(8) مهارات في إدخال البيانات يجب أن يمتلكها كل مُحترف يتمني النجاح

(8) مهارات في إدخال البيانات يجب أن يمتلكها كل مُحترف

قد يبدو إدخال البيانات كمُهمة بسيطة إذا كُنت تُفكر في الأمر على أنه مُجرد وضع البيانات

 في نظام الكمبيوتر والتأكد من صحتها
وهُناك العديد من مهارات إدخال البيانات التي تحتاج إلى تعلمها لتُصبح مُحترفًا فعالًا في إدخال البيانات.

من خلال تعلم مهارات إدخال البيانات، ستكون مؤهلاً للعديد من أنواع وظائف إدخال البيانات المُختلفة 

من العمل الحُر إلى العمل كمُساعد إداري.
- وخلال مقال (8 مهارات في إدخال البيانات يجب أن يمتلكها كل مُحترف يتمني النجاح)

سنستعرض مهارات مشغل إدخال البيانات المُثختلفة اللازمة للنجاح كمُحترف إدخال بيانات

 بالإضافة إلى المهارات الشخصية المُختلفة المطلوبة لهذه الوظائف.

أولاً: ما هو إدخال البيانات؟

ما هو إدخال البيانات؟

إدخال البيانات "Data entry" هو عملية إدخال البيانات وتحديث المعلومات

 في خدمة أو قاعدة بيانات إلكترونية.
- يقوم الفرد الذي يقوم بإدخال البيانات بذلك عن طريق إدخال البيانات مُباشرة في قاعدة بيانات الشركة

 باِستخدام جهاز كمبيوتر أو ماوس أو لوحة مفاتيح أو ماسح ضوئي أو أي أداة أُخرى لإدخال البيانات.

# وتشمل المسؤوليات المُشتركة:

• إدخال بيانات الحساب أو العميل من المُستندات.
• الاِلتزام بالمواعيد النهائية لإدخال البيانات.
• فرز معلومات البيانات للتحضير لإدخال الكمبيوتر.
• مسح المُستندات والملفات الأُخرى عند الحاجة.
• مراجعة البيانات بحثًا عن الأخطاء.
• تصحيح عناصر البيانات الضرورية.
• المُساعدة في بناء أنظمة إدارة البيانات.
• المُحافظة على السرية وفق سياسات وأنظمة الشركة.
• إصدار التقارير وإجراء عمليات النسخ الاِحتياطي حسب الحاجة.

# وفيما يلي قائمة ببعض المُسميات الوظيفية التي تؤدي واجبات إدخال البيانات:

• مُدخل بيانات.
• كاتب إدخال بيانات المحاسبة.
• موظف إدخال بيانات.
• تنفيذي إدخال البيانات.
• مهندس إدخال البيانات.
• كاتب إدخال بيانات الموارد البشرية.
• إدخال بيانات التأمين.
• كاتب إدخال بيانات السجلات الطبية.
• كاتب طلب إدخال البيانات.
• كاتب إدخال بيانات كشوف المرتبات.
• موظف إدخال بيانات سجلات الموظفين.
• كاتب شراء بيانات.

العديد من الوظائف لديها واجبات إدخال البيانات التي ليست الوظائف الرئيسية للمُسميات الوظيفية.
- هُناك مُسميات وظيفية أُخرى قد تؤدي إلى إدخال البيانات باِعتبارها المسؤولية الرئيسية

 التي لم يتم ذكرها في هذه القائمة.

ثانيًا: ما هي مهارات إدخال البيانات؟

• قبل التعمق في تطوير المهارات، من المُفيد فهم ماهية إدخال البيانات.
• مهارات إدخال البيانات هي قُدرات تُساعدك على العمل مع البيانات وتحديث المعلومات واِستخدام التكنولوجيا.
• هُناك أنواع مُختلفة من مهارات إدخال البيانات أيضًا.
• تُساعدك مهارات إدخال البيانات على أداء واجباتك في العمل.
• إنها تُساعد في أن تُصبح عملية العمل أكثر سلاسة وكفاءة.
• ومع ذلك فهي نوع أكثر تخصصًا من مجموعة المهارات عند مُقارنتها بالقُدرات الأُخرى.
• المهارات المُتخصصة هي المهارات التي يتم تطبيقها بشكل أفضل على وظائف أو صناعات مُعينة.
• قد لا يتم اِستخدامها بشكل شائع في وظائف أُخرى.
• بعض الوظائف التي تحتاج إلى مهارات إدخال البيانات هي الكتبة وموظفو التأمين والإحصائيون والمهندسون وغير ذلك.

