(9) طُرق سهلة لجعل اِجتماعاتك ناجحة بشكل لايُصدق

(9) طُرق سهلة لجعل اِجتماعاتك ناجحة بشكل لايُصدق

إن الإدارة لجعل اِجتماع العمل فعالًا ليس دائمًا مُهمة سهلة
نحن على يقين من أنك وجدت نفسك أكثر من مرة في اِجتماع عمل بدا بلا نهاية 

ولم يكُن موجهًا على الأقل لتحقيق نتائج مُثمرة للشركة.

الاِجتماع الفعال هو الاِجتماع الذي ينجح في تحقيق الهدف الذي تم عقده من أجله ويقوم بذلك بكفاءة
يُمكن أن يؤدي تعقيد الموضوع الذي يتم التعامل معه إلى جعل الهدف أكثر تعقيدًا.
- ومع ذلك هُناك ممارسات ونصائح معينة لعقد اجتماعات فعالة والتي قد تساعدنا على "ثبات هدفنا" 

والشعور بأن الوقت الذي تحدثنا فيه قد سمح لنا بمواصلة إحراز تقدم.
- وخلال مقال (9 طُرق سهلة لجعل اِجتماعاتك ناجحة بشكل لايُصدق)

ستتعرف علي أفضل النصائح لجعل إجتماعات العمل مُثمرة بشكل لايُصدق!!

أفضل (12) مُمارسة للاِجتماعات المُثمرة

الاِجتماع غير الفعال يُمكن أن يستنزف وقتك

الحياة قصيرة جدًا للاِجتماعات السيئة.
بدلاً من ذلك، كُن قائدًا فعالًا للاِجتماع واُحصل على المزيد من القيمة من اِجتماعات فريقك 

باِستخدام النصائح التالية:

1) إعطاء الأولوية للعمل الجماعي وليس لتقديم التقارير

• أنواع الاِجتماعات المُختلفة لها مُتطلبات مُختلفة.
• "في بعض الأحيان" يُمكن بسهولة مُشاركة الكثير من المعلومات التي قد تُشاركها في اِجتماع أسبوعي.
•  من خلال وسيلة أُخرى أكثر مُلاءمة مثل البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة المُختلفة.
• عندما تُرسل هذه المعلومات إلى المُشاركين في الاِجتماع، يُمكنهم قراءتها بأنفسهم.
• يؤدي الاِحتفاظ بمعلومات أقل أهمية في البريد الإلكتروني إلى توفير وقت الأشخاص في الاِجتماع.
• هذا يعني المزيد من الوقت للمُناقشة ووضع الإستراتيجيات وبناء الفريق والتعاون بدلاً من إعداد التقارير.
• ينطبق هذا بشكل خاص على الاِجتماعات التي يحتاج فيها فريقك إلى اِتخاذ قرارات بُناءً على مصدر المواد.
•  مثل الإحصائيات أو التقارير أو المعلومات الأُخرى.
• بدلاً من إعطائهم حزمة المعلومات أثناء الاِجتماع، أرسلها إليهم قبل أسبوع.
• اُطلب منهم أن ينظروا إليه وأن يحضروا مُستعدين للاِجتماع باِستنتاجاتهم أو آرائهم المدعومة بالبحوث.
• سوف يترتب على ذلك مُحادثة مُثمرة.
• يُمكن لفريقك قضاء المزيد من الوقت في الاِجتماع في تبادل الأفكار المُستنيرة مع بعضهم البعض.

2) حدد الغرض من اِجتماعك أولاً

• قرر أولاً ما هو الغرض من الاِجتماع وما إذا كان ضروريًا حقًا.
• إذا كان الأمر يتعلق بمُشاركة المعلومات، فهل سيكون التقرير أفضل؟
• إذا كان الأمر يتعلق باِتخاذ قرار، فهل يُمكنك التحدث مُباشرة إلى صانع القرار بدلاً من ذلك؟
• إذا كان الأمر يتعلق بقياس الرأي، فماذا عن الاِستطلاع؟
• لا تعقد اِجتماعات أبدًا كطريقة لمُشاركة المعلومات.

