(7) نصائح للتخطيط لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى

(7) نصائح لاِستخدام نقاط قوتك لتُصبح مُخططًا أفضل

هل سبق لك أن خططت لشيء ما وأدركت أن الأمر يستغرق وقتًا أطول مما كُنت تعتقد؟ 

حسنًا، الأمر هو أننا جميعًا نحصل على 24 ساعة يوميًا، وإذا أردنا الوصول إلى إمكاناتنا 

فمن الضروري اِستخدام وقتنا بفعالية وجدولة وقتنا بشكل واقعي.
- لذلك، أنا لست مؤمنًا بمحاولة ملء جدولك قدر الإمكان، حيث قد ينتهي بك الأمر إلى الإرهاق. 

ومع ذلك، أنا أؤيد استخدام وقتك بفعالية والتخطيط له بشكل واقعي.

يُمكن أن يُساعدك التنظيم ووضع الخطط على تحقيق أهدافك لتُصبح أكثر نجاحًا.
- يُعد التنظيم والتخطيط الفعال من المهارات الناعمة التي يُمكنك تعلمها واِستخدامها للمُساعدة 

في تقليل مستويات التوتر لديك عن طريق جعل حياتك أسهل وأبسط.
إن فهم كيفية إنشاء طريقة أبسط للقيام بالأشياء بشكل فعال يُمكن أن يُساعد عندما يكون لديك مهام 

مُتعددة أو مُعقدة.
*وبمقال (7 نصائح للتخطيط لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى)

سنوضح ما هو التنظيم والتخطيط وسبب أهميتهما وسنُقدم أهم النصائح التي تُساعدك على تطوير 

هذه المهارات.

أولاً: ما هو التنظيم والتخطيط؟

يُعد التنظيم والتخطيط "Organization and planning" من المهارات المهمة التي يُمكن أن تُساعدك 

في تحقيق أهدافك عند اِستخدامها معًا. 

- التخطيط يعني النظر في المهام المُختلفة المطلوب إنجازها حتى تتمكن من تحقيق أهدافك المُحددة 

والاِستعداد لها. 

يُمكنك اِستخدام التخطيط للتحضير للمهام أو المشاريع أو الأنشطة أو أي موقف آخر يتضمن العمل. 

ويرتبط اِرتباطًا وثيقًا بإدارة الوقت والجدولة والتنظيم.

- تُشير المهارات التنظيمية إلى كيفية التعامل مع خطتك. 

وتتضمن هذه المهارة إنشاء ترتيب لكل مهمة من حيث الأهمية ومُراعاة الوقت المُتاح لإكمال المهمة 

وأي قيود مُحتملة وعبء العمل الإجمالي لديك. 

ويتضمن التنظيم أيضًا وجود خطة اِحتياطية إذا ساءت الأمور واستراتيجية للتعامل مع المشكلات. 

يُعد التنظيم أمرًا مهمًا حتى تتمكن من تحديد أولويات المهام وفهم المهام التي يجب إكمالها أولاً 

وتلك التي يمكنك القيام بها لاحقًا.

*(مُغالطة التخطيط)
هُناك ظاهرة تُسمى مُغالطة التخطيط، والتي تصف ميل المرء إلى التقليل من الوقت الذي يستغرقه إكمال 

المُهمة والتقليل من المخاطر والتكاليف المُرتبطة بها. 

في الواقع، تُشير بعض الدراسات إلى أن أقل من 40% من المشاريع يتم إنجازها في الوقت المُحدد. 

إذاً لماذا هذة الحالة؟ ويبدو أن هذا شيء يؤثر علينا جميعا.

- في عام 1977، اِقترح كانيمان وتفيرسكي أن عدم الدقة والأحكام البديهية هي أمور منهجية 

وليست عشوائية، مما يظهر التحيز بدلاً من الارتباك. 

فماذا يعني هذا؟ وهذا يعني أن الناس لديهم أخطاء منهجية في تفكيرهم بسبب التحيزات المعرفية. 

