(10) إستخدامات لبرنامج الأكسيل "Excel" يحتاج كل رائد أعمال إلى معرفتها!

(10) إستخدامات لبرنامج الأكسيل يحتاج كل رائد أعمال إلى معرفتها

يُعد "الأكسيل Microsoft Excel" جُزءًا من مجموعة برامج Office، وهو ضروري لأصحاب

الأعمال الصغيرة الذين يتطلعون إلى تتبع أي نوع من البيانات.
يُمكن أن يكون اِستخدام Microsoft Excel بمثابة صداع لأي صاحب عمل أقل خبرة في التكنولوجيا.
- من بين عدد لا يُحصى من التقنيات المُستخدمة للإضافة والطرح إلى التنسيق التنظيمي والحسابي 

الأكثر تقدمًا، قد يكون من الصعب تعلم برنامج Excel وإتقانه.
*وخلال مقال (10 إستخدامات لبرنامج الأكسيل "Excel" يحتاج كل رائد أعمال إلى معرفتها!)

سنتناول اِستخدامات برنامج الأكسيل "Excel" المُتعددة، وسنكتشف معًا بعض أهم النصائح والحيل 

التي يُمكنك اِستخدامها لجعل Excel يعمل لصالحك وليس ضدك.

أولاً: هل برنامج Excel مُفيد للشركات الصغيرة؟

هل برنامج الأكسيل مُفيد للشركات الصغيرة الناشئة؟

أظهرت دراسة حديثة أن 68% من الشركات والشركات الصغيرة تعتمد على برنامج Excel 

لتلبية معظم احتياجات إعداد البيانات الخاصة بها. 

- ليس فقط لأنه متعدد الاستخدامات بشكل لا يصدق، ولكن يمكن لبرنامج Microsoft Excel أيضًا 

تخزين كميات كبيرة من بيانات الأعمال التي يمكن أن تؤدي إلى نجاح أعمالك أو فشلها. 

- ولهذا السبب من المهم فهم الخدمات والأدوات التي يوفرها برنامج Excel قبل التعمق في الأدوات 

والحيل العديدة التي يقدمها البرنامج لمستخدميه والبدء في تعديلها.

ثانيًا: (10) نصائح لإستخدام برنامج Microsoft Excel للشركات الصغيرة

Microsoft Excel هو البرنامج المفضل للعديد من الشركات الصغيرة. 

إنه مُصمم لمساعدتك في حساب البيانات وتخزينها ومقارنتها لأي مشروع قد تحتاجه. 

- نظرًا لأن برنامج Excel يعد برنامجًا قويًا، فقد قمنا بتجميع قائمة من 10 نصائح لمُساعدتك 

على الاِستفادة بشكل أفضل من النظام الأساسي:

1. دع برنامج Excel يقوم بالعمل
يُتيح برنامج Excel للمستخدمين إجراء تحليلات رياضية ومنطقية قد تكون صعبة للغاية أو مستحيلة يدويًا.

- ليست هناك حاجة لإعادة إنشاء العجلة. يمكنك معالجة البيانات مباشرة من داخل جدول البيانات

ببضع نقرات بسيطة.

2. حدد مقدار التحليل في كل ورقة عمل داخل ملف Excel
قد يؤدي وجود عدد كبير جدًا من التحليلات المختلفة في نفس علامة التبويب إلى إرباك المستخدمين. 

- وهذا أيضًا يجعل استكشاف الأخطاء وإصلاحها أكثر صعوبة. 

اِستخدم علامات تبويب مختلفة لتحليلات مختلفة.

3. التنسيق يُمكن أن يكون صديقك أو عدوك
يُعد استخدام تنسيقات خلايا مختلفة لاستدعاء المعلومات فكرة رائعة. 

- بعض التنسيق ضروري لمساعدة المستخدمين، ولكن لا تبالغ في ذلك. 

يُمكن أن يكون التنسيق غير البديهي مربكًا. 

يجب أن يساعد التنسيق في تحليلك دون الحاجة إلى شرح منفصل.

4. اِجعل صيغك قابلة للنسخ
لا تقم بإعادة كتابة نفس الصيغة بشكل متكرر. 

- سيؤدي هذا حتماً إلى حدوث أخطاء ويخلق الكثير من العمل الإضافي. سيسمح لك Excel 

بسحب الصيغ عبر النطاقات لتطبيقها بسهولة عبر خلايا متعددة.

5. قُم بتحديد عدد الخلايا التي تتطلب أرقامًا مُضمنة
يُعد إدخال البيانات في جدول بيانات نقطة خطر. تحدث الأخطاء المطبعية طوال الوقت

ويُمكن أن تؤدي إلى تحريف التحليل.

