كيف يُمكن لـنظام "ATS" الاِستفادة من مُمارسات التوظيف وتعزيزها؟

(5) طُرق تُساعدك ATS على الفوز بأفضل المواهب عالية الجودة في سوق العمل

يُعد توظيف الأشخاص المُناسبين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح شركتك.
فأنت بحاجة إلى بناء فريق من الأشخاص الذين لديهم المهارات والدافع للمُساهمة في نمو مؤسستك.
- ولكن على الرغم من أهمية التوظيف، إلا أنها يُمكن أن تكون عملية طويلة ومُعقدة.
يجب عليك إشراك أشخاص مُختلفين – من داخل شركتك وخارجها – وتنفيذ خطوات مُختلفة للعثور 

على الشخص الذي يُناسب اِحتياجاتك.
ولحسن الحظ، فإن الحل المُناسب للتوظيف والتعيين يُمكن أن يبسط العملية.
*وخلال مقال (كيف يُمكن لـنظام "ATS" الاِستفادة من مُمارسات التوظيف وتعزيزها؟)

سنستكشف كيف يُمكن لنظام تتبع المُتقدمين (ATS) أن يُساعدك في توظيف أفضل الأشخاص 

لفُرص العمل الشاغرة في شركتك.

أولاً: ما هو نظام تتبع مُقدم طلب التوظيف (ATS)؟

يُعد نظام تتبع مُقدم طلب التوظيف "Applicant Tracking System" أو ATS- أداة برمجية قوية 

يُمكن للشركات اِستخدامها لتبسيط عملية التوظيف وتحسينها.
- وباِستخدام ATS، يُمكن للقائمين بالتوظيف ومُديري التوظيف جذب المُرشحين ذوي الجودة العالية 

وتحديد مصدرهم وتقييمهم وتوظيفهم بشكل أسرع.

ثانيًا: ما هو الغرض الأساسي من نظام تتبع مقدم طلب العمل؟

ما هو الغرض الأساسي من نظام تتبع مُقدم طلب التوظيف؟

يهدف نظام تتبع مقدم الطلب (ATS) إلى تبسيط عملية التوظيف وتحسينها، مما يجعلها أكثر كفاءة وفعالية. 

وباِستخدام منصة مركزية، يستطيع القائمون على التوظيف جمع المتقدمين وعرضهم وتتبع تقدمهم 

وتصفيتهم بناءً على مؤهلاتهم، مما يبسط عملية التوظيف.
- تعمل أنظمة تتبع المتقدمين الحديثة (ATSs) كمركز مركزي لمختلف أدوات التوظيف بما في ذلك 

منصات تسويق التوظيف، وقنوات توزيع الوظائف، والتحقق من الخلفية، وعمليات الإعداد 

ومنصات تجربة المواهب. 

- إن اِمتلاك ATS يبسط الامتثال للوائح التوظيف المتنوعة ويحمي مؤسستك من الدعاوى القضائية 

المُحتملة مع توسع القوى العاملة لديك.

• في حين أن ATS يُمكن أن يوفر وقت مسؤولي التوظيف عن طريق أتمتة عملية مُراجعة السيرة الذاتية، إلا أن له حدوده. 
• من وجهة نظر المرشح، غالبًا ما تكون ATS مرهقة، ولا توجد طريقة لمعرفة ما إذا كانت سيرته الذاتية قد تمت مراجعتها من قبل إنسان. 
• يؤدي هذا إلى خلق تجربة سيئة للمرشح قد تؤدي إلى اِنفصال المواهب العُليا وتشجيعهم على قبول عرض عمل في مكان آخر.
• وفي الوقت نفسه، يخاطر القائمون على التوظيف ومديرو التوظيف بإغفال المرشحين المؤهلين تأهيلاً عاليًا في قاعدة البيانات إذا لم يستخدموا كلمات رئيسية محددة. 
• يؤدي هذا أيضًا إلى ضياع الفرص لتعزيز تجربة المرشح من خلال التواصل الفوري. 
• "علاوة على ذلك" يُصبح تحديد المرشحين أمرًا صعبًا، حيث لا توجد طريقة مباشرة لتحديد المرشحين الذين سبق لهم التعبير عن اهتمامهم بالشركة أو تقدموا لشغل منصب ما والتعامل معهم.

