أهم (9) أخطاء فادحة في إدارة المشاريع التي يجب تجنبها!!

أهم (9) أخطاء فادحة في إدارة المشاريع التي يجب تجنبها

إدارة المشاريع هي عملية تطبيق المهارات والأنشطة والموارد لتحقيق مجموعة مُحددة من الأهداف.
لسوء الحظ، تُشير الأدلة إلى أن جهود إدارة المشاريع التي تبذلها مُعظم الشركات غير ناجحة.
- حيثُ أفاد 43% فقط من مُديري المشاريع أن شركاتهم تكمل المشاريع "في الغالب" أو "دائماً" 

في حدود الميزانية، في حين أفاد عدد أقل وهو "29" أن شركاتهم تكمل المشاريع "في الغالب" 

أو "دائماً" في الوقت المُحدد.
علاوة على ذلك، يتم إهدار ما متوسطه 11.4% من الاستثمار التجاري بسبب ضعف أداء المشروع.
*وبمقال (أهم (9) أخطاء فادحة في إدارة المشاريع التي يجب تجنبها!!)

سنبحث عن إجابة للسؤال "لماذا يتم إنجاز عدد قليل جدًا من المشاريع في الوقت المحدد؟" 

كما قررنا البحث للتوصل إلى الأخطاء الأكثر شيوعًا في إدارة المشروع والتي تؤدي 

إلى تجاوز حدود المشروع.

أولاً: ما هي إدارة المشاريع؟

تقوم إدارة المشاريع " Project management" بتخطيط وتنفيذ ومُراقبة ومراجعة اِستكمال 

المشاريع والمهام المُعقدة. 

- تتضمن هذه العملية أدوات وتقنيات تساعد في تنظيم الموظفين والموارد للمشروع. 

*تشمل المراحل الخمس لإدارة المشروع ما يلي:

1. البدء

• في المرحلة الأولية لإدارة المشروع، من المُهم تحديد أصحاب المصلحة للحصول على موافقتهم على المشروع. 
• خلال هذه المرحلة، يقوم مدير المشروع بإنشاء ميثاق المشروع لوصف نطاق المشروع وإنشاء أهداف المشروع.
• هذه المواد مفيدة في إقناع أصحاب المصلحة بالموافقة على المشروع.

2. التخطيط

• في مرحلة التخطيط، يقوم مديرو المشاريع بتحديد الأدوار وتعيينها لأعضاء الفريق. 
• وهذا يشمل المهام والمواعيد النهائية للمشروع، كما يقومون أيضًا بإنشاء خطة مشروع مفصلة لتحديد الموارد والأساليب والمواعيد النهائية وأعضاء الفريق. 
• تتضمن هذه المرحلة أيضًا إعداد الميزانية وإجراء تحليل المخاطر.

3. التنفيذ

• مرحلة التنفيذ هي عندما يقوم أعضاء الفريق بتنفيذ المهام والعمل على تحقيق أهداف المشروع. 
• يُمكن أن يساعد استخدام الأدوات مثل المُخططات الانسيابية في إدارة المهام وتسهيل الانتقال بين المهام. 
• من المُهم أن يتعاون أعضاء الفريق لضمان جودة المنتج وتحسين الكفاءة. 
• قد يجتمع فريق المشروع بانتظام خلال مرحلة التنفيذ لمناقشة التقدم وإجراء التعديلات.

4. المُراقبة

• المُراقبة هي مرحلة يقوم فيها مديرو المشاريع بمُراجعة التقدم وتتبع الأهداف وإجراء التعديلات اللازمة.
• من المُفيد مراقبة كل مرحلة من مراحل المشروع لضمان اِكتمال الأهداف والمهام بحلول الموعد النهائي. 
• يُمكن أن يُساعد برنامج تخطيط المشاريع في إدارة المشروع من خلال تعيين المهام وإعطاء تذكيرات بالمواعيد النهائية وتتبع التقدم نحو الأهداف. 
• يُمكن لمُديري المشاريع أيضًا مراقبة التقدم الفردي لكل عضو في الفريق.

