تعدد المهام قد يكون السبب الأهم لتدمير إنتاجية مشروعك

تعدد المهام قد يكون السبب الأهم لتدمير إنتاجية مشروعك

"في عالم الأعمال اليوم" تتطلع الشركات إلى خفض التكاليف وتحسين العمليات.
يتضمن ذلك في بعض الأحيان مُطالبة الموظفين بتولي مهام ومشاريع إضافية لن يتم تضمينها 

في الوصف الوظيفي الأساسي الخاص بهم.
- المزيد والمزيد من الأشخاص في البيئات المكتبية يقضون وقتهم في التنقل ذهابًا وإيابًا بين المهام 

مُعتقدين أن هُناك العديد من الفوائد لتعدد المهام بما في ذلك زيادة الكفاءة.
"ومع ذلك كشفت دراسات جديدة أن تعدد المهام هو سبب للقلق".

تُشير هذه الدراسات إلى أن تعدد المهام يجعلنا: نرتكب المزيد من الأخطاء، ونحتفظ بمعلومات أقل 

ونغير الطريقة التي يعمل بها دماغنا "وهذا يُثير تساؤلات حول ما إذا كان تعدد المهام مُفيدًا للعاملين".
- يعتمد مُديرو الأعمال على مجموعة متنوعة من المهنيين، بما في ذلك خُبراء علم النفس 

لتمكين الموظفين من أن يُصبحوا أكثر كفاءة في أداء المهام المُتعددة.
- وبمقال (تعدد المهام قد يكون السبب الأهم لتدمير إنتاجية مشروعك)

سنكتشف ماهية تعدد المهام وكيف يُمكن أن يؤثر بالسلب علي إنتاجية مشروعك التُجاري!!

أولاً: ما هو تعدد المهام؟

يتضمن تعدد المهام بالعمل على مهمتين أو أكثر في وقت واحد، أو التبديل من شيء إلى آخر 

أو أداء عدد من المهام في تتابع سريع.
- هل تعدد المهام أمر جيد؟ في حين أن تعدد المهام يبدو طريقة رائعة لإنجاز الكثير من المهام 

في وقت واحد، فقد أظهرت الأبحاث أن أدمغتنا ليست جيدة في التعامل مع المهام المتعددة كما نعتقد. 

في الواقع تُشير بعض الأبحاث إلى أن تعدد المهام يُمكن أن يُعيق إنتاجيتك عن طريق تقليل الفهم 

والاِنتباه والأداء العام.

ما الذي يجعل تعدد المهام قاتلاً للإنتاجية؟ قد يبدو الأمر وكأنك تنجز أشياء متعددة في نفس الوقت 

ولكن ما تفعله حقًا هو تحويل اِنتباهك وتركيزك بسرعة من شيء إلى آخر. 

قد يؤدي التبديل من مُهمة إلى أخرى إلى صعوبة التخلص من عوامل التشتيت ويُمكن أن يُسبب 

حواجز ذهنية يمكن أن تبطئك.

(أمثلة على تعدد المهام)

• البدء بمشروعين في نفس الوقت
• الاستماع إلى الراديو أثناء القيادة إلى العمل
• التحدث على الهاتف أثناء كتابة الواجب
• مشاهدة التلفاز أثناء الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
• التنقل عبر وسائل التواصل الاجتماعي أثناء وجودك في الاجتماع
• الاستماع إلى شخص يتحدث أثناء كتابة قائمة المهام

