معظم الدول من أصحاب العمل تحمل تغطية تعويضات العمال في حالة إصابة الموظف أثناء العمل، على الرغم من أن بعضها يعفي أصحاب العمل الصغار جدًا. 
• من المهم معرفة القواعد الخاصة بولايتك والحصول على التغطية المطلوبة. 
• تُقدم قاعدة البيانات هذه ملخصًا موجزًا لقواعد تعويض العمال في كل دولة بالإضافة إلى روابط إلى موقع الويب الخاص بالولاية المعمول به حيث يمكنك العثور على مزيد من المعلومات التفصيلية.

5. الإبلاغ عن الموظفين الجُدد إلى سجل الدولة
ستحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات الموظفين - مثل الأسماء الكاملة ومعلومات الاتصال ورقم الضمان 

الاِجتماعي - لأغراضك الإدارية الخاصة "ولكنك مطالب أيضًا بموجب القانون بجمع تلك المعلومات".
ويتطلب القانون الفيدرالي من أصحاب العمل الإبلاغ عن المعلومات الأساسية عن الموظفين الجُدد 

في غضون 20 يومًا من التعيين إلى الولاية التي سيعمل فيها الموظف.

• تتضمن المعلومات المطلوبة الاسم الكامل للموظف الجديد وعنوانه والضمان الاجتماعي ورقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك وعنوانه وتاريخ تعيين الموظف. 
• يقوم معظم أصحاب العمل بجمع هذه المعلومات باستخدام نموذج معلومات الموظف الذي يجب على جميع الموظفين الجدد ملؤه.

6. إعداد نظام الرواتب وحجب الضرائب
ستحتاج إلى حجب ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب الولاية، بالإضافة إلى ضرائب الضمان 

الاِجتماعي الفيدرالية وضرائب رواتب الرعاية الطبية، من راتب كل موظف. 

- يسهل مزود كشوف المرتبات التابع لجهة خارجية كل هذا من خلال تزويدك بحل يُمكنك من خلاله 

ببساطة كتابة تعويض كل موظف وخصم استحقاقات الموظف ومعلومات الاستقطاع الضريبي 

في النظام وسيعمل تلقائيًا على إنشاء شيكات رواتب منتظمة (ورقية أو إلكترونية) لك مع خصم 

المبلغ الصحيح لكل نوع من أنواع الضرائب المقتطعة لكل فترة دفع.

• يقوم العديد من مقدمي كشوف المرتبات الكبار أيضًا بتجميع خدمات إضافية، مثل الموارد البشرية. 
• تأكد من مراجعة خياراتك بدقة والعثور على مزود كشوف المرتبات الذي يلبي جميع احتياجاتك بالسعر المناسب. 
• ستحتاج إلى العثور على مزود كشوف المرتبات الذي يتمتع أيضًا بخدمة عملاء ودعم قويين في حالة مواجهة أي مشكلات أو كانت لديك أسئلة.

7. اطلب من جميع الموظفين ملء النموذج W-4
قبل أن تتمكن من البدء في دفع أجور الموظف، عليك أن تعرف عدد "البدلات" التي يريد حجبها عن الضرائب. 

كُلما زاد عدد البدلات التي يقرر الموظف الحصول عليها، كلما قلت الضرائب التي سيتم حجبها من راتبه.
- مرة أخرى، عادةً ما يقدم موفرو كشوف المرتبات نموذج W-4 ويسهلون إدخال المعلومات في النظام. 

عليك فقط التأكد من أن كل موظف جديد يملأه ويقدمه. 

8. الحصول على إشعارات الموظفين ونشرها
هُناك عدد من قوانين العمل التي تتطلب من أصحاب العمل نشر متطلباتهم في أماكن بارزة في

مكان العمل حتى يفهم العمال حقوقهم بموجب القانون. 

"على سبيل المثال" ستحتاج على الأرجح إلى عرض ملصق حول قانون معايير العمل العادلة 

وقواعده التي تحدد الحد الأدنى للأجور، وقواعد أجور العمل الإضافي، وقيود عمالة الأطفال 

وحماية الأم المُرضعة.

• يعتمد ما يُطلب منك نشره على عوامل مثل حجم وطبيعة عملك، والدولة التي تعمل فيها وما إذا كان لديك عقود فيدرالية أو موظف معاق أو عمال أجانب.
• لاحظ أيضًا أن الولايات الفردية قد يكون لها متطلبات عرض الملصقات الخاصة بها. 
• لذلك فمن المنطقي أيضًا الاتصال بوزارة العمل في ولايتك للحصول على التوجيه. 

9. الامتثال لقواعد إدارة السلامة والصحة المهنية
ويعني توظيف العمال أيضًا أنه يجب عليك الالتزام بالإدارة الفيدرالية للسلامة والصحة المهنية (OSHA) 

وقواعدها، والتي تعود إلى قانون السلامة والصحة المهنية لعام 1970.

• تُغطي قواعد إدارة السلامة والصحة المهنية مجموعة متنوعة من ظروف مكان العمل. 
• فكر في اِمتلاك أدوات ومعدات آمنة، والاستخدام الآمن للمعدات وصيانتها، والتعامل الآمن مع المواد الكيميائية الخطرة وغير ذلك الكثير.
• ستحتاج إلى استخدام الرموز والملصقات والملصقات واللافتات لتحذير العاملين لديك من المخاطر، فضلاً عن تزويدهم بالتدريب اللازم والفحوصات الطبية. 
• يجب عرض مُلصق إدارة السلامة والصحة المهنية أو ما يعادله على مستوى الدولة، في مكان بارز في مكان العمل.

10. تحديد أي مزايا ضرورية للموظفين
تُعفى الشركات الصغيرة التي يعمل بها أقل من 50 موظفًا بدوام كامل (FTE) من قانون الرعاية 

الميسرة (ACA) الذي يتطلب من الشركات الكبيرة توفير التأمين الصحي لموظفيها 

أو دفع غرامة سنوية. ومع ذلك تُقدم الحكومات حوافز لصغار أصحاب العمل الذين يقدمون التأمين.

• يُمكن لأصحاب العمل الذين لديهم أقل من 50 موظفًا بنظام FTE الحصول على تأمين لموظفيهم من خلال برامج التبادل الخاصة ببرنامج خيارات صحة الأعمال الصغيرة (SHOP). 
• يُمكن لأولئك الذين لديهم أقل من 25 موظفًا بدوام كامل التأهل للحصول على إعفاءات ضريبية تصل إلى 50٪ من تكلفة قسط التأمين الصحي.

وخِـــتامًا,,,, قبل أن تقوم بالتوظيف، من الضروري إجراء مُراجعة شاملة لجميع الخطوات المطلوبة 

التي تحتاجها للتأكد من أنك لا تعرض نفسك لمشاكل قانونية. 

- قد يتمكن موفر كشوف المرتبات الذي اخترت التعامل معه من مساعدتك في العديد من الخطوات 

اِعتمادًا على مستوى الخدمة التي تختارها.

بمُجرد الانتهاء من تنفيذ العمليات والإجراءات الصحيحة 

يجب أن تكون إضافة موظفين جدد أسهل وأسرع بكثير 

"إن الإعداد في المقام الأول يستغرق وقتًا"