إذًا، ما هو التحيز المعرفي؟ إنه حقًا اِختصار يستخدمه دماغنا لمعالجة المعلومات. 

إن الشيء المُتعلق بالتحيزات المعرفية هو أنها فعالة، فهي تساعد دماغنا في الحفاظ على الموارد 

المعرفية، ومع ذلك المُشكلة هي أنها تؤدي في كثير من الأحيان إلى أخطاء منهجية في تفكيرنا 

وأحكامنا وتوقعاتنا بشأن المُستقبل.

ثانيًا: التحيزات المعرفية وراء مُغالطة التخطيط

*دعونا نتحدث عن أربعة تحيزات معرفية تكمن وراء مُغالطة التخطيط:
1) اِنحياز التفاؤل

• الأول هو الانحياز للتفاؤل، يميل الناس إلى الحصول على نظرة متفائلة للمستقبل. 
• إنهم يبالغون في تقدير مهاراتهم وقدراتهم ويميلون إلى التقليل من المخاطر أو التحديات التي قد تنشأ. 
• في الواقع، طلبت إحدى الدراسات من الأشخاص تقييم مدى جودة مهاراتهم في القيادة، واعتقد أكثر من 80% منهم أنهم أفضل من المتوسط "إحصائيًا، هذا مستحيل". 
• لذا، مع هذا التحيز، فإننا نميل إلى الاعتقاد بأننا نستطيع أن نفعل أكثر مما يمكننا فعله بالفعل، وأننا نستطيع إنجاز الأمور بشكل أسرع مما نستطيع على الأرجح.

2) ترسيخ التحيز

• التحيز الآخر الذي يكمن وراء مُغالطة التخطيط هو التحيز الراسخ. 
• ينص التحيز الراسخ على أن أول معلومة نتلقاها تميل إلى التأثير على أحكامنا وتقييماتنا اللاحقة. 
• "على سبيل المثال" إذا أخبرك أحد زُملائك أو مُديرك أن المشروع سيستغرق X من الساعات، فبغض النظر عن المعلومات التي نواجهها بعد ذلك، لدينا تلك المعلومة الأولى مثبتة في رؤوسنا. 
• لذلك، نحن نتأثر بشكل مفرط بالجزء الأول من المعلومات التي نواجهها، ولا نجري بحثًا شاملاً أو نمنح المصادر أو المعلومات الأخرى فرصة للتأثير على تخطيطنا واِعتباراتنا.

3) تأكيد التحيز

• التحيز المعرفي الثالث هو التحيز التأكيدي.
•  لنفترض أننا وضعنا خطة لمشروع ما ولأننا قمنا بها، نعتقد أنها أفضل خطة على الإطلاق. 
• نحن نميل إلى البحث عن المعلومات التي تؤكد خطتنا ونتجاهل أي معلومات تتعارض معها. 
• ولهذا السبب يميل الناس إلى قراءة الصحف والمجلات التي تؤكد معتقداتهم السياسية. 
• بمُجرد أن نضع خطة، نريد الالتزام بها، وإذا حدث شيء يقول خلاف ذلك، فإننا نميل إلى تجاهله.

4) التمثيل اِرشادي

• يُسمى الاِنحياز التالي الذي يؤكد مُغالطة التخطيط بالاِستدلال التمثيلي، ويعني هذا التحيز أن النموذج العقلي الموجود يؤثر على حكمنا بشأن الأحداث المستقبلية. 
• ولهذا السبب أيضًا توجد الصور النمطية، حيث لدينا نموذج عقلي أولي حول مجموعة من الأشخاص، وفي كل مرة نواجه شخصًا من تلك المجموعة، فإن هذا النموذج الذهني هو ما يتبادر إلى ذهننا أولاً، ونحكم عليهم بناءً على ذلك.
• وهذا يُمكن أن يكون له أيضًا تأثير على تخطيطنا "على سبيل المثال" إذا كان لدينا مشروع مماثل في الماضي، فقد نعتقد أننا نعرف كيفية التعامل مع المشروع الجديد، ونبني تخطيطنا على تجارب الماضي. 
• ومع ذلك، قد يكون الوضع مختلفًا، وقد تكون هناك أشياء فشلنا في أخذها في الاعتبار، مما قد يتسبب في تفويت جداولنا الزمنية.

