كيفية كتابة خطاب توصية شخصي مثالي خلال (6) خطوات؟

كيفية كتابة خطاب توصية شخصي مثالي خلال (6) خطوات؟

إن وجود شخص ما يشهد على مؤهلاتك وشخصيتك، يُمكن أن يجعل أصحاب العمل المُحتملين 

أكثر عُرضة للنظر في دورك
حيثُ يؤكد خطاب التوصية على صحة عملك أو مهاراتك أو أدائك الأكاديمي 

ويُمكنك طلب مثل هذا الخطاب في المرة التالية التي تتقدم فيها للحصول على وظيفة 

"قد يُطلب منك أيضًا تقديم واحدة لشخص آخر".
- وخلال مقال (كيفية كتابة خطاب توصية شخصي مثالي خلال 6 خطوات؟)

سنتعرف على كيفية كتابة خطاب توصية إحترافي بالإضافة إلى أننا سنكتشف كيف يُمكنك 

طلب خطاب توصية لنفسك من شخص يعرف عملك جيدًا.

أولاً: ما هو خطاب التوصية؟

ماذا يعني كِتابة خطاب للتوصية؟

يُسلط خطاب التوصية "letter of recommendation" الضوء على مهارات الشخص 

ومعرفته وخبرته لدعم الطلب.

- فيقوم شخص يعرف أحد المُرشحين بكتابة إحدى هذه الرسائل ليضمن له 

ويُعبر عن سبب كونه أفضل شخص لهذه الفُرصة.
عادةً ما يتم توجيه خطاب التوصية المهني إلى مُدير التوظيف أو صاحب العمل المُحتمل.
*قد تحتاج أيضًا إلى كتابة واحدة لشخص يتقدم بطلب للحصول على أي مما يلي:

1. منزل أو شقة جديدة.
2. المنح الدراسية أو المنح أو الجوائز.
3. عمل جديد.
4. برامج الزمالة.
5. برامج الدراسات العُليا أو المدارس المهنية.

باعتبارك كاتب الرسالة، يتم اِختبار مهارات الاِتصال لديك لأنك مسؤول عن رسم 

صورة إيجابية لهذا الشخص.
- قد يقوم شخص ما قمت بإدارته ذات مرة بتغيير مهنته؛ إنهم بحاجة إليك لتسليط الضوء 

على مهاراتهم القابلة للحويل.
- يُمكن أن تتضمن رسالتك تعليقات إيجابية حول مدى تمتعهم بمهارات التحدث أمام الجمهور القوية 

وخبرتهم في التوفيق بين المواعيد النهائية المُتعددة في وقت واحد.
- أظهرت الأبحاث أن الأشخاص الذين تمت إحالتهم للحصول على وظيفة هُم أكثر عُرضة 

بأربعة أضعاف لعرضها على أولئك الذين ليس لديهم إحالة.
- على الرغم من أن التوصية ليست بالضرورة إحالة داخلية، إلا أن هذه الرسائل تظهر 

أن شخصًا موثوقًا يضمن موضوع الرسالة ليحصل على هذا المنصب.
- يُمكن لخطاب التوصية الجيد أن يؤدي إلى فشل الطلب.

ثانيًا: أنواع خطابات التوصية

1. خطابات التوصية الأكاديمية
عادةً ما يُطلب من الطُلاب تقديم خطابات التوصية الأكاديمية أثناء عمليات القبول 

في مدارس الدراسات العُليا والجامعات.
- بشكل عام، يُطلب من كل طالب مُحتمل تقديم ما يصل إلى ثلاثة مراجع والتي يُمكن كتابتها 

بواسطة أي مُتخصص في التعليم على دراية بالخلفية الأكاديمية للمرشح.
* تشمل الرسائل المرجعية الأكاديمية ما يلي:

• خطاب توصية للمرحلة الجامعية / الدراسات العُليا.
• خطاب توصية للحصول على منحة دراسية.
• خطاب توصية لبرنامج الزمالة.

