كيفية كتابة خطاب توصية مثالي خلال (7) خطوات؟!

كيفية كتابة خطاب توصية بشكل إحترافي  خلال (7) خطوات؟

إن وجود شخص ما يشهد على مؤهلاتك وشخصيتك الشخصية يُمكن أن يجعل أصحاب العمل 

المُحتملين أكثر عُرضة للنظر في دورك.
- حيثُ يؤكد خطاب التوصية على صحة عملك أو مهاراتك أو أدائك الأكاديمي

ويُمكنك طلب مثل هذا الخطاب في المرة التالية التي تتقدم فيها للحصول على وظيفة 

"وقد يُطلب منك أيضًا تقديم واحدة لشخص آخر".

*وبمقال (كيفية كتابة خطاب توصية مثالي خلال (7) خطوات؟!)

سنتعرف على كيفية كتابة خطاب توصية، بالإضافة إلى أننا نراجع كيف يُمكنك طلب 

خطاب توصية لنفسك من شخص يعرف عملك جيدًا.

أولاً: ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية "A letter of recommendation" هو وثيقة رسمية تُناقش مدى مُلاءمة 

الشخص لدور مُعين.
- على الرغم من تشابهها، تختلف خطابات التوصية عن المراجع القياسية حيث يتم إرسال 

الأخيرة غالبًا من خلال مُحادثات غير رسمية عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.

ثانيًا: أنواع خطابات التوصية

هُناك عدة أسباب شائعة ومُختلفة قد تجعل الفرد يطلب خطاب توصية. 

الهدف هو نفسه لكل خطاب توصية: تقديم المُرشح باِعتباره الشخص المثالي للوظيفة أو البرنامج 

الذي يبحث عنه "لكن المواضيع المُناسبة التي يجب تغطيتها في رسالتك تختلف بين الأنواع المُختلفة".

1) خطابات التوصية الأكاديمية
إذا طُلب منك كتابة خطاب توصية لأحد الطلاب، فيجب أن تتحدث رسالتك تحديدًا عن أدائه 

الأكاديمي بالإضافة إلى السمات الشخصية التي تجعله مُرشحًا قويًا للمكان في البرنامج أو المنحة 

التي يبحث عنها. 

*يُمكن أن تكون هُناك سيناريوهات تطبيق مختلفة حيث قد يطلب الطالب خطاب توصية:

• الكلية الجامعية.
• برنامج أكاديمي محدد داخل الكلية، مثل برنامج الشرف أو تخصص معين.
• خريج أو كلية الطب أو القانون.
• منحة أو منحة دراسية.
• التدريب أو الزمالة.

2) خطابات التوصية المهنية
خطابات التوصية المهنية هي نوع آخر شائع إلى حد ما من خطابات التوصية. 

- يطلب العديد من المرشحين من أصحاب العمل والموجهين السابقين مساعدتهم في البحث عن عمل 

من خلال تزكيتهم للوظائف.
وفيما يلي فرق رئيسي بين خطاب التوصية الأكاديمي والخطاب المهني: 

في خطاب التوصية المهني، يجب أن يكون التركيز حصريًا تقريبًا على الأداء المهني للمُرشح 

ومُلاءمته للدور المُحدد الذي يبحث عنه.

3) إحالات تأجير المنازل
نوع آخر من خطابات التوصية مخصص لتأجير المنازل. 

- في كثير من الأحيان، يطلب الملاك من المستأجرين المحتملين توصيات من الملاك السابقين 

حول تجربتهم مع المستأجرين.

إذا طُلب منك كتابة هذا النوع من خطابات التوصية، فضع مخاوف المالك الجديد في الاعتبار 

وقُم بإلقاء الضوء على التجارب التي جعلت علاقتك مع المستأجر علاقة إيجابية مثل سرعته 

في دفع الإيجار والرعاية التي أولوها للمستأجر.

ثالثًا: كيفية كتابة خطاب توصية بشكل إحترافي؟!

توصية صادقة توضح تفاصيل حساب شخصي لتجاربك مع مُقدم الطلب. 

يجب أن تعرف كيف يتصرف المُرشح ويؤدي في بيئة العمل. 

