كيفية تقديم ملاحظات نقدية بناءة في مكان العمل خلال (7) خطوات؟

كيفية تقديم ملاحظات نقدية بناءة في مكان العمل خلال (7) خطوات؟ 

بغض النظر عن دورك أو مُستواك أو مجالك، ففي مرحلة ما من حياتك المهنية 

ستحتاج على الأرجح إلى معرفة كيفية تقديم مُلاحظات بناءة في مكان العمل
- في حين أن هذا صحيح بشكل خاص إذا كُنت تُدير آخرين، فقد تتم مُطالبتك أيضًا 

بإعطاء هذه المُلاحظات إلى الزُملاء أو أعضاء الفريق عند العمل في مشاريع مع العديد 

من المُساهمين لضمان نجاح ناتج المجموعة في النهاية.

ومع ذلك فإن قول النقد البناء يُمكن أن يكون أسهل قولًا من فعله، إنه شيء يجده كثير من الناس

 صعبًا وقد يكون من الصعب القيام به بشكل جيد.
وخلال مقال (كيفية تقديم ملاحظات نقدية بناءة في مكان العمل خلال 7 خطوات؟)

سنكتشف أفضل الطُرق التي تُساعدك علي تقديم مُلاحظات بناءة بطريقة مُثمرة في مكان العمل.

أولاً: ما هي المُلاحظات النقدية والتغذية الراجعة البناءة؟

التعليقات جُزء ضروري من التواصل بين المُدير وموظفيه وأيضًا بين الزُملاء داخل الفريق.
- يحتاج العُمال إلى معرفة ما يسير على ما يرام وما الذي لا يسير على ما يرام وما الذي يتعين عليهم

 القيام به لزيادة إنتاجهم إلى أقصى حد وتحقيق أفضل فائدة لأنفسهم وللعمل التُجاري.

تتكون التعليقات الإيجابية من المديح والتشجيع والاِعتراف بالإنجازات، ومن الواضح أنها مُهمة

 لرفع معنويات الفريق وتشجيع الإنتاجية "بالطبع الأمور لا تسير على ما يرام دائمًا".
- في بعض الأحيان قد يكون من الضروري لفت اِنتباه العامل إلى خطأ أو إلى مُمارسات عمل

 أقل من المثالية بشكل عام.

- إذا تم تأطيره بطريقة سلبية، فهذا نقد يُمكن أن يشعر بأنه شخصي للغاية وقد يكون مُحبطًا 

لسماع زُملائك في العمل.
- من خلال التعليقات البناءة، من المُمكن تسليط الضوء على المُشكلات بطريقة قد تبدو أقل أهمية

 أو شخصية لأعضاء فريقك مع البحث أيضًا عن حلول والمُضي قدمًا بطريقة إيجابية.
يُمكن أن تكون هذه طريقة فعالة للغاية للتعامل مع أي صعوبات وإدارة فريق بأفضل إمكاناته.
* صفات التغذية الراجعة والملاحظات النقدية البناءة:

• يُقدم معلومات مُحددة.
• بناء على المُلاحظات والحقائق.
• تُركز على الحل.

ثانيًا: فوائد التغذية الراجعة البناءة

هل يُمكن أن يكون النقد إيجابي وذو فاعلية؟ 

في دراسة أُجريت عام 2014 بواسطة (Harvard Business Review) ذكر أن 

57٪ من المُشاركين أنهم يفضلون التعليقات البناءة على الثناء (43٪).

- يُشير هذا إلى أن مُعظم الموظفين يُريدون معرفة ما يمكنهم فعله لتحسين أدائهم.
* وتشمل فوائد التعليقات البناءة ما يلي:

1. يُعزز الأداء ويُساعد في النمو المهني

• يرغب الموظفون في تقديم أفضل أداء ويُريدون التقدم بشكل عام.
• من خلال تزويدهم بتعليقات بناءة، ستساعدهم في تقدمهم وتوضح لهم أيضًا اِهتمامك أنت والمؤسسة بتطوير الموظفين.

