(10) طُرق لتعزيز مهاراتك المهنية في إدارة الوقت

(10) طُرق لتعزيز مهاراتك المهنية في إدارة الوقت

أصبحت مهارات إدارة الوقت الفعالة أكثر أهمية من أي وقت مضى في عالمنا الحديث.
- ومع تزايد الطلب على حياتنا المهنية والشخصية، فإن تحسين كيفية إدارة وقتنا يُمكن أن يُساعدنا 

على تحقيق أهدافنا وزيادة الإنتاجية وخلق توازن أفضل بين العمل والحياة.
- سنكتشف هل تشعر غالبًا بالتوتر بسبب الكثير من العمل الذي يتعين عليك القيام به عندما لا يكون 

هُناك وقت كافٍ في اليوم؟ فكيف يبدو أن بعض الناس لديهم ما يكفي من الوقت للقيام بكل شيء؟ 

يبدو أن السر هو التحكم بالوقت بدلًا من ترك الوقت يتحكم بك "وبعبارة أُخرى" فإن الفرق يكمن

في الإدارة غير الفعالة للوقت.

*وبمقال (10 طُرق لتعزيز مهاراتك المهنية في إدارة الوقت)

سنكتشف كيف يُمكنك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.

أولاً: ما هي إدارة الوقت؟

هل سبق لك أن تساءلت كيف يبدو أن بعض الناس لديهم كل الوقت في العالم؟ إنهم ينتقلون بسلاسة 

من مُهمة إلى أُخرى، وينجزون المشاريع المهنية والشخصية بسهولة.
- ومع ذلك، يُعاني آخرون من قوائم المهام التي لا تنتهي أبدًا والمواعيد النهائية التي تلوح في الأفق.
إنه ليس سحرًا – مُجرد تقنيات جيدة لإدارة الوقت، حيثُ تأتي هذه المهارات بشكل طبيعي 

لدى بعض الأشخاص، ولكنها أيضًا سمات يُمكن تعلمها وتطويرها.
إدارة الوقت "Time Management" هي في الأساس القدرة على تحديد أولويات وقتك بشكل فعال 

من خلال عملية التخطيط لكيفية قضاء وقتك.

ثانيًا: لماذا تُعتبر مهارات إدارة الوقت مُهمة؟

مهارات إدارة الوقت هي مجموعة واسعة من المهارات التي تُساعدك على إدارة الوقت الذي تقضيه 

خلال يوم العمل والتأكد من إنفاقه بأكبر قدر مُمكن من الفعالية.
*وتتضمن بعض مهارات إدارة الوقت الأساسية ما يلي:

1) تحديد الأولويات
هذا هو إجراء تحديد مستوى من الأهمية للمهام المختلفة والتأكد من إنجاز المهام ذات الأهمية الأعلى 

قبل المهام الأقل أهمية. 

- يتطلب تحديد أولويات مهامك بشكل فعال أن يكون لديك فهم قوي للمدة التي ستستغرقها كل وظيفة 

لديك لإكمالها. 

إن اِكتساب المهارة في تحديد أولويات مسؤولياتك سيسمح لك أيضًا بإكمال مهامك الأساسية بكفاءة أكبر.

2) التخطيط
تُعد القُدرة على تحليل مهمة أو مجموعة من المهام ووضع جدول زمني لإنجازها أمرًا ضروريًا. 

- تتطلب الإدارة الفعالة للوقت أن تتمتع بمهارات تخطيط قوية لضمان قدرتك على تطوير وتطبيق فهم 

مُنظم لمسؤولياتك عند إنشاء جداول المهام الخاصة بك.

3) اِدارة الاِجهاد
إن القُدرة على التعرف على مستويات التوتر الشخصية لديك وتوفير أماكن الإقامة في عملك يُمكن 

أن تبقي مستوى التوتر لديك مُنخفضًا. 

- إن مُكافأة نفسك وتفويض مهامك وأخذ فترات راحة عند الحاجة يسمح لك بالبقاء مركزًا ومتحمسًا أثناء 

إنجاز كل المهام اليومية المدرجة في جدولك. 

- إن فهم مستويات التوتر لديك سيساعدك أيضًا على استخدام فترات الراحة بشكل فعال خلال يومك 

ومعرفة متى ترفض المهام التي من شأنها أن تطغى عليك.

4) تحديد الأهداف
يُعد تحديد أهداف محددة لنفسك خلال عملك، مثل إنجاز مهمة محددة أو جزء من الوظيفة جزءًا أساسيًا 

من إدارة الوقت. 

- يُتيح لك تحديد سلسلة من الأهداف الواقعية وسلسلة من الأهداف المثالية أن تشعر بكل إنجاز طوال 

يومك كمصدر للتحفيز والتشجيع. 

- يُمكن أن يعمل تحديد الأهداف جنبًا إلى جنب مع إدارة التوتر لمساعدتك على زيادة كفاءتك على مدار 

الساعة واليوم.

