%20%D8%AE%D8%B7%D9%88%D8%A7%D8%AA%D8%9F.webp "كيفية كتابة تقرير عمل اِحترافي لمُديرك خلال (5) خطوات؟") |
| كيفية كتابة تقرير عمل اِحترافي لمُديرك خلال (5) خطوات؟ |
غالبًا ما تكون تقارير الأعمال جُزءًا مُشتركًا من مسؤوليات عمل العديد من الأشخاص.
هُناك عدة أنواع من تقارير العمل التي قد يُطلب منك كتابتها، بما في ذلك تقارير العمل اليومية
وتقارير المبيعات والتحليلات، على الرغم من عدم وجود تنسيق مُحدد لكتابة تقارير العمل
إلا أن هُناك خطوات مُعينة يُمكنك اِتخاذها لضمان كتابة التقرير الأكثر فعالية واِحترافية قدر الإمكان.
*وبمقال (كيفية كتابة تقرير عمل اِحترافي لمُديرك خلال 5 خطوات؟)
سنكتشف ماهية تقرير العمل، وكيفية كتابة تقرير فعال لمُديرك في العمل وكيفية صياغة تقريرك
*وبمقال (كيفية كتابة تقرير عمل اِحترافي لمُديرك خلال 5 خطوات؟)
سنكتشف ماهية تقرير العمل، وكيفية كتابة تقرير فعال لمُديرك في العمل وكيفية صياغة تقريرك
بشكل مثالي!!
تقرير العمل "work report" هو وثيقة رسمية تُناقش معلومات حول موضوع مُحدد يتعلق بجانب
أولاً: ما هو تقرير العمل؟
تقرير العمل "work report" هو وثيقة رسمية تُناقش معلومات حول موضوع مُحدد يتعلق بجانب
من جوانب وظيفتك.
- مُعظم تقارير العمل موجهة إلى جمهور معين مثل "المُدير".
اِعتمادًا على نوع تقرير العمل، قد يتم إعطاؤك مُلخصًا للتقرير يوضح ما يجب عليك تضمينه في تقريرك.
ينبغي كِتابة مُعظم التقارير بتنسيق مُنظم لتوضيح ما يُحاول التقرير نقله بوضوح.
يهدف تقرير العمل إلى تقديم تحليل للعمل أثناء تقدمه ويعطي نظرة ثاقبة حول ما يُمكن القيام به
- مُعظم تقارير العمل موجهة إلى جمهور معين مثل "المُدير".
اِعتمادًا على نوع تقرير العمل، قد يتم إعطاؤك مُلخصًا للتقرير يوضح ما يجب عليك تضمينه في تقريرك.
ينبغي كِتابة مُعظم التقارير بتنسيق مُنظم لتوضيح ما يُحاول التقرير نقله بوضوح.
يهدف تقرير العمل إلى تقديم تحليل للعمل أثناء تقدمه ويعطي نظرة ثاقبة حول ما يُمكن القيام به
لتحسين أي حالة عمل.
- تحتاج المنظمات إلى كميات كبيرة من المعلومات، وبالتالي يُمكن اِستخدام التقرير كأداة لاِتخاذ القرار
- تحتاج المنظمات إلى كميات كبيرة من المعلومات، وبالتالي يُمكن اِستخدام التقرير كأداة لاِتخاذ القرار
فيما يتعلق بالتعديلات التي يجب إجراؤها للموظفين لإكمال المهام.
- يُمكن للتقرير أن يمكّن أصحاب الأعمال من إجراء تحقيقات في المُشكلات المُحددة المتعلقة بالعمل.
يُمكن أن يوضح سبب حدوث المُشكلات ويمكن اِتخاذ الإجراء المُناسب لإصلاح المُشكلة.
على الرغم من أن حجم التقرير يُمكن أن يتراوح من صفحة واحدة إلى 100، إلا أن البنية مُهمة دائمًا
- يُمكن للتقرير أن يمكّن أصحاب الأعمال من إجراء تحقيقات في المُشكلات المُحددة المتعلقة بالعمل.