ثالثًا: لماذا من المُهم التعرف على مهارات إدخال البيانات وفوائدها؟

يُعد إدخال البيانات أمرًا ضروريًا للشركات لضمان رضا العُملاء وتحسينه

بشكل عام من الجيد التعرف على أهم نقاط قوتك ومهاراتك.
سوف يُساعدك على أن تُصبح أكثر ثقة وإنتاجية أيضًا.
- ومع ذلك هُناك بعض الأسباب الفريدة للتركيز على الاِعتراف بمهاراتك في إدخال البيانات.
غالبًا ما يتم تجاهل هذه المهارات، مما يؤدي إلى ضياع فُرص النمو والتطور الشخصي.
# بعض الفوائد الرئيسية للتعرف على مهارات إدخال البيانات هي:

1. أن تُصبح أكثر ثقة ورغبة في تحمل المخاطر المحسوبة.
2. زيادة إنتاجيتك وكفاءتك.
3. زيادة قُدرتك على تحقيق أهدافك وتجاوزها، بالإضافة إلى إنشاء أهداف أكثر تحديًا.
4. قُم بزيادة إيراداتك وأرباحك إذا كُنت رائد أعمال.
5. تقليل الإحباط وتقليل مخاطر الإصابة بأمراض نفسية مثل اِضطرابات التوتر.
6. يُشجع على التجريب مع التكنولوجيا الجديدة والتي يُمكن تطبيقها على جوانب أُخرى من الحياة.
7. يمنحك ميزة تنافسية على الأفراد الآخرين عندما تبحث عن وظيفة.
8. يزيد من اِهتمامك بالتفاصيل ويزيد من وعيك الذاتي.
9. يسمح لك ببناء مهارات في وقت واحد مثل الاِتصال والكِتابة.
10. يُقلل من خطر إصابتك بحالات جسدية معينة مثل توتر الذراعين أو الاِضطرابات المُرتبطة بوضع اليد.
11. يمنحك المزيد من الشغف والرضا عن وظيفتك، مما يجعلك أكثر إيجابية.

رابعًا: (8) مهارات مطلوبة لتكون كاتب إدخال بيانات

# فيما يلي قائمة بالمهارات لأولئك الذين يتطلعون إلى البدء في هذا المجال:
1. مهارات البرمجيات

• يجب أن يكون لدى كتبة إدخال البيانات معرفة بالبرمجيات لأنهم يتنقلون بين الأنظمة المُختلفة طوال يومهم.
• يعمل هؤلاء المُحترفون مع مُعالجات النصوص وقواعد البيانات وجداول البيانات.
• يستخدم العديد من مُحترفي إدخال البيانات برامج تنظم البيانات مثل "برامج جداول البيانات".

2. مهارات الاِتصال الكتابي واللفظي

• تتطلب الوظائف في إدخال البيانات من المُتخصصين التواصل داخل فرقهم ومع الأقسام الخارجية.
• بصفتك مُحترفًا في إدخال البيانات، فإنك تُقدم مُلاحظات حول أي مُشكلات تحدث فيما يتعلق بإدخال البيانات أو قواعد البيانات.
• يقوم هؤلاء المُحترفون بالاِستماع النشط والتواصل غير اللفظي من خلال الاِنتباه إلى الطريقة التي تُريدهم الشركة من خلالها فرز البيانات.
• فهي تتطلب مهارات اِتصال كتابية قوية لإبقاء الإدارات الأُخرى على اِطلاع دائم بالتقدم المُحرز والتواصل مع زُملاء العمل عبر البريد الإلكتروني.

3. مهارات الكِتابة

• تتطلب وظائف إدخال البيانات من المُحترفين مهارات الكتابة السريعة.
• هذا مهم لأنهم يجب أن يتنقلوا بكميات كبيرة من البيانات خلال نوباتهم ويجب أن يكتبوا بسُرعة وبدقة.
• قد يكون للمُحترفين في هذا المجال أيضًا مواعيد نهائية صارمة، مما يزيد من الحاجة إلى آلات الطباعة السريعة.
• إذا كُنت تتطلع إلى العمل كمُحترف في إدخال البيانات، فيجب أن تكون لديك سُرعة كِتابة تزيد عن 40 كلمة في الدقيقة.
• كُلما كُنت أفضل في الكتابة، كُلما كُنت مرغوبًا بشكل أكبر لأصحاب العمل المُحتملين.
• هُناك اِختبارات كتابة مجانية عبر الإنترنت يُمكنك إكمالها لإجراء تقييم ذاتي.

