إتقان فن التفاوض يتطلب إمتلاكك لـ (10) مهارات أساسية

إتقان فن التفاوض يتطلب إمتلاكك لـ (10) مهارات أساسية

    بصفتك مُحترفًا في مجال ريادة الأعمال، فمن شبه المؤكد أنك ستتم مُطالبتك بالمُشاركة في المفاوضات

 من وقت لآخر وبغض النظر عن المُسمى الوظيفي أو المجال الذي تعمل فيه

"في الواقع" من المُحتمل أنك تُشارك في المُفاوضات أكثر مما تُدرك بالفعل؛ فقد يتمثل التفاوض في:

• التفاوض على عرض عمل.

• وطلب زيادة في الميزانية.

• شراء وبيع الممتلكات أو المعدات.

• إغلاق عملية بيع مع أحد العملاء.

وهي مُجرد أمثلة قليلة على العديد من الصفقات التي قد تُشارك فيها.

- كما إنه من المُحتمل أن تستعرض مهاراتك في التفاوض في حياتك الشخصية أيضًا.
وإذا لم تكن واثقًا من قدرتك على إبرام صفقة فعالة أو ترغب في تحسين نتائج المفاوضات المُستقبلية 

فهُناك عدد قليل من المهارات التي تحتاج أن تمتلكها.

- ويُمكن أن يؤدي استثمار الوقت والطاقة في تطويرها إلى إعدادك لتعظيم القيمة التي تتركها أنت

ونُظرائك على طاولة المفاوضات.

كما إن التفاوض مفيد لتحقيق الأهداف الفردية والجماعية.
وبدون اِمتلاك أعضاء الفريق مهارات جيدة في التفاوض، لن يكون هُناك عمل ناجح.

يجب على كل مُحترف أن يتعرف على عملية التفاوض الصحيحة.
ويُمكن تطوير مهارات التفاوض من خلال الرؤى والتوجيه والتدريب المُناسبين.

ومن خلال مقال (إتقان فن التفاوض يتطلب إمتلاكك لـ (10) مهارات أساسية) ستتعرف علي:

• ما المقصود بعملية التفاوض؟.

• ما هو التفاوض الناجح؟.

• آلية عمل المفاوضات.

• مراحل عملية التفاوض.

• ما هي المهارات الأساسية للتفاوض؟.

• (8) نصائح فعالة لمفاوضات ناجحة.

ما المقصود بمُصطلح (المُفاوضات)؟

أولاً: ما المقصود بعملية (التفاوض)؟

التفاوض هو عملية اِستراتيجية للتوصل إلى اِتفاق من قبل شخصين أو أكثر أو فرق أو مجموعات.

يتم تعريفه على أنه "عملية صُنع القرار بين الأشخاص ضرورية عندما لا نستطيع تحقيق أهدافنا بمفردنا".

- أثناء عملية التفاوض، تتم مُعالجة مُشكلة وحلها واِستخلاص نتيجة.
تستند الإجراءات على ما تم الاِتفاق عليه في التفاوض.

مهارات التفاوض هي الصفات والأساليب التي تسمح لطرفين أو أكثر بالعمل معًا للتوصل إلى حل مقبول 

لجميع الأطراف.

المفاوضات هي نوع من المُحادثات المُستخدمة لسد الفجوة بين الرغبات المُتضاربة في كثير من الأحيان 

واِحتياجات طرفين أو أكثر.

إنها عملية (الأخذ والعطاء) حيث يجب على كل جانب تقديم نوع من التنازل لمنفعة الآخر أو بشكل مثالي

 لجميع المعنيين بالأمر.
(لذلك) تلعب العديد من المهارات الأساسية والأساليب دورًا مهمًا في التفاوض بفعالية.

وتعتمد المهارات المُحددة المطلوبة بشكل عام على المهارات والأساليب الخاصة بالجُزء المُقابل 

وبيئة التفاوض والنتيجة المرجوة.

إنها تتلخص في المهارات اللينة المطلوبة مثل: 

• التواصل الفعال.

• الاِستماع النشط.

• لتخطيط والإعداد.

• الإقناع.

• التفكير الاِستراتيجي.

