كيفية تنتقل شركتك من بيئة العمل التقليدي إلى العمل عن بُعد؟!

كيفية تحويل شركتك من المكتب التقليدي إلى العمل عن بُعد؟

لقد كان العمل عن بُعد دائمًا بمثابة إمكانية للمؤسسات لإنجاز أعمالها.
ومع ذلك، فإن مُعظمهم كانوا مُترددين في جعله جُزءا من إطارهم.
- من المؤكد أن العمل من المنزل له جوانب سلبية، لكن هذا التردد يرجع أساسًا إلى أن

كلاً من المُنظمات والأفراد غير مُدركين للطريقة الصحيحة لإنجاح العمل عن بُعد.

في حين تتوقع الشركات من الموظفين أن يعملوا ويتصرفوا بنفس الطريقة التي يتصرفون بها تمامًا

في المكتب، يتوقع الأفراد أنهم سيحصلون على نفس جو العمل في منازلهم كما هو الحال حول المكتب.
"إن الأفكار المُسبقة بمثابة أكبر حاجز أثناء الاِنتقال إلى العمل عن بُعد"
إن التقليل من إمكانية العمل عن بُعد يُقيد المؤسسات من الوصول إلى إمكاناتها الكاملة.
في أعقاب أكبر جائحة واجهها العالم، ليس هناك وقت أفضل من الآن لتعلم كيفية العمل عن بُعد.
- ومن خلال الاِنتقال إلى العمل من المنزل، حيثُ يُمكن للمؤسسات أيضًا إعداد نفسها لمعالجة المواقف

في المستقبل التي تقيد الموظفين من زيارة المكتب للعمل.
*وبمقال (كيفية تنتقل شركتك من بيئة العمل التقليدي إلى العمل عن بُعد؟)

سنُقدم لك دليلاً شاملاً حول كيفية تحويل الموظفين من العمل بالمكتب إلى العمل عن بُعد!

أولاً: لماذا من المُهم تسهيل عملية الاِنتقال إلى العمل عن بُعد؟

بالنسبة للفرق والمُديرين الذين لديهم بعض الخبرة في العمل عن بُعد، فإن التحول إلى العمل بدوام كامل

من المنزل سيكون أقل صعوبة قليلاً.

- ومع ذلك، بالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم خبرة سابقة، يُمكن أن يكون العمل عن بُعد كرحلة مُتقلبة.
ولكن لكل مشكلة، هناك دائمًا حل، وهذا ينطبق على هذه الحالة أيضًا.

لتسهيل الأمور على الفرق، المفتاح هو جعل عملية الاِنتقال سلسة قدر الإمكان.

بدءًا من الإعداد الذهني وحتى اِستخدام التكنولوجيا التي أثبتت جدواها للعمل عن بُعد

هُناك العديد من النصائح التي يُمكن أن تجعل عملية الاِنتقال إلى العمل عن بُعد خالية تمامًا من المتاعب.
وتتمثل الفائدة الأساسية لتسهيل المرحلة الانتقالية في أنها تتيح للفرق والمديرين التعود على البيئة

البعيدة الجديدة بسرعة "ونتيجة لذلك، يُمكن تحقيق الإنتاجية المثلى في غضون فترة قصيرة".

- إن العمل بنجاح من المنزل هو مهارة مثل البرمجة أو التصميم أو الكتابة.

يستغرق الأمر وقتًا والتزامًا لتطوير هذه المهارة، ولا تمنحنا ثقافة المكتب التقليدية أي سبب للقيام بذلك.
دون مزيد من التأخير، دعنا نمضي قدمًا ونستكشف النصائح الأكثر فعالية للانتقال إلى العمل عن بُعد

والتي تُناسبك.

ثانيًا: كيفية الانتقال من العمل من المكتب إلى العمل عن بُعد؟

قد يكون الاِنتقال إلى العمل عن بُعد أمرًا مقلقًا لكل من المؤسسات والموظفين

*اِتبع هذه النصائح لمُساعدتك على التكيف مع العمل عن بُعد وزيادة إنتاجيتك:
سواء كُنت مديرًا يتساءل عن كيفية نقل فريقك إلى العمل عن بُعد أو موظفًا يرغب في القيام بالعمل

من المنزل، فمن المؤكد أن النصائح التالية ستُساعدك:
1. تحديد سياسات العمل عن بُعد
تُعتبر سياسات العمل عن بعد ذات أهمية متساوية لكل من الموظفين وأصحاب العمل.