2. خطابات توصية التوظيف
يشكل هذا النوع النوع الأكثر شيوعًا من خطابات التوصية.
في بعض الأحيان، يُمكن لأصحاب العمل أن يطلبوا منك تقديم ما يصل إلى 3 خطابات توصية 

كجُزء من طلب الوظيفة الخاص بك.
- ومع ذلك "في كثير من الأحيان" قد يُطلب منك مسؤول التوظيف خطابات توصية إذا كان مُعجبًا 

بسيرتك الذاتية بالفعل ويُريد معرفة المزيد عنك.
- تتم كِتابة خطابات توصية التوظيف من قِبل زُملاء العمل أو المُشرفين السابقين أو الحاليين.
إذا كان بإمكانك الاِختيار، فاِختر شخصًا يتمتع بخبرة أكبر منك بسنوات.
- ففي نهاية المطاف كُلما زاد عددهم، زاد الوزن الذي تحمله توصياتهم.
* تشمل توصيات التوظيف ما يلي:

• خطاب توصية لزميل العمل.
• خطاب توصية لموظف (سابق).

3. خطابات توصية الشخصية
تُستخدم خطابات توصية الشخصية والمعروفة أيضًا باِسم المراجع الشخصية 

لوصف شخصية الفرد من قبل شخص يعرفه جيدًا بما في ذلك الأصدقاء المُقربين 

أو زُملاء العمل أو أصحاب العمل.
- تخدم المراجع الشخصية العديد من الأغراض، أهمها القضايا القضائية التي تتناول القضايا الجنائية 

مثل المواقف القانونية مثل إجراءات تبني الأطفال.
- ليس من غير المألوف أن يطلب مالك العقار المُحتمل أو حتى مسؤولو الهجرة مرجعًا شخصيًا.
* تشمل المراجع الشخصية ما يلي:

• رسالة توصية لصديق.
• خطاب توصية للمُستأجر.
• رسالة توصية للمريض.

ثالثًا: صيغة خطاب التوصية

* يجب أن يتضمن خطاب التوصية الخاص بك (5) عناصر أساسية:
1) مُقدمة موجزة توضح هويتك وعلاقتك بمُقدم الطلب وتجربتك أو خبرتك الشخصية.
2) نظرة عامة على نقاط القوة لدى مُقدم الطلب كما اِختبرتها واِرتباطها بالمُستلم.
3) قصة شخصية توضح واحدة أو اثنتين من السمات التي يمتلكها مُقدم الطلب.
4) بيان ختامي يُلخص سبب كون الشخص الذي توصي به مُناسبًا لهذه الفُرصة.
5) التوقيع الذي يتضمن اِسمك ومعلومات الاِتصال الخاصة بك.

إذا لم يزودك المُرشح بسيرة ذاتية مُحدثة ووصف وظيفي، فاُطلب منهم ذلك حتى تكون مُستعدًا 

تمامًا لكِتابة التوصية.
- يُمكنك اِستخدام السيرة الذاتية لفهم تجاربهم وإنجازاتهم بشكل كامل.
- يجب عليك مُراجعة الوصف الوظيفي لفهم ما يبحث عنه صاحب العمل في المُرشح.
اِستخدمه لتوجيه ما يجب عليك تضمينه في سيرتهم الذاتية وتجاربك الشخصية في العمل معهم.

