(10) طرق لزيادة إنتاجيتك في العمل

(10) طُرق لزيادة إنتاجيتك في العمل

سواء كُنت تعمل من المنزل أو في مكتب، فإن القُدرة على أن تكون مُنتجًا هي مهارة مُهمة 

وتلعب دورًا مُحددًا في نمو حياتك المهنية

- وفي مكان العمل، قد يكون إيجاد الوقت لإكمال كل مُهمة في متناول اليد

 وإنجاز كل شيء أمرًا صعبًا للغاية.

ولكن فقط من خلال إجراء بعض التغييرات في أسلوب عملك ... ستجد نفسك تُحقق المزيد 

وتقضي وقتًا أقل في مُحاولة اِكتشاف ما هو التالي.

- فالبقاء مُنتجا يُمكن أن يكون تحديًا - حتى مع النوايا الحسنة - فهُناك الكثير من الطُرق 

التي قد لا يكون فيها يوم العمل مُثمرًا بالقدر الذي يُمكن أن يكون عليه.
وترجع بعض المشكلات ببساطة إلى الطريقة التي تتم بها الأمور دائمًا في المكتب 

والبعض الآخر يتعلق بالعادات الشخصية.

وخلال مقال (10 طرق لزيادة إنتاجيتك في العمل)

سنكتشف معًا الأسباب التي تجعل إنتاجية الموظفين قليلية للغاية 

ثم سنتناول أهم (10) أشياء يُمكنك القيام بها كل يوم لزيادة إنتاجيتك في العمل.

أولاً: ما هي الإنتاجية؟

ماذا تعرف عن الإنتاجية في العمل؟

غالبًا ما يستخدم مُصطلح الإنتاجية "Productivity" في إعدادات العمل 

على الرغم من أنه يُمكن أن ينطبق بالفعل على جميع مجالات الحياة.
- في سياق الأعمال التُجارية، يُمكن قياس الإنتاجية من خلال عدد مُكالمات المبيعات 

التي تم إجراؤها أو ناتج خط المصنع.

في الوضع الأكاديمي يُمكن قياس الإنتاجية من خلال عدد الأسئلة التي تمت الإجابة عنها.
في أبسط أشكالها "تُقاس الإنتاجية بالمُدخلات".
ومع ذلك، فإن قياس الإنتاجية لا يكون دائمًا مُباشرًا إذا لم تكن النتائج ملموسة على الفور.
حيثُ تتطلب بعض المشاريع والصناعات الكثير من التحفيز الذاتي.
"على سبيل المثال" في صناعات مزود الخدمة عند محاولة الحصول على ترقية 

أو محاولة مشروع إبداعي مثل تأليف كتاب.

بالنسبة لهذه الأنواع من العمل، لا يُمكن دائمًا قياس الإنتاجية من حيث النتائج أو المخرجات الفورية.
عند التفكير في كيفية أن تكون أكثر إنتاجية، يلجأ الكثيرون إلى تقنيات إدارة الوقت.
- على الرغم من الترابط ... فإن الإنتاجية وإدارة الوقت هما شيئان مُختلفان

 وليس كل الأشخاص المُنتجين جيدين بشكل خاص في إدارة الوقت.

إدارة الوقت هي مجموعة من المهارات والأدوات التي تُعزز الاِستخدام الفعال لوقت الشخص.
تتعلق الإنتاجية بالنتائج التي يتم تحقيقها في غضون فترة زمنية مُعينة.
"في بعض الأحيان" لا تأتي النتائج الأكثر إنتاجية من الإدارة الفعالة لقائمة المهام 

فالإنتاجية أكثر اهتمامًا بالنتائج.

ثانيًا: ما هي الإنتاجية الضارة؟

الإنتاجية السامة أو السلبية هي في الأساس الدافع إلى أن تكون مُنتجًا في جميع الأوقات 

على حساب جميع المساعي الأخرى.
في جوهرها الإنتاجية السامة هي ببساطة مُصطلح جديد لـ "مُدمني العمل" مع دوران حديث جديد.

*على الرغم من أن هذه النقاط قد تبدو إيجابية وطموحة، إلا أنها تمثل أيضًا مستوى سامًا

 من الإنتاجية مقرونًا بالحاجة إلى تحقيق المزيد دائمًا.
*يُمكن أن يؤدي هذا إلى آثار طويلة المدى، مما يؤثر على قُدرتنا على تقدير أنفسنا بما يتجاوز ما "نفعله".
*خلال COVID-19 وظهور العمل عن بُعد، أصبحت الخطوط الفاصلة بين الحياة المنزلية والعمل / الدراسة أكثر وضوحًا بشكل ملحوظ.
*حتى مع عودة الناس إلى المكتب أو أماكن الدراسة، فإن الحاجة التي قد تكون غير صحية

 إلى أن يكونوا مُنتجين باستمرار و "قطع الشوط الإضافي" ، أصبحت شيئًا من الوباء الخاص بها.