• "على سبيل المثال" في وظيفتي الأولى، كان لدي الكثير لأفعله مع العلامات التجارية والتسويق لصاحب العمل، وكان علي إنشاء صفحات وظيفية بصفة استشارية. 
• وفي عملي الثاني لقد عرضت صفحات وظيفية للشركات، لكن الوضع كان مختلفًا تمامًا. 
• كان علينا استخدام تقنيات مختلفة وشركة مختلفة لمساعدتنا في تنفيذ هذه الصفحات المهنية، لأكون صادقًا، لقد أخطأت في التخطيط للمُدة التي ستستغرقها صفحة التوظيف.
• لقد اِستغرق الأمر وقتًا أطول بكثير مما توقعه أي منا، وكان هناك الكثير من الصعوبات التقنية التي ظهرت، والكثير من المشاكل التي كان علينا التعامل معها. 
• ولكن أعتقد أن جزءًا من المشكلة كان أنه في ذهني، كان لدي نموذج عقلي أولي وقد تسبب ذلك في إساءة تقدير الموقف الذي كنت أتخيله. 

ثالثًا: لماذا من المُهم التخطيط والتنظيم؟

عندما تُخطط للأشياء مُسبقًا بدلاً من التعامل معها عند ظهورها، فإن ذلك يُساعدك على الاِستمرار 

في التركيز على ما تفعله وتحسين جودة عملك. 

- يُمكن أن يسهل أيضًا إنهاء المهام بسرعة وكفاءة، حيث من غير المرجح أن تجد نفسك في موقف 

لا تكون فيه مُتأكدًا من أين تبدأ أو كيفية المُتابعة. 

على الرغم من أنه قد تنشأ عقبات أو مشكلات غير متوقعة لم تدرجها في خطتك الأولية، إلا أن التنظيم 

يُمكن أن يُساعدك على مُعالجة هذه المشكلات بسرعة أكبر لأنه من المحتمل أن تكون هناك مشكلات 

أقل في البداية.

بدون التخطيط والتنظيم، قد لا يكون لديك فهم جيد للمهام التي يجب إكمالها بالضبط ومقدار 

الوقت المُخصص لكل منها، إن العمل بدون تخطيط متقدم قد يعني أنك لست على دراية بالمهام ذات 

الأولوية والمهام التي يجب إكمالها أولاً. 

- قد يعني ذلك أيضًا أنك تخاطر بفقدان المواعيد النهائية أو عدم إكمال المهمة تمامًا. 

قد تجد نفسك تكمل العمل على عجل للوفاء بالموعد النهائي، مما قد يتسبب في تدهور جودة عملك.

رابعًا: (7) نصائح لتحسين مهارات التنظيم والتخطيط لديك

هل أنت مُستعد للتحكم في المواعيد النهائية والجدول الزمني الخاص بك؟

بالإضافة إلى مُساعدتك على تحقيق أهدافك، يُمكن لمهارات التنظيم والتخطيط الفعالة أيضًا أن تُقلل 

من مستويات التوتر لديك وتساعد على تجنب مشاعر الذعر بشأن عبء العمل الخاص بك. 

- إن وجود خطة يجب اتباعها يساعدك على معرفة موقعك في العملية الأوسع وما إذا كنت على المسار

الصحيح للوفاء بالموعد النهائي. 