ثالثًا: فوائد اِستخدام نظام تتبع مُقدم الطلب (ATS)

بغض النظر عن حجم المنظمة أو صناعتها أو مهمتها، يحتاج كل فرد إلى جذب وتوظيف المرشحين 

المُناسبين للأدوار المفتوحة. 

- وهذا ليس بالأمر السهل، مع وجود العديد من المتقدمين الذين يجب التدقيق فيهم وعدد كبير 

من الوظائف المفتوحة التي تتنافس على جذب اِنتباه المواهب. 

- إن اِستخدام ATS يمكن أن يمنح المؤسسات أفضل فرصة للنجاح وتبسيط عملية جذب أفضل 

المواهب وتوظيفها والاحتفاظ بها؛ وفيما يلي بعض أهم فوائد اِستخدام ATS:

1) مصدر المُرشحين المُناسبين

• يُعد العثور على مرشحين مناسبين لوظيفة ما تحديًا كبيرًا في حد ذاته: فقد تواجه المؤسسات صعوبة في إنشاء شبكة واسعة بما يكفي أو تفتقر إلى الوعي بالعلامة التجارية بين المتقدمين المحتملين أو لا تتوفر لديها البيانات اللازمة.
• إن اِستخدام ATS يمكّن القائمين على التوظيف من مواجهة هذه التحديات وتحديد المرشحين المناسبين بسرعة وكفاءة من بين مجموعة كبيرة من المتقدمين. 
• اِعتمادًا على النظام المحدد، قد تكون ATS قادرة على إنشاء ملفات تعريف مثالية للمرشحين، وفحص السيرة الذاتية، ومطابقتها مع الأوصاف الوظيفية. 
• ووضع قائمة مختصرة لأولئك الذين يستوفون متطلبات الخبرة والمهارات، والقضاء على المرشحين غير المؤهلين واستخدام كل هذه البيانات لتحسين عمليات التوظيف المستقبلية.

2) جدولة مُقابلات العمل بسلاسة
يُمكن أن تصل عملية التوظيف والتوظيف إلى عنق الزجاجة بسرعة إذا تمت جدولة المقابلات يدويًا 

أو في ظل ضعف التواصل بين أصحاب المصلحة. 

- هذه مشكلة مهمة، نظرًا لأن الحرب من أجل المواهب شرسة وتحتاج المنظمات إلى ملء الوظائف 

الشاغرة في أسرع وقت ممكن.
- يُساعد ATS الفرق على أتمتة تلك العمليات اليدوية وجدولة المقابلات بسلاسة للحفاظ على تقدم 

المُرشحين عبر المسار، وكذلك تحسين المقاييس مثل وقت التوظيف والتكلفة لكل توظيف. 

- مع تحسين الشفافية بين الفرق، هناك المزيد من الفرص للتواصل المفتوح حتى تتمكن المؤسسة 

من الحصول على أفضل الموظفين المناسبين.

3) تكلفة أقل لكل اِستئجار
من خلال عملية التوظيف المبسطة، لن يتم إهدار الوقت والموارد في المهام اليدوية أو الاستغناء عن العمالة. 

- يؤدي هذا إلى خفض تكلفة الاستئجار مع تحرير مسؤولي التوظيف للتركيز على المزيد من المهام 

الإستراتيجية وزيادة الإنتاجية.

4) تحليل مقاييس التوظيف

• كما هو مذكور أعلاه، يُمكن لـ ATS تحسين مقاييس التوظيف المختلفة، ولكنه يوفر أيضًا رؤية أفضل وفرص تحليل عبر مؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية. 
• بدون ATS، قد تقوم بتشغيل عمليات التوظيف والتعيين يدويًا، مما يترك الكثير من البيانات القيمة دون التقاطها. 
• يلتقط ATS بيانات المرشح للعملية الشاملة بأكملها حتى يتمكن القائمون على التوظيف وأصحاب المصلحة الآخرون من فهم مجموعة المتقدمين بشكل أفضل واتجاهات التوظيف ومجالات التحسين.

