كيفية التعامل مع فشل مشروعك الناشئ للعودة بقوة من جديد؟!

ماذا تفعل عندما يكون مشروعك محكومًا عليه بالفشل؟

غالبًا ما يبدأ المشروع بأهداف واضحة، ولكن في بعض الأحيان تُصبح الأهداف صعبة التحقيق

أثناء التنفيذ، مما يدفع المشروع إلى ما هو أبعد من عتبة يُمكن التحكم فيها.
- يُعد فهم تفاوتات المشروع أمرًا ضروريًا في تحديد ما إذا كان المشروع يواجه مشاكل خارج

النطاقات المقبولة.
- على عكس المشروع الفاشل الذي تجاوز عملية الإنقاذ، يُمكن للمدير اِستعادة المشروع المُضطرب

من خلال التحكم المُناسب والإجراءات التصحيحية.
*وبمقال (كيفية التعامل مع فشل مشروعك الناشئ للعودة بقوة من جديد؟)

سنكتشف أهمية إنقاذ المشروع المتعثر والخطوات التي يُمكنك اِتخاذها لتحقيق النجاح.
وسنستعرض بعض النصائح التي من شأنها أن تُساعدك على البدء من جديد بشكل أفضل من ذي قبل.

أولاً: ما هو المشروع الفاشل؟

وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) فإن المشروع مؤقت، وله بداية ونهاية ونطاق وموارد محددة.
إنها فريدة من نوعها وتعمل نحو هدف واحد، غالبًا ما تتضمن المشاريع أشخاصًا لا يعملون معًا

بشكل مُنتظم.
ويتعلق نظام إدارة المشاريع بتطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات بغرض تلبية

مُتطلبات المشروع.

لقد مارست المُنظمات منذ فترة طويلة إدارة المشاريع، لكنها أصبحت مهنة في منتصف القرن الـ20.
اليوم، هناك العديد من الشهادات لمديري المشاريع.
"كل مُنظمة لديها تعريف مُختلف لما يشكل فشل المشروع".
وفي كثير من الأحيان، يعني ذلك أن المشروع قد تجاوز الميزانية أو تجاوز الموعد النهائي

أو تجاوز الجدول الزمني.
- ويُمكن أن يعني أيضًا أنه لم يرضي أصحاب المصلحة؛ وبطبيعة الحال يُمكن أن يتكون الفشل

من أي مجموعة من هذه الأسباب.
قد يكون المشروع الفاشل مُحبطًا للأشخاص الذين عملوا عليه، خاصةً إذا لم يتوقعوا حدوثه.

ثانيًا: ما هي الأسباب الرئيسية لفشل المشروع؟

إن معرفة سبب تعثر العديد من المشاريع هو الخطوة الأولى لإصلاحها

غالبًا ما يكون من الصعب تحديد سبب فشل المشروع، وفي بعض الأحيان، يكون هناك حدث مُحفز

لكن الفشل يحدث عادةً بعد ظهور العديد من المشكلات.
*فيما يلي تسعة أسباب شائعة لفشل المشروع يجب البحث عنها في موقع المشروع:
1. سوء تخطيط المشاريع

• تُحدد خطة المشروع العناصر الأساسية مثل أهداف المشروع ونطاق العمل والموارد ومقاييس النجاح.
• بالإضافة إلى خطة المشروع، تضيف المستندات الأخرى مثل ميثاق المشروع وهيكل تقسيم العمل ومصفوفة RACI سياقًا إضافيًا للمشروع. 
• يجب أن تنشئ هذه المستندات معًا جدولًا زمنيًا واقعيًا وأدوارًا واضحة لكل عضو في الفريق.

2. زحف النطاق

• تضمن إدارة نطاق المشروع أن يتضمن المشروع جميع الأعمال المطلوبة، والعمل المطلوب فقط، لإكمال المشروع بنجاح.
• يحدث زحف النطاق عندما يتم إجراء تغييرات صغيرة بشكل مستمر على المشروع أثناء التنفيذ. 
• يُمكن أن يبدأ زحف النطاق أثناء مرحلة التخطيط إذا كانت الأهداف غير واضحة أو لم يتم فهم متطلبات أصحاب المصلحة.

3. عدم وجود أهداف واضحة وقابلة للقياس

• وما يتم قياسه يمكن إدارته وتحسينه. إن محاولة إدارة مشروع بدون هدف واضح، يتم قياسه بمقاييس موضوعية ومؤشرات الأداء الرئيسية، يجعل من المستحيل تتبع التقدم والبقاء على المسار الصحيح.
• تعمل الأهداف أيضًا على إبقاء فرق المشروع على المسار الصحيح، مما يوفر السياق والغرض لجميع الأعمال. 
• لا يستطيع الفريق غير المؤكد تقديم أفضل أعماله في الوقت المُحدد.