• التعاون.

ويؤدي اِستيعاب هذه المهارات وإتقانها إلى فُرصة أكبر لنتائج مفاوضات ناجحة

ثانيًا: ما هو التفاوض الناجح؟

هُناك العديد من المواقف التي قد تحتاج فيها إلى أن تكون مفاوضًا بارعًا

• التفاوض الناجح هو عندما يُمكن لطرفين أو أكثر مناقشة قضية ما (أو مجموعة من الموضوعات) بشكل مفتوح والتوصل إلى حل مقبول للطرفين.

• (من الناحية المثالية) يجب أن يتصرف الطرفان بطريقة مهنية ومهذبة لخلق مساحة آمنة لإجراء مُحادثة بناءة.

• تُساعدنا المفاوضات الفعالة على بناء علاقات أقوى وتقديم حلول طويلة الأمد.

• وتجنب النزاعات المُستقبلية المُتعلقة بالعلاقة والقضايا.

• تنشأ أفضل المفاوضات عندما يُمكنك تقديم تنازلات ذات قيمة قليلة لك بينما تتخلى عن شيء ذي قيمة أعلى للطرف الآخر.

• إن التصرف باِحترام والحفاظ على النوايا الحسنة أمرًا حتميًا، وذلك بغض النظر عن الاِختلافات في المصالح بين الجانبين.

• يترك التفاوض الناجح جميع الأطراف يشعرون بالرضا عن النتيجة ومُستعدون وراغبون في القيام بأعمال تُجارية أو التفاوض مع بعضهم البعض مرة أُخرى.

ثالثًا: آلية عمل المفاوضات

تشمل المفاوضات طرفين أو أكثر يجتمعون معًا للوصول إلى هدف نهائي مقبول لجميع الأطراف المعنية.
سيطرح أحد الطرفين موقفه، بينما سيقبل الطرف الآخر الشروط المعروضة أو يتعارض مع موقفه الخاص.

تستمر العملية حتى يتفق الطرفان على حل أو تنقطع المفاوضات دون حل.

سيحاول المفاوضون ذوو الخبرة في كثير من الأحيان تعلم قدر الإمكان عن موقف الطرف الآخر 

قبل بدء المفاوضات، بما في ذلك نقاط القوة والضعف في هذا الموقف، وكيفية الاِستعداد للدفاع عن مواقفهم 

وأي حجج مضادة من المُرجح أن الطرف الآخر يصنع.

• يعتمد طول الوقت الذي تستغرقه المفاوضات حتى تنتهي على الظروف.

• يُمكن أن يستغرق التفاوض بضع دقائق أو في الحالات الأكثر تعقيدًا قد يستغرق وقتًا أطول بكثير.

• (على سبيل المثال) قد يتفاوض البائع والمشتري لدقائق أو ساعات لبيع سيارة.

• لكن حكومات دولتين أو أكثر قد تستغرق شهورًا أو سنوات للتفاوض على شروط صفقة تُجارية كُبرى.

• تتطلب بعض المفاوضات استخدام مفاوض ماهر مثل محام محترف أو وكيل عقارات أو سمسار أو محام.

رابعًا: مراحل عملية التفاوض

مراحل عملية التفاوض كثيرة ومُعقدة بعض الشئ

بغض النظر عما تتفاوض عليه أو مع من "فإن التفاوض عادة ما يتضمن عدة خطوات مُتكاملة".

المرحلة الأولي: التحضير

قبل أن تبدأ المفاوضات، هناك بعض الأسئلة التي من المفيد أن تسألها لنفسك "والتي تتمثل في":

• ما الذي تتمنى أن تكسبه بشكل مثالي؟.

• ما هي توقعاتك الواقعية؟.

• ما التنازلات التي أنت على استعداد لتقديمها؟.

• ماذا يحدث إذا لم تصل إلى هدفك النهائي؟.

- يُمكن أن يشمل التحضير أيضًا اِكتشاف أكبر قدر مُمكن عن الطرف الآخر ووجهة نظره المُحتملة.
إذا كنت تتفاوض على وظيفة جديدة أو زيادة في العمل "على سبيل المثال" فعليك الإستعانة بأمثلة ملموسة لإنجازاتك 

بما في ذلك الأرقام الثابتة إن أمكن.