5) تحسين جودة التعيينات
يُمكن لتقنية ATS مسح جميع المعلومات المتاحة بشكل أسرع وأكثر شمولاً، مما يضمن عدم إغفال 

أي معلومات أساسية. 

- الاِستفادة من الفحص والمطابقة كابايمكن للقدرات أن تساعد القائمين على التوظيف على اِكتشاف 

أفضل المرشحين المؤهلين وتحريكهم خلال العملية.

6) نشر الوظائف بكل سهولة

• لا يُمكن للمؤسسات الاعتماد فقط على الخروج والعثور على المرشحين المناسبين؛ من المهم أيضًا أن يكون الوصول إليها سهلاً والعثور عليه حتى يعرف الأشخاص المناسبون فُرص العمل المُتاحة لك. 
• يسمح نظام ATS لجهات التوظيف بنشر الوظائف الشاغرة على العديد من لوحات الوظائف ومنصات التواصل الاجتماعي بسهولة، وغالبًا ما يكون ذلك بنقرة واحدة فقط لتغطية جميع المنصات والحسابات. 
• تضمن هذه العملية وصول إعلانات الوظائف إلى جمهور أكبر، مما يزيد من فُرص العثور على مرشحين مؤهلين بسرعة.

رابعًا: (5) طُرق لاِستخدام ATS لتحسين تجربة المُرشح

1. أسئلة أقل
وجدت دراسة حديثة أن الطلب عبر الإنترنت في شركة Fortune 500 المتوسطة يتضمن 62.8 سؤالًا. 

فكر في ذلك للحظة، فهذه أسئلة أكثر من قسم الرياضيات في اختبار SAT. 

- لسوء الحظ، من المحتمل أن نستمر في رؤية طلبات بهذا الطول طالما أن القائمين على التوظيف 

يسمحون لبنية ATS الخاصة بهم بإملاء بنية طلباتهم. 

وبالطبع، يستفيد القائمون على التوظيف من القدرة على مركزة بيانات المرشحين بطريقة تتضمن 

بيانات التوظيف المهمة، وبالطبع هُناك الكثير من المعلومات التي يود القائمون على التوظيف 

الحصول عليها عند اِتخاذ القرارات بشأن من يجب التخلص منه ومن يجب إجراء مقابلات معه. 

- ولكن نظرًا لأن منصات ATS مصممة بشكل واضح مع أخذ احتياجات مسؤولي التوظيف في الاِعتبار 

"فإنها نادرًا ما تشجع المستخدمين على مراعاة وجهة نظر المرشح أو قيمة وقته".

• ونتيجة لذلك، عندما يربط القائمون على التوظيف طلباتهم عبر الإنترنت بـ ATS، فإنهم غالبًا ما يعطون الأولوية لاحتياجاتهم (واحتياجات قاعدة بيانات ATS) على احتياجات المتقدمين. 
• ويطلبون منهم إدخال معلومات زائدة عن الحاجة في نماذج طويلة وغير مناسبة للهاتف المحمول في كثير من الأحيان. 
• والأسوأ من ذلك هو أن هذه الأنظمة لا تسمح في كثير من الأحيان للمستخدمين بحفظ التطبيق والعودة إليه لاحقًا. 
• مما يعني أنهم غالبًا ما يقضون ما يزيد عن ساعة في ملء المعلومات الموجودة بالفعل في سيرتهم الذاتية أو ينسحبون من عملية التقديم تمامًا "ومن غير المستغرب أن يختار العديد من المُرشحين الخيار الأخير".

2. اُكتب منشورات وظيفية أقوى وأكثر فائدة
تُتيح الوظائف الشاغرة من الدرجة الأولى للمرشحين المعرفة بسرعة أو ما إذا كانت الفُرصة تتوافق 

مع مؤهلاتهم وأهدافهم. 

- وبالتالي، خلال المناقشات مع المرشحين المحتملين، سيكون لديهم بالفعل فهم قوي للشركة والمنصب 

مما يمهد الطريق لمحادثات أكثر إنتاجية.