4. مهارات التحفيز

• يجب أن يتمتع المُتخصصون في إدخال البيانات بمهارات تحفيزية جيدة لأنهم يعملون في كثير من الأحيان بإشراف محدود.
• يجب أن تعرف كيف تُحفز نفسك ومن حولك.
• يُمكن أن تكون المسؤوليات اليومية في بعض الأحيان مُتكررة، لذا فإن العثور على الدافع لأدائها يدل باِستمرار على الاِلتزام بمهنتك.
• لتحفيز من حولك، اِبذل جهدًا للتعرف عليهم بشكل شخصي أكثر.
• يشعر الموظفون عادة بحافز أكبر للذهاب إلى العمل عندما تكون لديهم علاقات جيدة مع زُملائهم.

5. مهارات الدقة

• يجب أن يفهم كتبة إدخال البيانات أهمية الدقة عند تصفح البيانات.
• يجب أن يعرف هؤلاء المُحترفون أيضًا المعلومات التي يجب البحث عنها وكيفية تحديد الأخطاء داخل البيانات.
• من خلال القيام بذلك، فإنهم يضمنون دقة المعلومات وجميع البيانات دقيقة.

6. مهارات الحفاظ علي سرية المعلومات

• يقوم مُتخصصو إدخال البيانات بإدارة البيانات الشاملة والتنقل فيها والكثير منها سري وحساس للغاية.
• إذا كُنت تتطلع إلى العمل في هذا المجال، فتوقع أن يكون هُناك تركيز على السرية والتنقل في المعلومات حول الشؤون المالية والتأمين والمزايا والمعلومات الحساسة الأُخرى.
• ضع في اِعتبارك أن أي خرق لبيانات الشركة أو سريتها يُمكن أن يتسبب في حدوث مضاعفات.
• لذا فإن معرفة كيفية العمل مع البيانات السرية للغاية دون الكشف عن المعلومات هو مهارة مرغوبة.

7. مهارات التركيز

• هذه المهارة الناعمة مُهمة لمُتخصصي إدخال البيانات لأنها تضمن لك الاِستمرار في المهمة وإكمال المشاريع دون تشتيت الاِنتباه أو الحاجة إلى إشراف إضافي.
• يُمكنك أن تتوقع العمل في مكتب لعدة ساعات.
• إن معرفة نفسك جيدًا بما يكفي لاِستخدام اِستراتيجيات مُختلفة للحفاظ على تركيزك أمر ضروري.

8. مهارات العمل الجماعي

• يتعاون مُحترفو إدخال البيانات عادةً مع العديد من زُملاء العمل والأقسام.
•  لذا فإن معرفة كيفية العمل كجُزء من فريق أمر ضروري.
• بصفتك أحد هؤلاء المُحترفين، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية التواصل مع العديد من الأشخاص وكيفية اِستخدام مهارات العمل الجماعي التي تُتيح لك العمل في فريق مثل القيادة والتفويض والتسوية.
• يستفيد هؤلاء المُحترفون من قُدرتهم على العمل بشكل جيد كفريق ومُستقل.

خامسًا: كيفية تحسين مهارات إدخال البيانات الخاصة بك؟

ليس من السهل الحصول على وظائف إدخال البيانات بسبب المُنافسة الشديدة

# فيما يلي دليل لمن يتطلعون إلى تحسين مهاراتهم في إدخال البيانات:
1. أعمل على مهارات الكتابة لديك

• أول شيء تفعله هو العمل على مهارات الكتابة لديك.
• هُناك طريقة جيدة للقيام بذلك وهي الاِنتباه إلى لُغة جسدك والطريقة التي تحمل بها نفسك عند الكتابة.
• تجنب الاِنحناء وإزالة التوتر في ذراعيك لتحسين السُرعة والدقة بشكل عام.
• يوفر لك هذا أيضًا مزيدًا من الراحة، مما يمنعك من التغيير في مقعدك بنفس القدر أثناء العمل.