- ضع في اِعتبارك إحضار شهادات من العُملاء أو زُملاء العمل الراضين إذا كان ذلك من شأنه أن يدعم قضيتك.
يُعتبر العديد من المفاوضين ذوي الخبرة أن التحضير هو أهم خطوة في عملية التفاوض.

المرحلة الثانية: تبادل المعلومات

• بمُجرد أن تستعد للمفاوضات، فأنت على اِستعداد للجلوس مع الطرف الآخر.

• إذا كانوا أذكياء، فمن المُحتمل أن يكونوا قد استعدوا هُم كذلك.

• هذه هي النقطة التي سيقدم فيها الطرفان مواقفهما الأولية فيما يتعلق بما يريدانه ويرغبان في التنازل عنه في المُقابل.

المرحلة الثالثة: القُدرة علي التعبير

• القدرة على التعبير عن رغباتك بوضوح أمر بالغ الأهمية لعملية التفاوض.

• قد لا تحصل على كل شيء في قائمة رغباتك.

• ولكن الطرف الآخر إذا أراد الوصول إلى صفقة سيكون لديه فكرة أفضل عما قد يتطلبه الأمر لتحقيق ذلك.

• سيكون لديك فكرة أفضل عن موقفهم، والمكان الذي قد يكونون على اِستعداد للاِنحناء فيه أيضًا.

المرحلة الرابعة: المُساومة

• الآن بعد أن عرض الطرفان قضيتهما، فأنت على اِستعداد لبدء المساومة.

• مفتاح مُهم لهذه الخطوة هو سماع الطرف الآخر والاِمتناع عن الرفض أو الجدال.

• تتضمن المفاوضات الناجحة القليل من الأخذ والعطاء من كلا الجانبين.

• ومن المُرجح أن تكون العلاقة العدائية أقل فعالية من العلاقة الجماعية.

• ضع في اعتبارك أيضًا أن التفاوض قد يستغرق وقتًا.

• لذا حاول ألا تتسرع في العملية أو تسمح لنفسك بالاِستعجال.

المرحلة الخامسة: إتمام الصفقة

• بمُجرد رضا الطرفين عن النتائج، حان الوقت لإنهاء المفاوضات.

• قد تكون الخطوة التالية في شكل اِتفاق شفهي أو عقد مكتوب.

• عادةً ما تكون الأخيرة فكرة أفضل لأنها تحدد بوضوح موقف كل طرف.

• ويُمكن فرضها إذا لم يلتزم أحد الأطراف بنهاية الصفقة.

خامسًا: ما هي المهارات الأساسية للتفاوض؟

أهمية عملية التفاوض الناجح

لتحقيق نتائج عادلة ومقبولة في العمل وفي حياتك الشخصية، يجب عليك أولاً إتقان مهارات التفاوض الأساسية.

من الأهمية بمكان أن تقوم بأداء واجبك وتحاول تقديم العرض الأول (واسأل عما تريد)

 وطرح أسئلة جيدة والاِستماع بعناية طوال عملية التفاوض.

من الأهمية بمكان أيضًا أن تهدف دائمًا إلى حل مُربح للجانبين وأن تظل صبورًا ومُستعدًا للمُضي قُدمًا.

1. قم بأداء واجبك

• قبل الدخول في أي مفاوضات، من المُفيد والضروري دائمًا القيام بواجبك.

• يجب أن تفهم الموقف تمامًا، وأن يكون لديك إحساس واضح بما هو على المحك لكلا الطرفين.

• وأن تمر عبر جميع السيناريوهات والنتائج المُمكنة.

• تأكد من البحث والتفكير في جميع خياراتك قبل الدخول في المُناقشة.

• اسأل نفسك أسئلة مثل: ما هي اِحتياجاتي؟. ما هي الضغوط التي أشعر بها؟.

•  ماهي الخيارات التي لدي؟. ثم اِسأل نفسك نفس الأسئلة عن الطرف الآخر.

• كُلما زادت المعلومات التي لديك عن نفسك وعن الجُزء المقابل في التفاوض، كانت فرصك في النجاح أفضل.