يُمكن أن يوضح سبب حدوث المُشكلات ويمكن اِتخاذ الإجراء المُناسب لإصلاح المُشكلة.
ثانيًا: هيكل تقرير الأعمال المثالي
على الرغم من أن حجم التقرير يُمكن أن يتراوح من صفحة واحدة إلى 100، إلا أن البنية مُهمة دائمًا
لأنها تُتيح للقُراء التنقل في المستند بسهولة.
*في حين أن هذا الهيكل يمكن أن يختلف بسبب طول التقرير أو معايير الشركة، فقد قُمنا بإدراج هيكل
*في حين أن هذا الهيكل يمكن أن يختلف بسبب طول التقرير أو معايير الشركة، فقد قُمنا بإدراج هيكل
مُشترك وموثوق أدناه:
المسألة الأمامية: قُم بإدراج اسمك والمُسمى الوظيفي ومعلومات الاِتصال وتاريخ التقديم.
"يُمكنك أيضًا إنشاء عنوان للتقرير".
الخلفية: اُذكر خلفية الموضوع الذي ستتناوله، بالإضافة إلى الغرض من التقرير نفسه.
النتائج الرئيسية: قدم الحقائق والبيانات والنتائج الرئيسية ذات الصلة بالغرض المذكور في الخلفية.
كُن واضحاً ومُحدداً، خاصةً وأن التقرير بأكمله يعتمد على المعلومات الواردة في هذا القسم.
الاِستنتاج: تلخيص النتائج الرئيسية وتفسيرها، وتحديد المشكلات الموجودة في البيانات والإجابة
على الأسئلة التي يثيرها الغرض.
التوصيات: التوصية بحلول لأية مشاكل مذكورة في الخاتمة، وتلخيص كيفية عمل هذه الحلول.
على الرغم من أنك تُقدم رأيك الخاص في هذا القسم، تجنب اِستخدام الضمائر الشخصية واِحتفظ بكل شيء
التوصيات: التوصية بحلول لأية مشاكل مذكورة في الخاتمة، وتلخيص كيفية عمل هذه الحلول.
على الرغم من أنك تُقدم رأيك الخاص في هذا القسم، تجنب اِستخدام الضمائر الشخصية واِحتفظ بكل شيء
ضمن إطار من منظور الشركة.
المراجع: قُم بإدراج مصادر جميع البيانات التي اِستشهدت بها في التقرير.
- يُتيح ذلك للأشخاص معرفة مصدر معلوماتك والتحقيق في هذه المصادر نفسها.
قد تطلب بعض الشركات أيضًا مُلخصًا تنفيذيًا بعد قسم المقدمة، وهو مُلخص كامل يتضمن خلفية
المراجع: قُم بإدراج مصادر جميع البيانات التي اِستشهدت بها في التقرير.
- يُتيح ذلك للأشخاص معرفة مصدر معلوماتك والتحقيق في هذه المصادر نفسها.
قد تطلب بعض الشركات أيضًا مُلخصًا تنفيذيًا بعد قسم المقدمة، وهو مُلخص كامل يتضمن خلفية
التقرير والنتائج الرئيسية والتوصيات.
- يُتيح هذا القسم للأشخاص التعرف على النقاط البارزة بسرعة دون الحاجة إلى قراءة المُستند بأكمله.
يُمكن أن يتراوح حجم المُلخص التنفيذي من فقرة إلى صفحات مُتعددة، اِعتمادًا على طول التقرير.
يُعد تقرير العمل أداة للمديرين لتتبع تقدم عمل الموظفين وإجراء التعديلات اللازمة لتحقيق النجاح.
- يُتيح هذا القسم للأشخاص التعرف على النقاط البارزة بسرعة دون الحاجة إلى قراءة المُستند بأكمله.
يُمكن أن يتراوح حجم المُلخص التنفيذي من فقرة إلى صفحات مُتعددة، اِعتمادًا على طول التقرير.
