كيفية تحديد أولويات مهام عملك عندما يكون كل شيء مُهمًا؟

7 نصائح لتحديد أولويات عبء العمل الخاص بك بشكل فعال

خلال يوم العمل، غالبًا ما يتم تحديد أولويات المهام وفقًا لاِحتياجات الآخرين أو سُرعة المواعيد النهائية.
- يُمكن أن يحدث هذا في حياتنا الشخصية أيضًا، حيث نقضي وقتًا محدودًا في الأنشطة المهمة بالفعل 

وننفق المزيد من الطاقة في حالة "الاِنشغال".
- إن تحديد أولويات المهام بشكل فعال - مع النية ووفقًا للأهداف المُستقبلية - يُمكن أن يُغير هذا 

مما يضمن أن كل مهمة تتعامل معها تحقق قيمة وتمنع المهام غير المهمة من اِزدحام قائمة مهامك.

عندما يكون لديك مهام عمل مُتعددة لإكمالها كل يوم، فقد تحتاج إلى تطوير نظام فعال لإدارتها.
- تحديد الأولويات هو وسيلة لتحديد ما يجب عليك إنجازه أولاً بناءً على الأهمية.
إن فهم أفضل الطرق لتحديد أولويات مهامك يُمكن أن يوفر لك الوقت في مكان العمل.
*وبمقال (كيفية تحديد أولويات مهام عملك عندما يكون كل شيء مُهمًا؟)

سنُناقش ما هو تحديد الأولويات، وكيفية تحديد أولويات المهام وسنُقدم أمثلة على المهارات 

التي تُساعدك على تحديد أولويات عملك بشكل مثالي وفعال.

أولاً: ما هو تحديد الأولويات؟

ما هو تحديد الأولويات؟

يتضمن تحديد الأولويات "prioritize tasks" تحديد المهام التي يجب إكمالها بناءً على أهميتها. 

- قد تُساعدك هذه الإستراتيجية على تنظيم وقتك بشكل أكثر كفاءة، ويُساعدك هذا على تعلم 

كيفية إكمال المهام المهمة أولاً، والوفاء بالمواعيد النهائية والحصول على مزيد من الوقت 

لإنهاء المهام الأكبر حجمًا. 

"يمكن أن تُساعدك مهارات تحديد الأولويات على إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل".

ويتضمن تحديد أولويات المهام تقييم كل مُهمة، عادةً يومية وأسبوعية وتنظيمها حسب مستوى الأهمية. 

- يمكنك أيضًا تصنيف كل عنصر حسب مستوى الإلحاح.
كُن على علم بأن الإلحاح ليس هو نفس الأهمية. قد يكون الرد على البريد الإلكتروني للعميل 

أمراً مُلحاً لأنه يحتاج إلى الرد في الوقت المناسب، ولكن رُبما لا يكون بنفس أهمية اِستكمال 

جميع التسليمات في مساره بحلول نهاية الربع.
- بمُجرد أن تعرف مدى أهمية وإلحاح كل مهمة، يمكنك تحديد الموارد التي تحتاجها لكل مهمة 

مثل الوقت ومساعدة زملاء العمل، لتحديد متى وكيف ستكمل كل عنصر.

ثانيًا: لماذا من المُهم تحديد أولويات مهام العمل؟

في بعض الأحيان، يُمكن للعدد الهائل من المهام التي تقوم بها أن يربكك ويجعلك تشعر وكأنك 

لا تعرف من أين تبدأ، قد تفقد الحافز لأنه يبدو أنك لا تستطيع إكمال أي شيء أثناء مُحاولتك 

إحراز تقدم في عدة عناصر في وقت واحد.
- وإذا لم تحدد أولويات مهامك، فقد تضيع الوقت في العمل على الأشياء الخاطئة 

مثل العناصر ذات الأولوية المنخفضة بدلاً من المهام عالية المخاطر والمهام العاجلة. 

