التفويض الإداري: مفهومه وأهميته وكيفية القيام به خلال (4) خطوات؟

للتفويض الإداري دور كبير في نجاح الأعمال التُجارية والإدارية

  مع تقدم الناس في حياتهم المهنية، تزداد واجباتهم ومسؤولياتهم ومع صعودهم في الرُتب "يتوقع منهم المزيد"

(وفي النهاية) تأتي مُعضلة عدم اِمتلاكهم ساعات كافية علي مدار اليوم لتحقيق أهدافهم.

- إن الاِرتقاء في التسلسل الهرمي التنظيمي يعني أن المُديرين والقادة لديهم الكثير في صفحتهم 

وذلك عندما تأتي الحاجة إلى تفويض المهام.

- حيثُ إن القُدرة على تعيين المهام بفعالية هي مهارة قيمة للغاية، حيثُ يُمكن للمديرين تفويض السلطة إلى مرؤوسيهم والمُتابعة لضمان إكمال جميع المهام وفقًا لذلك.

لذا ومن خلال هذا المقال سنكتشف معًا التفويض الإداري: مفهومه وفوائده وكيفية القيام به خلال (4) خطوات؟  
- فإذا كُنت تًريد القيام ببعض الأشياء الصغيرة بشكل صحيح "فافعلها بنفسك"، وإذا كُنت تُريد القيام بأشياء عظيمة وإحداث تأثير كبير "فتعلم التفويض".

أولاً: ماذا يُقصد بمُصطلح التفويض (Delegating)؟

ما المقصود بمُصطلح التفويض الإداري؟

• يُعرّف (التفويض) عمومًا بأنه عملية نقل السُلطة والمسؤولية عن وظائف أو مهام أو قرارات مُعينة من شخص (عادة ما يكون قائدًا أو مديرًا) إلى شخص آخر.

• حيثُ إنها العملية التنظيمية للمُدير الذي يُقسم عمله بين جميع أفراده.

• كما ينطوي على منحهم مسؤولية إنجاز المهام الموكلة إليهم بالطريقة التي يرونها مُناسبة.

• "إلى جانب المسؤولية" فهُم يتشاركون أيضًا في المقدار المُقابل من السُلطة.

• وهذا يضمن أن المهام يُمكن أن تكتمل بكفاءة وأن الفرد يشعر بالمسؤولية الفعلية عن إكمالها.

• على أحد المستويات (فإن التفويض هو مُجرد تقسيم العمل إلى مهام يُمكن للآخرين القيام بها).

• وفي أفضل حالاته، التفويض هو تمكين الأشخاص من القيام بالعمل الأنسب لهم، حيثُ يُتيح لهم اِستثمار أنفسهم بشكل أكبر في العمل وتطوير مهاراتهم وقدراتهم.

• كما يسمح للمُدير بالقيام بعمل مهم آخر قد يكون أكثر استراتيجية أو أعلى مُستوى.

• (بمعنى آخر) السلُطة المفوضة هي أكثر من مُجرد تحليل العمل، إنها حقًا تقاسم المسؤولية والملكية وصُنع القرار.

• ويُمكن لتفويض السلُطة أيضًا تحسين الكفاءة من خلال جعل المزيد من الموظفين مسؤولين عن أعمالهم وأنشطتهم.

• يتم إنفاق وقت وطاقة أقل على مُراقبة وإدارة الموظفين القادرين والمؤهلين.

• ونتيجة لذلك يُصبح فريقك أكثر قُدرة على تحقيق أداء أعلى.

ثانيًا: أهمية عملية التفويض

أهمية عملية التفويض

يلعب التفويض دورًا مهمًا في:

1 – (الكفاءة)

• من خلال تفويض العمل للآخرين، يقوم الفرد بنقل العمل إلى الأشخاص الذين تُناسب مهاراتهم المهمة (المهام) بشكل أفضل.

• "على سبيل المثال" لن يكون من المنطقي أن يقوم الرئيس التنفيذي بعمل إداري؛ من الأفضل أن يقوم به الآخرون.

