كيفية إدارة اِجتماع ناجح وفعال خلال (10) خطوات؟

كيفية إدارة اِجتماع ناجح خلال (10) خطوات؟

الاِجتماعات هي أداة قوية تهدف إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة في العمل 

لكنها غالبًا ما تفعل العكس تمامًا؛ لقد علقنا جميعًا في اِجتماعات مُحبطة يبدو أنها تستمر

 إلى الأبد بدون هدف حقيقي.
لحُسن الحظ يُمكن تجنب الاِجتماعات غير المُثمرة بالقليل من التخطيط والهيكل والأدوات المُناسبة.

إن إعادة هيكلة الطريقة التي تُدير بها الاِجتماعات سيكون لها تأثير كبير ليس فقط على الوقت 

الذي تقضيه خلال الاِجتماع ولكن أيضًا على الخطط والأهداف التي تم تحقيقها بعد الاِجتماع.
- ذلك تعقد كُل شركة اِجتماعات بشكل دوري لمُناقشة الأهداف طويلة المدى والتحديات والمكاسب

 والمشاريع والأفكار على مُستوى الشركة وغيرها من الموضوعات المُتعلقة بالعمليات التجارية.
- فعندما تُدار الاِجتماعات بشكل صحيح، يُمكن أن تكون فُرصة رائعة للحفاظ على مزامنة فريقك

 وبناء العمل الجماعي والثقة والتحفيز.
في الواقع تُكلف الاِجتماعات غير المُثمرة الشركات أكثر من 37 مليار دولار كل عام.

وخلال مقال (كيفية إدارة اِجتماع ناجح وفعال خلال (10) خطوات؟)

ستجد أهم النصائح والإستراتيجيات لإدارة الاِجتماعات التي تُحقق أهدافك سواء كان ذلك 

من خلال العصف الذهني لفكرتك الكبيرة التالية أو إطلاع الفريق على الإنجازات المهمة

 أو حل النزاعات أو إجراء مُحادثات فردية مع أعضاء الفريق أو أي شيء بينهما.

أولاً: ما هو الاِجتماع الفعال؟

الاِجتماعات هي وسيلة فعالة لتنظيم الموظفين وتخطيط المهام

الاِجتماع الفعال "effective meeting" هو الاِجتماع الذي يجمع مجموعة مُختارة من الأشخاص

 لغرض مُحدد على وجه التحديد لمُناقشة ومُشاركة المعلومات من أجل الوصول إلى نتيجة.
قد تتضمن النتيجة إنشاء خطة أو قائمة بالأفكار التي يتم طرحها أو اِتخاذ قرار بشأن قضية مُلحة.

في حين أن تيسير الاِجتماعات المُنتظمة أمر مُهم، فإن فعاليتها وما تحققه يتطلب مزيدًا من الاِهتمام.
- يُمكن أن تؤدي إدارة الاِجتماعات الفعالة إلى زيادة الإنتاجية في مكان العمل وزيادة مُشاركة الموظفين 

سواء كان الاِجتماع يضم عددًا قليلاً من الأشخاص أو الشركة بأكملها.

ثانيًا: لماذا تُعتبر إدارة الاِجتماعات مُهمة؟

تهدف الاِجتماعات - في جوهرها - إلى تعزيز الإنتاجية والكفاءة.
عندما يكون الجميع في نفس الصفحة ومُدركين لما يجب القيام به، يُمكن إكمال حتى المهام الأكثر صعوبة.
تُصبح إدارة الاجتماعات مهمة جدًا للأسباب التالية:

1) لن تُضيع الوقت في اِجتماعات غير مُنتجة

• غالبًا ما نجد أنفسنا عالقين في اِجتماعات غير مُثمرة أسبوعًا بعد أسبوع.
• الاِجتماعات الشهرية التي يحضرها الموظف شهريًا تزيد بمقدار 62 ساعة.
•  بينما يقضي المُدير التنفيذي العادي 18 ساعة في الأسبوع في الاِجتماعات.
• ما يقرب من نصف جميع الحاضرين يقولون إن الاِجتماعات هي رقم واحد مُضيعة للوقت في العمل.
• في حين أن 93٪ من المُشاركين في الاِجتماع سيحلمون في أحلام اليقظة خلال هذا الوقت و 39٪ ينامون.