5. المُراجعة

• عند اِكتمال المشروع، يجتمع الفريق لمناقشة النتائج. 
• ويُساعد ذلك في تحديد العمليات والتقنيات والموارد التي كانت مُفيدة للغاية أثناء تنفيذ المشروع. 
• يُمكن لأعضاء الفريق مُراجعة أدائهم ويُمكن لمديري المشاريع تحديد نقاط الضعف التي يُمكن للفريق تحسينها للمشاريع المستقبلية. 
• تتضمن هذه المرحلة النهائية أيضًا توثيق عملية المشروع للحصول على السجلات. 
• يُتيح ذلك للشركة إعادة اِستخدام تخطيط المشروع وتتبع عُملهم للعُملاء.

ثانيًا: أكثر الأخطاء التي يرتكبها مُديرو المشاريع

لا يهم من أنت أو ماذا تفعل، كُلنا نرتكب الأخطاء، وفي بعض المهن قد يعني الخطأ شيئًا بسيطًا 

مثل الاِضطرار إلى إعادة إعداد وجبة شهية. 

وفي حالات أُخرى، يمكن أن يعني ذلك الفرق بين إنقاذ الحياة أو فقدانها اِعتمادًا على مجال عملك 

أو مشروعك، فإن خطأ إدارة المشروع ليس خطيرًا، ولكن قد يعني ذلك ضياع الوقت والمال والثقة. 

هُناك حلول بسيطة لأهم الأخطاء التي يرتكبها مديرو المشاريع. 

فإذا وجدت نفسك في حيرة من أمرك وتتساءل عن كيفية تجنب وقوع حوادث مستقبلية "فتابع القراءة":

1. تعيين الأدوار والمسؤوليات

• من المُهم اِتخاذ قرارات دقيقة عند تحديد الأدوار والمهام التي يتعامل معها كل عضو في الفريق أثناء إكمال المشروع. 
• إن تكليف شخص ما بمهمة لا يُمكنه القيام بها بشكل جيد يُمكن أن يعرض جودة المشروع للخطر. 
• على سبيل المثال، قد يؤدي السماح لمُدير مشروع عديم الخبرة بالتحكم في المشروع إلى حدوث مشكلات إذا لم يكن لدى فريقه خبرة أو لم يكن لدى مدير المشروع أي إشراف.
• يُساعد تقييم نقاط القوة والضعف لدى كل عضو في الفريق على تحديد دور المشروع الذي من المحتمل أن ينجحوا فيه والمهام التي يؤديها كل عضو بشكل أفضل.

2. إقامة الاِتصالات

• التواصل الفعال ضروري لنجاح المشروع سوء الفهم يُمكن أن يسبب مشاكل وانتكاسات. 
• يُمكن لفرق المشروع الاِستفادة من إنشاء قناة للتواصل قبل البدء في البدء. 
• يُمكن أن يُساعد إنشاء دردشة جماعية عبر الإنترنت أو لوحة رسائل مكتبية أو اِستخدام أداة إدارة المشروع في التواصل بين الفرق. 
• من المُفيد أيضًا إكمال أنشطة الفريق التي يُمكنها بناء مهارات الاِتصال. 
• قد يعقد مديرو المشاريع أيضًا اجتماعات روتينية لمناقشة التقدم المحرز في المشروع وتعزيز التواصل.

3. تخصيص الموارد

• عندما يكون هناك مورد محدود أو لا يتوفر على الإطلاق، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشكلات في إكمال المشروع. 
• لتحسين تخصيص الموارد، يُمكن لمُديري المشاريع تحديد الموارد التي يتطلبها المشروع والتأكد من أن كل مورد متاح للاستخدام. 
• إذا كان هناك مورد في أو يُمكنك البحث عن بدائل وإنشاء حل قبل تنفيذ خطة المشروع. 
• يُعد تقليل النفايات والحفاظ على الموارد مفيدًا أيضًا في تقليل مخاطر المشكلات المتعلقة بالموارد.

4. تقاسم عبء العمل

• من الأخطاء التي قد يرتكبها مُديرو المشاريع هو التعامل مع عدد كبير جدًا من مهام المشروع. 
• من المُهم تفويض المهام لضمان وجود الوقت الكافي لإكمال كل مشروع. 
• يُمكن أن يؤدي تضمين أعضاء الفريق في عمليات صنع القرار إلى تحسين التعاون وتقليل مسؤوليات مدير المشروع. 
• يُتيح ذلك مزيدًا من الوقت للتركيز على مراقبة المشروع وحل المشكلات.