*ضع في اِعتبارك ما يلي قبل قبول طلب التوصية:

1. هل عملت مع مقدم الطلب أو راقبته بشكل مباشر؟
2. ما هي المشاريع التي عمل عليها الشخص تحت إشرافي؟
3. هل تعرف نقاط القوة والمهارات ذات الصلة التي يمكنك توضيحها شخصيًا؟
4. هل لديك أمثلة محددة لعمل الفرد؟
5. هل يمكنك تقديم تعليقات إيجابية حول هذا الشخص؟

إذا لم تكن لديك خبرة كافية في التعليقات الإيجابية لمشاركتها حول مقدم الطلب؛ فأخبره بسرعة وباِحترام 

أنك لا تستطيع تلبية الطلب "وهذا يمنح المرشح متسعًا من الوقت لإيجاد حل بديل".

رابعًا: صيغة خطاب التوصية

*يجب أن يتضمن خطاب التوصية الخاص بك (5) عناصر:

1. مقدمة موجزة توضح هويتك وعلاقتك بمقدم الطلب وتجربتك أو خبرتك الشخصية.
2. نظرة عامة على نقاط القوة لدى مقدم الطلب كما اختبرتها وارتباطها بالمستلم.
3. قصة شخصية توضح واحدة أو اثنتين من السمات التي يمتلكها مقدم الطلب.
4. بيان ختامي يلخص سبب كون الشخص الذي توصي به مناسبًا لهذه الفرصة.
5. التوقيع الذي يتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

إذا لم يزودك المُرشح بسيرة ذاتية محدثة ووصف وظيفي، فاُطلب منهم ذلك حتى تكون مُستعدًا 

تمامًا لكتابة التوصية "يُمكنك استخدام السيرة الذاتية لفهم تجاربهم وإنجازاتهم بشكل كامل".
- يجب عليك مراجعة الوصف الوظيفي لفهم ما يبحث عنه صاحب العمل في المُرشح. 

اِستخدمه لتوجيه ما يجب عليك تضمينه في سيرتهم الذاتية وتجاربك الشخصية في العمل معهم.

خامسًا: نصائح يجب وضعها في الاِعتبار عند كتابة خطاب توصية

تستغرق كتابة خطاب توصية فعال إلقاء نظرة ثاقبة على خلفية الشخص ومهاراته

1) اِجعلها ذات صلة

• يجب أن يكون خطاب التوصية موجزًا، يجب أن يسلط الضوء على الأسباب الرئيسية التي تجعل المرشح هو الخيار الأمثل للمنصب الذي يبحث عنه وأي تفاصيل تختار تضمينها يجب أن تدعم هذه الأسباب. 
• يُمكن أن تكون مناقشة شخصية المرشح مفيدة، ولكن اربطها بملاءمته للدور الذي يبحث عنه - إذا كانوا يتقدمون بطلب للالتحاق بمدرسة التمريض، فإن مناقشة التزامهم بالأخلاقيات تعد من التفاصيل المهمة التي يجب تضمينها. 
• إذا كان الطلب للحصول على منحة لإجراء بحث أثري، فتأكد من ذكر المشاريع البحثية التي قادوها أثناء العمل معك.

2) قُم بتضمين حكايات وحقائق وإحصائيات مُحددة

• كلما كانت لديك حقائق محددة حول عمل المرشح، كلما كان خطاب التوصية الخاص بك أكثر إقناعًا. 
• "على سبيل المثال" إذا كنت تكتب خطابًا لزميل يبحث عن منصب في التسويق الرقمي، فاذكر معدلات التحويل المحددة التي حققها أثناء العمل معك. 
• وبالمثل، إذا كنت توصي بطالب في المدرسة الثانوية لإحدى الجامعات، فتأكد من تضمين حكايات حول أدائه في مهام محددة أو الأنشطة اللامنهجية في رسالتك.

3) اِستخدم لهجة إيجابية وودية ولكن اِحترافية

• إن النغمة الصحيحة لخطاب التوصية هي تلك التي تكون احترافية، ولكن يمكن الوصول إليها بسهولة. 
• يجب أن تكون علاقتك بالمرشح واحترامك له واضحة في لهجة كتابتك.