ثالثًا: أسباب مُعاناة إنتاجية الموظف

إن الحفاظ على مُستوى عالٍ من الإنتاجية ليس أمرًا سهلاً

تمت مناقشة بعض الأسباب التي قد تؤدي إلى معاناة إنتاجية الموظف:

*السبب الأكثر شيوعًا لمعاناة إنتاجية الموظف هو عدم وجود مجموعة واضحة من الأهداف.
بدون توجيه غالبًا ما ينشغل الموظفون في مهامهم الشخصية أو يتعاملون مع الأنشطة 

التي لا ترتبط اِرتباطًا مُباشرًا بالأهداف الاِستراتيجية للشركة.

"في كثير من الحالات" يكون الموظفون غارقين في العمل ولا يعرفون المهام التي يجب التركيز عليها أولاً.

*السبب الثاني الأكثر شيوعًا لمعاناة إنتاجية الموظف هو ضعف التواصل من المديرين.
يحتاج الموظفون إلى توجيه واضح وردود فعل مُنتظمة حول كيفية أدائهم.
من المُهم أن يكون المُدراء مُتاحين للأسئلة حول الأهداف أو المهام وأن يقدموا معلومات مُحددة

 حول الوظيفة التي في متناول اليد.

*السبب الثالث الأكثر شيوعًا لمعاناة إنتاجية الموظف هو قرارات التوظيف السيئة ونقص التدريب.
إذا قُمت بتعيين الشخص الخطأ للوظيفة، فلن يتمكن أبدًا من زيادة الإنتاجية في العمل.
إذا قُمت بتعيين الشخص المُناسب ولكنك فشلت في منحهم التدريب المُناسب 

فسوف يعانون أيضًا من حيث الإنتاجية.

*السبب الرابع الأكثر شيوعًا لمُعاناة إنتاجية الموظف هو نقص الموارد الداخلية 

مثل المُعدات والإمدادات والموظفين اللازمين لإكمال مهمة أو مشروع.
لا يستطيع الموظفون زيادة الإنتاجية في العمل إذا كانوا يفتقرون إلى الدعم والموارد الكافية للقيام بوظائفهم بفعالية.

*السبب الخامس الأكثر شيوعًا لمُعاناة إنتاجية الموظف هو ضعف مهارات إدارة الوقت 

من قِبل الموظفين والمُديرين.

رابعًا: (10) طُرق لزيادة إنتاجيتك في العمل

يُعد اِستخدام نظام المكافآت من أكثر الطُرق فعالية للبقاء مُنتِجًا في العمل

إن الحفاظ على مُستوى عالٍ من الإنتاجية ليس أمرًا بديهيًا أو سهلاً ولكن ليس عليك

 أن تستسلم للشعور بالإحباط والاستنزاف في نهاية كل يوم عمل.
لذا قُمنا بتجميع عشر نصائح من الدرجة الأولى والصلابة يُمكنك تنفيذها لتوجيه تركيزك 

والتغلب على قائمة المهام الخاصة بك:

1) ركز على مهمة واحدة في كل مرة

• في حين أنك قد تكون قادرًا في النهاية على إنجاز الأشياء عند التوفيق بين المشاريع أو المهام، فإن التركيز على واحدة في كل مرة قد يُساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.
• عندما نُركز على أكثر من نشاط واحد في وقت واحد، فإننا نميل إلى اِستخدام المزيد من ذلك الوقت فقط للاِنتقال بين المهام.
• يُمكن أن يؤدي هذا إلى بقاء بعض المهام غير مُكتملة أو يتم تنفيذها بجودة أقل مما لو كانت كل مُهمة هي التركيز الوحيد.

• بالإضافة إلى ذلك، يُمكن أن يُساعدك التركيز على مُهمة واحدة في كل مرة حتى تكتمل على زيادة إنتاجيتك.
• لأنك عندما تركز على مشروع واحد في كل مرة، فإنك تحدد هدفًا واحدًا دفعة واحدة بدلاً من العديد.
• من المُحتمل أن يُحفزك هذا على إكمال مهمة واحدة قبل الاِنتقال إلى مُهمتك التالية.
• إذا كُنت مُلتزمًا بتعدد المهام، ولكنك ترى أنك تبدأ مهامًا أكثر مما يُمكنك إنهاءه.
• فكر في ترتيب أولويات مهامك حسب الأهمية حتى تتمكن من البدء في المهام الأكثر تطلبًا وإنهاء يومك بمهام أخف وأقل اِستهلاكا للوقت.

