كيف يُمكن للتكنولوجيا تحسين إنتاجيتك في العمل خلال (8) خطوات؟!

كيفية اِستخدام التكنولوجيا لزيادة إنتاجيتك في العمل؟

منذ بداية الثورة الصناعية في القرن الثامن عشر، كانت التكنولوجيا هي القوة الدافعة

وراء تحسين الإنتاجية في مكان العمل.
- وبعد مرور سنوات قليلة، نحمل جميعًا أجهزة كمبيوتر ذكية ومُتقدمة للغاية في جيوبنا

أو نرتديها على معصمينا.

سواء كان عليك حضور اِجتماع عبر الإنترنت مع أعضاء الفريق في الخارج أو تتبع إنتاجيتك

باِستخدام أحد التطبيقات، فإن التكنولوجيا جعلت حياتنا أسهل.
*يأتي جانب مُحرك الإنتاجية ذو القُدرة العالية والفعالة للتكنولوجيا من جزأين:
(أولاً) لدينا إمكانية الوصول على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع إلى الأجهزة الحسابية المُتقدمة.
(ثانيًا) يُمكن لهذه الأجهزة الاِتصال بسلاسة ودون عناء بعدد لا نهاية له من القُدرات الأُخرى.

لذا، عندما تتطور بيئة العمل المُعاصرة بسرعة وتصبح شديدة التنقل وأكثر سهولة في الوصول إليها

فمن الواضح أن التكنولوجيا والإنتاجية سوف يسيران جنبًا إلى جنب.
*وبمقال (كيف يُمكن للتكنولوجيا تحسين إنتاجيتك في العمل خلال (8) خطوات؟)

سنكتشف أهمية التكنولوجيا لزيادة إنتاجيتك في مكان العمل وحياتك بشكل عام!

أولاً: العلاقة بين التكنولوجيا والإنتاجية

توفر التكنولوجيا العديد من أدوات الاتصال والتعاون، وكلاهما يقود وظائف الأعمال الرئيسية

وهي تمكن العاملين في مجال المعرفة من أداء وظائفهم بكفاءة عبر أدوات مثل جداول البيانات

وبرامج العرض وأدوات مسك الدفاتر وأدوات معالجة البيانات والآلات الحاسبة.
"علاوة على ذلك" توفر التكنولوجيا تعاونًا سلسًا عبر الفرق الداخلية والخارجية عبر مؤتمرات

الويب والمجتمعات وغرف الفرق.

• لقد أدى الاِبتكار التكنولوجي إلى ظهور بعض من أذكى تطبيقات الأعمال، مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأنظمة الموارد البشرية.
• ومطالبات النفقات التي سمحت للفرق بقضاء ساعات عملهم في القيام بعمل منتج.
• لقد جعل التعهيد الجماعي مُمكنًا وسهلاً عبر المنتديات واِستطلاعات الرأي والدراسات الاِستقصائية ومنصات التفكير.
• لقد ألهمت التكنولوجيا تغييراً هائلاً في ثقافة مكان العمل العالمية، وأصبحت أدوات التعاون عبر الإنترنت هي المهيمنة.
• لقد أدى تمكين القوى العاملة عبر ثلاثة قطاعات، وهي الاِتصالات والتعاون إلى ضخ الحيوية في الإنتاجية.

ثانيًا: كيف أثر الذكاء الاصطناعي على الوظائف؟

ليس من المُستغرب أن الذكاء الاِصطناعي والتكنولوجيا جعلا حياتنا أسهل بعدة طُرق "وشملت وظائفنا".

في السنوات الأخيرة، وتحديدًا منذ الوباء، زاد اعتمادنا على التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي بشكل كبير.
- تعتمد الشركات اليوم على التكنولوجيا السحابية بدلاً من الأعمال الورقية ووحدات تخزين الملفات الفعلية.

تستخدم الشركات في جميع أنحاء العالم برامج مؤتمرات الفيديو كل يوم تقريبًا.

ولكن كما هو الحال مع أي شيء جديد، هناك من يؤيد التكنولوجيا الناشئة ومن يُعارضها

هناك من يتأثرون بشكل مباشر بالذكاء الاصطناعي ومن لا يتأثرون به.
- ثم هناك من ستصبح وظائفه قديمة، حيث سيأخذ الذكاء الاصطناعي وظائفه ومن ستستفيد وظائفه

من الذكاء الاصطناعي.
بمعنى آخر، يؤثر الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا على الوظائف بطُرق مختلفة.