2) لن تُهدر المال في اِجتماعات مُخططة بشكل سيء

• لا يُمكن أن تكون الاِجتماعات مضيعة للوقت فحسب، ولكن إذا لم يتم التخطيط لها بكفاءة فهي في الواقع مضيعة للمال أيضًا.
• وجدت دراسة لميزنة الوقت أن الاِجتماع الأسبوعي الفردي لمُديري المستوى المتوسط يُكلف المؤسسة 15 مليون دولار في السنة!!

3) ستتخذ قراراتك بسُرعة وكفاءة

• عندما يتم التخطيط جيدًا للقاء، سيوصلك الاِجتماع الجيد إلى النتائج المرجوة.
• تأكد من تحديد الغرض من الاِجتماع في جدول الأعمال واِشترك فقط مع الأشخاص المطلوبين.
• حتى تكتسب الكفاءة والسُرعة في اتخاذ القرارات المتوافقة مع نطاق الاِجتماع.

ثالثًا: كيف تُخطط وتُدير اِجتماعات فعالة؟

أولاً حدد الغرض من الاِجتماع

سواء كُنت تعمل على تطوير أفضل المُمارسات لمشروع جديد أو تحسين الطريقة التي تُدير بها 

الاِجتماعات حاليًا، فهُناك بعض الإرشادات الرئيسية للحفاظ على اِجتماعاتك فعالة ومُنتجة.
- على الرغم من أن الشكل الدقيق لاِجتماع ناجح قد يبدو مُختلفًا لكل عمل 

(اِعتمادًا على أشياء مثل ثقافة الشركة والصناعة) يُمكنك اِستخدام الطُرق التالية كدليل عند التخطيط

 للاجتماعات مع فريقك وإدارتها:

1. تحديد ما إذا كان الاِجتماع ضروريًا

• تستغرق الاجتماعات وقتًا ويجب اِستخدامها فقط عندما تحتاج إلى جمع الجميع معًا للتحدث.
• فكر في ما تحتاج إلى تحقيقه وعدد الأشخاص المُشاركين واِستثمار الوقت الذي ستحتاجه.
• قبل قضاء الوقت والجهد في جدولة الاِجتماع وعقد اِجتماع.
• تحقق لمعرفة ما إذا كان يُمكن تحقيق نفس التأثير من خلال تعميم مذكرة أو إرسال بريد إلكتروني سريع.
• أو تضمين المعلومات في اِجتماع مُستقبلي تم التخطيط له بالفعل.

2. قُم بدعوة الأشخاص الذين يجب أن يكونوا هُناك فقط

• إذا كان الاِجتماع يتطلب من المجموعة اِتخاذ قرار مهم، فقُم فقط بدعوة الأشخاص الذين هم في حاجة ماسة للحضور.
• (أو فكر في دعوة كل شخص تعتقد أنه سيكون مُهتمًا، ولكن اِجعل الحضور اِختياريًا في دعوة الاِجتماع).
• وهذا يشمل أي شخص لديه حصة كبيرة في الشركة أو حق النقض فيما يتعلق بالقرار.
• إذا اِحتاج زميل أو مُشرف فقط إلى تفاصيل الاِجتماع، فأرسل إليهم مُلخصًا أو تسجيلًا للاِجتماع (إذا كانت مكالمة فيديو) بعد ذلك.
• إذا كُنت بحاجة إلى الإجابة عن أسئلة قسم مُعين، فقُم بدعوة شخص واحد فقط هو الأنسب للحضور بدلاً من دعوة الفريق بأكمله.

3. وضع جدول أعمال واضح

• من أولى الخطوات التي يجب عليك القيام بها للاِستعداد أن يكون لديك هدف مُحدد بوضوح لما تُريد تحقيقه مع الاِجتماع.
• لذا تأكد من التخطيط لجدول أعمال للحفاظ على تركيز الاِجتماع.
• الأجندة هي قائمة بها يُحدد الموضوعات الرئيسية التي يجب مُناقشتها في الاِجتماع ومن سيتولى كل جُزء من الاِجتماع.
• تفصل بعض جداول الأعمال مقدار الوقت الذي يجب أن يقضيه في كل موضوع من أجل تشجيع الموظفين على الاِستمرار في التركيز.
• بالنسبة لأولئك الذين يقودون الاِجتماع، تُساعدهم أجندة دقيقة في التخطيط لكيفية مُشاركة المعلومات وطلب التعليقات.
• إذا كُنت تُريد أن يظهر الناس بأفكارهم مُسبقًا، فإن إرسال جدول أعمالك قبل الاِجتماع يُمكن أن يكون بمثابة تذكير جيد.
• فعندما يفهم الجميع التدفق العام للاِجتماع، فمن المُرجح أن يظلوا على المسار الصحيح.
• ويُمكنك العودة إلى الموضوع بشكل أسرع إذا اِنحرفت المُناقشة عن الهدف الرئيسي.