4) إذا لم تتمكن من كتابة خطاب توصية فعال، فلا تفعل ذلك

• قد تجد نفسك في موقف لا يُمكنك فيه كتابة خطاب توصية صادق وفعال لشخص يطلب ذلك. 
• قد يكون هذا لأنك ببساطة لا تعرف الشخص أو عمله جيدًا بما فيه الكفاية، أو رُبما وجدت أن عمله مُخيب للآمال أو غير مرضٍ.
• في كلتا الحالتين، الطريقة المهنية لرفض الطلب هي ببساطة إخبارهم أنك لست على دراية كافية بعملهم لمناقشته بشكل فعال أو لا تعتقد أنك ستكون أفضل شخص لكتابة خطاب توصية لهم. 
• اِعتمادًا على الموقف، يمكنك توجيههم إلى شخص آخر في مؤسستك يكون أكثر دراية بعملهم وبالتالي أكثر قدرة على كتابة خطاب توصية فعال. 
• إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فما عليك سوى إخبارهم أنك غير قادر على كتابة خطاب توصية لهم واترك الأمر عند هذا الحد "هذا ليس الوقت المناسب لتشويه سمعة عملهم أو إخبارهم عن سبب عدم إعجابك به".

سادسًا: تنسيق خطاب التوصية

قد تكون مُترددًا بعض الشيء عندما يتعلق الأمر بتنسيق الرسالة أو رُبما يكون هذا جديدًا بالنسبة لك. 

- تتطلب كتابة خطاب توصية منك استعراض مهاراتك التنظيمية، إذا كان هذا هو الشيء الذي تواجهه 

فقد تستفيد من نموذج خطاب التوصية "لقد حصلت على تغطيتها". 

*فيما يلي خمسة أقسام يجب عليك تضمينها في رسالتك:

- تحياتي: اِجعل هذا القسم قصيرًا وحلوًا. هذا هو المكان الذي تخاطب فيه مُستلم الرسالة. 

تأكد من أنك تعرف كيفية تهجئة الاسم والمسمى الوظيفي بشكل صحيح أو اُكتب تحية عامة 

مثل "إلى من يهمه الأمر" أو "عزيزي لجنة القبول في [اِسم الجامعة]".
- المُقدمة: في مُقدمتك، اشرح من أنت، وعلاقتك بالمرشح، ولماذا توصي به للحصول على هذه الفُرصة. 

فكر في شرح سبب كتابة هذه الرسالة بإيجاز والتلميح إلى ما ستناقشه لاحقًا.
- نص الرسالة: يحتوي هذا القسم على أهم المعلومات "سيتضمن نظرة عامة على ماضي الشخص"
الخبرات والمهارات والمعرفة الصناعية. تأكد من مشاركة الحكايات الشخصية القصيرة مع التفاصيل 

التي توضح قدراتهم.
على سبيل المثال، يمكنك وصف مهارات التواصل لدى الشخص باستخدام مثال عندما كان جُزءًا 

من مشروع بحثي كبير عملتما عليه معًا وكان عليك التواصل بشكل فعال مع أعضاء الفريق.
- البيان الختامي: الرسالة الجيدة تحتاج إلى بيان ختامي قوي، إنها فُرصتك لتلخيص نقاطك وتسليط 

الضوء على سبب منح هذا الشخص توصية قوية "كُن موجزًا وشاملًا، ولكن تجنب تكرار التفاصيل".
- توقيعك: حان الوقت لإنهاء رسالتك، أضف توقيعك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في النهاية 

للإشارة إلى اِنتهاء الأمر.

سابعًا: أمثلة على رسائل التوصية

الأشياء التي تقوم بتضمينها في رسالة لشخص يأمل في الحصول على القبول في كلية الدراسات العُليا 

تختلف عن شخص يحاول الحصول على عرض عمل. 

- قد تجد أن كتابة الكلمات القليلة الأولى هو الأصعب "وهذا أمر مفهوم" ولكن بمجرد أن تبدأ المُقدمة 

ستتبعك بقية الرسالة.
*وفيما يلي ثلاثة أمثلة لكيفية بدء خطابات التوصية لسيناريوهات مختلفة، بالإضافة إلى بعض الأشياء 

التي يجب وضعها في الاعتبار لبقية الرسالة:

1. خطاب توصية لوظيفة
إنه لمن دواعي سروري أن أوصي بـ [اسم الشخص] لدور عالم البيانات في شركة X. 

كُنت مُشرفًا على [اسم الشخص] من 2011 إلى 2021 وأقدر معرفتهم العميقة بالبرامج ومهارات 

إدارة الوقت والخبرة السابقة.
- قبل كل شيء، ساعدت تقنياتهم المبتكرة في حل المشكلات فريقنا على التفوق في المشاريع. 