ثالثًا: متى تحتاج إلى تقرير عمل؟
 |
| متى تحتاج إلى تقرير عمل؟ |
- اِعتمادًا على لوائح المؤسسة، سيطلب المدير من الموظفين تقديم تقارير على أساس يومي أو أسبوعي
أو ربع سنوي أو شهري للمراقبة والتقييم الدقيقين.
يجب أن يعرف كل موظف في المؤسسة كيفية كتابة تقرير العمل لأنه يضمن عدم نسيان المهام المهمة
يجب أن يعرف كل موظف في المؤسسة كيفية كتابة تقرير العمل لأنه يضمن عدم نسيان المهام المهمة
وكشف المشاكل في عملية التنفيذ.
*وبشكل أكثر تحديدًا، فإن الغرض من إعداد التقارير هو:
1) تقرير العمل اليومي
تتطلب كتابة تقارير العمل الفعالة ممارسة وتتطلب مهارات تواصل جيدة.
*وبشكل أكثر تحديدًا، فإن الغرض من إعداد التقارير هو:
- الإشارة إلى قدرة الموظف على العمل.
- إظهار شعور الموظفين بالمسؤولية وكفاءة العمل وأوجه القصور والصعوبات بعد الانتهاء من العمل.
- مساعدة المديرين على فهم الوضع التشغيلي للمؤسسة بأكملها ووضع خطة عمل معقولة لكل فرد.
رابعًا: الأنواع الشائعة لتقارير العمل
1) تقرير العمل اليومي
- تقرير العمل اليومي هو مستند يوضح العمل الذي قام به الفرد خلال اليوم.
- من حيث المُحتوى، يجب أن يلخص تقرير العمل اليومي العمل التفصيلي الكامل الذي تم إنجازه خلال اليوم مصحوبًا بالوصف والتقييم والآراء الشخصية.
- يحتاج التقرير أيضًا إلى إظهار القدرة على العمل بوضوح حتى يتمكن المدير من رؤية تقدم العمل وتتبع عمل كل فرد بسهولة.
- يُعد تقرير العمل الأسبوعي أداة للمديرين لتتبع تقدم العمل الأسبوعي للموظفين وإتقان المشكلات والتحديات التي يواجهونها.
- ومن خلال ذلك، سيقومون بإجراء التعديلات والترتيبات اللازمة لضمان سير العمل وفقًا للجدول الزمني المحدد.
- يجب أن يسرد هذا النوع من التقارير جميع الأنشطة والإنجازات الرئيسية للمشروع المعين والعمل والأهداف للأسبوع المقبل.
- كما يعرض التقدم والمعالم في العمل. وفي حالة عدم تحقيق المعالم المحددة فمن الضروري توضيح الأسباب وتحديد المشاكل والتحديات التي تواجهها حالياً والحل إن وجد.
- على عكس تقرير العمل الأسبوعي، تم تصميم تقرير العمل الشهري ليحتوي على المزيد من عبء العمل والأقسام لإظهار مقدار العمل المنتهي وغير المكتمل ويجب على كل فرد إكمال التقرير وتقديمه إلى الرئيس.
- الموعد النهائي للتقديم هو يوم العمل الأخير من ذلك الشهر، لن يؤدي تقديم التقرير في وقت مبكر جدًا إلى تعميم عمل شهر العمل بأكمله، وليس من المستحسن تقديم التقرير في وقت متأخر جدًا لأن مقدم التقرير سيعتبر غير مُنضبطًا.
- حجم العمل الذي يتعين القيام به في الشهر كثير. لذلك، يجب على المراسل تقديم المحتوى المطلوب بشكل كامل ومنطقي لمساعدة القراء على فهم المحتوى الرئيسي بسهولة.
- غالبًا ما تطلب الشركات من الموظفين إعداد تقارير نهاية العام للحصول على نظرة شاملة وتقييم نتائج العمل وجهودهم بعد عام، وبالتالي سيكون لديهم نظام المكافأة الأكثر منطقية وعدلاً.