- يؤثر هذا على إنتاجيتك ومخرجات عملك، مما يزيد من فرصتك في جذب اِنتباه مُديرك 

"مما قد يؤدي إلى زيادة أو ترقية".
- قد تفوتك أيضًا المواعيد النهائية وتخيب آمال أعضاء فريقك إذا كنت تبطئ المشاريع 

لأنك لا تعمل على العناصر المناسبة في الوقت المناسب. 

لذا، من المُفيد أن تتعلم كيفية تحديد أولويات مهامك لتبقى على اِطلاع بعبء عملك.

ثالثًا: (5) أدوات لتحديد أولويات المهام

البشر ليسوا مُديري الوقت الطبيعي، في حين أن البعض يميل بشكل طبيعي إلى تنظيم وقتهم 

إلا أن مُعظم الناس يجب أن يتعلموا كيفية تحديد أولويات المهام لتحقيق أهدافهم بشكل أفضل. 

"وهذا أمر مُريح لأنه يعني أنه يُمكنك تعلمها أيضًا"وفيما يلي 5 طُرق لتحديد أولويات المهام:

1. جدول الأعمال

• اِبدأ ببساطة من خلال تحديد المهام والمواعيد النهائية في مخطط إدارة الوقت مثل التقويم الرقمي أو تطبيق الإنتاجية أو جدول الأعمال المكتوب بخط اليد. 
• يُمكنك إنشاء قوائم مهام شخصية ومهنية منفصلة أو وضع كل شيء في نفس المساحة للحصول على صورة كبيرة ليومك أو أسبوعك أو شهرك.

2. مصفوفة أيزنهاور

• إذا كُنت تواجه صعوبة في تصور أولوياتك، فحاول رسم مصفوفة 2x2 مع "مُهم" و"غير مُهم" على المحور X و"عاجل" و"غير عاجل" على المحور Y. 
• ضع المهام في الربع المُطابق لتصنيف كل شيء على أنه إما "عاجل ومهم"، و"عاجل ولكن ليس مهمًا"، و"غير عاجل ولكنه مهم"، و"غير مهم وغير عاجل". 
• ثم قرر ما الذي ستتولى القيام به، وقُم بجدولة الأمر وتفويضه والقضاء عليه.

3. أبكد

• تتضمن هذه التقنية ترتيب كل مهمة من A إلى E، حيث تكون A هي الأكثر أهمية وE هي الأقل. 
• سواء بالنسبة للمهام الشخصية أو الجماعية، فإن هذا التصنيف يُساعد الجميع على فهم التوقعات يوفر خارطة طريق واضحة لمعالجة المهام. 
• وعلى الرغم من أن هذه الطريقة لا تأخذ في الاِعتبار مدى الإلحاح، إلا أنه يُمكنك أخذها في الاِعتبار عند مناقشة مدى أهمية شيء ما.

4. Eat the frog

• ويعني القيام بمهمتك الأكثر رعبًا أولاً وإبعادها عن الطريق حتى تتمكن من التركيز على العناصر الأُخرى وبدء يومك وأنت تشعر بالإنتاجية والإنجاز. 
• كما أن بقية يومك يبدو أسهل لأنك لا تتجنب بعض المهام الشاقة والمُعقدة. 
• وقد تشعر أنك أقل تشتتًا لأنك لن تفكر في الشيء الذي تعلم أنه يتعين عليك القيام به ولكنك لا ترغب في ذلك.

5. المُهمة الأكثر أهمية (MIT)

• تتضمن طريقة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT) اِختيار بعض المهام الأكثر أهمية كل يوم وأسبوع ومنحها اِهتمامك. 
• بمُجرد الاِنتهاء منها، يُمكنك تحرير نفسك للعمل على ما تريد بأي ترتيب. 
• تُعتبر هذه الطريقة مُمتازة عندما لا يكون لديك العديد من المهام اليومية والأسبوعية العاجلة وتستمتع أيضًا بعمل أكثر مرونة يُمكنك القيام به في أي وقت.