• لذلك فهو يُحسن من كفاءة الفرد المفوض للعمل ويُقلل من إجهاده.

2 – (التنمية)

• في الحالة التي يكون فيها تفويض العمل لشخص ليس على دراية جيدة بأداء المهمة.

• يُمكن أن يلعب التفويض دورًا رئيسيًا في تدريب الآخرين وتعليمهم، حيثُ إنها طريقة مُهمة لمُساعدتهم على بناء مهارات جديدة.       

                                                                                           
لذا يُمكننا القول، أن التفويض يوفر الفوائد التالية للأخرين:

1- يمنحك الوقت والقُدرة على التركيز على المهام ذات المُستوى الأعلى.
2- يمنح الآخرين القُدرة على التعلم وتطوير مهارات جديدة.
3- يُنمي الثقة بين العاملين ويُحسن من عملية التواصل.
4- يُحسن الكفاءة والإنتاجية وإدارة الوقت بفاعلية.

ثالثًا: عناصر عملية تفويض المهام

هُناك (3) عناصر أساسية لتفويض السلُطة:

أ – (تفويض السُلطة)

• السلُطة هي التي يمتلكها المدير لتفويض المهام، وتخصيص الموارد بكفاءة، واِتخاذ القرارات بفاعلية.

• وله الحق في إعطاء الأوامر للآخرين من أجل تحقيق أهداف الشركة، حيثُ إنها تتدفق من أعلى إلى أسفل ويمتلكها المديرون أكثر.

ب – (تفويض المسؤولية)

• المسؤولية هي واجب الفرد لإكمال المهام الموكلة إليه.

• ويجب أن يتم منحه بسلُطة كافية أو سيؤدي إلى عدم الرضا والإحباط.

• ينتقل من أسفل إلى أعلى مع وجود المزيد من الإدارة ذات المُستوى المتوسط والدنيا.

ج – (تفويض المُساءلة)

• هذه هي عملية تقديم تفسيرات لعدم تحقيق النتائج المرجوة.

• على عكس "المسؤولية والسلُطة" لا يُمكن تفويض المُساءلة.

• وفي الواقع لأنها تأتي جنبًا إلى جنب مع المسؤولية، يُصبح الموظف المسؤول عن مهمة مُعينة مسؤولاً تلقائيًا عن النتائج.

رابعًا: إرشادات هامة لتفويض المهام باِحترافية

على الرغم من أن تفويض المهام يُعزز الكفاءة والإنتاجية ويُحسن إدارة الوقت فمن المهم تفويض المهام بشكل صحيح.

- لذلك إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاِعتبار:

1. تأكد من أن الأهداف واضحة وأن الشخص الذي يتولى المسؤولية الإضافية لديه الأدوات اللازمة للقيام بذلك بشكل جيد. 
2. اسأل عن أي مخاوف وكُن مُنفتحًا على الاِقتراحات والأفكار.
3. عليك تقديم إرشادات حول مقدار الوقت و المال الذي سيتم إنفاقه على المُهمة المفوضة.
4. العب بقوة الفرد "فكُل شخص لديه مجموعة مهارات وموهبة فريدة".
5. تفويض العمل الذي من المُحتمل أن يؤدي إلى كفاءة عامة أفضل.
6. وبالنسبة للمهام المفوضة على المدى الطويل، قُم بالمُتابعة لإبقاء العاملين لديك على المسار الصحيح.

خامسًا: صعوبة تفويض مهام العمل

- على الرغم من وجود فوائد واضحة لتفويض العمل "يختار العديد عدم القيام بذلك".
- وفي الواقع يشعر الكثير من الناس أنه من الأفضل لهم أن يفعلوا كل شيء بأنفسهم.

فهُناك عدة أسباب وراء عدم رغبة الفرد في تفويض العمل للآخرين:

أ – (التفويض لا يلغي المُساءلة)

• على الرغم من أنك تتخلى عن المسؤولية عند تفويض مهمة ما، فإن المفوض مسؤول في النهاية عن نجاح المهمة أو فشلها.