* لذا ضع في اِعتبارك تضمين العناصر التالية في جدول أعمال اِجتماعك:
أ- وصف موجز للهدف الأساسي.
ب- الموضوعات التي سيتم تناولها.
ج- المُشاركون في الاِجتماع.
د- الأفراد الذين يتناولون موضوعات مُحددة.
ه- وقت الاِجتماع والمكان.
و- مدة الاِجتماع.
ز- معلومات أساسية ذات صلة بالموضوع.

4. الخروج بجدول زمني

• يُعد تحديد جدول زمني للمدة التي سيستغرقها الاِجتماع وإيصال هذا الجدول الزمني مع الموظفين جُزءًا مُهمًا من تشجيع جميع المعنيين على أن يكونوا فعالين في وقتهم.
• ليس ذلك فحسب، بل إن بدء الاجتماعات وإنهائها باِنتظام في الوقت المُحدد يضع توقعًا للجميع.
•  ليكونوا دقيقين ويظهر أنك تحترم وقت موظفيك.
• إذا طرح شخص ما موضوعًا لا يتناسب مع جدول الأعمال ولكنك ستحتاج إلى مُناقشته في النهاية.
• اِعترف بأنها فكرة جيدة وأنك ستُحدد موعدًا لاِجتماع آخر للتوسع فيه.

5. شارك الخطط للأفكار الكبيرة مُسبقًا

• دع الأفراد الأساسيين يعرفون الأفكار الكبيرة التي تُخطط لتقديمها خلال الاِجتماع.
• اِجمع تعليقاتهم وقُم بتدوين المخاوف، ثم تناولها في عرضك التقديمي.
• "على سبيل المثال" إذا كان المُدير المالي مُهتمًا بتكاليف المشروع، فجمع تقديرات ميزانيتك وقارنها بمشاريع الشركة الأُخرى.
• ستُساعدك المُبادرة الاِستباقية على تجنب مفاجأة أي شخص تحتاجه لدعم أفكارك.

6. حدد لهجة إيجابية ومُثمرة

• يُمكن أن يُساعد تحديد نغمة من الإنتاجية والإيجابية منذ بداية الاجتماع الآخرين على الشعور بالراحة في المُساهمة وتشجيع الاِستماع الفعال.
• اِبدأ بمُراجعة أهداف اِجتماعك وتجاوز جدول الأعمال.
• بعد ذلك ضع في اِعتبارك تقديم تنويهات أو تقديم تعليقات إيجابية حول العمل الذي أنجزه الموظفون مؤخرًا.

7. ضع في اِعتبارك نقاط قوة الموظف

• بصفتك مُديرًا، ضع في اِعتبارك نقاط قوة موظفك عند إدارة الاِجتماعات لتعزيز التعاون وتنمية المهارات والثقة في الدور.
• ضع في اِعتبارك إيجاد طُرق يُمكن لكل موظف من خلالها المُشاركة في الاِجتماع بطريقة تناسب نقاط قوته.
• "على سبيل المثال" قد يكون لديك بعض الموظفين الذين يحبون تقديم العروض وآخرون يفضلون الاِستماع وتدوين المُلاحظات.
• عندما تتعرف على موظفيك، يُمكنك أن تُصبح أفضل في فهم من يجب أن تشارك فيه ومتى.
• وكذلك من الذي يظهر علامات على إمكانات القيادة أو أي نمو محتمل آخر.