5. البدء بالمشروع

• قد يتخطى مديرو المشروع مرحلة البدء لتوفير الوقت، وهو ما قد يعني أن خطة المشروع ليس لها مخطط تفصيلي وتفتقر إلى أهداف واضحة. 
• من المُهم تحديد الموارد والأشخاص الذين قد يحتاجهم المشروع لضمان موافقة أصحاب المصلحة على المشروع والميزانية. 
• تُساعد هذه المرحلة في تأمين الميزانية وتحديد نطاق مشروعك، مما يساعد في إنشاء خطة مُفصلة.

6. تحديد الأهداف

• يُمكن أن يُمثل تحديد الأهداف تحديًا في إدارة المشروع إذا لم تقم بإنشاء أهداف قابلة للقياس. 
• يُساعد اِستخدام طريقة SMART على التأكد من أن أهداف مشروعك محددة فيما تريد تحقيقه، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة بالأهداف طويلة المدى للشركة، ومستندة إلى الوقت مما يعني أنها تلتزم بالموعد النهائي. 
• من المُهم تحديد أهداف للمشروع حتى يحصل أعضاء الفريق على توضيح ودليل لما يجب العمل على تحقيقه.

7. تقدير الميزانية

• تقدير تكلفة المشروع هو مجال تحدث فيه الأخطاء بشكل شائع في إدارة المشروع. 
• إن التقليل من تقدير الميزانية قد يخلق مشكلة في الحصول على الموارد. 
• يُمكن أن يساعد تحديد جميع الموارد التي يتطلبها المشروع في إنشاء ميزانية دقيقة. 
• يُمكن أن يُساعد تتبع النفقات ومراجعة ميزانيات المشاريع المماثلة أيضًا في تقدير تكلفة المشروع الحالي.

8. تحديد المواعيد النهائية

• تضمن المواعيد النهائية إمكانية تسليم المشروع للعميل في الوقت المُحدد. 
• إذا لم تقُم بتحديد مواعيد نهائية للمشروع، فمن الصعب تتبع التقدم وتلبية توقعات العُملاء. 
• إن وضع جدول زمني للمشروع يتضمن المعالم والمواعيد النهائية لإكمال مراحل المشروع يُمكن أن يُساعد في زيادة الكفاءة. 
• قد يُساعد هذا فرق المشروع على إنهاء المشروع مُبكرًا، مما قد يؤدي إلى زيادة رضا العملاء.

9. مُراقبة المشروع

• يُمكن أن تُساعدك مُراقبة التقدم المُحرز في المشروع على توقع المشكلات وتحديد المشكلات التي قد تؤثر على المواعيد النهائية للمشروع. 
• في بعض الأحيان، قد لا يتتبع مدير المشروع المشروع عن كثب ويفتقد المؤشرات التي تسبب مشاكل لاحقًا. 
• باِستخدام برنامج إدارة المشاريع، يُمكنك تتبع التقدم المحرز في المهام الفردية وفي المشروع ككل. 
• يُمكن لبرنامج إدارة المشاريع أيضًا إظهار المهام القادمة، مما يُساعد أعضاء الفريق على التقدم إلى المهام الجديدة وزيادة إنتاجيتهم.

10. مُتابعة العملية

• من المُهم أن يكون لديك عملية عمل للمشاريع لأنها تنظم الأشخاص ومهامهم. 
• عملية العمل هي مجموعة من الخطوات التي تُخبرك بكيفية تنفيذ النشاط. 
• يُمكن أن يؤدي الفشل في مُتابعة العملية أثناء إدارة المشروع إلى حدوث مُشكلات في الجودة. 
• من خلال تحديد العمليات بوضوح ومُراقبة التقدم، يُمكن لمُديري المشاريع التأكد من أن فريق المشروع يتبع جميع الخطوات التي يتطلبها المشروع. 
• "قد يُساعد تخطيط العملية في تخطيط العملية ومُتابعتها".