2. قُم بتقديم العرض الأول

• (صدق أو لا تصدق) يُمكن أن يؤثر تقديم العرض الأول بشكل كبير على المفاوضات التي يجب متابعتها ونتائج المفاوضات.

• يُمكن أن يُساعدك التحكم في طاولة المفاوضات.

• والمُطالبة بما تُريده مُقدمًا بطريقة هادئة وغير تصادمية في توجيه المُناقشة نحو رغباتك واِحتياجاتك.

• تظهر الأبحاث - أنه مهما كان تعسفيًا - فإن الرقم الأول المذكور في المفاوضات له تأثير كبير.

• عندما يُحدد البائع العرض الاِفتتاحي تميل الأسعار النهائية إلى أن تكون أعلى.

• بينما تميل الأسعار إلى الاِنخفاض عندما يُحدد المُشتري العرض الاِفتتاحي.

• هذا التكتيك مُتجذر في مفهوم علم النفس السلوكي المعروف باسم ترسيخ التحيز.

• ترسيخ التحيز هو تحيز إدراكي يجعلنا نعتمد بشدة على أول جزء من المعلومات التي نقدمها لنا حول موضوع معين.

3. اطرح أسئلة جيدة واِستمع بعناية

• يُعد طرح أسئلة مدروسة ومفتوحة والاِستماع بعناية إلى الردود طريقة رائعة لإنجاح أي مُحادثة تفاوضية.

• نادرًا ما يكون ذلك في صالحك عندما تقوم بكل الحديث أو تسأل أسئلة بسيطة بـ "نعم" أو "لا" أو تقود الطرف الآخر إلى إجابة مُحددة.

• (من ناحية أُخرى) عندما تطرح أسئلة مُحايدة ومفتوحة وتشعر بالراحة مع الصمت وتستمع بفاعلية.

• فإنك تضغط على الطرف الآخر للرد وغالبًا ما تدفعه إلى الكشف عن معلومات قيمة يُمكن أن تُساعد في قضيتك.

• عليك قضاء ما يقرب من ثُلثي وقتك في الاِستماع وثلث وقتك في التحدث.

• طرح الأسئلة والاِستماع الفعال سيزودك بمزيد من المعلومات.

• سيبني الثقة والتفاهم ويجعل الطرف الآخر يشعر بأنه مسموع.

• ومن المُرجح أيضًا أن يقودهم إلى تبادل مهارات الاِستماع المُمتازة لديك.

• يُمكنك حتى إعادة التفكير في موقعك الأصلي والوصول إلى بديل أفضل لكلا الجانبين.

4. اِبحث عن حل يربح فيه الجميع

• بدلاً من التفكير (فقط) في ما يُمكن للطرف الآخر أن يقدمه لك، يجب أن تفكر أيضًا في ما يُمكنك تقديمه لهم.

• تذكر أن تنظر إلى الموقف من منظور الطرف الآخر.

• إذا ساعدت الطرف الآخر على الشعور بالرضا، فسيكون أكثر ميلًا للمُساعدة في تلبية اِحتياجاتك.

• المفاوضون الذين لديهم عقلية خاسرة للجانبين غالبًا ما يفشلون في الوصول لأهدافهم.

• (في المُقابل) أولئك الذين يسعون لتحقيق نتائج مُربحة للجانبين يفتحون الأبواب.

• ويكتشفون فُرصًا جديدة ويتوصلون إلى حلول إبداعية حيث يلتقي الجانبان بمصالحهما الأساسية.

• ومع ذلك، لا يجب الاِستسلام لجميع مطالبهم.

• يجب عليك تحديد القضايا التي يهتم بها الطرف الآخر بشدة والتي لا تقدرها كثيرًا.

• وتعرض التنازل عنها مقابل حل وسط مُقابل موضوع ذي قيمة عالية.

5. التحلي بالصبر و الرغبة في الاِبتعاد

• تأكد من أن تأخذ وقتك وعدم التسرع عند التفاوض.

• مُعظم المفاوضات ليست سهلة وغالبًا ما ستواجه مقاومة في البداية.