4. خطر المساحة البيضاء
تُشير مخاطر المساحة البيضاء إلى أي مهام أو أنشطة لم يتم تحديدها في بداية المشروع.

- في بعض الأحيان، لا نعرف ما لا نعرفه. وحتمًا لن يتم تضمين شيء ما في الخطة

أو قد يكون أكثر صعوبة مما كان متوقعًا.

5. التغيرات غير المتوقعة في الموارد
*تشمل التغييرات في الموارد ما يلي:

• الأشخاص الذين يغادرون المشروع (أو الشركة).
• إعادة ندب الخبراء المتخصصين إلى فرق أخرى.
• نقص الإمكانيات المادية .
• مشاكل مع البائعين الخارجيين.

6. اِرتفاع التكاليف

• وبالمثل، إذا ارتفعت التكاليف بسرعة كبيرة، فقد يصبح المشروع غير قابل للاستمرار. 
• وفي بعض الحالات، يمكن أن يكون للتكاليف المتقلبة محفز خارجي، مثل زيادة تكاليف المواد أو الخدمات التي يتم الاِستعانة بمصادر خارجية.
• وفي حالات أخرى، يمكن أن تكون تكاليف المشروع غير دقيقة منذ البداية.
• اِبحث عن التعديلات المستمرة على الميزانية، بما في ذلك طلب المزيد من الأموال خلال المراحل الأولى من التنفيذ.

7. لا يوجد توافق اِستراتيجي
مُفتاح إدارة محفظة المشاريع هو اختيار المشاريع لدعم الأهداف الاستراتيجية.

- يجب أن يضيف كل مشروع قيمة إلى العمل بطريقة ما.
بدون طريقة موضوعية لتقييم طلبات المشاريع الجديدة والموافقة عليها، سيكون من السهل جدًا

إضاعة الوقت والموارد على مشاريع منخفضة القيمة.

8. لا توجد عمليات أو قوالب قياسية
إن محاولة إدارة مشروع بدون أداة أو نهج قياسي يؤدي بسرعة إلى تفويت المواعيد النهائية

وتدني جودة التسليمات. 

- إن إدارة المخاطر والإبلاغ عنها مستحيلة بدون مصدر واحد للحقيقة، مما يجعل من الصعب

اِكتشاف العلامات التحذيرية في وقت مُبكر.

9. رعاية المشروع
عادةً ما يكون راعي المشروع مسؤولاً عن بدء المشروع والموافقة عليه ودعم مدير المشروع أثناء التنفيذ.

- يتمتع راعي المشروع بدور متنوع، حيث يقدم المساعدة في كل شيء بدءًا من حالة العمل

وحتى إدارة الموارد وطلبات التغيير وإدارة المشكلات والقرارات الرئيسية.

ثالثًا: قائمة الخطوات لاِستعادة خطة المشروع المُتعثرة

تبدأ مُعظم المشاريع في إظهار علامات المشاكل قرب نهاية دورة الحياة، ويفتقر العديد من المُديرين 

إلى الوقت لإجراء التقييمات المطلوبة ووضع خطة التعافي موضع التنفيذ. 

للحصول على إجراء سريع وشامل، إليك (9) خطوات يُمكنك اِتباعها للحصول على نتائج فورية:

1. تحديد الميثاق
يُعد ميثاق المشروع جزءًا من عملية التقييم، مع التركيز على تحديد الوضع الفعلي الحالي للمشروع 

والتغييرات المطلوبة في الموظفين. 

- يفوض الميثاق السلطة للأفراد خارج المشروع ويجعلهم مديري خطة التعافي (RPMs). 

وبما أن RPMs وفرقهم هم من الخارج، فإن الميثاق يضمن أنهم يستطيعون العمل بشكل وثيق 

مع فريق الاسترداد قبل متابعة المشروع.
*في هذه الخطوة، تحاول تحديد العوامل الحاسمة المختلفة في ميثاق المشروع والاتفاق عليها:
اِشرح المهمة للرعاة: يُقدم المتبرعون الدعم لكل من مدير خطة التعافي والفريق. 

- يُمكن أن يكون الافتقار إلى دعمهم عاملاً مساهماً في مشاكل المشروع. 