5) التواصل
تُمثل هذه المهارة قُدرتك على التعبير عن أهدافك وخططك واِحتياجاتك في أشكال شفهية وكتابية. 

- تُتيح لك مهارات الاتصال المتطورة تطوير جداول وخطط فعالة، كما أنه يُساعدك على إنجاز مهامك 

بشكل أكثر فعالية من خلال التفويض والعمل الجماعي.

ثالثًا: كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت؟

*جرب بعض هذه التقنيات العشرة لتحسين إدارة الوقت:
1. اِبدأ مهامك مُبكرًا

• إذا أتيحت لك الفرصة، فإن بدء مهمة قبل الموعد المقرر لبدء العمل عليها يمكن أن يساعدك في التغلب على المراحل التحضيرية الأولية للمهمة. 
• يُمكّنك هذا من البدء في تطوير إستراتيجيتك بشكل اِستباقي، مما قد يساعد أيضًا في التغلب على المُماطلة.

2. ضع حدودًا لما ستوافق عليه

• سيقبل العديد من الأشخاص العديد من المسؤوليات التي يطلبها منهم الآخرون لترك انطباع إيجابي وإظهار تفانيهم في عملهم. 
• ومع ذلك، فإن تحمل الكثير من المسؤوليات يمكن أن يجعل وضع جدول زمني يستوعب جميع مهامك أمرًا صعبًا للغاية. 
• إن وضع حدود لعدد الوظائف النشطة التي ترغب في قبولها من الآخرين يمكن أن يساعدك على تجنب تحمل عدد هائل من المسؤوليات.

3. اِمنح نفسك فترات راحة

• إن تخصيص وقت في يومك للانقطاع لفترة وجيزة عن عملك سيتيح لك تخفيف الضغط والعودة إلى مهامك النشطة بمنظور جديد. 
• إن تعلم متى تأخذ فترات راحة مخصصة طوال يومك سيساعدك أيضًا على تطوير عادات فعالة لإدارة التوتر.

4. حدد أولويات مهامك

• حدد مدى أهمية كل مهمة من مهامك لبعضكما البعض. 
• إن تحديد أولوية لمهام محددة يمكن أن يساعدك على تركيز جهودك على الأشياء التي تحتاج إلى وقتك أكثر من غيرها. 
• يتيح لك التدرب على تحديد أولويات مهامك فهم كيفية إنشاء جداولك بشكل أفضل وتحديد المهام التي تستحق التفويض.

5. جدولة مهامك ومواعيدها النهائية

• خذ وقتًا لإنشاء جدول تفصيلي لكل مهمة من مهامك النشطة وتحديد مواعيد نهائية ثابتة لها. 
• يُمكن أن يساعدك القيام بذلك في تصور المهام التي تحتاج إلى المزيد من الجهد ويمكن أن يساعدك على المراهنة عليك أن تفهم السرعة التي يمكنك بها إكمال عملك. 
• اِعتد على تحديث جدولك الزمني، حيث يمكن أن يكون الجدول الزمني الشامل بمثابة الأساس لمساعدتك على تنمية مهارات التخطيط وتحديد الأولويات لديك.

6. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

• يُمكن أن تساعدك مساحة العمل المنظمة على توفير الوقت خلال يومك من خلال منعك من الاضطرار إلى البحث عن المواد التي تحتاجها لإكمال كل مهمة. 
• بالإضافة إلى ذلك، فإن تطوير المهارات التنظيمية سيساعدك على تعزيز قدراتك على التخطيط. 
• إن عدم القلق بشأن العثور على مستندات أو مواد مهمة معينة سيساعد في تخفيف التوتر اليومي.

7. تعرف على أنماط إنتاجيتك

• كل شخص لديه أنماط مختلفة من مدى إنتاجيته طوال يومه. 
• يكون بعض الأشخاص أكثر كفاءة في الساعات الأولى من اليوم، بينما قد لا يصل البعض الآخر إلى ذروة إنتاجيتهم إلا بعد تناول الغداء. 
• إن تحديد أوقات اليوم الأكثر إنتاجية بالنسبة لك يمكن أن يساعدك على استخدام كل جزء من اليوم بشكل أكثر فعالية. 
• ومن خلال جدولة المهام الأسرع أو الأسهل خلال الأوقات الأقل إنتاجية، فإنك تضمن تخصيص ذروة إنتاجيتك لمهام أطول وذات أولوية أعلى.

8. اِستخدم التكنولوجيا لتساعدك على تحمل المسؤولية

• أصبح تتبع الوقت وبرامج الإدارة اليومية أكثر شيوعًا في مكان العمل كل عام. 
• يتيح لك برنامج تتبع الوقت تحديد المدة التي تستغرقها لإكمال المهام الفردية، كما يقوم برنامج الإدارة اليومية بدمج نتائج تتبع الوقت في جدولك الزمني. 
• ستسمح لك هذه الأدوات معًا بإنشاء جداول زمنية أكثر واقعية ودقة ويمكن أن تساعدك على ضبط نفسك قبل أن تصبح مشتتًا أو مماطلًا لفترة طويلة.