• لذلك من الضروري عدم الاِستسلام بسرعة كبيرة.

• إذا بقيت صبورًا لتحقيق أهدافك، فإنك تضغط على الطرف الآخر للتنازل.

•  لأنهم يبدأون في الاِعتقاد بأنك لست تحت نفس الضغط الذي قد يواجهونه لعقد صفقة.

• عندما تدرك وتتصرف وكأن لديك بدائل أُخرى، فهذا يمنحك مزيدًا من السيطرة.

6. مهارات الذكاء العاطفي

• الذكاء العاطفي هو القُدرة على التحكم في عواطفك والتعرف على مشاعر الآخرين.

• يُمكن أن يُساعدك إدراك الديناميكيات العاطفية أثناء التفاوض على اِلتزام الهدوء والتركيز على القضايا الأساسية.

• إذا لم تكن راضيًا عن المفاوضات الحالية.

• عليك أن تطلٌب اِستراحة حتى تتمكن أنت والطرف الآخر من العودة بوجهات نظر مُحدثة.

7. إدارة التوقع

• تمامًا كما يجب عليك الدخول في مفاوضات بهدف واضح، من المُحتمل أيضًا أن يكون للجانب الآخر توقعاته المُحددة الخاصة به.

• إذا كُنت تعتقد أنك قد لا تكون قادرًا على الموافقة على شروط بعضكما البعض، فيُمكنك محاولة تعديل توقعاتك.

• تتضمن إدارة التوقعات الماهرة الحفاظ على توازن بين كونك مفاوضًا حازمًا ومفاوضًا تعاونيًا.

8. الصبر

• قد تستغرق بعض المفاوضات وقتًا طويلاً حتى تكتمل، وتتضمن أحيانًا إعادة تفاوض وعروض مُضادة.

• بدلاً من البحث عن نتيجة سريعة.

• غالبًا ما يُمارس المفاوضون الصبر لتقييم الموقف بشكل صحيح والتوصل إلى أفضل قرار لعُملائهم.

9. الإقناع

• القُدرة على التأثير على الآخرين هي مهارة تفاوض مُهمة.

• يُمكن أن يُساعدك في تحديد سبب فائدة الحل المُقترح لجميع الأطراف وتشجيع الآخرين على دعم وجهة نظرك.

• بالإضافة إلى كونها مُقنعة، يجب أن يكون المفاوضون حازمين عند الضرورة.

• يسمح لك الحزم بالتعبير عن آرائك مع اِحترام وجهات نظر الطرف الآخر.

10. حل المُشكلات

• يتطلب التفاوض حل المُشكلات لمعرفة المُشكلة وإيجاد حل لها.

• إذا كان السعر مُرتفعًا جدًا (فكيف يمكن تخفيضه؟).

• إذا كان هناك نقص في أحد الموارد (فما الذي يمكن فعله لزيادته)؟.

• قد يكون إيجاد حلول فريدة للمشاكل هو العامل الحاسم في التسوية.

سادسًا: (8) نصائح فعالة لمفاوضات ناجحة

أهم عوامل نجاح عملية التفاوض تتمثل في (...)

ضع في اِعتبارك هذه النصائح لمُساعدتك على الاِستعداد لمُحادثات التفاوض:

1. قم بأبحاثك

- قبل الدخول في محادثات التفاوض، قُم بتقييم جميع الأطراف والنظر في أهدافهم.
قد يكون من المُفيد أيضًا البحث عن الشخص الذي تتفاوض معه.

- أفهم حدود المفاوض (هل لديهم القدرة على إعطائك ما تريد؟) يُمكن أن يُساعدك فهم هذه القيود في 

وضع الاِستراتيجيات الناجحة.

2. حدد أولوياتك

- غالبًا ما تتطلب المُفاوضات من كل جانب تقديم تنازلات.
حدد ما هو الأهم وما الذي ترغب في تسوية مكانه.

- يُمكن أن يُساعدك تحديد أولوياتك مسبقًا في تقييم ما ترفض التخلي عنه.
إذا كُنت المفاوض، فكُن واضحًا بشأن ما يُقدمه الطرفان وما يحتاجانه من بعضهما البعض.