11. الاِعتماد على البرمجيات

• من الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع الاِعتماد بشكل كبير على البرامج وأدوات التشغيل الآلي للمساعدة في إدارة المشروع. 
• يُعد البرنامج مفيدًا جدًا في تنظيم المشروع وتتبع التقدم المحرز في تحقيق الأهداف، ولكن من المُهم مراقبة برنامجك للتأكد من عدم تعطله. 
• قد يكون من المفيد الاِحتفاظ بنسخ من خطط المشروع في مُستند خارج البرنامج في حالة وجود مشكلة في البرنامج.

12. تحليل المخاطر

• يقوم تحليل المخاطر بتقييم نقاط القوة والضعف في الخطة قبل مرحلة التنفيذ. 
• من المُهم إجراء تحليل للمخاطر لتحديد مجالات خطة مشروعك التي يمكنك تحسينها. 
• قد يتخطى بعض مُديري المشاريع تحليل المخاطر وقد يواجهون مشكلات يُمكن أن يُساعد التحليل في تجنبها. 
• من المُفيد إسناد مهمة إجراء تحليل المخاطر إلى أحد أعضاء الفريق حتى يتمكن مُدير المشروع من التركيز على المُتطلبات الأُخرى.

ثالثًا: أهم النصائح الإضافية لتحسين إدارة المشاريع

لا يهم من أنت أو ماذا تفعل، كُلنا نرتكب الأخطاء

هُناك بعض الاِحتياطات والتدابير الاِستباقية التي يُمكنك اِتخاذها لضمان نجاح مشروعك. 

تُعتبر مُمارسات التعلم التي تعمل على تحسين إدارة المشاريع مُفيدة لمديري المشاريع وفرق العمل. 

*وفيما يلي نصائح إضافية لتجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع:

1) إدارة وقتك
يُساعد اِستخدام الوقت بشكل أكثر كفاءة على تحقيق الأهداف مُبكرًا وزيادة مُعدل إنجازك 

للوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع. 

- من المُفيد لكل عضو في الفريق أن يستثمر في تعلم اِستراتيجيات إدارة الوقت. 

على سبيل المثال، تنظيم مساحة العمل الخاصة بك يُمكن أن يُشجع الإنتاجية لأنه يحد من التشتيت. 

*قد يُساعد إنشاء جدول شخصي في تنظيم مهامك "تشمل استراتيجيات إدارة الوقت الأخرى ما يلي":

• إنشاء قائمة المهام.
• باستخدام تطبيق مدير المهام.
• تحديد الأولويات لمهامك.
• تحديد الفترات التي تكون فيها أكثر إنتاجية.
• استخدام جهاز توقيت لإدارة المهام.
• تفويض العمل لأعضاء الفريق.
• تقسيم المهام إلى مهام أصغر.

2) التعرف على منهجيات إدارة المشاريع

• منهجيات المشروع هي إجراءات تُساعد في توجيه إدارة المشروع. 
• هذه الأدوات مُفيدة لتنظيم وتنفيذ خطط المشروع. 
• هُناك العديد من الأنواع ومعرفة كل منهجية تُساعد على اِختيار الأفضل لمشروعك. 
• على سبيل المثال، تُعتبر طريقة الشلال مفيدة في المشاريع التي تتطلب إكمال المهام بترتيب معين. 

3) العمل على التعاون الجماعي

• يُمكن أن يؤدي تحسين قُدرة فريق المشروع على التعاون إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة. 
• التعاون الجيد يُمكن أن يُعزز التواصل أيضًا. 
• تُساعد بعض الأنشطة الفرق على بناء المهارات اللازمة ليكونوا مُتعاونين بشكل أفضل. 
• يُمكنك أيضًا اِستخدام التعزيز الإيجابي لتشجيع العمل الجماعي.

وخِـتامًا,,,, مع وجود الكثير من الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع 

- فلا عجب أن ينتهي الأمر بالعديد من المشاريع إلى العمل بمرور الوقت أو تجاوز الميزانية 

أو أن عددًا قليلاً جدًا من المشاريع المُكتملة يُحقق الفوائد التي كان من المُفترض أن يحققها.

ومع ذلك، هُناك العديد من الفوائد لإدارة المشاريع الفعالة والناجحة. 

- وتشمل هذه تحسين اِحتمالات تسليم المشروع بنجاح، واِستخدام أكثر فعالية للموارد 

وتحسين نطاق المشروع وكمية العمل، وأصحاب المصلحة في المشروع سُعداء 

ونمو الموظفين وتطويرهم.