رابعًا: تنسيق خطاب التوصية

يجب ألا يزيد طول خطاب التوصية الخاص بك عن صفحة واحدة.
اِجعله بنفس طول خطاب التقديم تقريبًا: بضع فقرات ضيقة ومُركزة تُعبر عن وجهة نظرك دون تطويل.
- من ناحية اللهجة، يجب أن يكون خطاب التوصية اِحترافيًا.
اُكتبه بنفس النغمة التي تستخدمها لكتابة بريد إلكتروني إلى جهة اِتصال مهنية أو خطاب مرجعي.
- لا ينبغي أن تكون بنفس النبرة الرسمية التي تستخدمها في كتابة مقالة أكاديمية 

ولكن لا ينبغي أيضًا أن تفترض أنها مألوفة مع مُتلقيها أو تُقرأ كرسالة غير رسمية.
- إن اِستخدام نبرة غير مُناسبة لخطاب التوصية الخاص بك يُمكن أن ينعكس بشكل سيء 

على الشخص الذي توصي به، لذا تأكد من اِستخدام نبرة صوتك بشكل صحيح.
*في معظم الحالات، يجب أن يلتزم خطاب التوصية الخاص بك بالتنسيق التالي:

أ- التحية

• في السطر الأول من رسالتك، قُم بتحية المستلم مباشرة.
• لا تُحاول أن تُبدع هنا؛ عبارة بسيطة "عزيزي السيد/السيدة/السيدة/Mx./Dr. ____" هو الخيار الأفضل.
• إذا كُنت لا تعرف اسم المُستلم، فاِبدأ رسالتك بـ "إلى من يهمه الأمر".

ب- المُقدمة
في السطر التالي، اُذكر بوضوح اِسم المُرشح والمنصب الذي توصي به.
- يُمكنك أيضًا تقديم نفسك في هذا القسم.
*فيما يلي بعض الأمثلة على خطوط المُقدمة الفعالة:

• "أكتب إليكم للتوصية بـ [الاسم الأول والأخير للمرشح] للقبول بـ [اِسم الجامعة].
• "إنه لمن دواعي سروري أن أوصي بـ [الاسم الأول والأخير للمرشح] لمنصب كاتب الإعلانات مع [اسم الوكالة].
• لقد عملنا أنا و[المُرشح] معًا في [الشركة] على مدى السنوات الست الماضية.

ج- المُلخص

• في هذا القسم، اُذكر بوضوح السمات التي تجعل المُرشح الخيار الأمثل للمنصب الذي يبحث عنه.
• اِعتمادًا على نوع التوصية التي تُقدمها، يمكن أن تكون هذه مزيجًا من السمات والمهارات الشخصية أو يُمكن أن تُركز بشكل صارم على مهارات المُرشح وإنجازاته.

د- حكاية شخصية

• قُم بتوضيح السمات التي ناقشتها في النظرة العامة الخاصة بك من خلال القصص الشخصية التي تُسلط الضوء على سمات المُرشح ومهاراته.
• كُن مُحددًا قدر الإمكان هُنا، إذا كان هُناك مشروع مُعين تولى فيه المُرشح زمام المُبادرة أو كانت هُناك إحصائيات يُمكنك مشاركتها حول عمله، فقم بإدراجها هنا.

ه- كلمة الخِتام

• أنهِ رسالتك ببيان يُكرر توصيتك.
• يُمكن أن يتضمن هذا البيان شهادة شخصية.

و- الإمضاء

• قُم بإنهاء رسالتك بالتوقيع.
• تمامًا مثل توقيع البريد الإلكتروني الاِحترافي، يجب أن يتضمن توقيع خطاب التوصية الخاص بك أكثر من اِسمك.
• على الرغم من أنك ذكرت على الأرجح علاقتك بالمرشح في رسالتك، قم بتضمين لقبك المهني أسفل اِسمك.
• قد يرغب مُستلم الرسالة في الاِتصال بك لمُناقشة المُرشح بشكل أكبر، لذا اِجعل من السهل عليه الوصول إليك عن طريق تضمين معلومات الاِتصال الخاصة بك في توقيعك.
• عادةً ما يكون رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني من أفضل الخيارات التي يجب تضمينها مع ساعات العمل.