3) اُطلب من فريقك المُدخلات

• قبل إنشاء جدول أعمال الاِجتماع، اُطلب من فريقك بأكمله تقديم مُدخلات.
• رُبما لديهم أفكار يُريدون تجسيدها أو العصف الذهني يُريدون إجراؤها.
• أو ربما يرغبون في قضاء الوقت في التعرف على شيء يُمكن أن يُساعدهم في تطوير دورهم.
• "على سبيل المثال" رُبما تدير مُندوبي المبيعات الذين يرغبون حقًا في تعلم كتابة النصوص الأساسية.
• لكنهم لم يعبروا عنها لأنهم يعرفون أنك مشغول.
• عندما تسأل كيف يريدون قضاء بعض الاِجتماع، فقد يخبروك فقط.
• أفضل ما في الأمر هو أن أعضاء فريقك يشعرون بالاِحترام والتقدير عندما تطلب مُساهماتهم.

4) إعطاء فُرصة مُتساوية للجميع في الحديث

• بصفتك قائد فريق، فأنت بحاجة إلى إنشاء بيئة آمنة يشعر فيها أعضاء فريقك بأنهم مسموعون ومحترمون.
• تحتاج إلى حماية فُرصهم في التحدث والتحقق من المُقاطعات في فريقك.
• يشعر بعض الناس براحة أكبر عند التحدث علنًا.
• البعض ليسوا كذلك "غالبًا ما تحتاج إلى تسهيل فُرص التحدث بالنسبة لهم".
• للقيام بذلك، يمكنك البدء أولاً بسؤال فريقك قبل الاِجتماع عما إذا كان لديهم أي شيء يشاركونه.
• بعد ذلك في جدول أعمال الاِجتماع، يُمكنك تخصيص فترات زمنية لهؤلاء الأفراد.
• أيضًا في نهاية الاِجتماع يُمكنك الاِلتفاف في دائرة وإعطاء الجميع فُرصة للتعبير عن أي أفكار.
• بدلاً من قول "أفكار أخيرة؟"، فعليك أن تناديهم بالاِسم حتى يعلموا أن دورهم قد حان للتحدث.
• آخر شيء تُريده هو أن تكون الأفكار العبقرية مُختبئة في أذهان الأعضاء الأكثر اِنطوائية في فريقك.

5) فكر في المُشكلة التي تحاول حلها

• قبل حجز الوقت في تقويمات أي شخص، اِقض بعض الوقت في التفكير في المُشكلة التي تحاول حلها وكيف تأمل في التعاون مع زُملائك.
• ستُساعدك الإجابة على بعض الأسئلة التالية في معرفة نوع الاِجتماع الذي يجب عليك جدولته وكذلك من يجب دعوته للحضور.
• "على سبيل المثال" إذا كُنت تبحث عن أفكار، فقد تحتاج إلى تحديد موعد لاِجتماع العصف الذهني.
•  للحصول على أفكار وتعليقات جديدة من أعضاء آخرين في فريقك.
• إذا كُنت تتطلع إلى إطلاق حملة تتطلب تعاونًا مُتعدد الوظائف على أجزاء مُتحركة مُتعددة، فقد تحتاج إلى جدولة اِجتماع اِنطلاق المشروع.
• على أقل تقدير فكر فيما تتطلع إلى الخروج من الاِجتماع لمُساعدتك في التخطيط لمُحادثة ناجحة ومُثمرة.
• سيُساعدك ذلك على قيادة الاِجتماع ووضع جدول أعمال وتحقيق أهدافك.

6) اِطرح الأسئلة التي تُشجع على المُناقشة

• يُعد التواصل والتفاهم بين أعضاء الفريق مُكونًا رئيسيًا لفريق فعال، خاصةً عندما يكون بين مُدير وتقرير مُباشر.
• لجعل فريقك يتحدث عن مشاعرهم وتحدياتهم ورغباتهم، اِطرح أسئلة مثل هذه في اِجتماعات فريقك الشهرية.
• هذه فُرصة رائعة للاِحتفال والشعور بالرضا عن العمل الجيد الذي تم القيام به.
• "بالإضافة إلى ذلك" إنها فُرصة للتفكير في قيم فريقك أو شركتك بطريقة هادفة.
• إذا كان ما أنجزته يتوافق مع قيمة أساسية، فذكره للفريق حتى يستوعبه بشكل أكبر.
• سيواجه كل فريق بعض التحديات التي تحبط تقدمهم نحو أهدافهم.
• إذا لم يتم التحدث عنها، فستستمر هذه التحديات في إعاقة الإنتاجية بينما تُساهم أيضًا بشكل سلبي في معنويات الفريق.