2) خُذ فترات راحة مُنتظمة

• قد يكون من المُغري تجنب قضاء بعض الوقت في الاِستراحة.
• ولكن عندما تتجاهل منح نفسك وقتًا مُستقطعًا لبضع دقائق فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك الإجمالية من خلال التسبب في الإرهاق.
• إذا حدث هذا، فقد لا تكون لديك الطاقة أو الدافع لمواصلة التقدم.
• ضع في اِعتبارك التخطيط لعدة فترات راحة قصيرة خلال يوم عملك.
• مُعظم أماكن العمل لديها جدول زمني إلزامي مع أوقات استراحة مُخصصة، لذلك يُمكن للموظفين أخذ ما لا يقل عن خمس إلى 10 دقائق راحة بعد كل بضع ساعات من العمل النشط.
• يُمكن أن تسمح لك فترات الراحة القصيرة هذه بإعادة الشحن وتصفية ذهنك والاِستعداد للمهمة التالية.

3) ضع أهدافًا صغيرة

• يُمكن أن تشعر المهام أو المشاريع الكبيرة بالخوف وغالبًا ما نُبالغ في تقدير الوقت الذي ستستغرقه لإكمالها.
• يُمكنك إنشاء زخم للأمام من خلال تقسيم المهام إلى مراحل رئيسية يُمكن إدارتها وذات حجم صغير، والتي تتشكل حتى يكتمل مشروعك.
• "على سبيل المثال" مسح صندوق الوارد الخاص بك عن طريق الرد على أربع رسائل بريد إلكتروني في وقت واحد على مدار اليوم.

4) تطبيق قاعدة الخمس دقائق

• إذا كان التسويف يُمثل تحديًا كبيرًا بالنسبة لك، فجرب قاعدة الخمس دقائق.
• من خلال وعد نفسك بأنك ستقضي خمس دقائق فقط في مهمة رائعة، فإنك تقضي على العديد من الأعذار التي تمنعك من البدء.
• يُمكن لأي شخص تقريبًا تخصيص خمس دقائق فقط لكتابة بريد إلكتروني أو البحث عن موضوع أو إكمال بعض الملفات أو تحديد مهمة جديدة.
• "في كثير من الأحيان" بمُجرد اِنتهاء الدقائق الخمس، يبقى الدافع للاِستمرار.
• حتى إذا انتقلت إلى مهمة إنتاجية أُخرى، فإن المهام الصغيرة التي يتم إكمالها في غضون خمس دقائق لا تزال تُمثل مُساهمة مهمة في إجمالي الناتج الخاص بك.
• كما هو الحال دائمًا، هذه المهام الصغيرة هي التي نؤجلها كثيرًا.

5) حظر الوقت الجدول الزمني الخاص بك

• يُمكن أن يُساعدك اِستخدام الكتل الزمنية ضمن جدولك الزمني أيضًا على زيادة إنتاجيتك.
• باِستخدام هذه الإستراتيجية، ستضع حدًا زمنيًا لكل مهمة من المهام التي تعمل عليها.
• ضع في اِعتبارك كُتل زمنية مدتها 90 دقيقة أو 60 دقيقة.
• يُمكنك اِختيار عمل نُسخة مطبوعة من جدولك الزمني وتسليط الضوء على الأطر الزمنية التي تريد أن تكون فيها الفترات الزمنية.
• لذلك إذا كُنت تُخصص 90 دقيقة للعمل في مشروع ما، فلاحظ ذلك في جدولك المطبوع.
• بعد انتهاء الحظر الزمني، قُم بحظر قسم آخر من جدولك بالمثل.
• الغرض من حظر الوقت هو إنشاء جدول مرئي لمساعدتك على تتبع فترات المهام التي تعمل عليها.
• وبالمثل فهو بمثابة وسيلة لتكريس نفسك للعمل على مُهمة مُحددة فقط لكل كتلة زمنية؛ لذلك من المرجح أن تكملها في الإطار الزمني الذي حددته لها.
• بالإضافة إلى جدولة وقت العمل الخاص بك، يُمكنك أيضًا تضمين أوقات الراحة بين كل كتلة مهمة حتى تتمكن من تحديث نفسك عند إكمال المشاريع الجديدة وبدءها.