توضح هذه السياسات بوضوح توقعات المنظمة من موظفيها والقواعد التي يجب على الأفراد الذين يعملون

من المنزل اتباعها "ومع ذلك، فمن المهم وضع سياسات ذات صلة وواقعية وقابلة للتكيف".

• علاوة على ذلك، يجب أن تغطي السياسات جميع الجوانب المهمة للعمل عن بُعد.
• بالإضافة إلى ذلك، مع وجود سياسة العمل عن بعد، يصبح من الأسهل على أعضاء الفريق فهم الكيفية التي يحتاجون بها إلى التصرف.
• "على سبيل المثال" يجب أن تشير سياسة العمل عن بُعد بوضوح إلى ما إذا كان بإمكان الموظفين تثبيت برامج غير خاصة بالعمل على أنظمة الكمبيوتر المقدمة لهم من قبل المنظمة أم لا.

2. ثق بنفسك وبفريقك
عند العمل عن بعد، يصبح من الصعب على المديرين التأكد من أن كل عضو في الفريق يؤدي واجباته

بالطريقة الصحيحة.

- كمدير، يمكنك التواصل مع أعضاء فريقك من وقت لآخر للحصول على التحديثات ولكن المبالغة

في ذلك قد يؤدي إلى الإضرار بالعلاقة المهنية بينك وبين أعضاء فريقك.

• أفضل ما يُمكنك فعله في هذا السيناريو هو أن تثق بفريقك.
• "علاوة على ذلك" عليك أيضًا أن تؤمن بنفسك بقدرتك على إنجاح العمل عن بُعد.
• يحتاج أعضاء الفريق أيضًا إلى بذل هذا الجهد الإضافي لإنجاز الأمور في نهايتها.
• يحتاج كل من أعضاء الفريق والمديرين إلى وضع ثقتهم في بعضهم البعض والوقوف معًا أثناء التحول إلى العمل عن بُعد.

3. خذ وقتًا لتستقر
الشيء المهم الآخر الذي سيساعدك على التكيف بسهولة مع العمل عن بُعد هو التحلي بالصبر وعدم التسرع.

من الضروري أن يأخذ كل من أعضاء الفريق والمديرين بعض الوقت للاستقرار في مساحة العمل الجديدة.

- قد تحتاج الأيام القليلة الأولى من العمل عن بُعد إلى تجربة الأشياء التي تناسبك بشكل أفضل.

• يجب تتكيف مع مساحة العمل الجديدة أو تجد طرقًا لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الأسرية، فكل شيء يتطلب وقتًا.
• إن توقع الإنتاجية المثالية من الموظفين في الأيام الأولى يمكن أن يكون بمثابة خيبة أمل كبيرة للمديرين وأصحاب العمل على حد سواء.
• لذا، من الأفضل الاستمرار في العمل خلال الأسبوعين الأولين بعد التحول إلى العمل عن بُعد.

4. اِبق على اِتصال مع فريقك
أحد أكبر التحديات التي تواجه العمل مع زُملائك في الفريق عن بُعد هو التواصل بشكل فعال.

- في الواقع، يعد التواصل من بين أهم الجوانب التي يجب مراعاتها أثناء العمل عن بُعد.

وبالتالي، من المهم استخدام قنوات اتصال قوية لضمان التنسيق الفائق بين الفرق.

• "علاوة على ذلك" فإن التواصل مع بعضكم البعض يضمن حصولكم دائمًا على جميع المعلومات اللازمة لتنفيذ العمل.
• كما أن البقاء على اتصال بالفريق يؤدي أيضًا إلى تنمية الشعور بالانتماء والمسؤولية بين أعضاء الفريق.

5. خطط للعمل وحدد أهداف العمل لهذا اليوم
يُعد العمل بدون إشراف أمرًا صعبًا، وفي كثير من الأحيان قد تجد أنت أو فريقك صعوبة في تحديد المهمة

التي يجب إكمالها أولاً.