- يجب على صانع التقرير أن ينظر على وجه التحديد إلى العمل الذي تم إنجازه ونقاط القوة والضعف لاقتراح إجراءات علاجية للعام التالي.
خامسًا: كيفية كتابة تقرير العمل بشكل إحترافي؟!
تتطلب كتابة تقارير العمل الفعالة ممارسة وتتطلب مهارات تواصل جيدة.
كُلما زاد عدد التقارير التي تكتبها، زادت كفاءتك في كتابتها.
*فيما يلي الخطوات التي يُمكنك اِتخاذها لكتابة تقرير اِحترافي في مكان العمل:
1. حدد جمهورك
- تُعد معرفة من سيقرأ تقريرك خطوة مهمة في تحديد كيفية تنسيقه وما يجب تضمينه والنبرة التي يجب أن تستخدمها عند كتابته.
- "على سبيل المثال" إذا كنت تكتب تقرير مبيعات لمديرك، فهل سيقرأه أي شخص آخر؟ إذا كنت تقوم بإعداد تقرير تحليل الأعمال، فهل سيقرأ كبار المسؤولين لديك التقرير أم سيقرأه مشرفك المباشر فقط؟ حدد من سيقرأ تقريرك وقم بتقديم التقرير لهؤلاء الأشخاص المحددين.
- بعد تحديد جمهورك، يجب عليك التركيز على تحديد الغرض من تقريرك لتحديد المعلومات التي يجب تضمينها.
- إذا كنت تعرف من سيقرأ التقرير، فيمكنك طرح أسئلة بخصوص ما يتوقع رؤيته.
- اِختر تضمين المعلومات التي ستوفر أوضح صورة لما تحاول نقله.
- "على سبيل المثال" إذا كُنت تكتب تقرير مبيعات، فقد يحتاج إلى تضمين معلومات حول ما إذا تم تحقيق أهداف المبيعات، والمنتجات والخدمات الأكثر مبيعًا، والتحديات التي تواجهها أنت أو فريقك، وتوقعات مبيعاتك للشهر التالي أو ربع.
عند كتابة تقرير، يجب عليك هيكلته بحيث يمكن قراءته واستيعابه بسهولة.
على الرغم من أن كل تقرير سيختلف في الأقسام التي يجب تضمينها، يمكنك استخدام مكونات التقرير
التالية كدليل عند كتابة تقريرك:
*لإنشاء تقرير عمل مثالي وواضح وعلمي، يجب على المراسل ملاحظة ما يلي:
أ- تحديد المُتطلبات بدقة
- العنوان أو صفحة العنوان.
- ملخص تنفيذي/ملخص يصف بإيجاز محتوى تقريرك.
- جدول المحتويات (إذا كان التقرير أكثر من بضع صفحات).
- مقدمة تصف غرضك من كتابة التقرير.
- هيئة تتضمن تفاصيل ما تم إنجازه في المشروع والخطوات التالية.
- الاستنتاج أو التوصية حسب الغرض من التقرير.
- يجب أن تسعى جاهدة لاِستخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة تقريرك.
- حاول توصيل الفكرة بأكبر قدر ممكن من الوضوح والسرعة واستخدم لغة بسيطة ولكن احترافية.
- تجنب اِستخدام "الزغب" أو الجمل اللفظية عندما يكون ذلك ممكنًا.
- "على سبيل المثال" بدلًا من قول "قد تجد أنه من المفيد تحديث صندوق الوارد الخاص بك بانتظام لتبقى على اطلاع دائم برسائل البريد الإلكتروني" ويُمكنك أن تقول "قم بتحديث صندوق الوارد الخاص بك بانتظام".
- يُعد التدقيق اللغوي لتقرير عملك خطوة أساسية في عملية كتابة التقرير.
- يمنحك هذا الفرصة للتأكد من أن كتابتك اِحترافية قدر الإمكان واكتشاف أي أخطاء قبل إرسالها.