• "ومع ذلك" فإن نقل النجاح إلى الشخص الذي قام بالمزيد من العمل هو اِستراتيجية جيدة للقيادة الداعمة.

ب – (تفويض النتائج في فقدان السيطرة)

• يعتقد الكثير من الناس أنهم يستطيعون القيام بالمهمة بشكل أكثر فاعلية من غيرهم.

• إن الشعور بفقدان السيطرة على المهمة يمنع الكثيرين من نقل العمل إلى الآخرين.

ج – (التفويض يتطلب الإرشاد والوقت)

• يتطلب التفويض تدريبًا على كيفية القيام بالمُهمة.

• حيثُ يتطلب تفويض العمل إلى شخص آخر أن يقوم المُدير بالتوجيه والتأكد من إكمال الشخص للمُهمة.

• قد يحتاج المفوض إلى قضاء الكثير من الوقت في تعليم الفرد الآخر كيفية القيام بالمهمة كما يحتاج إلى إكمال المهمة بنفسه.

سادسًا: لماذا يخشى بعض المديرين من التفويض؟

لماذا يخشى بعض المديرين من التفويض؟

- يؤمن المدير الجيد بتطوير قوة موظفيهم وتطلعاتهم المهنية ويحاول إيجاد المهام ذات الصلة لتفويضهم.
تفويض المهام يُخفف عبء المُدير ويبني مجموعة مهارات الموظف.

ومع ذلك، فإن بعض المديرين إما يخشون أو لا يفضلون تفويض المهام، لذا دعونا نلقي نظرة على بعض الأسباب:

1 - يشعر المُديرون أحيانًا بالتهديد من قبل مرؤوسيهم، حيثُ إنهم يخشون من أن مرؤوسيهم قد يكملون المهمة 

بشكل أسرع وبطريقة أفضل.
2 - هذا الخوف ينبع من اِنعدام الأمن والشكوك بشأن قدراتهم.
3 - لا يُريد المديرون أن يُلاحظ الآخرون في الشركة ذلك أو يشيدوا بمرؤوسيهم (وبالتالي) فإنهم يُفضلون 

عدم تفويض المهام على الإطلاق.
4 – "في بعض الأحيان" لا يثق المديرون بموظفيهم تمامًا.

5 – حيثُ إنهم يشعرون أن مرؤوسيهم لن يسلموا المهمة في الوقت المحدد أو يرتكبون أخطاء فادحة.
6 - ونتيجة لذلك "فإنهم يجدون أنه من الأسهل القيام بالمهمة بأنفسهم بدلاً من إلقاء اللوم على الآخرين لاحقًا".
7 - لا يكون التهديد أو الاِفتقار إلى الثقة هو ما يمنع المدير من التفويض.
8 - إن سوء إدارتهم للوقت هو الذي يمنعهم، حيثُ يشعر المُدراء بالإرهاق الشديد بسبب عبء العمل عليهم 

بحيث يجدون أنه من الأسهل القيام بالمهمة بأنفسهم.

9 - حيثُ يشعرون أن شرح المُهمة والمسؤوليات لشخص آخر يستغرق وقتًا طويلاً.
10 - يُفضل بعض المُديرين الحفاظ على السيطرة على الآخرين.
11 - حيثُ يُريد هؤلاء المديرون القيام بمهمة بطريقة مُحددة، حيثُ إنهم يشعرون أنه من أجل الحفاظ على 

سيطرتهم على مرؤوسيهم ويجب عليهم الاِحتفاظ بالحبال في أيديهم.
12 - يخشى هؤلاء المديرون أن يؤدي تفويض السلطة إلى اِنزلاق السُلطة والسيطرة من أيديهم.

سابعًا: طُرق تفويض السلُطة

(5) طُرق لتفويض  السلُطة

هُناك عدة طُرق لتفويض السلطة لموظفيك:

أ – (الإدارات)

• تتمثل إحدى طُرق تفويض السلطة في تفويض الإشراف على القسم.

• "على سبيل المثال" بصفتك مُديرًا تنفيذيًا، يُمكنك تفويض سُلطة قسم التسويق بأكمله إلى مُدير التسويق.