- عندما يتغير أحد المدخلات، يجب على المستخدم فقط الانتقال إلى مكان واحد في جدول البيانات

لتغيير هذا المتغير.

6. اِجعل الاِفتراضات والمُتغيرات قابلة للتحديد بسهولة
سيسمح استخدام التنسيق المميز لمدخلات المستخدم بالتحديث السهل وتقليل الصيغ المهمة. 

عادةً ما نستخدم النص الأزرق للدلالة على خلية الاِفتراض.

7. لا تربط الملفات الخارجية
يُتيح Excel للمستخدمين سحب البيانات إلى جدول بيانات من ملفات أُخرى. 

- هذه الوظيفة محفوفة بالمخاطر للغاية. إذا كان الشخص الذي أنشأ الملف المرتبط هو المُستخدم الوحيد 

الذي لديه الأذونات أو الوصول، فلن يتمكن الارتباط أبدًا من التحديث للآخرين.

8. اِستخدم النطاقات المُسماة
يُتيح Excel للمستخدمين تسمية الخلايا أو نطاقات الخلايا. 

- ويُمكن للمستخدم بعد ذلك الرجوع إلى هذه الأسماء في الصيغ. ستسمح تسمية خلايا الإدخال 

للمُستخدمين الآخرين بفهم المتغيرات التي تستخدمها صيغك.

9. اِستخدم وظيفة جدول Excel
سيساعد تحويل بياناتك إلى جداول Excel في التسمية والحفاظ على اتساق الصيغ، كما سيجعل بياناتك 

قابلة للفرز. 

- تفتح الجداول وظائف Excel دون أن يضطر المستخدم إلى القيام بأي شيء آخر غير الإعداد الأولي.

10. خُذ بعين الاِعتبار المُستخدم
إذا كان المُستخدم سيطبع ملفك، فتأكد من تنسيق الملف بتنسيق مطبوع ليسهل استخدامه. 

إذا كان المُستخدم يحتاج فقط إلى رؤية بضع علامات تبويب، ففكر في إخفاء علامات التبويب الأُخرى.

ثالثًا: (7) حيل لبرنامج Excel يجب أن يعرفها كل رائد أعمال

إذا كنت تعرف كيفية استخدام برنامج Excel لصالحك، فيُمكنك أن تمنح عملك فرصة كبيرة في المنافسة. 

*وفيما يلي (7) حيل أساسية لبرنامج Excel يجب أن يعرفها كل صاحب عمل. 

يُمكنك زيارة موقع دعم Microsoft للحصول على برامج تعليمية مفصلة أو مشاهدة الكثير من 

مقاطع الفيديو التعليمية على YouTube لمساعدتك على فهمها بشكل أفضل:

1. استخدم الصيغ لأتمتة إدخال البيانات
هذه إحدى ميزات Excel الأساسية. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل عمليات الإضافة أو الطرح 

أو إلى صيغ أكثر تقدمًا مثل VLOOKUP لمساعدتك في العثور على الأشياء في جدول تلو الآخر. 

إذا كنت جديدًا في استخدام برنامج Excel، فابدأ بتعلم الصيغ الأساسية:

• Sum: توفر لك هذه الوظيفة مجموع القيم التي حددتها. يمكنك إضافة قيم فردية أو مراجع خلايا أو نطاقات أو مزيج من الثلاثة.
• المتوسط: توفر لك هذه الدالة المتوسط (المتوسط الحسابي) للقيم التي حددتها.
• الحد الأقصى/الحد الأدنى: توفر لك هذه الوظائف الحد الأقصى والحد الأدنى من القيم في نطاق الخلايا الذي حددته.
• العد: توفر لك هذه الوظيفة عدد الإدخالات التي تحتوي على أرقام.

إذا كنت تجد نفسك تقوم بإدخال نفس البيانات في برنامج Excel بشكل متكرر، فيمكنك توفير 

بعض الوقت باِستخدام الصيغ لأتمتة العملية. 

- هُناك أكثر من 475 صيغة Excel يمكن استخدامها، يمكن أن تساعدك هذه الصيغ في تحويل 

البيانات تلقائيًا، وملء الخلايا بالبيانات التي تم إدخالها في مكان آخر في ورقة العمل. 

مع القليل من الإبداع، هناك كل أنواع الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الصيغ لأتمتة 

إدخال البيانات في Excel. 