رابعًا: (7) نصائح لتحديد أولويات المهام في العمل

سيبدو تحديد أولويات المهام مُختلفًا بالنسبة لك عن الشخص التالي، لأن كل شخص ينظم وقته بشكل مُختلف. 

*ولكن إليك (7) نصائح يُمكنك اِستخدامها لتحسين إستراتيجيتك الفريدة:

1. اِكتشف إيقاعك

• يُعد الاِستيقاظ مُبكرًا استراتيجية إنتاجية شائعة لأن العديد من الأشخاص يشعرون بأنهم أقل تشتتًا وأكثر نشاطًا في الصباح، ولكن هذا ليس بالضرورة هو الخيار الصحيح بالنسبة لك. 
• اِعتمادًا على جسمك وإيقاع الساعة البيولوجية، قد يؤدي الاستيقاظ مُبكرًا إلى نتائج عكسية.
• ضع في اِعتبارك الوقت الذي تشعر فيه باليقظة والنشاط خلال النهار واِحتفظ بالمهام ذات التركيز العالي في ذلك الوقت. 
• حاول أيضًا إعطاء الأولوية لروتين النوم الصحي ومُمارسة الرياضة البدنية وتناول الطعام المغذي لتشجيع التركيز الذهني طوال اليوم.

2. راقب الجائزة

• حتى المهام العادية والمُملة عادةً ما تساهم في تحقيق أهداف مهمة طويلة المدى. 
• ومعرفة سبب قيامك بشيء ما قد يجعلك تشعر بمزيد من التركيز والتحفيز لإكماله. 
• على سبيل المثال، قد تبدو كتابة منشورات اجتماعية لمدة شهر أمرًا مملاً. 
• ولكن إذا كُنت تتذكر أن هذه المنشورات هي جزء من حملة تسويقية أكبر تهدف إلى زيادة إيرادات الشركة بنسبة 5%، فقد تشعر بدافع أكبر لإنهاء هذه المهمة في الوقت المُحدد.
• وتذكر أهدافك المهنية لإعطاء المهام المزيد من السياق والمعنى. 
• رُبما يؤدي الوفاء بكل موعد نهائي لمدة شهر إلى زيادة فرصتك في الحصول على ترقية أو علاوة، وهذا سبب وجيه للعمل الجاد وإكمال كل شيء.

3. إعطاء الأولوية للتنمية الخاصة بك

• إن تطويرك الشخصي لا يقل أهمية عن النمو المهني، وغالبًا ما يكون أكثر تحفيزًا. 
• لذلك، عند تقييم أهمية عنصر ما وإلحاحه، ضع في اِعتبارك أيضًا كيف يُساعدك على تطوير المهارات الصعبة والناعمة القيمة التي ترغب في تحسينها. 
• ولتعزيز مهارات الاتصال لديك، قُم بإسناد المهام التي تبدو غير مهمة مثل صياغة رسائل بريد إلكتروني واضحة، أو التحقق من أعضاء الفريق، أو إعداد نقاط الحديث قبل الاجتماعات وتحويلها إلى عناصر ذات أولوية أعلى.

4. أعط كل شيء موعدًا مُحددًا

• يجب أن يكون لكل مهمة موعد نهائي واضح، حتى لو لم يحدد مديرك موعدًا نهائيًا. 
• يُساعدك هذا على تحديد أولويات وقتك وفهم ما يجب عليك فعله كل يوم وأسبوع وشهر بشكل أفضل للبقاء في الموعد المُحدد. 
• كما أن تحديد تواريخ اِستحقاق لعناصر العمل التي لا تتأثر بالوقت قد يحفزك أيضًا على أن تكون أكثر إنتاجية وتتغلب على المماطلة.