2. يوضح التوقعات
- يُمكنك توضيح توقعاتك من الموظفين مما سيوفر لهم التوجيه والشعور بالهدف.

3. يُفيد أداء المُنظمة

• تعمل المُنظمة لتحقيق نفس الهدف، ولكن إذا لم توضح ذلك بوضوح فقد يُعطي الموظفون الأولوية لأهداف أُخرى.
• ردود الفعل البناءة يُمكن أن توجههم.

4. تحسين علاقات الفريق

• يُمكن أن تؤدي مُعالجة الصعوبات إلى تقليل التوترات بين الفريق.
• "على سبيل المثال" يُمكن أن تؤدي مُعالجة المُشكلات الشخصية للفرد إلى تحسين علاقات الفريق.

ثالثًا: هل يُريد الناس سماع هذه التعليقات؟

لماذا يكره الجميع أن يتعرضوا للنقد؟

بصفتك قائدًا لفريق العمل قد تشعر أن الأعضاء الآخرين في فريقك سيكونون أقل حماسًا

 لسماع أي مُشكلات قد تواجهك في عملهم.
- إذا كُنت تعمل ضمن فريق دون مُستوى الإدارة، فقد تواجه أيضًا المهمة الصعبة المُتمثلة 

في تشجيع زُملائك على التعامل مع الأمور بطريقة مُختلفة.
من المؤكد أنه ليس من السهل اِنتقادك.

من المُرجح أن يُصبح العامل مُحبطًا وعاطفيًا إذا شعر أنك تعتقد أنه ليس جيدًا بما يكفي.
- ومع ذلك يُقصد بالتعليقات البناءة أن تكون شكلاً أقل أهمية وأكثر حلًا للمُشكلات من ردود الفعل 

مما قد يؤدي إلى روح الفريق بشكل أفضل والاِحترام المُتبادل بين الزُملاء.
- إذا تم تقديمها بالطريقة الصحيحة، يجب أن تُساعد التعليقات البناءة الموظف على الشعور

 بالتشجيع على التحسين والدعم لإصلاح الأخطاء أو تجنبها.

رابعًا: ما هي أسس إعطاء التغذية الراجعة البناءة؟

* تتبع الأسس نموذج C الثلاثة:
المصداقية: يجب أن ينظر إليك المُستلمون على أنك شخص ذو مصداقية.
يتم تحقيق ذلك من خلال فهم ما يفعله كل موظف ومُراقبة عمله.
الصراحة: كُن مُهذبًا ومُحترمًا ومدروسًا ولكن لا تتجنب المُشكلة لأن ذلك لا يفيد أيًا منكما.
الرعاية: يجب أن يشعر الموظفون كما لو كنت تقدم هذه المعلومات لأنك تُريد مُساعدتهم حقًا.

خامسًا: كيفية تقديم مُلاحظات نقدية بناءة لإحداث تأثير إيجابي علي الموظفين؟

عندما تُريد تقديم ملاحظات للموظف، فعليك أن تضع بعض النقاط المُهمة في الاِعتبار 

من أجل تقديم ردود فعل إيجابية:
1. اِختر الوقت والمكان المُناسبين لتقديم المُلاحظات

• أول شيء عليك القيام به هو اِختيار المكان المُناسب.
• يُمكن إعطاء مُلاحظات التقدير الصغيرة بين أعضاء الفريق الآخرين.
• ولكن عندما يتعين عليك تضمين بعض الاِنتقادات في مُلاحظاتك، فمن الأفضل القيام بذلك في اِجتماع فردي.
• بهذه الطريقة لن يشعر أعضاء الفريق بالحرج بين أعضاء الفريق الآخرين.
• الوقت مُهم أيضًا للاِختيار أثناء تقديم التعليقات.
• يجب أن تُعطي رأيك في أقرب وقت قدر الإمكان عندما تكون كل الأشياء واضحة.