- لذا، في المرة القادمة التي تجد فيها نفسك تقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا، اُنظر ما إذا كانت 

هناك طريقة للسماح للصيغ بتنفيذ بعض العمل نيابةً عنك "سيوفر لك الوقت ويساعد في تقليل الأخطاء".

2. الجداول المحورية
هذه واحدة من أقوى أدوات Excel. إذا كان لديك الكثير من البيانات، فقد يستغرق غربلة جميع المعلومات 

يدويًا وقتًا طويلاً ومملًا. 

- تسمح لك الجداول المحورية بتلخيص بياناتك وتحليلها بسرعة حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أفضل 

بُناءً على البيانات لشركتك "وأفضل ما في الأمر هو أنه ليس عليك إنشاء أي صيغ".

• "على سبيل المثال" لنفترض أن لديك قائمة بالعملاء وتاريخ الشراء الخاص بهم. 
• وباِستخدام الجدول المحوري، يمكنك بسهولة معرفة العملاء الذين ينفقون أكبر قدر من المال، ونوع المنتجات التي يشترونها، وعدد المرات التي يقومون فيها بالشراء. 
• لإنشاء جدول محوري، حدد البيانات التي تريد تحليلها، ثم انتقل إلى إدراج > جدول محوري. 
• ومن هناك، يمكنك سحب وإسقاط الحقول التي تريد تضمينها في الجدول الخاص بك.

3. تصور البيانات
لا يُعد برنامج Excel مجرد أداة لمعالجة الأرقام، بل يمكن استخدامه أيضًا لتصور البيانات من خلال 

الرسوم البيانية والمخططات. 

يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تريد تقديم بياناتك بطريقة يسهل على الآخرين فهمها. 

• "على سبيل المثال" لنفترض أنك تريد إظهار أرقام مبيعاتك للعام الماضي. 
• بدلاً من مجرد تقديم قائمة من الأرقام، يمكنك إنشاء رسم بياني خطي يوضح كيفية تقلب مبيعاتك بمرور الوقت. 
• للقيام بذلك، حدد البيانات التي تريد تصورها، ثم انتقل إلى إدراج > مخطط؛ ومن هناك اِختر نوع المخطط الذي يمثل بياناتك على أفضل وجه.

4. مسجل ماكرو
إذا وجدت نفسك تفعل الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا في برنامج Excel، فهناك فرصة جيدة لأتمتة 

هذه المهمة باستخدام وحدات الماكرو. 

- وحدات الماكرو هي في الأساس برامج صغيرة تخبر Excel بما يجب فعله. 

عندما تقوم بإنشاء ماكرو، فإنك تقوم بتسجيل نقرات الماوس وضغطات المفاتيح التي يمكن تشغيلها 

في أي وقت "يُمكن أن تكون بسيطة أو معقدة كما تريدها".
ومن خلال أتمتة المهام المتكررة، ستوفر الوقت للتركيز على أشياء أكثر أهمية.

• "على سبيل المثال" تكون وحدات الماكرو مفيدة إذا كنت تقوم دائمًا بتنسيق مخططاتك بطريقة معينة أو إذا كنت تقوم دائمًا بإدراج نفس الصيغ في الخلايا. 
• لتسجيل ماكرو، انتقل إلى عرض > وحدات الماكرو > تسجيل ماكرو. 
• بمُجرد تسجيل الماكرو الخاص بك، يمكنك تشغيله مرة أخرى بالانتقال إلى عرض > وحدات الماكرو > تشغيل ماكرو.

5. استخدم التنسيق الشرطي لتمييز البيانات المهمة
إحدى أسهل الطُرق لإبراز البيانات هي استخدام التنسيق الشرطي. 

تُتيح لك هذه الميزة تطبيق خيارات تنسيق مختلفة على الخلايا بناءً على محتوياتها. 

"على سبيل المثال" إذا كنت تريد تعقب المبيعات التي تزيد عن مبلغ معين، فيمكنك استخدام التنسيق 

الشرطي لتمييز كافة الخلايا التي تحتوي على قيمة أعلى من الحد الخاص بك. 

- يُمكنك أيضًا استخدامه لتمييز الخلايا التي تحتوي على كلمات رئيسية معينة. 

يُعد التنسيق الشرطي طريقة رائعة لجذب الانتباه إلى نقاط البيانات المهمة بحيث يمكن تحليلها بسهولة أكبر.