5. تتبع وقتك

• تتبع المُدة التي يستغرقها إكمال كل مهمة لفهم كيفية تحديد أولويات أنواع العناصر هذه بشكل أفضل في المُستقبل. 
• إذا كُنت مُصمم جرافيك مُستقل "على سبيل المثال" فتتبع المدة التي تقضيها في صياغة العقد أو إجراء مراجعات التصميم، أو إنشاء عرض تقديمي. 
• بعد ذلك، قُم بضبط قوائم أولويات المهام المستقبلية والجداول الزمنية الخاصة بالعميل لتعكس هذه المعلومات.

6. إدارة الاِنحرافات

• سواء كان طفلًا غير صبور أو شاشة هاتف مضاءة، فإن الحياة ستأخذك بعيدًا عن عملك إذا سمحت لها بذلك، لذلك يجب أن تحاول بوعي تجنب الاِنحرافات. 
• اِبدأ بمُراقبة نفسك طوال يوم عملك لتلاحظ ما يلفت انتباهك، ربما تتفحص بريدك الإلكتروني الشخصي أو تلعب لعبة على هاتفك. 
• ثم قُم بوضع إرشادات للحد من هذه الأنشطة، يُمكنك قفل هاتفك لمدة ساعة في كل مرة أثناء التركيز على العمل أو تمكين إعدادات المتصفح التي تقيد مقدار الوقت الذي يُمكنك قضاءه في صفحات معينة.

7. الاِستفادة من التكنولوجيا

• عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات المهام، فإن التكنولوجيا هي صديقك. 
• توجد العديد من أدوات الإنتاجية الرقمية، بدءًا من منصات إدارة المهام وحتى عمليات تكامل منصات المراسلة التي تُعلمك بتواريخ استحقاق المهام. 
• يُمكنك أيضًا العثور على إعدادات المتصفح والتطبيقات التي تحد من الاِستخدام وأدوات تعقب الوقت لتتبع الوقت الذي تقضيه وإنشاء تقارير لنفسك أو لمديرك.

خامسًا: أخطاء روتينية يومية شائعة في ترتيب المهام

يُعد فهم الأخطاء الشائعة التي تستحوذ على تركيزك أمرًا ضروريًا لإعداد نظام يتيح ترتيب أهم أولوياتك. 

*وفيما يلي بعض الأخطاء الشائعة:
التحقق من هاتفك على الفور: أول شيء تفعله في الصباح يضبط نغمة بقية اليوم. 

تعليق سلبي على وسائل التواصل الاجتماعي أو رسالة مرهقة من صديق قد يسرق طاقتك 

ويصرفك عن المهام المُلحة.
قوائم مهام لا نهاية لها: لا يمكنك فعل الكثير في يوم واحد، ومن المرجح أن تربكك قائمة 

المهام غير الواقعية وتُعيق قدرتك على إنجاز أي شيء.
ترك التحدي الأكبر لنهاية اليوم: على الرغم من أنه قد يكون من المُرضي التحقق بسرعة 

من مجموعة من المهام الصغيرة من قائمة المهام الخاصة بك كأول شيء، إلا أن هذه العناصر 

قد تُشتت اِنتباهك عن العناصر ذات الأولوية الأعلى التي تتطلب تركيزك ووقتك.

وخِـــتامًا,,,, الحياة مُزدحمة ومُعقدة، ومن الطبيعي أن تشعر بالإرهاق بسبب عبء 

العمل اليومي بين الحين والآخر. 

- لكن تعلم كيفية تحديد أولويات مهامك يُعد خطوة أولى ممتازة للتغلب على هذا الإرهاق 

والشعور بمزيد من التحكم في حياتك.
- اِبدأ بتقييم مهامك اليومية والأسبوعية وتجربة أساليب تحديد الأولويات حتى تجد الطريقة 

التي تجعلك تشعر بالتحفيز والاِستعداد للقيام بعملك. 

- بعد ذلك، ضع الصورة الأكبر في الاعتبار - سواء فيما يتعلق بالأهداف الشخصية أو المهنية 

واِستمتع بالتعامل مع كل يوم بهدوء وبشكل هادف.