وعلى هذا النحو، فأنت بحاجة إلى رعاة يتمتعون بالمستوى المناسب من المصداقية والأقدمية 

لإقناع أصحاب المصلحة بأن خطة التعافي هي المسار الصحيح للعمل.
فهم تاريخ المشروع وحساسياته: المشاريع تعمل في بيئة سياسية. 

- سيكون من الأفضل للمديرين معرفة الأهداف ومعرفة ما يحفز أصحاب المصلحة الرئيسيين. 

إن فهم تاريخ المشروع بالكامل يسهل إجراء مفاوضات أفضل عند مناقشة القضايا الحرجة 

التي يُمكن أن تنشأ أثناء مرحلتي التقييم والتعافي.

تعرف على فريقك في وقت مُبكر: يتضمن استرداد المشروع التواصل المستمر بين مدير خطة 

الاِسترداد وفريق الاسترداد. 

- عندما تقوم بالاتصال المبكر مع كلا الفريقين، يمكنك تقليل الخوف من الانتقام والحصول 

على دعمهم الكامل "والنتيجة هي زيادة رغبة الفريق في المساعدة في عملية التعافي".
اِختيار نهج التقييم العملي: تُساعد التقييمات في تحليل الأداء السلوكي ومجموعات المهارات في الفرق. 

- يقوم مدير مشروع الاسترداد بإنشاء خطة تقييم فعالة ويوضح للفريق بأكمله ما تستلزمه العملية. 

وتتضمن الخطة العملية غالبًا خطوات متعددة وتحدد الموارد، بما في ذلك البيانات التي يُمكن للفريق 

اِستخدامها في كل خطوة.

2. تطوير وإجراء التقييم
باِستخدام النموذج الذي قمت بإنشائه، يقوم فريق التعافي بتطوير تقييم واقعي يُمكنه تنفيذه 

لتحقيق أهداف الميثاق مع السماح للآخرين بالمراجعة في أقل وقت ممكن. 

- يُركز النموذج على مجالين من النشاط: إجراء المقابلات وتحليل بيانات المشروع. 

تضمن خطة التقييم نتائج دقيقة عن طريق تقليل الانحرافات.

• بعد أن تقوم بتطوير خطة التقييم، والتي تركز على تحديد الوضع الحالي للمشروع، حاول تحديد التهديدات والفرص والمشاكل الرئيسية التي قد تواجه المشروع للمضي قدمًا. 
• فكر أيضًا في إنشاء فريق موسع لجهود التعافي. 
• إن إشراك الفريق الموسع في وقت مبكر من عملية التعافي يمكن أن يؤثر تجول فرص النجاح.

3. تنفيذ وثائق المشروع الهامة
يبدأ التقييم عندما يقرأ الفريق وثائق المشروع لاكتساب المعرفة والفهم والمنظور.

*تتضمن بعض الوثائق التي يراجعها فريق الاسترداد ما يلي:

• مواثيق المشروع.
• خطط المشروع.
• العقود أو بيانات العمل.
• مقاييس المشروع والعمليات.
• توقيع اتفاقيات داخلية مع المنظمات الداخلية.
• التقديرات وتفاصيل الأسعار.
• المخططات التنظيمية للمشروع.

4. تحديد أصحاب المصلحة لإجراء المُقابلات
يُمكن لفريق التعافي تحديد الأفراد ذوي القيمة العالية الذين يمكنهم المشاركة في المُقابلة باِستخدام 

المُخطط التنظيمي للمشروع. 

*وتشمل أمثلة أصحاب المصلحة ما يلي:

• موظفو مكتب إدارة المشاريع (PMO).
• أعضاء فريق المشروع.
• مدير المشروع.
• رعاة المشروع.
• المقاولون والبائعين.
• عُملاء.

5. إعداد جدول الأعمال وجدول المُقابلات
قُم بتطوير جدول زمني مفصل للغاية يوميًا وساعة بساعة لعملية التقييم. 

تُعطي هذه التقنية إشعارًا لجميع الأشخاص المعنيين من خلال تذكيرهم بأن الوقت ثمين 

وأن توفر بعض المتخصصين في لحظات محددة أمر حيوي لمساعدة فريق التعافي.
*تتضمن خطة التقييم الكاملة ما يلي:

• الأهداف الإنتاجية للتقييم.
• هيكل تقسيم العمل (WBS) لعملية التقييم.
• التقديرات والموارد المطلوبة للتقييم.
• أساليب إدارة المخاطر والمشكلات.
• جدول كل ساعة لجميع الأنشطة.
• أدوات لكل مهمة.
• قائمة التسليمات لإنتاج.

6. إجراء المُقابلات
يُحدد مدير خطة التعافي أصحاب المصلحة الذين يمكنهم تقديم بيانات دقيقة أثناء المُقابلات. 