• يُمكن أن يساعد التنسيق الشرطي أيضًا في جعل الأنماط والاتجاهات في بياناتك أكثر وضوحًا. 
• يُمكنك إنشاء قواعد تحدد تنسيق الخلايا بناءً على قيمها. 
• "على سبيل المثال" يُمكنك تغيير لون الخلية تلقائيًا استنادًا إلى قيمة الخلية. 
• لاِستخدامه، حدد أولاً نطاق الخلايا أو الجدول أو الورقة بأكملها التي تريد تطبيق التنسيق الشرطي عليها. 
• في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق التنسيق الشرطي، أشر إلى قواعد تمييز الخلايا، ثم اُنقر فوق النص الذي يحتوي على "اُكتب النص الذي تريد تمييزه، ثم انقر فوق موافق".

6. التنبؤ
يجد العديد من الأشخاص أن برنامج Excel أداة مفيدة لإدارة البيانات وتتبع المعلومات. 

ومع ذلك، يمكن أيضًا استخدام برنامج Excel للتنبؤ بالأحداث المستقبلية أو التنبؤ بها. 

- يُمكن أن يكون التنبؤ مفيدًا في مجموعة متنوعة من المواقف، بدءًا من تخطيط الميزانية وحتى التنبؤ 

بأرقام المبيعات. 

- في Excel، يتم إنجاز التنبؤ باستخدام وظيفة التنبؤ. 

تأخذ هذه الوظيفة مجموعتين من البيانات: البيانات التاريخية التي سيتم استخدامها لإنشاء التنبؤ 

وعدد الفترات المستقبلية التي يجب أن يمتدها التنبؤ.

• بعد تحديد البيانات، اُنقر فوق علامة التبويب "بيانات"، وفي مجموعة "التوقعات"، انقر فوق "ورقة التنبؤ". 
• في المربع إنشاء ورقة عمل التنبؤ، اِختر إما مخططًا خطيًا أو مخططًا عموديًا للتمثيل المرئي للتنبؤ. 
• في المربع نهاية التنبؤ، اختر تاريخ انتهاء، ثم اُنقر فوق إنشاء وسيقوم Excel بإنشاء ورقة عمل جديدة تحتوي على جدول بالقيم التاريخية والمتوقعة ومخطط يعبر عن هذه البيانات.
• تقوم وظيفة التنبؤ بعد ذلك بإنشاء خط اتجاه استنادًا إلى البيانات التاريخية والمشاريع التي تتجه نحو المستقبل. 
• للحصول على البيانات الأكثر دقة، تأكد من استخدام البيانات التاريخية التي تمثل الفترة المستقبلية التي تتوقعها. 
• فكر في استخدام طرق تنبؤ متعددة وقارن النتائج لمعرفة أيها أكثر دقة. 
• وأخيرًا، استخدم تحليل الحساسية لاختبار مدى حساسية توقعاتك للتغيرات في الافتراضات؛ سيساعد هذا في جعل توقعاتك المستندة إلى برنامج Excel دقيقة قدر الإمكان.

7. تعبئة الفلاش
تُعد ميزة التعبئة السريعة أداة أخرى لمساعدتك إذا وجدت نفسك مضطرًا إلى إدخال نفس البيانات 

مرارًا وتكرارًا. 

- يُتيح لك التعبئة السريعة ملء البيانات التي تتبع النمط تلقائيًا. 

"على سبيل المثال" إذا كانت لديك قائمة بالأسماء الأولى والأخيرة، فيمكنك استخدام التعبئة السريعة 

لملء الأسماء الكاملة تلقائيًا. 

تبحث ميزة التعبئة السريعة أيضًا عن النموذج في أي تصحيحات تجريها ثم تكمل العمل نيابةً عنك.

• لاِستخدام التعبئة السريعة، ما عليك سوى البدء بإدخال البيانات التي تريد تعبئتها. 
• "على سبيل المثال" إذا كنت تريد ملء قائمة بالأسماء الكاملة، فابدأ بإدخال الأسماء الأولى في عمود واحد وأسماء العائلة في العمود التالي . 
• ثم اُنقر فوق الخلية التي تريد ظهور الأسماء الكاملة فيها وحدد "تعبئة فلاش" من قائمة "البيانات". 
• سيقوم Excel بعد ذلك بملء بقية الخلايا تلقائيًا بناءً على الأنماط التي يكتشفها.

وخِــــتامًا,,,, يُعد Excel حلاً رائعًا للشركات التي تتطلع إلى إدارة بياناتها بشكل أفضل.

على الرغم من أن البرنامج يمكن أن يكون معقدًا أو بسيطًا حسب حاجتك

إلا أن النصائح المذكورة أعلاه ستساعدك على استخدام الأداة إلى أقصى إمكاناتها.