كيف تُحقق التفاوض الناجح في بيئة الأعمال الاِفتراضية خلال (8) خطوات؟!

(8) أشياء يجب أن تعرفها عن فن التفاوض الاِفتراضي

تقول "مجلة هارفارد بيزنس ريفيو" إن المفاوضين الموهوبين الذين يُمكنهم التأثير على كيفية

اِتخاذ القرارات هم أكثر عُرضة للنجاح.
- بالنسبة للمهنيين الذين يتطلعون إلى تسلق السلم الوظيفي، فإن مجموعة قوية من مهارات التفاوض

ستُساعد في ضمان وصول أعضاء الفريق والشركات إلى النتائج الصحيحة في أقل وقت مُمكن.

أعتقد أنه عندما يتعلق الأمر بالتفاوض اِفتراضيًا، لا يزال أمامنا طريق طويل لنقطعه

لتكرار الصفقات التي نحققها شخصيًا بنجاح عبر الإنترنت.
- لا يزال الكثير منا يُكافح من أجل فهم أن الطريقة التي يتم بها تسليم الرسائل واِستلامها

عبر الإنترنت يُمكن أن تكون مُختلفة تمامًا.
*وبمقال (كيف تُحقق التفاوض الناجح في بيئة الأعمال الاِفتراضية خلال (8) خطوات؟)

سنكتشف أهم النصائح المُجربة التي يُمكنك الإلتزام بها إذا ما أردت أن تكون مفاوضًا ناجحًا.

أولاً: ما هو التفاوض الاِفتراضي؟

على الرغم من أن المفاوضات الشخصية غالبًا ما تكون مفضلة، إلا أنها ليست عملية دائمًا

ولهذا السبب تعتبر مهارات التفاوض الافتراضية ضرورية.
- تظهر الأبحاث أن المفاوضين الذين يجتمعون شخصيًا يتوصلون إلى صفقات أفضل من أولئك

الذين يُشاركون في المفاوضات الاِفتراضية.

- توفر الاجتماعات وجهًا لوجه إشارات لفظية وغير لفظية لا تقدر بثمن مثل التواصل البصري

ولغة الجسد ونبرة الصوت، مما يسهل التفاهم وبناء روابط دائمة.

لكن التفاوض الافتراضي يسمح لنا بالتفاوض عبر الأميال بتكلفة رخيصة وبسرعة.

- تعد مؤتمرات الفيديو من خلال Zoom وSkype والبوابات الإلكترونية الأخرى أكثر ملاءمة

وفعالية من حيث التكلفة من السفر إلى دولة أخرى ولا يزال بإمكاننا، إلى حد ما، أن نكون وجهاً لوجه.
- ومع ذلك، فإن التفاوض عبر الفيديو ليس مثل التواجد هناك. 

في المفاوضات الافتراضية، نرى الشخص الآخر وبيئته أقل مما نراه عند التفاوض شخصيًا. 

يظهر الأفراد عادةً على أنهم "رؤوس ناطقة" - أي تظهر رؤوسهم وجذعهم العلوي فقط على الشاشة.

ليس من غير المعتاد أن تواجه مشكلة في الاتصال أو فقدان الصوت و/أو الفيديو فجأة أثناء الاجتماع.

قد تؤدي مثل هذه الأخطاء إلى مقاطعة سير المفاوضات أو تجعلنا نشعر بالغضب مما قد يمنعنا

من التفاوض بأفضل ما لدينا.

• أحد الأساليب التي تعمل على التغلب على هذه المشكلات هو الحديث القصير.
• تمامًا كما تفعل في المفاوضات الشخصية، خصص بعض الوقت في بداية المفاوضات الافتراضية للمشاركة في محادثة قصيرة، مما قد يقودك إلى تحديد القواسم المشتركة ورؤية الاختلافات السطحية السابقة.

ثانيًا: كيف يختلف التواصل الاِفتراضي عن وجهاً لوجه؟

المفاوضات الناجحة مبنية على علاقات تتسم بالثقة والاِحترام

هناك فرق عميق، ولكن نادرًا ما يتم الاعتراف به، بين التواصل داخل الجسم الحي والتواصل الافتراضي 

وهو تحديدًا النظرة المتبادلة المشتركة، والتي تحدث عندما يغلق شخصان أعينهما.
- عندما يحدث ذلك، يترابط الشخصان المعنيان ويتواصلان ويبنيان الثقة، غالبًا دون أن يدركا ذلك.