• هل تعلم أن 17% من المرشحين ينسحبون من عملية التوظيف بسبب وجود تناقضات بين الوصف الوظيفي والمقابلة؟
• استفد من إمكانات التحليلات الخاصة بـ ATS لجمع رؤى حول مجموعة المواهب لديك أثناء صياغة التوصيف الوظيفي.
• استخدم أدوات التعاون لمشاركة المسودات بسرعة مع أصحاب المصلحة المعنيين، مما يتيح لك تحديد مجالات التحسين.
• احفظ النماذج في ATS الخاص بك لتبسيط جهود فريقك وضمان أن الأوصاف الوظيفية الخاصة بك جذابة وسهلة القراءة.

3. مواءمة مُديري التوظيف لتجنب إضاعة الوقت
تجنب التعامل مع المرشحين قبل أن ينهي مدير التوظيف تفضيلاتهم، لأن أي تغييرات لاحقة قد تؤدي 

إلى تجربة سلبية للمرشح وتضيع وقتك ووقتهم.
- قُم بإحضار بيانات مجموعة المواهب من ATS الخاصة بك إلى الطاولة عند مناقشة ملفات تعريف 

المرشحين المثالية، مما يتيح لك كسب ثقة مدير التوظيف لديك، وتقديم حجة أقوى لاستراتيجيتك 

وتحديد التوقعات الصحيحة من اليوم الأول.

• اِمنح مديري التوظيف وأصحاب المصلحة الآخرين إمكانية الوصول إلى ATS لزيادة ظهورهم في عملية التوظيف، وتمكينهم من إثارة أي مشكلات في الوقت المناسب.
• تتبع بيانات عائد الاستثمار من خلال ATS و/أو منصة تسويق التوظيف الخاصة بك لبناء ثقة مدير التوظيف وتحسين علاقتك، مما يقلل من مشكلات التوافق بمرور الوقت.

4. تبسيط عملية التوظيف
إن عملية التوظيف التي تبدو وكأنها لا تنتهي يمكن أن تحبط المرشحين، خاصة إذا شعروا أن وقتهم يضيع. 

- على الرغم من أن العثور على الشخص المناسب لا يحدث بين عشية وضحاها، إلا أنه يمكنك تحقيق

أقصى اِستفادة من ATS وأدوات تكنولوجيا الموارد البشرية الأخرى للتخلص من الخطوات 

غير الضرورية وتقليل الاحتكاك.

• قُم بدمج ATS الخاص بك مع بريدك الإلكتروني للتخلص من عمليات تبادل المواعيد الشاملة وتمكين المرشحين من حجز الوقت معك ببضع نقرات فقط.
• حث القائمين على المقابلات وأصحاب المصلحة على تحميل ملاحظاتهم وبطاقات الأداء الخاصة بهم على الفور إلى ATS بعد العروض والمقابلات، مما يقلل من الوقت الذي يقضيه في جمع التعليقات.
• متوسط الوقت الذي تستغرقه الشركات لملء الوظيفة هو 33-49 يومًا.

5. إبقاء المُرشحين مُشاركين ومُطلعين
يُمكن أن تكون الخطوة التالية هي الأكثر إحباطًا بالنسبة للمتقدمين الذين تمكنوا من اِجتياز طلب الشركة 

عبر الإنترنت: اِنتظار الرد. 

- في كثير من الأحيان، يصبح هذا الإحباط أكثر حدة بسبب حقيقة أن الانتظار وفي كثير من الحالات 

لا ينتهي أبدًا - لا يوجد تأكيد بالاستلام، ولا توجد معلومات حول الخطوات التالية ولا يوجد جدول 

زمني لسماع القرار في معظم الحالات . 

- بالنسبة لعدد قليل من المتقدمين الذين يتلقون في النهاية رسائل بريد إلكتروني حول تحديد موعد 

للمُقابلة قد يكون هذا مجرد إزعاج بسيط، ولكن بالنسبة للغالبية العظمى من المرشحين الذين 

يواجهون رفضًا ضمنيًا، فإن نقص التواصل يمكن أن يثنيهم عن التقدم لوظيفة ما في تلك الشركة.

