كيف تجعل اِجتماعات العمل أكثر فعالية خلال (10) خطوات؟

كيف تجعل اِجتماعات العمل أكثر فعالية خلال (10) خطوات؟

الاِجتماعات هي ثالث أكبر إهدار للوقت في عالم العمل
يتم إنفاق ما يصل إلى 50٪ من وقت العمل في الاِجتماعات، سواء اِجتماعات جماعية أو فردية.
- في تقدير الجميع تقريبًا يتم إهدار ما لا يقل عن 50٪ من هذا الوقت.
وهذا يعني أن ما يصل إلى 25٪ من وقت العمل يضيع في اِجتماعات من نوع أو آخر.

ومع ذلك فإن الاجتماعات ليست أمرًا سيئًا علي الإطلاق.
- الاِجتماعات هي أداة عمل ضرورية لتبادل المعلومات وحل المُشكلات ومُراجعة التقدم.
إذا كُنت ترغب في تحسين ثقافة اِجتماعاتك ومعرفة كيفية إدارة اِجتماعات أكثر فاعلية 

فقد يكون الوقت قد حان لتغيير طريقة التعامل مع الاِجتماعات.

 يُعد تحسين ثقافة اِجتماعات مؤسستك أحد أكثر الطُرق فعالية لتطوير مؤسستك.
- وخلال مقال (كيف تجعل اِجتماعات العمل أكثر فعالية خلال 10 خطوات؟)

سنكتشف أهم النصائح التي تجعلك قادرًا علي تنظيم إجتماعًا فعالاً.

أولاً: ما الذي يجعل الاِجتماع فعالاً؟

اِجتماعات العمل ضرورية دائمًا لتقييم أهدافك المُستهدفة والوصول إليها

يجمع الاِجتماع الفعال مجموعة معينة من الأشخاص معًا لغرض مُعين ويدفع قرارًا أو خطة إلى الأمام.
لا تتردد في مُناقشة الناس بصراحة وبحلول نهاية الاِجتماع، فهم يفهمون ما هو متوقع منهم 

وما سيأتي بعد ذلك.

الاِجتماع غير الفعال ليس له هدف أو جدول أعمال ويستمر لفترة طويلة جدًا وينتج عنه وقت ضائع

 وطاقة أقل للأشخاص المعنيين.
- الاِجتماعات هي الأنسب لاِتخاذ القرارات والتأكد من أن كل شيء يسير في الاتجاه الصحيح.
يجب ألا يقاطعوا عملهم أنت وموظفك، بل يجب أن يمكّنواك من المضي بعملك إلى الأمام.
- لتلخيص ذلك، يُمكننا القول أن للاِجتماعات الفعالة الخصائص التالية:
✅ أن يكون لديك هدف وجدول أعمال واضح.
✅ قُم بتضمين الأشخاص المعنيين فقط.
✅ تمكين المناقشة المفتوحة.
✅ يؤدي إلى اِتخاذ قرار أو خطة لمُتابعة.
✅ وضّح الخطوات التالية في المُستقبل بوضوح.

ثانيًا: (10) استراتيجيات لاجتماعات عمل أكثر فعالية

(10) اِستراتيجيات لاِجتماعات عمل أكثر فعالية

تُعقد آلاف اِجتماعات العمل يوميًا في الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم.
- تُعد الاِجتماعات جُزءًا أساسيًا من العمليات اليومية للشركات وهي المكان الذي يتم فيه

 إجراء العديد من القرارات والمناقشات التجارية الأكثر أهمية.
لكن الاِجتماعات هي أيضًا واحدة من أكثر جوانب الحياة العملية إثارة للشكوى لأسباب مُتنوعة.
- فيما يلي (10) نصائح لإدارة الاِجتماعات لمُساعدتك على مُعالجة هذه الإحباطات 

وعقد اِجتماعات عمل أكثر إنتاجية وفعالية:

1) قرر ما إذا كُنت حقًا بحاجة إلى الاِجتماع

• قبل الإعداد لاِجتماع، اِسأل نفسك عما إذا كان هناك حقًا في حاجة إليه.
• قُم بوزن تكلفة الاِجتماع في ساعات العمل مُقابل القيمة المتوقعة التي ستضيفها.
• يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير، لكن من السهل جدًا مع الاِجتماعات المُتكررة الاِستمرار في إجرائها.
•  لأنها تمت جدولتها بدلاً من كونها جديرة بالاِهتمام.
• من الأسهل تقييم القيمة من خلال الاِجتماعات المُنفردة التي يتم ترتيبها للوصول إلى نتيجة مُحددة.
•  مُقارنة باِجتماعات الحالة المُنتظمة التي تحتوي على جدول أعمال مفتوح أكثر.
• لذا فهي دعوة للحكم ولكن يجب إجراؤها قبل تحديد موعد أي اِجتماع.

2) تخطيط وتنظيم الاِجتماعات

• تحتاج جميع الاِجتماعات إلى هيكل ما.
•  لذا اُنشر الهدف وجدول الأعمال مُقدمًا حتى لو كان مُجرد بضع نقاط رئيسية.
• إختر إطارًا زمنيًا معقولًا ولكن تخطئ في الجانب القصير؛ عادةً ما تملأ الاِجتماعات الوقت المُخصص لها.
• أيضًا من الصعب أن تتلاءم الاِجتماعات الطويلة مع جداول الناس المُزدحمة.
• تجنب الاِجتماعات المُتجاورة كُلما أمكن ذلك.
• أولئك الذين يحضرون عدة اِجتماعات متتالية سيفقدون الكثير مما حصلوا عليه من الاِجتماعات القليلة الأولى.
• لا يوجد طول مثالي للاِجتماع؛ تعتمد المدة على الغرض "لكن 30 دقيقة هي خيار اِفتراضي جيد".
• الاجتماعات المُنتظمة التي تستمر لعدة ساعات وتُشكل فريقًا كبيرًا لا تستحق العناء.

3) اِختر جمهورك بحكمة

• من الرائع مُشاركة المعلومات عبر فريق المشروع بأكمله وإبقاء الجميع مُشاركين.
• ولكن ضع في اعتبارك التأثير على الإنتاجية وميزانيتك.
• يُمكن أن يُساعد اِستخدام أداة إدارة مشروع تعاوني في تقليل حضور الاِجتماع أيضًا.
• نظرًا لأن الفريق بأكمله يُمكنه عرض الصورة الكبيرة والاِطلاع بوضوح على كيفية تأثير مهامهم على تقدم المشروع.
• فإن هذا يلغي حاجة مُدير المشروع إلى التأليف بشكل مُنفصل وتسليم تحديثات الحالة.

4) تنظيم المعلومات

• قُم بإعداد ونشر أي معلومات داعمة في وقت مُبكر حتى يُمكن للحاضرين مُراجعتها قبل الاِجتماع.
• من غير المُحتمل أن تحصل على تسجيل الخروج على 200 صفحة المواصفات الفنية.
• إذا كانت النُسخة الأولى التي يرونها هي النسخة المطبوعة التي وزعتها في البداية.

5) اِبدأ في الوقت المُحدد

• وقت بدء الاِجتماع المنشور هو وقت بدء الحديث؛ ليس عندما تتوقع أن يحضر الناس.
• عندما تبدأ، كرر الأهداف ومن يقود الاجتماع ومن يدون المُلاحظات.
• تتطلب اِجتماعات قليلة دقائق طويلة (والوقت المُستغرق في إنتاجها).
• ولكني أوصي بأن تحتفظ الفرق بسجل لأي قرارات رئيسية يتم اِتخاذها وتحتفظ بسجل إجراءات.