ثانيًا: كيف يقوم دماغك بمهام مُتعددة في نفس الوقت؟

• قبل اِستكشاف العيوب والفوائد المُحتملة لتعدد المهام، من المُهم أن نفهم كيف تتعامل أدمغتنا مع المهام المُتعددة المتزامنة في المقام الأول. 
• تبدأ قشرة الفص الجبهي في الدماغ بالعمل في أي وقت تحتاج فيه إلى الاِهتمام. 
• تُساعد هذه المنطقة من دماغك على إبقاء اِنتباهك على هدف واحد وتنفيذ المُهمة التي بين يديك من خلال تنسيق الرسائل مع أنظمة الدماغ الأُخرى.
• إن العمل على مُهمة واحدة يعني أن كلا الجانبين من قشرة الفص الجبهي يعملان معًا في وئام. 
• ومع ذلك، فإن إضافة مُهمة أُخرى تجبر الجانبين الأيسر والأيمن من الدماغ على العمل بشكل مُستقل عن بعضهما البعض. 
• يُمكن أن يؤدي تعدد المهام في الواقع إلى إعاقة الإنتاجية وزيادة اِحتمالية اِرتكاب الأخطاء.
• الأهم من ذلك، أن القيام بمهام مُتعددة أثناء القيام بأعمال يومية بسيطة مثل تناول الطعام والمشي في وقت واحد أسهل بكثير من القيام بمهام أكثر تعقيدًا مثل إرسال الرسائل النصية والقيادة في وقت واحد. 
• وذلك لأن المهام البسيطة تضع ضغطًا أقل على قشرة الفص الجبهي في الدماغ، مما يعني سهولة التبديل بين المهام.
• ومع ذلك في بيئات العمل، عادةً ما تكون المهام التي يقوم بها العُمال مُعقدة من الناحية العصبية. 
• ويُشير هذا إلى أن مُطالبة العُمال بإكمال مهام متعددة في وقت واحد يُمكن أن يكون لها آثار سلبية كبيرة.

ثالثًا: تعدد المهام يؤثر على كفاءة دماغك

هل تعدد المهام أمر جيد؟

في المُجتمع اليومي، غالبًا ما يتم الإشادة بالقُدرة على أداء مهام مُتعددة في العمل باِعتبارها 

طريقة أسرع لإنجاز المزيد من المهام. 

- لكن دراسة في مجلة علم النفس التجريبي: الإدراك البشري والأداء تشير إلى عكس ذلك. 

وجد الباحثون أن تعدد المهام هو في الواقع أقل كفاءة لأنه يستغرق وقتًا إضافيًا لتغيير التروس العقلية 

في كل مرة يقوم فيها الشخص بالتبديل بين المهام.

اِقترح جوشوا روبنشتاين دكتوراه في إدارة الطيران الفيدرالية، نماذج جديدة للتحكم المعرفي. 

"الأول" يُسمى تحويل الأهداف، يتضمن اِتخاذ قرار فعال بتغيير المهام. 

- بمُجرد أن تقرر تبديل العمليات، يبدأ عقلك في تنشيط القاعدة. 

يتطلب هذا من عقلك إيقاف القواعد المعرفية للمهمة القديمة وتشغيل القواعد الجديدة للمُهمة التالية.

يُمكن رؤية هذه العملية في مكان العمل عندما يتحول العامل من إكمال أوراق Excel المالية 

إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني "على سبيل المثال". 

- يجب على عقل الفرد أولاً أن يُغير الأهداف ويُقرر أن الأمر قد تم من خلال العمليات الحسابية 

وأنه جاهز لبدء الكتابة. 

- يؤدي الوقت الإضافي الذي يستغرقه الدماغ لتحويل الانتباه والقواعد المعرفية بشكل كامل 

إلى عدم الكفاءة في مكان العمل.
- تُعتبر الكفاءة وتبديل المهام من القضايا بالنسبة للمُديرين، وخاصةً أولئك الذين يُديرون الفرق البعيدة. 

لقيادة الفرق الاِفتراضية بشكل فعال، يجب على المُديرين تشجيع الأعضاء على الاِستمرار في التركيز 

على مهمة واحدة قبل الاِنتقال إلى المهمة التالية، مما يُتيح الوقت الكافي للعقل لتحويل الانتباه بشكل كامل.