لقد شاهدت مهاراتهم تنمو بشكل كبير وأعتقد أنهم سيكونون المُرشح المثالي لهذا المنصب.
- بعد ذلك، قم بمشاركة أمثلة تفصيلية عن تقنيات حل المشكلات التي يستخدمها الشخص 

وتوسع في مدى تطوره على مر السنين. 

قُم بإنهاء الرسالة بإخبار صاحب العمل هذا عن مدى حظ شركته في الحصول على هذا المُرشح 

بُناءً على الأمثلة التي قدمتها ومهاراته.

2. خطاب توصية للدراسات العُليا
أوصي بشدة بقبول [اِسم الشخص] في [البرنامج] بجامعة X. 

أنا أستاذ علم النفس في جامعة Y وقد سعدت بتدريس [اسم الشخص] في [رمز الدورة] 

خلال درجة البكالوريوس في التغذية.
- برز [اِسم الشخص] عن الطلاب الآخرين لقدرته على البحث في الموضوعات بعمق اِستثنائي 

واِستخدام التعليقات لتعزيز معرفتهم حول أفضل السُبل لتقديم الدراسات الغذائية. 

إنهم يزدهرون في البيئات التعاونية بسبب مهاراتهم الرائعة في العمل الجماعي والتواصل بشكل فعال 

مع أقرانهم وزملائهم.
- فكر في إنهاء الرسالة من خلال التوسع في الموضوعات البحثية للمرشح وشرح بعض الأسباب 

التي تجعله يتمتع بمهارات العمل الجماعي والتواصل الجيدة. 

سيُساعدك معرفة المزيد عن البرنامج الذي يتقدمون إليه ونقاط القوة التي يجب التركيز عليها.
- سيكون لكل لجنة قبول معايير مختلفة، لذا قم بتخصيص الأمثلة الخاصة بك لتعكس المهارات 

التي ستحتاجها لتحقيق النجاح.

3. خطاب توصية للحصول على منحة دراسية
أوصي بشدة باِختيار [اسم الشخص] لمنحة التسويق السنوية الخاصة بك. 

- أنا زميل عمل سابق لدى [اسم الشخص] من 2015 إلى 2022 ورأيت بنفسي مدى مهارتهم 

في تنفيذ اِستراتيجيات التسويق وفهم البيانات بشكل حدسي للتنبؤ بالاتجاهات المستقبلية.
- بدأ [اِسم الشخص] كمتدرب وحصل منذ ذلك الحين على وظيفة مدفوعة الأجر بدوام كامل. 

خلال فترة وجودهم في شركة X، أظهروا مهارات قيادية استثنائية ومستوى عالٍ من الاحتراف 

ولهذا السبب سيكونون مرشحًا مثاليًا لمنحك الدراسية وسيمثلون منحتك الدراسية ومدرستهم 

بكرامة ونزاهة.
- يجب أن يتضمن نص رسالتك إشارات إلى مشاريع محددة عمل عليها الشخص وكيف أصبح 

قائدًا عظيمًا في مكان العمل لإظهار لجنة الاختيار سبب استيفائه لمعايير المنحة على أفضل وجه.


الخُلاصة,,,,, تعلم كيفية كتابة خطاب توصية يختبر مهاراتك التنظيمية ومهارات الاِتصال. 

يجب أن تكون دقيقًا وواضحًا في مديحك "وهذا ليس بالأمر السهل" خاصةً إذا لم تكتب 

خطاب توصية من قبل.
- هذه الرسائل مخصصة لأغراض مختلفة، مثل الحصول على وظيفة أو الالتحاق بالمدرسة 

أو توقيع عقد إيجار. 

بغض النظر عن الغرض، يجب أن تستوفي هذه الرسائل نفس الإرشادات، ستستفيد دائمًا من التفاصيل 

وطرح الأسئلة على الشخص لمزيد من الوضوح حول الطلب، بما في ذلك جميع الأقسام الضرورية.

تذكر أن كتابة خطاب التوصية يتطلب شخصيتك الحقيقية. 

- عليك أن تكون صادقًا بشأن توصيتك وأسباب تقديمها، بعد أن تكتبها "كُن فخوراً بنفسك".