*فيما يلي سبع نصائح يُمكنك اتباعها لمُساعدتك على أن تصبح أكثر تنظيماً وتصمم خططًا أكثر فعالية:

1. حدد أولويات مهامك

• يُساعدك تحديد أولويات المهام حسب الأهمية على تحديد المهام المهمة وتلك التي يمكنك إكمالها لاحقًا. 
• إن معرفة كيفية تحديد الأولويات يعني أيضًا أنه يمكنك تقسيم عملك إلى أجزاء أصغر. 
• ويُمكنك بعد ذلك التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. 
• يُعد هذا مفيدًا عندما تخطط لمشروع كبير يتضمن العديد من المهام المختلفة. 
• اِبدأ بإنشاء قائمة بكل ما تخطط للقيام به وجميع المهام المطلوبة لإنجاز خطتك ثم قُم بترتيب القائمة حسب الأهمية وابدأ العمل على الأشياء الموجودة في قائمتك بهذا الترتيب.

2. ممارسة إدارة الوقت

• إدارة الوقت هي كيفية تقسيم وقتك بين الإجراءات المختلفة والتأكد من أنها تتماشى مع هدفك المتمثل في إكمال مهامك الأساسية. 
• تُساعدك الإدارة الجيدة للوقت على الاستفادة بشكل أفضل من الوقت المتاح لديك. 
• يمكن أن تساعدك ممارسة إدارة الوقت على إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل. 
• يُمكنك استخدام أدوات الجدولة، مثل المخططات والمذكرات والجداول الزمنية والجداول الزمنية لمساعدتك على التركيز والبقاء على المسار الصحيح. 

لممارسة إدارة الوقت، استخدم قائمة أولوياتك وأضف تقديرًا زمنيًا لكل مهمة "قد يبدو هذا كالتالي":
- الرد على البريد الإلكتروني - 20 دقيقة.
- اجتماع الإدارة – 45 دقيقة.
- اذهب إلى الطابعات – 30 دقيقة.
إذا وجدت أن الوقت المقدر للمهام يزيد من الوقت المتاح لديك، فيمكنك إعادة النظر في أولوياتك 

فيما يتعلق بالمهام التي يمكنك نقلها أو تقصيرها. من المهم أن تكون صادقًا قدر الإمكان حتى تنجح خطتك.

3. تنسيق الموارد

• تتطلب غالبية المشاريع والمهام استخدام نوع ما من الموارد. 
• قد يكون المال لتغطية النفقات أو الموارد البشرية أو العمالة، وقد تتطلب بعض المشاريع ببساطة موارد زمنية أو مكانية، بينما قد تتضمن المشاريع الأكبر أنواعًا عديدة من الموارد.
• عندما تُخطط لمشروع أو مهمة، يمكنك تقسيمها إلى أجزاء أصغر ثم التفكير في الموارد التي قد تحتاجها. 
• فكر في الأشخاص أو المواد اللازمة لإكمال المهمة. 
• قد تكون لديك بالفعل جميع الموارد الأساسية تحت تصرفك، أو قد تفكر في الاستعانة بمساعدة خارجية، مثل مصمم جرافيك، للمساعدة في إنشاء المحتوى. 
• يُمكنك تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة لك لتطوير أفضل منتج أو استراتيجية.

4. تفويض العمل لفريقك

• التفويض هو عندما تقوم بتعيين بعض عملك لأشخاص آخرين. 
• هؤلاء الأفراد مسؤولون بعد ذلك عن إكمال هذا العمل. يعد تفويض المهام ممارسة شائعة وحيوية في مكان العمل. 
• عندما تقوم بتفويض المهام للآخرين، فهذا يعني ببساطة أنك تعرفت على أفضل طريقة لتوزيع عبء العمل.
• "على سبيل المثال" إذا قررت أنه من الضروري الاستعانة بمُساعدة خارجية لإنشاء محتوى، مثل مصمم جرافيك، فيمكنك التفكير في تفويض هذه المهمة إلى شخص آخر في فريقك. 
• يُعد التفويض مهمًا أيضًا لأنه يوضح أنك تثق في أعضاء فريقك لتحمل المزيد من المسؤوليات. 
• يُمكن أن يُحفز هذا فريقك ويجعلهم يشعرون بأن لديهم مصلحة في المشروع، مما قد يؤدي بهم إلى إنتاج عمل أفضل وتحسين بيئة العمل العامة.