رابعًا: كيف يُعيق تعدد المهام الإنتاجية؟

كيف يُعيق تعدد المهام الإنتاجية؟

تعدد المهام يؤثر سلبًا بشكل خطير على الإنتاجية. 

تفتقر أدمغتنا إلى القُدرة على أداء مهام مُتعددة في نفس الوقت وفي اللحظات التي نعتقد فيها 

أننا نقوم بمهام مُتعددة، من المُحتمل أننا نتحول بسرعة من مهمة إلى أخرى. 

يُعد التركيز على مهمة واحدة أسلوبًا أكثر فاعلية للعديد من المهام:

أ- تعدد المهام يُشتت الاِنتباه

• قد يشعر الأشخاص الذين يقومون بمهام مُتعددة بالتشتت أكثر من الأشخاص الذين يُركزون على مُهمة واحدة في كل مرة. 
• وهذا أمر منطقي عندما تأخذ في الاِعتبار أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة، بحكم العادة يُعيدون التركيز باِستمرار على مهمة جديدة، مما يصرف أنفسهم بشكل فعال عن مهمتهم الأصلية.
• تُشير بعض الأبحاث إلى أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة أكثر قابلية للتشتت، وقد يواجهون صعوبة في تركيز انتباههم حتى عندما لا يعملون على مهام متعددة في وقت واحد.
• تظهر أبحاث أخرى أنه على الرغم من اِحتمال وجود علاقة بين تعدد المهام والإلهاء، إلا أن هذا الارتباط أصغر مما كان يعتقد في الأصل ويختلف قليلاً من شخص لآخر.

ب- تعدد المهام يُبطئك

• على الرغم من أن الأمر قد يبدو مُخالفًا للاعتقاد الشائع، إلا أننا نميل إلى العمل بشكل أبطأ وأقل كفاءة عندما نقوم بمهام مُتعددة. 
• يؤدي تعدد المهام إلى ما يُسميه عُلماء النفس "تكاليف تبديل المهام" أو التأثيرات السلبية التي تأتي من التحول من مُهمة إلى أُخرى. 
• نواجه تكاليف تبديل المهام مثل (وتيرة عمل أبطأ) بسبب زيادة الطلب العقلي المُرتبط بالقفز من شيء إلى آخر.
• كما أن تغيير تركيزنا يمنعنا من الاِعتماد على السلوكيات التلقائية لإنهاء المهام بسرعة. 
• عندما نُركز على مهمة واحدة قمنا بها من قبل، يُمكننا العمل على "الطيار الآلي" الذي يُحرر الموارد العقلية. 
• إن التبديل ذهابًا وإيابًا يتجاوز هذه العملية، ونتيجة لذلك نميل إلى العمل بشكل أبطأ.

ج- تعدد المهام يُضعف الوظيفة التنفيذية
تتم إدارة تعدد المهام من خلال الوظائف التنفيذية في الدماغ. 
تتحكم هذه العمليات المعرفية وتُديرها وتُحدد كيف ومتى وبأي ترتيب يتم تنفيذ مهام معينة.
 هُناك مرحلتان لعملية الرقابة التنفيذية: 
تغيير الهدف: اِتخاذ قرار بفعل شيء واحد بدلاً من شيء آخر.
تفعيل القاعدة: التغيير من قواعد المهمة السابقة إلى قواعد المهمة الجديدة.

• قد يؤدي الاِنتقال خلال هذه المراحل إلى إضافة بضعة أعشار من الثانية فقط، ولكن يُمكن أن يبدأ في الإضافة عندما يقوم الأشخاص بالتبديل ذهابًا وإيابًا بشكل مُتكرر. 
• قد لا يكون هذا أمرًا كبيرًا عندما تقوم بطي الغسيل ومشاهدة التلفزيون في نفس الوقت.
• ومع ذلك، إذا كُنت في موقف تكون فيه السلامة أو الإنتاجية أمرًا مُهمًا، كما هو الحال عندما تقود سيارتك في حركة مرور كثيفة، فقد يكون حتى مقدار صغير من الوقت بالغ الأهمية.