ويرجع ذلك جزئيًا إلى أن النظرة المتبادلة تنتج إطلاقًا فوريًا للأوكسيتوسين، وهو هرمون الترابط.

"علاوة على ذلك" فإن النظرة المُتبادلة هي الوسيلة الأساسية التي من خلالها ينظم الناس تبادل الأدوار

في المُحادثة.

عندما يكون المتحدث جاهزًا لإنهاء دوره في التحدث، فإنه ينظر إلى الشخص الذي يريد التحدث إليه

بعد ذلك؛ عندما يرغب المتحدث في الاستمرار في التحدث، فإنه يميل إلى عدم الحفاظ على

الاِتصال البصري مع أي شخص معين.
- النظرة المتبادلة غير ممكنة في التواصل الافتراضي، مما يؤدي إلى انعدام الثقة ولحظات حرجة

مثل التوقفات الطويلة أو تحدث الأشخاص مع بعضهم البعض.

• تركيز أكبر على المهام: عندما يتفاعل الأشخاص بشكل مباشر، فإنهم غالبًا ما يمزحون ويتواصلون اجتماعيًا قبل البدء في العمل، أو التحدث عن خططهم لعطلة نهاية الأسبوع أو النتائج الرياضية الأخيرة. 
• أقل من ذلك بكثير في Zoom، حيث يميل المشاركون إلى الانتقال فورًا إلى وضع المهمة، ومشاركة شاشتهم، ومحاولة التحكم في المحادثة.

• يُمثل وضع البدء في العمل مشكلة لأن المزاح الذي يحدث بشكل طبيعي عندما يتفاوض الناس بشكل مباشر يخلق أساسًا من الثقة. 
• في الواقع، يُظهر بحثي أن الثرثرة - أي التحدث عن أمور غير متعلقة بالعمل - هي أفضل طريقة لبناء الثقة والألفة.

• الثقة هي الوضع الافتراضي عندما يتواصل الأشخاص في الحياة الواقعية: ولكن بالنسبة للاتصالات الافتراضية، يجب على الأشخاص إنشاء نوعين من الثقة مع الطرف المقابل على طاولة المفاوضات. 
• "الثقة القائمة على الكفاءة، والتي تقوم بشكل أساسي بالتواصل مع الطرف الآخر بأنك تعرف ما تفعله وتتمتع بالمهارات والمعرفة ذات الصلة والثقة المبنية على الخير أو إظهار أنك شخص عاقل سيتفاوض بحسن نية".

عندما يتواصل الناس في الجسم الحي، فإنهم أبرياء (من حيث الثقة) حتى تثبت إدانتهم.

- ومع ذلك، عندما نتواصل افتراضيًا، نحتاج إلى اتخاذ خطوات استباقية لبناء الثقة؛ السبب الرئيسي

هو أنه عندما يكون الناس حاضرين جسديًا، فإنهم غالبًا ما يتواصلون اجتماعيًا ويتصافحون

ويختبرون النظرة المتبادلة - كل هذه العوامل مفقودة في التواصل الاِفتراضي.

ثالثًا: (8) أشياء يجب معرفتها عن فن التفاوض الاِفتراضي

*فيما يلي ثماني نصائح مهمة لتكون مفاوضًا ناجحًا عبر الإنترنت:
1. التركيز على العلاقات

• المفاوضات الناجحة مبنية على علاقات تتسم بالثقة والاحترام، لذا لا تعتقد أنه لمجرد أنك تتفاوض عبر الإنترنت، يمكنك اتباع طرق مختصرة لبناء العلاقات.
• تعرف على نظرائك والأشياء المشتركة بينكما وخصص وقتًا للتعرف على بعضكما البعض.

2. لديك هوائيات عاطفية قوية

• أحد التحديات في التفاوض عبر الإنترنت هو أنك تفتقد تلك الإشارات غير اللفظية عندما يشعر شخص ما بالإحباط أو القلق أو الغضب أو إظهار مشاعر أخرى. 
• كُن نموذجًا للتواصل الواضح، وتحقق بانتظام من نظيرك ولا تدع المشاعر تتصاعد دون معالجة على أي من الجانبين.

3. لا تنس السياق أبدًا

• لا تتم المفاوضات في الفراغ، وهذا هو الحال على الإنترنت أيضًا (رغم أنه من السهل نسيانه).
• لذا، ضع في اعتبارك المناطق الزمنية لنظرائك، والعطلات الدينية، وعطلات نهاية الأسبوع وأكثر من ذلك بكثير عند التفاوض عبر الإنترنت.