5. تطوير العمليات للمهام الروتينية

• إن وجود عمليات مطبقة للمهام الروتينية يمكن أن يساعد في تجنب الأخطاء. 
• إذا وجدت أنك وفريقك تقومون بنفس المهام بشكل متكرر، ففكر في إنشاء أنظمة وعمليات لجعل النهج أكثر تلقائية. 
• بالنسبة للمهام الروتينية، خذ بعض الوقت لتدوين الطريقة التي تتعامل بها عادةً مع هذه المهام وإنشاء قائمة مرجعية. 
• توفر لك قائمة التحقق أيضًا دليلاً حتى تتمكن من مشاركة العملية مع الآخرين عند تفويض المهام.

6. التخطيط للمُستقبل

• تُعد القدرة على التخطيط للمُستقبل جُزءًا حيويًا من اِكتساب المهارة في التخطيط والتنظيم. 
• عادةً ما يؤدي تخصيص المزيد من الوقت للتخطيط لمشروع أو مهمة إلى زيادة احتمالية النجاح. 
• يُمكنك محاولة التخطيط لمهام عملك ومشاريعك مسبقًا قدر الإمكان. 
• قد لا تتمكن دائمًا من التحكم في مقدار الوقت المطلوب لإكمال مهمة أو مشروع.
• قد تكون هناك أوقات يظهر فيها المشروع بشكل غير متوقع، ويكلفك مديرك بمسؤولية المشروع. 
• في هذا النوع من المواقف، يُمكنك تحقيق أقصى اِستفادة من الوقت المتاح لديك. 
• إن اِعتياد التخطيط للمستقبل يمكن أن يجعل إدارة هذه المشاريع غير المتوقعة أسهل بكثير. 
• تهدف إلى التخطيط للمشاريع بقدر ما تستطيع. 
• "على سبيل المثال" إذا كنت مسؤولاً عن إنشاء تقرير ربع سنوي، فيُمكنك التخطيط مُسبقًا للتأكد من أن لديك جميع الموارد اللازمة لإكمال التقرير مسبقًا.

7. خطط لما هو غير متوقع

• في حين أن هدفك هو اِتباع الخطة التي قمت بإعدادها، فمن المفيد أن تتمتع بدرجة معينة من المرونة وأن تكون قادرًا على وضع خطط بديلة اِعتمادًا على الظروف المُحددة وعبء العمل الفعلي لكل مهمة. 
• هُناك دائمًا احتمال حدوث مواقف غير متوقعة، من المُهم تخصيص بعض الوقت لأية مشاكل وعقبات يمكن أن تحدث وإتاحة الوقت لحل هذه المشكلات. 
• إذا كانت خطتك تحتوي على جدول زمني محدود، فقد لا يكون لديك الوقت لإدارة المشكلات بفعالية.

وخِـــتامًا,,,, باِختصار، غالبًا ما نواجه صعوبة في التخطيط، أو نفتقد المواعيد النهائية 

أو نُدرك أن الأمور تستغرق وقتًا أطول بكثير مما كنا نعتقد.
- والسبب في ذلك هو أننا جميعًا لدينا تحيزات معرفية.
أول شيء هو النظر في كل من المعلومات الفردية والتوزيعية والمعلومات من المصدر الداخلي 

والخارجي، سيُساعدنا هذا في التفكير في المزيد من العوامل التي ستؤثر على جدولنا الزمني. 

- النصيحة الثانية هي تقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء أصغر والتخطيط للوقت الذي يستغرقه 

تنفيذ كل جزء "النصيحة الأخيرة هي أن تُفكر فيما يجب عليك فعله ومتى ستنفذه".