تُعتبر مهارات إجراء المُقابلات الممتازة والتواصل الصادق بين الشخص الذي يجري المُقابلة 

والشخص الذي تجري معه المقابلة أمرًا بالغ الأهمية لجمع معلومات قيمة، لذا ضع في اِعتبارك 

النصائح التالية للحصول على أفضل النتائج:

• قم بتأكيد لوجستيات المقابلة في اليوم السابق.
• قم بالتحضير من خلال قراءة السيرة الذاتية أو البحث في إنجازات جميع الأشخاص الذين أجريت معهم المقابلات.
• قدّم فريقك بحرارة لتجعل الأشخاص الذين تجري معهم المقابلات مرتاحين.
• اشرح أهداف المشروع ودور كل شخص أثناء فترة التعافي.
• اطرح فقط الأسئلة ذات الصلة بالمشروع.

7. تحليل البيانات
قُم بتحليل البيانات التي تجمعها أثناء المقابلات والمعلومات الموجودة في وثائق المشروع. 

- يُساعد التحليل الدقيق فريق الاسترداد على فهم الحالة الفعلية للمشروع ويضمن اِستيعاب 

الجميع للبيانات بشكل كامل. 

• بعد ذلك، يقوم فريق التعافي بإعداد النتائج التي توصل إليها لإنتاج قائمة محددة جيدًا من التهديدات والفرص والمشكلات مرتبة حسب ترتيب أولوياتها. 
• إذا كانت النتائج ضخمة، فيمكنك دمج البيانات وتجميعها لتحقيق الوضوح وسهولة الإدارة.

8. وضع خطة التعافي
التركيز على تطوير خطة عمل لمشروع التعافي وتجميع فريق مختص لإنهاء المهمة. 

- وبالنظر إلى أن خطة العمل توضح الأهداف وتسهل الأداء الناجح، فإن الخطة المثالية لمشروع 

مُتعثر قد تتطلب تفكيرا أكثر من تلك التي يتطلبها مشروع جديد.
*يُمكن لخطة المشروع المضطرب أن تتطلب استراتيجية مفصلة ودراسة مفصلة لأنها:

• يوفر تغييرًا أساسيًا واسعًا في التكلفة والجدول الزمني والنطاق.
• يتطلب تكرارًا أكبر للتواصل وإعداد التقارير.
• يخضع لرقابة ومراقبة أكثر صرامة.
• تخضع لتدقيق شديد.
• تكون مدتها أقصر.
• يتطلب دليلا على أن الاسترداد كان القرار الصحيح.
• بمجرد أن يتولى فريق التعافي المشروع، يمكن أن تساعد الخطة الفعالة في ضمان نجاحه.

9. قُم بإجراء عملية الاِسترداد

• يبدأ الفريق العمل على المشروع أثناء فترة التعافي مع التركيز على منع حدوث أية مشكلات أُخرى. 
• لتحقيق النجاح في عملية التعافي، يعمل الفريق باستخدام ضوابط المشروع وأنظمة الإدارة المحددة جيدًا والتي تراقب الخطة وتنفذها. 
• ومع ظهور خطة التعافي، يقوم الفريق باستمرار بمراقبة تنفيذ كل مرحلة وإجراء تحليل التباين في نهاية كل أسبوع للبقاء في الموعد المحدد.

وخِــــتامًا,,,, عندما يحدث لك الفشل لأول مرة، يكون أمرًا مُخيفًا يمكن أن يهزك حتى النخاع. 

يُمكن أن يجعلك تشعر بالعجز، مثل الغزال المحاصر في المصابيح الأمامية. 

ومع ذلك، لا يجب أن يكون الفشل هو النهاية؛ وفي كثير من الحالات يُمكن أن يكون بداية لنجاح أكبر.
وستحتاج إلى تجربة طرق أو تقنيات أو أنواع أخرى من منهجية المشروع، كما ستحتاج لاِستخدام 

برنامج أفضل لإدارة المشاريع.
- وباِستخدام هذه النصائح، يجب أن تكون قادرًا على التعافي بسرعة والحصول على أكبر قدر 

مُمكن من المعلومات، والمضي قدمًا بسرعة في مشروع جديد من المرجح أن ينجح. 

ومع ذلك، حتى لو عدت أقوى وأذكى من ذي قبل، فإن احتمال الفشل لا يزال قائمًا. 

ولهذا السبب فإن أفضل مديري المشاريع ليسوا هم الذين ينجحون أكثر

ولكنهم الأفضل في التعامل مع الفشل