سوف يتولى الذكاء الاصطناعي بعض الوظائف، وستصبح وظائف أخرى أفضل بسبب التقنيات الجديدة

في حين ستظهر وظائف جديدة.
- لكن النقطة الأكثر أهمية هي "كيفية" استخدام الأشخاص والموظفين للذكاء الاصطناعي في مكان العمل.

هل سيستخدمونها بشكل صحيح؟ أم أنهم سوف يسيئون اِستخدامه؟

ثالثًا: كيف تزيد التكنولوجيا الإنتاجية في مكان العمل؟

هل التكنولوجيا الجديدة تجعلنا أكثر إنتاجية؟

الآن، دعونا نلقي نظرة على فوائد استخدام التكنولوجيا في العمل وكيف يمكن أن تزيد الإنتاجية.
- ومن الجدير بالذكر أن زيادة الإنتاجية تعني تحسين العمليات المختلفةـ وسوف تختلف هذه العمليات

من فريق إلى آخر ومن دور إلى آخر.
*وفيما يلي عدة طرق يمكن للتكنولوجيا والأدوات عبر الإنترنت من خلالها تحسين الإنتاجية

في فريقك وشركتك:
1) يُحسن التواصل
يُمكن أن يؤدي العمل كجزء من فريق أو مجموعة إلى العديد من المهام والطلبات والمواعيد النهائية

مما يؤدي إلى الارتباك وسوء الفهم.
- ينتهي الأمر بقائد الفريق أو المدير أو كبير الموظفين بقضاء المزيد من الوقت في تنسيق المهام

بدلاً من إكمال المهام ومراجعة النتائج.

• ولهذا السبب فإن أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات والفرق تستخدم الأدوات التقنية هو تحسين التواصل. تلجأ العديد من الفرق اليوم إلى أدوات مثل Slack وAsana وTrello وClickUp وNifty لإنشاء المهام وإدارتها وتعيينها.
• باِستخدام هذه الأدوات، يمكن للفرق معرفة متى يكون المشروع أو المهمة قيد التقدم، ومن يعمل عليها، ومتى يحين موعدها، وما إلى ذلك.
• يُمكن لبعض هذه الأدوات أيضًا إرسال تذكيرات حول المواعيد النهائية القادمة.

2) يحسن إدارة الوقت
من خلال تحسين التواصل، تساعد التكنولوجيا الفرق والموظفين على إدارة وقتهم بشكل أفضل

- وهذا يعني أنه يمكنهم إنجاز المزيد خلال ساعات عملهم.
يُساعد هذا‌ الشركات على تقليص العمل الإضافي وتقليل الإرهاق بين الموظفين.

3) يُساعد على أتمتة سير العمل
إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام الأدوات البرمجية هي أتمتة سير العمل.

- يُمكن أن تكون هذه أي نوع من سير العمل الداخلي، مثل الأعمال أو إدارة المشاريع أو التسويق

أو العمليات أو المبيعات أو أي شيء آخر.
- يُمكن للتكنولوجيا أن تحول العمليات اليدوية المملة بالقلم والورق إلى عمليات سريعة وآلية وسلسة.

 ناهيك عن أنه يتم تسجيل جميع البيانات في النظام ليتمكن الموظفون المعينون من عرضها أو مُراجعتها.

4) يزيد من التركيز
إن تحسين إدارة الوقت والتواصل وأتمتة المهام اليدوية يعني أن الموظفين والمديرين يمكنهم توفير الوقت

للتركيز على العمليات الأساسية "وهذا بدوره يجعلهم أكثر إنتاجية".

5) يُمكن أن تُساعد في العصف الذهني

• إحدى أفضل الطُرق لاستخدام الذكاء الاِصطناعي والتكنولوجيا في العمل هي مُساعدتك على طرح الأفكار وإلهام الإبداع.
• في كثير من الأحيان، يستخدم المسوقون ومسوقو المحتوى أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT لتبادل الأفكار والموضوعات.
• يمكن لفرق التسويق والمبيعات أيضًا استخدام التكنولوجيا مثل أدوات التصور وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وغيرها.

6) زيادة التعاون

• يُمكن للموظفين الاستفادة من برامج التعاون، مثل Notion وClickUp وAsana ، لزيادة التعاون وبالتالي الإنتاجية.
• ومن خلال التعاون والعمليات المُبسطة، يتمتع الموظفون بفرصة أفضل لإنهاء عملهم بشكل أسرع أو أكثر كفاءة أو كليهما.