- للتأكد من أن الجميع على دراية بما يجب عليهم القيام به، يحتاج المديرون إلى تخطيط العمل مُسبقًا

وتحديد أهداف اليوم.

• كموظف، يُتوقع منك إعداد قائمة مهامك الشخصية وتتبع تقدمك اليومي.
• من خلال تطوير عادة إنشاء قوائم مهام يومية وأسبوعية وشهرية، ستصبح أكثر تركيزًا ليس فقط عند العمل من المنزل ولكن أثناء العمل من أي مكان في جميع أنحاء العالم.

6. كُن مُتحفزًا
يُعد التحفيز بمثابة تغيير كامل لقواعد اللعبة بغض النظر عما إذا كنت تعمل من حجرة مكتب

أو من مساحتك الشخصية في المنزل.

- في حين أن الانتقال إلى العمل عن بُعد قد يبدو غريبًا خلال الأيام الأولى، إلا أن البقاء مُتحفزًا

هو المفتاح للتكيف مع بيئة العمل الجديدة.

• يحتاج المديرون أيضًا إلى تحفيز وتوجيه الفرق البعيدة في نهايتها لتعزيز العمل الجماعي بشكل عام.
• إحدى الطُرق لتحفيز كل فرد في الفريق البعيد هي ممارسة أنشطة بناء الفريق عن بُعد.
• "علاوة على ذلك" فإن أنشطة بناء الفريق ستجعل التعاون مع الفريق أكثر فعالية للمديرين.

7. تبني التقنيات المُبتكرة
نعلم جميعًا أن التكنولوجيا المتقدمة للعالم الحديث هي التي جعلت العمل عن بُعد ممكنًا اليوم.

يوجد حاليًا العديد من التقنيات التي يُمكن للفرق والمديرين اِستخدامها لتنظيم العمل وتقديمه بكفاءة.

ستجد مجموعة متنوعة من الأدوات لتخطيط المشاريع وإدارة الوقت ومراجعة الملفات والمستندات

والتعاون وغير ذلك الكثير.

• لذلك، لا يهم ما إذا كنت تعمل عن بعد كمدير أو مطور أو مسوق أو أي دور آخر، عليك استخدام أفضل الأدوات للفرق البعيدة لصالحك.
• إنها فكرة جيدة أن تبدأ في استخدام مثل هذه الأدوات أثناء انتقالك إلى العمل عن بعد بحيث يصبح من الأسهل عليك التكيف مع مساحة العمل الجديدة وتحقيق الإنتاجية المُثلى في أقرب وقت ممكن.

8. أبقِ فريقك على اطلاع دائم بعملك
يميل الموظفون عن بعد إلى الشعور بأنهم بحاجة إلى العمل بجهد أكبر لإثبات أنهم مستمرون في المهمة.

• وبدلًا من إرهاق نفسك، ابذل جهدًا لإبقاء فريقك على اِطلاع دائم بعملك.
• قد يكون هذا بسيطًا مثل إرسال تقرير مرحلي يومي أو أسبوعي إليهم.
• وقد يرسلون تقدمهم أيضًا، مما قد يساعدك في تحديد ما إذا كنت تسير على المسار الصحيح أم لا.

9. إنشاء جدول عمل يومي
من المؤكد أن وجود جدول زمني أكثر مرونة يعد ميزة للعمل من المنزل، على الرغم من أنك قد تجد هذا

الاِنتقال أسهل إذا اتبعت جدول عمل منتظم.

• اُحصل على فكرة عامة عن الوقت الذي تخطط فيه لبدء العمل وإنهائه كل يوم.
• يُمكن أن يساعدك هذا في الحفاظ على جدول زمني أكثر اتساقًا، مما يسهل التخطيط لأشياء خارج العمل والذهاب إلى السرير في ساعة معقولة.

10. حدد الأهداف لنفسك
غالبًا ما يجتمع الموظفون الذين يعملون في المكاتب مع مديريهم لمراجعة أداء الموظفين.

إذا لم يذكر صاحب العمل البعيد إجراء مراجعة، فتواصل مع مديرك لتحديد موعد لإجراء مراجعة.

• خلال هذه المحادثة، يمكنك مناقشة أدائك وتطوير الأهداف لنفسك.
• يُمكن أن تساعدك أهدافك على البقاء متحفزًا ومركزًا أثناء العمل في المنزل.