د- أصحاب المهام المُتعددة يرتكبون الأخطاء

• قد يؤدي تعدد المهام إلى اِنخفاض أدائك ويجعلك أكثر عُرضة لاِرتكاب الأخطاء. 
• أظهرت الأبحاث أن الطلاب الذين يقومون بمهام متعددة في الفصل يميلون إلى الحصول على مُعدل تراكمي أقل.
• (وإذا استمروا في القيام بمهام متعددة في المنزل، فغالبًا ما يستغرقون وقتًا أطول لإنهاء واجباتهم المدرسية).

خامسًا: كيفية مُكافحة تعدد المهام في فرق العمل؟

تبدو مُهمة واحدة على المستوى الفردي سهلة بما فيه الكفاية، ولكن ماذا يحدث عندما يُشارك الفريق؟ 

يؤدي تعدد المهام مع مجموعة من زُملاء العمل إلى زيادة اِحتمالية سوء التواصل وتفويت 

المواعيد النهائية وضعف جودة العمل. 

إذا كان كل فرد في المجموعة مُشتتًا، فلن تكون هُناك فُرصة للاِلتقاء معًا وإنتاج أفضل عمل مُمكن:

• لإنقاذ فريق غارق، من المُهم أن ننصح أعضاء الفريق بالبقاء يُركزون بشكل جماعي على مُهمة واحدة، وجدولة فترات زمنية واِستخدام عدد أقل من الأدوات التي يُمكن أن تعترض طريقهم. 
• ترتفع مُعدلات الإنتاجية بشكل كبير عندما تُركز المجموعة اِهتمامها على مُهمة واحدة، مما يسمح لها بتوحيد القوى وتكريس نفسها للمشروع المطروح. 
• من خلال إنشاء فترات زمنية لمهام مُختلفة، تتمتع الفرق بفُرصة أفضل للبقاء مُنتجة وفي أداء المهام وفي الموعد المُحدد.
• مع اِستخدام الأنظمة الأساسية الأكثر فعالية فقط، سيكون لكل عضو في الفريق فترات اِنتقالية أقصر بين المهام، مما يبقيهم في عقلية منتجة.
• اِستخدام علم النفس التطبيقي للإنتاجية التنظيمية؛ يُعد فهم عيوب وفوائد تعدد المهام أمرًا مُهمًا لإنتاجية مكان العمل والإدارة الفعالة لأعباء العمل والتي يُمكن أن تؤدي في النهاية إلى التغيير التنظيمي الإنتاجي. 
• يجب على أولئك الذين يتطلعون إلى الاِستفادة من علم النفس لتحقيق النجاح التنظيمي أن يفكروا في التعليم المتقدم في علم النفس التطبيقي.

وخِـتامًا,,,,, تعدد المهام يجعلك تشعر وكأنك تنجز الكثير وتحرز تقدمًا نحو أهدافك. 

يبدو هذا الشعور بالاِنشغال أمرًا رائعًا في هذه اللحظة حتى أنك قد تُهنئ نفسك 

لكونك تقوم بمهام متعددة بشكل رائع لأنك مختلف مرة أخرى.
- المُشكلة هي أنه بعد فترة طويلة من العمل، تشعر بالقلق ببأن العمل المُنجز ليس أفضل أعمالك. 

- وجد الباحثون في جامعة ستانفورد أنه عندما يمتد التركيز عبر عدد كبير من المهام 

فإن جميع المهام تعاني من الجودة. 

عندما تقوم بمهام مُتعددة، تتأثر قُدراتك العقلية وتصبح أقل اِستعدادًا لحل مشكلة ما 

وإكمال مشروع، والتواصل بوضوح مع العميل.