6. المُشاركة في الاِجتماعات

• إذا اِخترت الحاضرين بشكل صحيح، فسيحصل الجميع على شيء ثمين من الاِجتماع.
• مما يجعل الوقت ليس فقط مُستهلكًا جيدًا ولكنه مُمتع أيضًا.
• شجع التفكير الحر والتحدث الحر.
• اِسأل المجموعة عن الأفكار والآراء؛ لا تتحدث معهم فقط واِجعل كل شيء عنك.
• ضع في اِعتبارك أنه ليس كل شخص يشعر بالراحة في بث الأفكار أو الآراء في مجموعة.
• في النهاية اُحصل على اِلتزام معين، يجب أن يكون للإجراءات دائمًا مالك وموعد نهائي مُتفق عليه للاِنتهاء.

7) الحفاظ على الاِجتماعات في المسار الصحيح

• لا تغيب عن بالنا ما الذي سيعقد الاِجتماع لتحقيقه "فالأجندة موجودة لسبب ما".
• إذا ظهرت موضوعات أُخرى، فقُم بتدوينها وإيقافها عندما يسمح الوقت بذلك.
• لا تدخل في نقاشات فنية طويلة الأمد تربط الفريق بأكمله لكنها ذات قيمة لعدد قليل فقط.
• يُمكن أن يتحول اللحاق بالركب المنتظم إلى مراجعات من نوع "هذا هو كل ما نقوم به اليوم".
• بدلاً من مُجرد التركيز على العناوين الرئيسية التي تهم المجموعة.
• ركز على المكاسب والمٌشكلات والمخاطر "كل تلك الأشياء التي يُمكن أن تؤثر على نتائج المشروع".

8. اِستمر في العمل

• اِجتماعات الفريق ليست لنصب الكمائن للأفراد أو لحل النزاعات الشخصية أو حروب المُقاطعات.
• تعامل مع هذه خارج الغرفة.
• يجب تشجيع المناقشة الحية ولكن فقط إذا كانت بناءة ومُتعلقة بالموضوع وتحرك جدول الأعمال إلى الأمام.

9. التلخيص

• اِختتم اِجتماعك بإعادة ذكر ما تم تمت الموافقة عليها وتم تحقيقها حتى يُغادر الجميع بنفس الفهم.
• غالبًا ما يتم تجاهل هذه الخطوة إذا كان الوقت قصيرًا، لذا خطط لها في جدول أعمالك.
• كُلما كان ذلك مُمكنًا، اِختتم بمُلاحظة إيجابية حتى لو كان اِجتماعًا إخباريًا سيئًا.
• فأنت تُريد أن يعود أعضاء الفريق إلى مكاتبهم وهم متحمسون ومُستعدون لتحديهم التالي.

10. الانتهاء في الوقت المُحدد

• يُمكن أن يؤثر الاِجتماع المُتأخر على جميع أنواع الأنشطة المجدولة الأُخرى.
• إذا لم يسفر الاِجتماع عن النتائج المرجوة، حدد موعدًا آخر.
• خلاف ذلك قد تسرع في التوصل إلى حل غير واضح في الثواني الأخيرة.
• ورُبما لم يكن هذا ما كان يدور حوله الاِجتماع في المقام الأول.

وخِتامًا,,, "يُعد إجراء الاِجتماعات بفعالية فنًا وعلمًا"

لذا من المُهم مراجعة أداء الاجتماع باِنتظام.

- في نهاية كل يوم، اِسأل نفسك أسئلة حول اجتماعاتك:

أ- هل حققت اِجتماعاتك أهدافها؟

ب- ما الذي سار بشكل جيد في اِجتماعاتك؟

ج- ما الذي يُمكن تحسينه؟

- من خلال صقل مهاراتك في إدارة الاِجتماعات باِنتظام، ستزيد من اِجتماعاتك إلى أقصى حد

 وتبني الاِحترام مع زُملائك في العمل الذين يعرفون أنك شخص ينجز الأشياء ويحترم وقتهم.

- سواء كنت تستضيف اجتماعًا في الموقع أو تتزامن مع فريقك البعيد أو مزيجًا من الاثنين 

يُمكن أن تساعد التكنولوجيا المناسبة في جمع فرقك معًا وإجراء اِجتماعات أكثر فعالية.