ب – (المشاريع)

• يُمكنك تعيين سُلطة لفريق لمشروع مُعين.

• "على سبيل المثال" يُمكن لمُدير التسويق تعيين مشروع حملة إعلانية لمُدير المشروع.

• يُمكن لمُدير المشروع بعد ذلك اِصطحاب مؤلفي النصوص والمصممين وتعيين المهام وفقًا لذلك.

ج – (صناعة القرار)

• هُناك طريقة أخرى لتفويض السُلطة وهي السماح للموظفين باِتخاذ قرارات مُعينة بحيثُ يُمكنك التركيز على مهام أُخرى.

• "على سبيل المثال" بصفتك مُديرًا للموارد البشرية، يُمكنك تفويض سلطة تعيين الموظفين إلى أحد كبار مُساعدي الموارد البشرية.

د – (تحليل)

• إذا كُنت تعمل في مشروع مُعين، فيُمكنك تفويض الموظفين لإجراء بحث مُفصل حول المشروع.

• "على سبيل المثال" يُمكنك أن تطلب من مُحلل القسم الخاص بك أن يبحث في الإحصاءات الديموغرافية.

ه – (العمليات الإدارية)

• يُمكنك أيضًا تعيين المهام الإدارية للموظفين الآخرين.

• "على سبيل المثال" بصفتك مُدير تسويق، يُمكنك تعيين مهام جدولة الاِجتماعات ومُتابعة رسائل البريد الإلكتروني إلى مُساعد التسويق.

ثامنًا: كيفية تفويض السلُطة خلال (4) خطوات؟

كيفية تفويض السلُطة خلال (4) خطوات؟

-- من أجل تفويض المهام بنجاح، يجب عليك تعيين التوقعات الصحيحة ومُراقبة التقدم وتقييم النتائج.

وفيما يلي بعض الخطوات لتفويض السلُطة بشكل فعال:

ا – (اِسناد المهمام): تعيين المهام حسب خبرة الموظف، وتحديد نطاق المهمة ومُطابقتها مع خبرة الموظفين.

ب – (ضع توقعات مُناسبة): بمُجرد تعيين المهام، حدد توقعات واضحة وأذكر المواعيد النهائية 

"حيثُ يوفر تحديد التوقعات في البداية التوجيه الذي سيُساعدهم على تحقيق الأهداف بكفاءة".

ج – (التقدم المرئى): من المُمارسات الجيدة طلب تحديثات من الموظفين باِنتظام أو كل أسبوعين.

حيثُ سيبقيك هذا على إطلاع على التقدم المُحرز وسيُسلط الضوء أيضًا على المشكلات والعقبات التي قد تنشأ.
- وستكون قادرًا على تقديم المُساعدة وتقديم التوجيه على طول الطريق مما يضمن الاِنتهاء في الوقت المُناسب

 من المشروع أو المهمة المطروحة.

د – (مُمارسة المُساءلة): التقييم المُستمر لعمل فريقك مهم لضمان إنجاز العمل بالكامل.
- بالنسبة لتفويض مؤقت للسُلطة، قد يعمل التقييم لمرة واحدة.
- ولكن للحصول على تفويض دائم للسلطة، تحتاج إلى الاِستمرار في تحليل وتقييم العمل على أساس مُستمر.

وخِتامًا... نأمل أن يكون مقال "التفويض الإداري: مفهومه وأهميته وكيفية القيام به خلال (4) خطوات؟"

قد أعطاك فهمًا أفضل للدور الذي يمكن أن يلعبه التفويض في نجاح عملك، حيثُ تعرفنا معًا من خلاله

• أن التفويض يُعزز الكفاءة والمرونة ويكون لذلك أثر اِيجابي علي مصلحة العمل.
• إنه يسمح بالعمل من قِبل أشخاص مُختلفين بطُرق مُختلفة وبالتالي ضمان مُستوى عالٍ من النجاح وتحقيق الأهداف.
• حيثُ ينتج عن هذا أيضًا توازن في أعباء العمل، كما يُعزز التفويض من التواصل الفعال.