8. تدوين المٌلاحظات وتقاسم الدقائق

• سيؤدي تدوين مُلاحظات دقيقة حول ما تمت مُناقشته واِتخاذ قرار بشأنه إلى تجنب سوء الفهم وإبقاء الجميع على اِطلاع دائم.
• ستضمن جداول الأعمال والأهداف ومحاضر الاِجتماعات أن يكون الجميع واضحًا.
• بشأن المسؤوليات والمواعيد النهائية والتفاصيل المُتعلقة بالمشاريع المُهمة الأُخرى أو مسائل الشركة.
• لأخذ محاضر اِجتماعات دقيقة، من الأفضل اِستخدام نموذج للمُلاحظات المُنظمة.
• تأكد من تضمين التاريخ ووقت الاِجتماع والحضور والغائبين.
• عند وصف كل بند في جدول الأعمال، اُكتب بيانًا قصيرًا بالإجراءات المُتخذة وشرحًا للقرار وأي حجج ضده.
• يجب أن تظل جميع السجلات موضوعية مع لغة واضحة حتى يفهم أي شخص يقرأ المحضر ما تم إنجازه أثناء الاِجتماع.
• إذا كُنت تُدير اِجتماعات عن بُعد، فيُمكنك أيضًا محاولة تسجيل اِجتماعاتك وإرسال الرابط حتى يتمكن الآخرون من مشاهدته لاحقًا.
• يُمكن أن يكون هذا خيارًا جيدًا عندما تجعل المناطق الزمنية وتعارضات الجدولة من المُستحيل على أشخاص معينين حضور الاِجتماع المُباشر.

9. اِختتم بمجموعة من عناصر العمل

• في نهاية اِجتماعك، لخص عناصر العمل ومن سيكون مسؤولاً عن إكمالها.
• حدد المواعيد النهائية وعدد المرات التي ستتحقق فيها من تقدم عناصر العمل للحفاظ على زخم الاِجتماع مُستمرًا.

10. قياس فعالية اِجتماعاتك
- لقياس فعالية اِجتماعاتك، ضع في اِعتبارك المُتغيرات التالية:
أ- توقيت كل اِجتماع: تتبع وقت بدء الاِجتماعات واِنتهائها مُقارنة بالإطار الزمني المُجدول.
ب- حضور المدعوين: تتبع عدد الحضور فعليًا واِنتبه لمن يتأخر أو يتغيب باِستمرار.
ج- الوقت المُخصص مقابل الطول الفعلي: خطط لمقدار الوقت الذي ستقضيه في كل بند من بنود

 جدول الأعمال واِحتفظ بسجل لمقدار الوقت الذي ستقضيه عدد عناصر العمل التي تم تكوينها وإغلاقها.
- قم بتسجيل عدد عناصر العمل التي تم إنشاؤها في الاجتماع وعدد عناصر العمل التي تم إغلاقها 

منذ الاِجتماع الأخير.
د- كم عدد القرارات التي تتخذها المجموعة: اِحتفظ بإحصاء عدد القرارات التي تتخذها المجموعة 

أثناء الاِجتماع وقياسها بناءً على الأهمية.
"على سبيل المثال" يتم اِحتساب القرار الحاسم على أنه أربع نقاط، في حين يتم اِحتساب القرار المهم

 إلى حد ما باِعتباره قرارًا واحدًا.
ه- تتبع المٌشاركة: اِختر المقاييس التي يجب تتبعها واِخترها والتي يُمكن أن تشمل عدد الأشخاص

 الذين يُشاركون الأفكار ومدى اِستمرار النقاش المُحترم والعوامل الأخرى المهمة لنجاح شركتك.
- يُمكنك أيضًا محاولة إرسال اِستبيان مجهول الهوية بعد كل اِجتماع لجمع التعليقات
"على سبيل المثال" ما الذي يجري بشكل صحيح؟ ووما الذي يمكن تحسينه؟

رابعًا: (4) أشياء يجب مُراعاتها دائمًا عند التخطيط لاِجتماع

عند التخطيط لاِجتماعك، ضع في اِعتبارك اِحتياجات موظفيك أو عُملائك وإنتاجية العمل ككل.
فيما يلي أربعة أشياء يجب وضعها في الاِعتبار:
1) تضارب الجدولة: يتمثل جزء كبير من التخطيط لاِجتماعك في تنسيق الجداول الزمنية 

مع جميع المعنيين والتأكد من أنهم قادرون على إجرائه في نفس الوقت.
- تحقق مع أعضاء الاِجتماع مُسبقًا واِبحث عن وقت لا يكون لديهم فيه أي شيء آخر مجدول.
بالنسبة للفرق الكبيرة، ضع في اِعتبارك النظر في برامج الجدولة التي يُمكن أن تجعل هذه المُهمة أسهل.

2) الوقت من اليوم: عند اِختيار وقت من اليوم لعقد اِجتماع، ضع في اِعتبارك الغرض من الاِجتماع 

وأهميته والمُدة التي من المُحتمل أن يستمر فيها.
"على سبيل المثال" تكون الاِجتماعات حول أهداف اليوم أكثر فاعلية في الصباح والاِجتماعات 

التي قد تستغرق وقتًا أطول يجب تحديدها قبل نهاية يوم العمل بوقت طويل.
- إذا كُنت تعمل مع موظفين أو عُملاء عن بُعد في مناطق زمنية مُختلفة، فحاول اِختيار وقت يُناسبهم.