3. النظر في المُعارضة

- ضع في اِعتبارك المُعارضة المُحتملة لمفاوضاتك.
هل تعتقد أن مُديرك سيعترض على زيادة الراتب بسبب تراجع المبيعات؟.

- هل ستُحرم من راتب ابتدائي أعلى لوظيفة ما لأن السعر المطلوب أعلى من النطاق المتوسط؟.
اُكتب كُل الاِعتراضات المُحتملة ثم أجمع المعلومات التي يُمكنك اِستخدامها لمُناقشة قضيتك.

4. إبقاء الاِتصالات مفتوحة

- كُن مُتسقًا في تقديم أهدافك وتوقعاتك لتقليل مخاطر الاِرتباك.
اِستخدم مهارات الاِتصال الفعال، بما في ذلك الاِستجابات اللفظية والإشارات غير اللفظية.

- اِسعَ للتوصل إلى حلول مفيدة للطرفين، لكن كُن مُستعدًا لتقديم تنازلات.
إذا كنت المفاوض، فتأكد من وجود إرشادات للمُناقشة وأن كلا الجانبين ملتزمان بها.

5. تعرف متى تذهب بعيدًا؟

- أحد أصعب أجزاء التفاوض هو معرفة وقت الاِبتعاد.
من المهم الدخول في جميع المفاوضات مع الاِعتراف بأنك قد لا تتمكن من الاِتفاق.

- بمُجرد أن تُدرك أنه لا يُمكن تقديم المزيد من التنازلات وأنه لا يُمكن الوصول إلى الشروط 

فقد حان الوقت على الأرجح لوقف المُحادثات.

6. ضع الجدول الزمني الخاص بك في الاِعتبار

- يُمكن أن يؤثر الجدول الزمني بشكل كبير على وضعك في السُلطة في التفاوض.
إذا اِندفع أحد الطرفين أو كلاهما للتوصل إلى قرار، فقد يتخلى المرء عن الكثير ويندم على أفعاله.

"على سبيل المثال" إذا كُنت تحاول الحصول على وظيفة جديدة بسرعة فقد تشغل وظيفة بأجر أقل 

أو تتنازل عن الكثير من المزايا.

- في هذه الحالة، قد تجد نفسك غير راضٍ عن قرارك على المدى الطويل.

7. لا تُعطي أي شيء مجانًا

- إذا قدمت تنازلاً، فاطلب دائمًا شيئًا في المقابل (المُقايضة).

- هذا لا يضمن فقط أنك لا تتنازل عن الصفقة كُلها، بل يجعل الطرف الآخر يشعر بأن امتيازك له قيمة 

وسيؤدي إلى إرضاء أكبر لكلا الطرفين في النهاية.

(إذا أعطيتهم شيئًا مجانًا سوف يطلبون المزيد).

8. كن مُبدعًا

فكر خارج الصندوق أثناء محاولة الوصول إلى اِتفاق.

الاِمتيازات النقدية ليست الأشياء الوحيدة التي يُمكن تداولها:

• ناقش جداول التسليم.

• المواعيد النهائية للدفع.

• أحجام الطلبات.

• العروض المجانية.

• التعبئة.

• الألوان.

• وأي شيء قد يكون ذا أهمية للطرف الآخر.

((تذكر أن شيئًا ما قد يكون مُنخفض التكلفة بالنسبة لك ولكنه ذو قيمة عالية بالنسبة لهم، والعكس صحيح))

وخِتامًا ... تعتبر مهارة التفاوض من أهم المهارات.

• من خلال المفاوضات الفعالة يمكننا إزالة الخلافات والتوصل إلى اِتفاقيات مُشتركة.

• بينما يُمكننا اِعتماد نهج مُنظم للتفاوض، فإن التفاوض هو فن لا يمكن إتقانه إلا بالوقت والخبرة.

• بغض النظر عن نقاط قوتك وضعفك، فإن الممارسة هي طريقة مؤكدة لتنمية مهاراتك.

وكُلما زادت المفاوضات التي تشارك فيها، كُلما كُنت أكثر اِستعدادًا للنجاح في المُعاملات المُستقبلية.