2. تحسين مساحة العمل الخاصة بك

• عند النظر إلى وظيفتك كمُحترف إدخال بيانات، من المُهم أن تعمل في مساحة تحفزك وتمكنك.
• ضع في اِعتبارك أن هذه المهنة تتطلب منك العمل على جهاز كمبيوتر لفترة طويلة.
• مما يعني أنه يُمكنك توقع الجلوس على مكتب لعدة ساعات خلال وردية عملك.
• تأكد من أن مساحة مكتبك مُريحة.
• قد يتطلب ذلك منك شراء كرسي جديد ومسند للقدمين وأدوات أُخرى يُمكنها تحسين مساحة عملك.
• ضع في اِعتبارك تغيير زاوية شاشة الكمبيوتر لجعلها في مُستوى العين وتقليل الوهج.
• يجب عليك وضع شاشة الكمبيوتر بالقرب من الماوس لزيادة الكفاءة والراحة العامة.
• إذا كُنت ترغب في تحسين الكفاءة العامة، ففكر في شراء شاشة ثانية لزيادة سُرعة إدخال البيانات والإنتاجية.

3. اِستخدم أدوات الكتابة

• هُناك برامج مُتاحة عبر الإنترنت للمُساعدة في مهارات الكتابة وقُدراتك العامة.
• توفر لك هذه الأدوات فكرة أفضل عن كيفية تحسين كتابتك.
• يُمكنك مُمارسة مهاراتك في الكتابة واِختبار متوسط السرعة والدقة.
• هُناك برامج مُتاحة عبر الإنترنت لمُساعدتك في الحصول على تدريب رسمي في الكتابة لوظائف إدخال البيانات.
• يُمكنك أيضًا مُشاهدة مقاطع الفيديو عبر الإنترنت لزيادة معرفتك ببرامج إدخال البيانات ومهارات الكمبيوتر.

4. إستيعاب الإختراقات البرمجية

• بصفتك مُحترفًا في إدخال البيانات، من المهم اِستيعاب العديد من الاِختراقات البرمجية التي تسمح لك بأداء وظيفتك بشكل أكثر دقة وفعالية.
• مثال على هذه الاِختصارات هو مُفتاحي TAB و ENTER عند اِستخدام برنامج جداول البيانات.
• تسمح لك هذه الاِختصارات بإدخال المعلومات التي تم إدخالها بالفعل في البرنامج.
• إذا لم تكُن متأكدًا من اِختصارات إدخال البيانات التي يجب اِستخدامها.
•  ففكر في البحث عن بعضها عبر الإنترنت أو اسأل مُشرفك عن الاِختصارات التي يستخدمونها.

5. تذكر أن تقوم بالتدقيق اللغوي

• من الطبيعي أن تحدث الأخطاء أثناء العمل، ولهذا من المُهم أن تنظر في عملك وتنتبه إلى التفاصيل.
• هذا يمنع الحاجة إلى العمل المُستقبلي أو المُتكرر لأنه سيكون صحيحًا في المرة الأولى.
• إذا كان لديك مُحرر في فريقك، ففكر في تمرير عملك من خلاله قبل إرساله.

6. إزالة كل المُشتتات

• هُناك طريقة أُخرى جيدة لتحسين مهاراتك العامة وهي إزالة جميع عوامل التشتيت من مساحة العمل الخاصة بك.
• إن وجود مساحة عمل مُزدحمة أو مُشتتة يجعل من الصعب على الموظفين التركيز على مهامهم ومشاريعهم.
• هناك طريقة جيدة لإزالة عوامل التشتيت وهي حجب أجزاء من الوقت مُخصصة لمهام مُحددة، اِعتمادًا على الأولوية.
• عندما تعمل ضع هاتفك في وضع "عدم الإزعاج" للتأكد من أنه يُمكنك التركيز أثناء أدائك.

وخِتامًا,,,, ليس من السهل الحصول على وظائف إدخال البيانات بسبب المُنافسة الشديدة.
- من أجل الحصول على الوظيفة التي تُريدها، فأنت بحاجة إلى سيرة ذاتية رائعة 

تصف مهاراتك في إدخال البيانات وكفاءاتك ونقاط قوتك.
- تحتاج الشركات إلى التأكد من إدخال البيانات وتحديثها وأرشفتها بشكل هادف.
- خلاف ذلك يُمكن أن يُسبب عدم رضا العُملاء واِرتفاع التكاليف والأعباء الإدارية العالية..
- بصفتك مُتخصصًا في إدخال البيانات، لا يجب أن تكون قادرًا فقط على نسخ كميات

 كبيرة من المعلومات بسُرعة وبدقة.
- يجب أن تطور باِستمرار مجموعة متنوعة من القُدرات الأُخرى التي تجعلك

 مُتخصصًا ماهرًا للغاية وقادرًا على تقديم أفضل الخدمات المُمكنة.