• لا داعي للاِنتظار عندما تعتقد أن هذا هو الوقت المُناسب لأنه كُلما تأخرت أكثر، كُلما كانت ملاحظاتك غير بناءة.
• بالنسبة للمُديرين، إنه الوقت المُناسب للاِعتراف بإنجاز الموظف بينما تم تحقيقه مؤخرًا.
• وإذا كان عليك تقديم تعليقات سلبية، فيجب أن تكون مُلاحظاتك أيضًا في الوقت المُناسب.
• لتقديم مُلاحظات سلبية، عليك الاِنتظار حتى تتحكم في مشاعرك.
• يُمكن أن يُساعد ذلك في جعل مُلاحظاتك تبدو أكثر موضوعية وليست مُتحيزة.

2. الذكاء العاطفي

• من الأشياء المُهمة التي يجب تذكرها قبل تقديم التعليقات لموظفيك أنك بحاجة إلى التفكير في حالتك العاطفية.
• "على سبيل المثال" إذا كُنت تشعر بمشاعر الغضب، فقد يؤدي ذلك إلى ردود فعل سلبية غير مُلائمة.
• ومن ثم يُصبح من المُهم قبل توجيه النقد الفعال، والعمل على كيفية تأثيره عليك وعلى المُتلقي.
• لتحكم في عواطفك قبل تقديم المُلاحظات يُمكن أن يُساعدك في الحصول على أفضل النتائج.

3. أنت بحاجة إلى التحدث عن الموقف بدلاً من التحدث عن الفرد

• يُمكن أن تكون التعليقات بناءة إذا كانت تتعلق بالنتائج أكثر من الأفكار المُتحيزة حول السمات الشخصية للموظف.
• إذا كانت التعليقات تُركز على المُتلقي، فيُمكن اِعتبار ذلك بمثابة هجوم شخصي مستوحى من المشاعر الشخصية.
• لذلك يتضح أنه يجب عليك التركيز على الموقف.
• إن التركيز على الموقف يضمن أنك هُنا فقط لحل المُشكلة بدلاً من اِنتقاد سمات موظفك.

4. وازن بين النقد وبعض المديح

• لتقديم أفضل المُلاحظات البناءة، تحتاج إلى موازنة النقد ببعض الثناء.
• قد يؤدي إغراق الفرد بالنقد إلى اِتخاذ موقف دفاعي أو حتى إيقافه.
• ناهيك عن أنك ستفقد أيضًا الفُرصة لجعلهم يُشاركون في مُناقشة المجالات التي يعملون فيها.
• إن مدح موظفيك لقيامهم بعمل رائع لا يقل أهمية عن جعلهم على دراية بالمواضع التي يحتاجون إلى تحسينها.
• لذلك عندما يكون هُناك وقت لإنهاء الجلسة، تذكر أن تغلقها بمُلاحظة إيجابية.
• يُمكن أن يُساعد ذلك في تحسين مُشاركة الموظف وحماسه بينما ستظل قادرًا على عرض مُسألتك.

5. اِستمع لموظفك

• عندما يتعلق الأمر بتقديم أفضل التعليقات، فمن الضروري أيضًا أن يتمكن موظفوك من الرد عليها وإبداء رأي بشأنها.
• من خلال إنشاء مُحادثة مع موظفك، فإنك تقر بأنك على اِستعداد لسماعها من منظور الموظف وما يُفكر فيه أو ما هي مخاوفه.
• لذا فإن الاِستماع العام إلى الموظف المعني يوفر له فُرصة ليوضح لك ما يُفكر فيه ويجعله في الواقع جزءًا من الحل.