7) يُساعد في تخزين البيانات
من المزايا الرئيسية لاستخدام التكنولوجيا والأدوات البرمجية أنها تقوم بتخزين البيانات عبر الإنترنت.

- يُمكنك منح حق الوصول إلى هذه المعلومات لفريقك بأكمله أو لأعضاء فريق محددين.

• اِعتمادًا على الأداة البرمجية التي تستخدمها، ستختلف البيانات المخزنة.
• "على سبيل المثال" إذا كنت تستخدم برنامج الموارد البشرية، فيمكنك مراجعة تفاصيل تسجيل الدخول والخروج للموظفين، وعدد أيام العطلات.
• وبالمثل، يُمكنك استخدام نظام إدارة الزوار لتسهيل على موظفي الاستقبال تسجيل دخول الزوار، وإنشاء ملفات تعريف،…إلخ.
• لا يقتصر دور الأداة البرمجية على رقمنة وتسريع عملهم فحسب، بل تقوم أيضًا بإنشاء سجلات للشركة لمعرفة من يأتي ويذهب.

8) تجربة التعلم المُستمر
لكي ينمو الموظفون، يجب أن يكون لديهم خطة للتطوير الذاتي.

وفي الوقت نفسه، تحتاج الشركات إلى الاستثمار في تعليم موظفيها وتدريبهم ونموهم.
التكنولوجيا هي أحد الأصول لتلبية احتياجات التعلم المختلفة.

من الدورات التدريبية عبر الإنترنت والمعسكرات التدريبية إلى منصات وأدوات التعلم عبر الإنترنت.

• قد تستثمر شركتك في منصة تعليمية وتمنح الموظفين إمكانية الوصول إليها.
• يُمكن لفريق الموارد البشرية لديك تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية للتدريب والتطوير لمعرفة ما إذا كان الموظفون يقومون بتحسين مهاراتهم ومستوى أدائهم.

رابعًا: ما الذي يحتاج الموظفون لمعرفته حول اِستخدام التكنولوجيا؟

قبل الاِنتقال إلى أقرب أداة إنتاجية أو تعاونية، هُناك بعض المخاطر التي يجب الاِنتباه إليها وتجنبها.
- عند استخدام التكنولوجيا لزيادة الإنتاجية، يجب أن يكون لديك عملية جاهزة وهذا يعني أنك يجب

أن تعرف ما تريد القيام به وما يمكن أن تفعله الأداة لك.
"بالإضافة إلى ذلك" إذا كُنت تستخدم أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT، فكُن حذرًا

وواضحًا جدًا بشأن كيفية اِستخدامها.

• "على سبيل المثال" قد يطلب مسؤول التوظيف من ChatGPT أن يخبرهم بالسيرة الذاتية التي يعتقدون أنها الأفضل، ولكن ChatGPT لم يتم تصميمه لهذا الغرض "لقد تم تصميمه لخلق مُحادثة فعالة".
• مثال آخر هو الكتاب الذين يطلبون من ChatGPT كتابة مقال لهم، ومرة أخرى لم يتم تصميم البرنامج لأداء هذا الدور.
• ومع ذلك، يقترح العديد من المسوقين والمهنيين اِستخدام ChatGPT كأداة للعصف الذهني، ويُمكنك أن تطلب الأفكار أو الإلهام بدلاً من المحتوى الفعلي.

وخِــــتامًا,,,, بغض النظر عن حجم شركتك، فمن الأفضل أن تُراقب أحدث اِتجاهات التكنولوجيا

وخاصةً تلك المُتعلقة بعملك والصناعة.
- لأنه ليس هناك شك في أن الفرق والموظفين في مختلف الصناعات يُمكنهم الاِستفادة من التكنولوجيا

سواء من أجل الإنتاجية أو تحسين الاتصالات أو الإبداع. أو أي شيء آخر.
- إن الأمل في أن تتمكن من انتظار انتهاء عاصفة التكنولوجيا الناشئة هو أفضل طريقة للتخلف

عن الركب من حيث المهارات الشخصية والمهنية "ناهيك عن تطوير شركتك ودورك".

لذا، راقب اتجاهات وأدوات التكنولوجيا الجديدة.

اِستكشف الأدوات وقُم بتجربتها ولكن تأكد من أنك تستخدم هذه الأدوات بشكل صحيح.