خامسًا: نصائح يجب وضعها في الاِعتبار عند كتابة خطاب توصية

من يحتاج إلى خطابات التوصية؟

1) اِجعلها ذات صلة

• تمامًا مثل خطاب التقديم، يجب أن يكون خطاب التوصية موجزًا.
• يجب أن يُسلط الضوء على الأسباب الرئيسية التي تجعل المُرشح هو الخيار الأمثل للمنصب الذي يبحث عنه، وأي تفاصيل تختار تضمينها يجب أن تدعم هذه الأسباب.
• يُمكن أن تكون مُناقشة شخصية المُرشح مفيدة، ولكن اِربطها بمُلاءمته للدور الذي يبحث عنه.
• إذا كانوا يتقدمون بطلب للاِلتحاق بمدرسة التمريض، فإن مُناقشة اِلتزامهم بالأخلاقيات تُعد من التفاصيل المهمة التي يجب تضمينها.
• إذا كان الطلب للحصول على منحة لإجراء بحث أثري، فتأكد من ذكر المشاريع البحثية التي قادوها أثناء العمل معك.

2) قُم بتضمين حكايات وحقائق وإحصائيات مُحددة

• كُلما كانت لديك حقائق مُحددة حول عمل المُرشح، كُلما كان خطاب التوصية الخاص بك أكثر إقناعًا.
• "على سبيل المثال" إذا كنت تكتب خطابًا لزميل يبحث عن وظيفة في مجال التسويق الرقمي، فاُذكر معدلات التحويل المحددة التي حققها أثناء العمل معك.
• وبالمثل، إذا كُنت توصي بطالب في المدرسة الثانوية لإحدى الجامعات، فتأكد من تضمين حكايات حول أدائه في مهام محددة أو الأنشطة اللامنهجية في رسالتك.

3) اِستخدم لهجة إيجابية وودية ولكن اِحترافية

• إن النغمة الصحيحة لخطاب التوصية هي تلك التي تكون اِحترافية، ولكن يُمكن الوصول إليها بسهولة.
• يجب أن تكون علاقتك بالمُرشح واِحترامك له واضحة في لهجة كتابتك.
• إذا لم تتمكن من كتابة خطاب توصية فعال، فلا تفعل ذلك.
• قد تجد نفسك في موقف لا يُمكنك فيه كتابة خطاب توصية صادق وفعال لشخص يطلب ذلك.
• قد يكون هذا لأنك ببساطة لا تعرف الشخص أو عمله جيدًا بما فيه الكفاية أو رُبما وجدت أن عمله مخيب للآمال أو غير مرضٍ.
• في كلتا الحالتين، الطريقة المهنية لرفض الطلب هي ببساطة إخبارهم أنك لست على دراية كافية بعملهم لمُناقشته بشكل فعال أو لا تعتقد أنك ستكون أفضل شخص لكِتابة خطاب توصية لهم.
• اِعتمادًا على الموقف، يُمكنك توجيههم إلى شخص آخر في مؤسستك يكون أكثر دراية بعملهم وبالتالي أكثر قُدرة على كتابة خطاب توصية فعال.
• ذا لم يكن ذلك مُمكنًا، فما عليك سوى إخبارهم أنك غير قادر على كتابة خطاب توصية لهم واُترك الأمر عند هذا الحد.
• هذا ليس الوقت المُناسب لتشويه سمعة عملهم أو إخبارهم عن سبب عدم إعجابك به.

وخِتامًا,,,, تعلم كيفية كتابة خطاب توصية يختبر مهاراتك التنظيمية ومهارات الاِتصال.
- يجب أن تكون دقيقًا وواضحًا في مديحك - وهذا ليس بالأمر السهل 

خاصةً إذا لم تكتب خطاب توصية من قبل.
- تذكر أن كِتابة خطاب التوصية يتطلب شخصيتك الحقيقية.
عليك أن تكون صادقًا بشأن توصيتك وأسباب تقديمها.
بعد أن تكتبها، كُن فخوراً بنفسك.