6. إظهار التقدير

• بينما تُقدم النقد البناء، يجب أن تثني على العمل أو الجهود التي قام بها موظفك.
• من خلال التأكيد على الصفات العملية لموظفيك، يُمكنك مُساعدتهم على تحسين مُستوى ثقتهم.
• إن تقديم مُلاحظاتك بطريقة إيجابية وتقديرية يُمكن أن يجعلهم أكثر اِنفتاحًا على مُلاحظاتك بدلاً من الشعور بالضجر من التعليقات السلبية.

7. اِجعل مُلاحظاتك أكثر دقة

• لكي تكون التعليقات بناءة تمامًا، يجب أن تُخبرهم عن سبب أهميتها بدلاً من إخبارهم بما يُمكنهم فعله.
• "على سبيل المثال" لا داعي للقول للموظف أنه يجب أن يأتي إلى المكتب في الوقت المُناسب لأنه يعلم بالفعل أن التوقيت مهم.
• لكن يُمكنك بدلاً من ذلك التركيز على القضية الحقيقية مثل "العُملاء ينتظرون لفترة طويلة".
• سيكون من الأفضل أن تتمكن من تأطير مُلاحظاتك حيث تكمن المُشكلة الحقيقية.
• قد يكون من المُمكن ألا يكون لدى الموظف أي معرفة بالمُشكلة.
• لهذا السبب في هذه الحالة، يُصبح من الضروري إعطاء الموظفين شعورًا بكيفية تأثير هذه المُشكلة بالذات عليك وكذلك على بقية عملك.
• كل ما أريد قوله حول هذه النقطة هو أنه كُلما قدمت ملاحظاتك مُفصلة ودقيقة، كُلما كانت بناءة.

سادسًا: أخطاء شائعة يجب أن تتجنب الوقوع بها عند تقديمك لمُلاحظاتك النقدية

لاتنتقد الموظف أمام الأخرين

إذا لم يتم تقديم التغذية الراجعة بشكل فعال، فقد يؤدي ذلك إلى تثبيط عزيمة الموظفين وإحباطهم.
قد يظل المُستلم مُمتعضًا وأنا يمكن أن تدمر علاقتك مع هذا الموظف.
* وفيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها:

• حاول ألا تقلق بشأن أخذ المُستلم للتعليقات السلبية على محمل شخصي.
• تذكر أن هدفك هو مُساعدة موظفيهم في الأداء ويُمكنك حتى إخبارهم بذلك.
• اُطلب منهم التفكير في التعليقات حتى تتمكن من تصحيح أي تفسيرات خاطئة.
• من المهم تقديم ملاحظات لجميع الموظفين وليس فقط لمن يحتاجون إلى التحسين أكثر من غيرهم.
• يرغب أصحاب الأداء العالي في معرفة كيفية التقدم مهنيًا.
•  إذا لم يتلقوا هذه المعلومات فيُمكنهم الذهاب إلى مكان آخر.
• لا تتجنب إثارة المشاكل لأنك لا تُريد أن تزعج المُستلم.
• قد تتفاقم المشكلة وبالتالي يصعب حلها في المُستقبل.
• أحيانًا قد ينسى المُديرون تقديم مُلاحظات إيجابية لأن السلوك الإيجابي يُمكن اِعتباره مُجرد سلوك متوقع.
• لا تنس أهمية تقديم ملاحظات إيجابية لأن هذا يُعزز السلوك الإيجابي.

وخِتامًا,,,, يُتيح تقديم التعليقات للموظفين معرفة أنك تهتم بعملهم وأدائهم.
- لكن عندما نتحدث عن جعلها أكثر إيجابية، فهذا شيء مُختلف تمامًا 

حيث تحتاج إلى التأكد من أنها لا تبدو مهينة حتى لو كانت ردود فعل سلبية.
- تم شرح كل هذه النقاط أعلاه حول كيفية تقديم ملاحظات بناءة بالإضافة إلى أمثلة للنقد البناء
"أنا مُتأكد من أنه كُلما كان عليك تقديم مُلاحظات، سيكون ذلك سهلاً"