3) الإعداد في وقت مُبكر جدًا: اِمنح نفسك وفريقك متسعًا من الوقت قبل الاِجتماع للاِستعداد.
"على سبيل المثال" رُبما لا ترغب في تحديد موعد لاِجتماع مُهم قبل ساعات قليلة من الإشعار.
- اِمنح كل عضو في الفريق الكثير من الإشعارات حتى يكون لديه وقت كافٍ لجمع المواد 

وإنشاء العروض التقديمية وتخطيط العروض التقديمية وإكمال المهام المُهمة الأُخرى.
- اِعتمادًا على الموضوعات التي ستناقشها، قد يعني هذا بضعة أيام أو بضعة أسابيع.

4) ضع خطة مُتابعة: عند التخطيط لاِجتماعك، فكر في كيفية مُتابعة الأهداف التي حددتها أثناء الاِجتماع.
- يُساعدك وجود خطة مُتابعة على التركيز على نية الاِجتماع وإعطائك خطوات قابلة للتنفيذ 

يُمكنك اِتخاذها بمُجرد اِنتهائه.

خامسًا: ماذا تفعل خلال الاِجتماع؟

ضع في اِعتبارك عدد الاِجتماعات التي تحضرها والوقت الذي تقضيه فيها

فيما يلي بعض أفضل المُمارسات التي يجب وضعها في الاِعتبار أثناء الاِجتماعات للتأكد

 من أنها فعالة ومُنتجة وشاملة قدر الإمكان:
* تحكم في الحديث: من المُهم إيصال إحساس بالإلحاح أثناء الاِجتماع من أجل جعل 

المُساهمات الطويلة أكثر إيجازًا.
- إذا كُنت تُكافح مع شخص يحتكر الاِجتماع، فيُمكنك اِختيار عبارة قالها وعرضها على شخص آخر.

* تشجيع الصمت: هُناك العديد من الأسباب التي تجعل الناس يلتزمون الصمت في الاِجتماع 

ومُعظمها غير منطقي.
- ومع ذلك إذا كان شخص ما صامتًا لأنه متوتر أو اِنطوائي، فيجب عليك بذل جهد للاِستماع 

إلى مُساهمته ثم التعبير عن الاِهتمام والتقدير من أجل تشجيع المُساهمات المُستقبلية.

* تعزيز المُناقشة والنقاش: يتطلب الاِجتماع الفعال في بعض الأحيان من المجموعة أن تقوم 

بالعصف الذهني للحلول والأفكار.
- في هذه الحالات يجب عليك تلخيص المناقشة بين أعضاء الاِجتماع وتحفيزها والتوسط فيها وتوجيهها.

* نرحب بالاِقتراحات: تحفز الاِقتراحات التقدم وبالتالي ينبغي الترحيب بها في الاِجتماعات.
من المُهم أن تُشجع الموظفين على تقديم اِقتراحات ومُحاولة اِختيار جانب يُمكن تضمينه في حل فعال.

* خاطب كبار الموظفين أخيرًا: غالبًا ما يكون الموظفون المُبتدئون أقل احتمالية لمُشاركة آرائهم 

إذا تحدث شخص لديه سُلطة بالفعل عن موضوع ما.
- يُمكنك تجنب ذلك عن طريق مُطالبة الموظفين المُبتدئين بتقديم المُساهمات أولاً.

وخِتامًا,,,, إن إجراء اِجتماع فعال هو أكثر من إرسال إشعار يفيد بأن فريقك سيلتقي 

في وقت ومكان معينين "أنت تحتاج الاِجتماعات الفعالة إلى هيكل ونظام وقواعد أساسية".

- بدون هذه العناصر، يُمكنهم الاِستمرار إلى الأبد وعدم تحقيق أي شيء.

- مع وضع هدف قوي في الاِعتبار وجدول أعمال ضيق واِلتزام بإشراك المُشاركين في الاِجتماع 

في التخطيط والتحضير وتنفيذ الاِجتماع "فأنت في طريقك لرئاسة الاجتماعات الرائعة".

- نظرًا للإحباط الذي يشعر به مُعظم الناس عندما يضيع وقتهم، فإن اِكتساب سُمعة

 لإدارة اِجتماعات فعالة وناجحة يُعد أمرًا جيدًا لك ولمهنتك.