11. الحد من الاِنحرافات الخاصة بك
كموظف عن بُعد، قد تستمتع بمقاطعات أقل من زملاء العمل، ولكن بدون وجود شخص يشرف على عملك

قد تجد أشياء أخرى تشتت انتباهك.

• "على سبيل المثال" قد ترغب في تنظيف منزلك أو القيام بالأعمال المنزلية الأخرى خلال ساعات العمل.
• قُم بالحد من عوامل التشتيت هذه من خلال إكمال هذه المهام قبل العمل أو بعده.
• وبهذه الطريقة يمكنك التركيز على عملك وإنجاز مشاريعك في الوقت المحدد.

12. حدد أولويات مهامك
أثناء عملك من المنزل، قد يبدو يوم عملك أكثر مرونة نظرًا لأن الآخرين لديهم تأثير أقل على جدولك الزمني.

• حافظ على المهمة من خلال تحديد أولويات ما عليك القيام به في بداية كل أسبوع عمل.
• أثناء إكمال المهام، قُم بشطبها من قائمة المهام الخاصة بك وضبط جدولك الزمني على ما تبقى.
• قُم بتدوين المواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق المهمة نظرًا لأنه قد لا يكون لديك زُملاء عمل يذكرونك بهم كثيرًا كما يفعلون في المكتب.

13. اِستعد ليوم عملك
يتمتع الموظفون عن بعد برفاهية عدم الاضطرار إلى ارتداء ملابس العمل أو الاندفاع إلى تنقلاتهم الصباحية.

• على الرغم من أنه من الأسهل والأكثر راحة العمل بالبيجامة، إلا أنه يمكنك أيضًا استغلال الوقت الذي توفره كل صباح لبدء روتين صباحي.
• "على سبيل المثال" قد تجد أن التمرين الصباحي الذي يتبعه الاستحمام وتناول وجبة الإفطار يوقظك ويشعرك بالنشاط ليومك.

14. اِستمر في تطوير مهاراتك
أثناء العمل في أحد المكاتب، تميل إلى الحصول على فرص للنمو الوظيفي مثل التدريب الإضافي

أو الندوات التعليمية.

• على الرغم من أنك تعمل من المنزل، لا يزال من المهم أن تبحث عن فرص لمواصلة تطوير مهاراتك.
• إحدى الطرق للقيام بذلك هي مشاهدة البرامج التعليمية عبر الإنترنت أو قراءة المنشورات ذات السمعة الطيبة. 
• يُمكنك أيضًا أن تطلب من أحد زملاء العمل ذوي الخبرة أن يجتمعوا لإجراء محادثة فيديو حتى يتمكنوا من شرح مهمة جديدة لك أو تعليمك مهارة جديدة.

15. اُحصل على المُعدات المناسبة

• إذا كُنت تُخطط للعمل من المنزل لفترة طويلة، فمن المُفيد الاستثمار في المُعدات المناسبة.
• اِختر كرسيًا ومكتبًا مصممين بشكل مريح، حتى تتمكن من العمل بشكل مريح طوال يوم العمل.
• يُعد وجود شاشتين مزدوجتين طريقة أخرى لجعل سير عملك أكثر كفاءة.
• أضف بعض الزخارف مثل الصور الفوتوغرافية أو الأعمال الفنية لجعل مساحتك أكثر ترحيبًا.
• اِسأل صاحب العمل عما إذا كان الموظفون عن بُعد يحصلون على راتب مُقابل أي معدات أو مواد مُتعلقة بالعمل.

وخِــــتامًا,,,, قد يكون الاِنتقال إلى العمل عن بُعد أمرًا مقلقًا لكل من المؤسسات والموظفين.

"علاوة على ذلك" فإن عملية الاِنتقال تمثل تحديًا متساويًا للأفراد والفرق والمُديرين وأصحاب العمل.

- ومع ذلك، فإن النصائح المذكورة أعلاه ستُساعد في تسهيل عملية النقل للجميع.

بمُجرد الإعداد، هناك العديد من الفوائد للفرق البعيدة، مثل زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف

والتي يُمكن للمُديرين وأصحاب العمل اِستخدامها لصالحهم.