- يُتيح لك التدقيق اللغوي أيضًا حذف أي معلومات غير ضرورية والتأكد من أن تقريرك يتسم بالكفاءة والفعالية قدر الإمكان.
- بمُجرد الانتهاء من كتابة تقريرك، ضعه جانبًا لمدة ساعة أو أكثر قبل تدقيقه.
- سيسمح لك ذلك بإلقاء نظرة على التقرير بطريقة جديدة والتقاط الأخطاء التي ربما لم ترها من قبل.
سادسًا: عوامل يجب وضعها في الاِعتبار عند كِتابة تقرير العمل
*لإنشاء تقرير عمل مثالي وواضح وعلمي، يجب على المراسل ملاحظة ما يلي:
أ- تحديد المُتطلبات بدقة
- سواء كُنت تكتب تقريرًا يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا، يجب عليك أولاً تحديد متطلبات المحتوى أو الغرض من التقرير.
- إذا كان الأمر مُجرد تقرير عن تقدم العمل، فأنت تحتاج فقط إلى إدراج المهام ومستوى ووقت إنجازها.
- إذا كان رئيسك في حاجة إلى تقرير توجيهي، فأنت بحاجة إلى ذلك مُسبقًا قم بتحليل المُستندات ذات الصلة وتقديم اتجاه جديد لتطوير العمل.
- سيُساعدك إنشاء المُخطط التفصيلي على توفير الوقت وتجنب التشويش في عملية التنفيذ.
- بناءً على هذا المُخطط، ستقدم المحتوى بشكل أكثر وضوحًا وقابلية للفهم.
- يُمثل تقييم العمل مدى نجاحك في إكمال المهمة المعينة.
- يجب أن تقوم بإدراج المهام التي يتعين عليك القيام بها، والمهام المنتهية وغير المكتملة، والصعوبات التي تواجهها.
- لا تنس مراجعة عملية التنفيذ بأكملها وكتابة الحقيقة الصارمة حيث أن الرؤساء لديهم دائمًا نظرة عامة وتقييمات أكثر دقة.
- من خلال تجربتك الشخصية في عملية العمل، يجب عليك تحليل الأسباب الذاتية والموضوعية على وجه التحديد وإيجاد طرق للتغلب عليها.
- من منظور شخصي، قدم توصيات بشأن عملك وأسلوب عملك وأهداف عملك وما يحتاجه عملك لتحقيق أفضل النتائج لتحقيق فوائد للشركات في نهاية التقرير لإظهار قدرتك على الملاحظة والتفكير والمساهمة.
- للتعبير تأثير كبير على قيمة التقرير لأنه يحدد ما إذا كان القارئ يفهم ما تريد نقله.
- ومن ناحية أُخرى، فهذا يدل أيضًا على أنك عامل دقيق ومحترف.
- يجب عليك استخدام لغة واضحة دون اختصارات، والتعبير المنطقي، والعرض العلمي، والتحقق منها جيداً قبل تقديمها لرؤسائك.
الخُلاصــــة,,,,, تكون تقارير الأعمال دائمًا رسمية وموضوعية ومدروسة بشكل مُكثف.- يجب أن تكون كل حقيقة واضحة وقابلة للتحقق، بغض النظر عما إذا كان التقرير يُركزعلى موقف واحد أو يفحص الأداء العام لشركة بأكملها.
- نظرًا لأن الموضوعية أمر بالغ الأهمية في تقرير الأعمال، تجنب الأوصاف الذاتيةالتي تُخبر القارئ بما يشعر به."على سبيل المثال" إذا انخفضت المبيعات في الربع الأخير، فلا تقل"كانت المبيعات سيئة في الربع الأخير"، بل دع بيانات المبيعات تتحدث عن نفسها.- يجب أن يظل تقرير الأعمال غير شخصي ومؤطرًا من وجهة نظر الشركة.
تعليقات: (0) إضافة تعليق