9. ركز على مهمة واحدة في كل مرة

• قد يبدو تعدد المهام بمثابة استراتيجية فعالة لإنجاز مهام متعددة بسرعة أكبر. 
• ومع ذلك، فإن أولئك الذين يركزون على إكمال مهمتين واحدة في كل مرة، عادةً ما يكملون كل مهمة بشكل أسرع وبجودة أعلى من أولئك الذين يقومون بمهام متعددة. 
• إن قضاء وقتك في التركيز على إكمال مهمة واحدة في كل مرة سيساعدك أيضًا على تقليل احتمالية تشتيت انتباهك.

10. عزز عاداتك الجيدة

• عندما تنتهي من المهام أو تلاحظ أنك قد أحدثت فرقًا في إنتاجيتك من خلال تطوير مهارات إدارة الوقت لديك باستخدام بعض هذه التقنيات، فقد ترغب في تعزيز نجاحك بمكافأة صغيرة. 
• إن العثور على مكافأة ممتعة لنفسك لا تنتقص من إنتاجيتك اليومية قد يقلل من التوتر ويحفزك على مواصلة تطوير مهارات إدارة الوقت لديك.

رابعًا: اِستراتيجيات إدارة الوقت الفعالة

كيف يمكنك إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية؟

هل تبحث عن بعض اِستراتيجيات إدارة الوقت المُجربة والمُختبرة؟ نناقش أدناه 3 استراتيجيات 

أثبتت أنها تُساعد الأشخاص على إدارة وقتهم بشكل أكثر فعالية والشعور بالتحسن في هذه العملية:
1. تقنية البومودورو

• تم تطوير نظام إدارة الوقت هذا في الثمانينيات من قبل المؤلف فرانشيسكو سيريلو، وهو يشجع المستخدمين على تحديد المهام القابلة للتنفيذ ثم ضبط مؤقت (عادةً 25 دقيقة) لتخصيص الوقت للعمل على هذه المهام دون أي انقطاع أو انقطاع. 
• يُشجع هذا النظام الأشخاص على استغلال الوقت المتاح لهم ويسلط الضوء على كيفية استنزاف عوامل التشتيت الحديثة مثل الهواتف ووسائل التواصل الاجتماعي وثقافتنا التي تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لوقتنا. 
• وبدون هذه الانحرافات، يمكننا إكمال المهام بسرعة وكفاءة.

2. إنجاز الأمور (GTD)

• قام ديفيد ألين وهو مستشار إداري، بإنشاء طريقة GTD لمساعدة المستخدمين على إدارة عملهم ووقتهم بشكل أفضل. 
• يتضمن المفهوم سرد جميع المهام المعلقة من الصغيرة إلى الكبيرة ثم يكمل الفرد المهام الصغيرة والبسيطة أولاً، ولا يترك سوى المهام الأكبر والأكثر تعقيدًا. 
• يتم بعد ذلك تقسيمها إلى أقسام صغيرة يسهل إدارتها وإكمالها.
• المبدأ الأساسي لهذه الإستراتيجية هو أنه من خلال كتابة المهام، يتم تركيز الاهتمام على المهمة نفسها، بدلاً من محاولة تذكر ما يجب القيام به. 
• وهذا يُقلل من مشاعر الإرهاق والقلق، وهي أمور مألوفة جدًا عند التعامل مع مهام متعددة. 

3. قاعدة 80/20

• تنص قاعدة 80/20 المعروفة باسم مبدأ باريتو، على أن 20% من مخرجاتك ستؤدي إلى 80% من نتائجك. 
• لذلك، من خلال التركيز على 20% من النشاط، يُمكنك تحقيق أكبر قدر ممكن في أقل وقت. 
• العمل بذكاء أكبر – وليس بجهد أكبر، يُمكن تطبيق قاعدة 80/20 في جميع مجالات الحياة تقريبًا، بما في ذلك النظام الغذائي وممارسة الرياضة والعمل والدراسة.
• هذه اِستراتيجية ممتازة من حيث إدارة الوقت. 
• يُمكنك تحليل المكان الذي تقضي فيه وقتك حاليًا، ومراقبة النتائج، ثم ضبط نشاطك لتحقيق أقصى قدر من النتائج من خلال إيلاء اهتمام أكبر للنشاط عالي القيمة.

وخِـــتامـًا,,,,, أحد أهم عناصر إدارة الوقت هو أن تتذكر أنها مهارة مُصممة لتعمل من أجلك. 

- هدفه الوحيد هو أن يجعلك أكثر فعالية وهدوءًا، مما يُساعدك على تحقيق أهدافك. 

إن الاِستراتيجيات والنصائح والدورات التدريبية عبر الإنترنت المُفصلة في هذه المقالة 

كُلها أدوات تُمكنك من بناء عادات أفضل وإتقان أسلوب إدارة الوقت الذي يُناسبك.