6) جعل الاِجتماعات أكثر إنتاجية

• إذا كان لديك اِجتماعات مجدولة على مدار اليوم، ففكر في بعض الطُرق لجعل هذه الأنشطة أكثر إنتاجية والتي تُساهم في تقدم عملك بشكل عام.
• ضع في اِعتبارك الاِجتماعات الدائمة حيث تقف أنت وزملاؤك في الاِجتماع.
• يُمكن أن يُساعد ذلك في زيادة اليقظة والتركيز عند مناقشة الموضوعات المهمة أثناء اجتماعك.
• يُمكنك أيضًا اِستخدام تتبع الوقت لتسجيل الوقت المُستغرق لحضور الاِجتماع واِختتامه.
• "على سبيل المثال" ضع في اِعتبارك الاحتفاظ بملاحظات حول أهم النقاط أو الموضوعات التي تحتاج إلى المُناقشة.

• خصص مقدارًا محددًا من الوقت لكل موضوع.
• بعد ذلك أعمل مع فريقك لمُناقشة ما تم تضمينه في قائمة الموضوعات فقط مع الاِحتفاظ بمناقشات الموضوع محصورة في الأوقات المُخصصة لها.
• وبالمثل إذا كان بإمكانك حضور اِجتماعك بشكل معقول عبر الهاتف أو النظام الأساسي المُستند إلى الويب.
• فقد تتمكن من زيادة فُرصك في ألا يستغرق الاِجتماع وقتًا طويلاً بعيدًا عن مهامك الشخصية.

7) تفويض المهام

• ضع في اِعتبارك استخدام أساليب التفويض لتقسيم المهام بين أعضاء فريقك.
• "على سبيل المثال" إذا كان لديك مجموعة متنوعة من المهام في قائمة المهام الخاصة بك.
• ففكر في تعيين بعض هذه المهام للآخرين إذا كان من المُمكن إكمالها دون أن تعمل عليها.
• يُمكن أن يسمح لك تفويض المهام أيضًا بالعمل في مهام أُخرى قد يتم تعيينها لك وحدك على وجه التحديد.
• بينما يُمكن لبقية أعضاء الفريق تخصيص وقتهم للمهام التي قد تستغرق وقتًا أو موارد بعيدًا عن مشاريع أخرى أكثر أهمية.

8) حدد أولويات المهام كل يوم

• قبل أن تبدأ يومك، خُذ بضع دقائق لترتيب أولويات مهامك.
• في بداية كل يوم، ضع قائمة بجميع مهامك من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
• تأكد من تدوين المواعيد النهائية عندما يحين موعد كل مهمة.
• من خلال تحديد أولويات مهامك اليومية، يُمكنك الاستفادة بشكل أفضل من وقتك وزيادة الإنتاجية في العمل.

9) كافئ نفسك عند إتمام مهمة ما

• يُعد اِستخدام نظام المكافآت من أكثر الطُرق فعالية للبقاء مُنتِجًا في العمل.
• لاِستخدام نظام المكافآت بشكل فعال، تحتاج إلى إنشاء حافز يُحفزك.
• ليس بالضرورة أن يكون نقديًا؛ يُمكن ببساطة أن يكون شيئًا تستمتع به مثل تناول القهوة أو طلب طعامك المفضل "أي شيء يشجعك على العمل".
• من المُهم تحديد مهمة قبل تخصيص مكافأة لنفسك من أجل زيادة إنتاجيتك أثناء إكمال مهامك اليومية أو أثناء ساعات العمل.

10) اِبتعد عن وسائل التواصل الاِجتماعي.

• وسائل التواصل الاِجتماعي هي جُزء من كل حياتنا اليومية.
• ومع ذلك قد يُساعدك إذا كنت منضبطًا ألا تقضي أجزاء كبيرة من يومك في رؤية رأي أصدقائك في أحدث فيلم أو ما تناولوه على العشاء الليلة الماضية.
• تمنع العديد من الشركات الموظفين من الوصول إلى وسائل التواصل الاِجتماعي عندما يكونون في العمل، حيث يمثل ذلك استنزافًا للإنتاجية.
• إذا كان مسموحًا لك باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي في العمل.
• فاِستخدمها كراحة لبضع دقائق لأنه إذا أصبحت عادة عادية "فيمكن أن تأخذ يومك بسهولة وتؤثر على العمل الذي تحتاج إلى إنجازه".

وخِتامًا,,,, حدد بنفسك ما هو الأفضل بالنسبة لك وما الذي يُمكن أن يُساعدك على زيادة إنتاجيتك 

في العمل ولكن إذا كان بإمكانك دمج حتى بعض النصائح التي تمت مناقشتها في هذه المقالة

 في أسلوب عملك، فستلاحظ كيف تم تحسين إنتاجيتك في مكان العمل بشكل كبير.

يُمكن أن يضمن تنفيذ هذه النصائح إدارة وقت أكبر وتوازنًا أفضل بين العمل والحياة.