4. إنشاء عملية عبر الإنترنت

• العملية حيوية في كافة المفاوضات، إنه صديقك فهو يساعد في هيكلة المفاوضات ويمكنه إبقاء الأمور على حالها إذا أصبحت الأمور صعبة.
• تكون العملية أكثر أهمية عندما تتفاوض عن بعد. 
• ما هي المنصة التي ستستخدمها؟ كم ستكون مدة الاجتماعات؟ (تذكر أنك عادةً ما تحصل على حوالي 75% من انتباه الشخص في اجتماع عبر الإنترنت). 
• ما هي القضايا التي سيتم تناولها وبأي ترتيب؟ هل نعمل على تحديد موعد نهائي في المفاوضات؟ اطرح هذه الأسئلة وأكثر واتفق على الإجابات مع نظيرك.

5. كُن واضحًا

• من السهل أحيانًا أن تضيع في المفاوضات عبر الإنترنت بشأن القضايا التي تم الاتفاق عليها، أو ما يجب تغطيته بعد ذلك.
• يُعد الوضوح أمرًا ضروريًا في كل مرحلة من مراحل التفاوض عبر الإنترنت، لذا تأكد من الإشارة إلى المكان الذي تذهب إليه، وتلخيص التقدم وتتبعه بانتظام، وعمل نسخة احتياطية لما تمت مناقشته أو الاتفاق عليه في مكالمة Zoom "على سبيل المثال" برسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

6. كُن مرتاحًا للصمت

• لا يحب الناس الصمت في أفضل الأوقات، ولكن بشكل خاص عبر الإنترنت. 
• ومع ذلك، إذا كنت حريصًا جدًا على ملء هذه الفجوات، فيمكنك غالبًا التخلي عن معلومات أكثر مما تنوي تقديمه أو تقديم تنازلات لا داعي لها. 
• يُساعدك الصمت على التحكم في المفاوضات عبر الإنترنت، مما يمنحك المزيد من الوقت للتفكير ووضع الاستراتيجيات وتغيير مسار المناقشات إذا لزم الأمر.

7. استخدم المنصة التي تناسبك بشكل أفضل

• يسألني الكثير من الناس عن المنصة الافتراضية الأكثر فعالية للمفاوضات - Zoom، أو Teams، أو حتى WhatsApp. 
• كما هو الحال في كثير من الأحيان في المفاوضات، لا توجد إجابة واضحة ولكل منها فوائدها. 
• يُعد البريد الإلكتروني "على سبيل المثال" مثاليًا للشخص الأكثر اِنطوائيًا ورصينًا ويُمكن أن يُساعد في إعادة صياغة المشكلات أو معايير التفاوض. 
• المفاوضات المطولة مع فرق كبيرة أو عندما تكون هناك حاجة لتوليد زخم أكبر قد تعمل بشكل أفضل عند إجراء مكالمة فيديو. 
• والتحديثات الفورية حيث توجد علاقة بالفعل تصلح للرسائل النصية (SMS) أو WhatsApp.
• المفتاح هو التركيز على ما تشعر أنت ونظيرك براحة أكبر تجاهه.
• من الجيد التنقل بين المنصات المختلفة، حيث يعد البريد الإلكتروني أداة رئيسية لتعزيز الاتفاقيات ومشاركة المستندات.

8. كن مبدعًا ولا تستسلم

• تأكد من أنك لا تترك الإبداع عند الباب عندما يتعلق الأمر بالمفاوضات عبر الإنترنت.
• إن أسلوب الأخذ والعطاء في المناقشات عبر الإنترنت، حيث تميل إلى الرد على ما قيل للتو بطريقة خطية، لا يفسح المجال دائمًا للإبداع أو الأساليب المختلفة أو طرح المزيد من القضايا على الطاولة.
• في مثل هذه الحالات، يمكن أن يكون العصف الذهني الإبداعي وأدوات التعاون عبر الإنترنت.

وخِـــــتامًا,,,, وليس المقصود بالتفاوض الإفتراضي أن يكون خادعاً

"وإن كان له هذه الدلالة في بعض الأوساط".

- يدور التفاوض في جوهره حول تحديد اِحتياجات العميل من خلال الاِستماع الفعال

ومن ثم معرفة كيف يُمكن للطرفين الاِستفادة المتبادلة.

اِستخدم هذه النصائح لتسهيل مهارات التفاوض في دورة التعلم الإلكتروني لشركتك 

وزيادة الأرباح، وتزويد عُملائك بخدمة حائزة على جوائز.