- من خلال إبقاء المتقدمين لديك على اطلاع بكل خطوة على الطريق، يمكنك أن تظهر للمرشحين 

أنك تحترم وتقدر وقتهم، مما يترك لهم انطباعًا رائعًا عن شركتك - حتى لو لم يتم تعيينهم في النهاية.

• تتبع تقدم كل مرشح وقم بتعيين تذكيرات للمتابعة بعد كل تفاعل.
• تعاون مع فريقك بأكمله في منصة موحدة، مما يؤدي إلى تسريع عملية اتخاذ القرار للسماح بمتابعة أسرع.
• قُم بأتمتة المهام التي يمكنك تخصيصها لتخصيص المزيد من الوقت في يومك للأشياء الأكثر أهمية، مثل تسجيل الوصول مع المرشحين، وبناء العلاقة، ومشاركة الموارد لمساعدتهم على الاستعداد للخطوة التالية.

خامسًا: هل تستطيع ATS وحدها مُساعدتك على تحسين تجربة المُرشح للعمل بشركتك؟

في حين أن نظام تتبع مقدم الطلب (ATS) يمكن أن يكون أداة مفيدة في إدارة وتنظيم عملية التوظيف 

إلا أنه وحده قد لا يحسن تجربة المرشح بشكل كبيرـ وفيما يلي بعض الأسباب:
- قابلية تخصيص محدودة: توفر العديد من حلول ATS خيارات تخصيص محدودة، مما قد لا يسمح لك 

بتخصيص عملية تقديم الطلب بشكل كامل وفقًا للاِحتياجات الفريدة لشركتك وعلامتك التجارية.
- تحليل غير كافٍ: كما ذكرنا في النص السابق، تتمتع بعض أنظمة ATS بقدرات ضعيفة على تحليل 

السيرة الذاتية، مما يدفع المرشحين إلى إعادة إدخال الكثير من نفس المعلومات يدويًا مما يُسبب الإحباط.
- الاِفتقار إلى التخصيص: غالبًا ما تركز منصات ATS على أتمتة العمليات وقد لا توفر اِتصالات 

شخصية مع المرشحين، وهو أمر ضروري للحصول على تجربة إيجابية للمرشح.

*لتحسين تجربة المرشح حقًا، فكر في دمج ATS الخاص بك مع اِستراتيجيات أُخرى مثل:
- تعزيز صفحة حياتك المهنية: تأكد من أن صفحة حياتك المهنية جذابة بصريًا، وسهلة التصفح 

وتنقل بوضوح ثقافة شركتك وقيمها.
- توفير عملية تقديم طلبات سهلة الاستخدام: تقليل عدد الخطوات والوقت الذي يستغرقه المرشحون 

لإكمال طلباتهم.
- تقديم اتصالات واضحة: إبقاء المرشحين على اطلاع طوال عملية التوظيف مع تحديثات منتظمة 

وردود فعل سريعة.
- التكامل مع أدوات الموارد البشرية الأخرى: اِستخدم أدوات ومنصات إضافية للموارد البشرية 

لاِستكمال ATS الخاص بك وإنشاء تجربة مرشح سلسة بدءًا من التطبيق وحتى الإعداد.

وخِــــتامًا,,,, تُعتبر تجربة مُقدم الطلب أمرًا بالغ الأهمية في عملية التوظيف حيث أن التجربة الإيجابية 

لا تعمل على تحسين مجموعة المواهب في الشركة فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين ولاء العُملاء. 

- وعلى الرغم من ذلك، لا تزال العديد من الشركات تكافح من أجل توفير تجربة سلسة ويرجع ذلك 

غالبًا إلى تصميم نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بها.

تعمل ATS على تبسيط عملية التوظيف مما يُساعد مسؤولي التوظيف 

ومُديري التوظيف على جذب وتوظيف المُرشحين ذوي الجودة العالية بشكل أسرع. 

- إن ATS لديها قيود قد تؤدي إلى إغفال المُرشحين ذوي المؤهلات العالية 

وتجربة المُرشح الضعيفة.