• لذا اِطرح التحديات علانية واِكتشف طُرقًا للتغلب عليها.
• يشعر العديد من الموظفين أنهم قادرون على أداء عملهم بكفاءة أكبر إذا كان لديهم وصول أفضل إلى التكنولوجيا وغيرها من موارد تعزيز الكفاءة.
• اِكتشف ما يريده فريقك.
• إذا كان ذلك معقولاً وفي حدود الميزانية، ففكر في كيفية الحصول عليه من أجلهم.
• قد يكبح الناس المشاعر السلبية تجاه الشركة وثقافتها أو أولوياتها أو اِستراتيجيتها.
• إذا لم يعبروا عن آرائهم فلن يتغير شيء، لذلك تحتاج إلى حثهم للتعبير عن آرائهم.
• بالطبع لا تنتج هذه الأسئلة سوى إجابات خارجية ومُفيدة إذا كُنت قد أنشأت بيئة يشعر فيها أعضاء الفريق بالأمان بشأن مُشاركة أفكارهم.

7) مُتابعة بنود العمل

• إذا لم يتخذ أي شخص إجراءً بشأن الخطط التي وضعتها أثناء الاِجتماع، فقد أهدرت ساعة.
• ليس الأمر أن الناس يهملون واجباتهم.
• إنه أكثر من ذلك أن شيئًا آخر يأتي وينسوه.
• لذلك ضع في اِعتبارك تعيين تذكير لإرسال بريد إلكتروني إلى أعضاء فريقك بعد 48 ساعة من الاِجتماع.
•  لتسجيل الوصول ومعرفة ما إذا كانوا قد أنجزوا عناصر العمل الخاصة بهم.
• والأفضل من ذلك، قُم بتعيين عناصر عمل أعضاء الفريق مع تواريخ الاِستحقاق في النظام الأساسي لإدارة المشروع.
• بهذه الطريقة سوف يتذكرون القيام بذلك، وتؤدي اِجتماعاتك في الواقع إلى نتائج ملموسة للاِجتماع التالي.

8) اُطلب التغذية الراجعة

• بينما قد تعتقد أن الاِجتماع سار بشكل جيد أو أن اللحظات اليومية كانت مُثمرة للغاية، فقد لا يشعر الآخرون بنفس الشيء.
• اِختر مُخططًا زمنيًا يُناسبك واُطلب من الأشخاص التعليق.
• عادةً ما يكون الشهر فترة زمنية جيدة لمنح الأشخاص فُرصة لقياس فعالية الاِجتماع.
• لا تضغط على أي شخص لإبداء آرائه ولكن ببساطة قُم بلمسة إيجابية عليه.
• على سبيل المثال "هل هُناك أي شيء تعتقد أنه سيجعل هذه الاِجتماعات أفضل أو أكثر إفادة لك؟"
• يجدر أيضًا النظر في عدد الاِجتماعات التي يحضرها الأشخاص مثل تدقيق الاجتماع.
• بعض الناس يفضلون ألا يكون لديهم أكثر من ثلاثة اِجتماعات في اليوم ليكونوا منتجين.
• لذا اِسأل نفسك، هل يجد الأشخاص صعوبة في أداء العمل وحضور الاِجتماعات؟
• إذا كان الأمر كذلك، فقد يؤدي إلى نتائج عكسية ويؤدي إلى التأثير التوازن الذي يُسبب الإجهاد أو الإرهاق.

9) تحديد الوجبات الجاهزة وتعيين إجراءات المُتابعة

• في كثير من الأحيان، تفشل الاِجتماعات في تحقيق أهدافها بسبب القصور الذاتي.
• بمُجرد اِنتهاء الاِجتماع، تتلاشى النوايا الحسنة بسبب مطالب أُخرى.
• لتجنب ذلك، قُم بإنهاء كل اِجتماع بخطة عمل توضح بالتفصيل مهام المُتابعة والمسؤوليات والجداول الزمنية.
• يُمكن أن تكون الاِجتماعات وسيلة قوية لمُشاركة المعرفة وصياغة الإستراتيجية وبناء العلاقات وتعزيز التعاون.
• باِستخدام هذه النصائح المُهمة، يُمكنك ضمان تحقيق أقصى اِستفادة من جميع اِجتماعاتك وتحقيق فوز للجميع.

تتغير التوقعات بإستمرار حول ثقافة الاِجتماع

وخِتامًا,,,, ستستمر الاِجتماعات في الاِنعقاد كل يوم وغالبًا ما نقضي جُزءًا كبيرًا

 من أسابيعنا في المُشاركة في الاِجتماعات.

- من خلال تحسين هذه التجربة يُمكننا أن نجعل تلك الساعات القليلة أكثر إمتاعًا وجاذبية 

مما يؤدي إلى أسبوع عمل أكثر إنتاجية وإثارة.