كيف يكون التخطيط هو السبب الرئيسي لنجاح مشروعك التُجاري؟

كيف يكون التخطيط هو السبب الرئيسي لنجاح مشروعك التُجاري؟

 تلعب مرحلة التخطيط دورًا رئيسيًا في دورة حياة المشروع ونجاحه في تحقيق الأهداف التي أُنشئ من أجلها.
- قد لا يكون التخطيط هو العنصر الأكثر إمتاعًا في إدارة المشاريع ولكنه الجزء الأكثر أهمية 

لتقليل مُعدلات المخاطر والفشل.

وسواء كُنت تعمل بمفردك أو كجزء من مجموعة، فأنت بحاجة إلى خطة مناسبة لنقل مشروعك من الفكرة إلى النهاية.
- عملية تخطيط المشروع ليست فقط أهم مرحلة في دورة حياة إدارة المشروع، بل هي المفتاح لتشغيل مشروعك.

ويؤدي التخطيط الناجح إلى سرعة التسليم وزيادة الإنتاجية والربح في أي نوع من الأعمال.
- على الجانب الآخر، قد تؤدي الخطة المعيبة إلى إعاقة الإنتاج أو التسليم القياسي وتؤدي إلى خسائر فادحة أحيانًا.

إذا لم يكن لديك خطة مشروع مُحددة بوضوح فإن مخاطر ضعف الأداء تزداد بشكل ملحوظ.
حيثُ أفاد معهد إدارة المشاريع بأن المؤسسات تهدر "في المتوسط 97 مليون دولار لكل 1 مليار دولار مُستثمرة"
بسبب التخطيط السئ للمشروع.

- ويُمكننا تخفيض هذا المبلغ بشكل كبير من خلال التخطيط الأفضل واِتخاذ نهج أكثر تنظيماً للتسليم.
ولا يشتمل التخطيط الناجح على مُديري المشروع فحسب، بل يتطلب أيضًا مُشاركة أعضاء فريق العمل 

وأصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين فيه.

ومن خلال مقال (كيف يكون التخطيط هو السبب الرئيسي لنجاح مشروعك التُجاري؟) سوف نكتشف سويًا:

1. مراحل عملية إدارة المشاريع.
2. ما هي مرحلة التخطيط (planning)؟.
3.  لماذا تستخدم عملية تخطيط المشروع؟.
4.  الخطوات الأساسية لتخطيط المشروع.

"الفشل في التخطيط يُخطط للفشل"

أولاً: مراحل عملية إدارة المشاريع

تتكون عملية إدارة المشروع من (5) مراحل مُتميزة، والتي تتمثل في:

1 – (مرحلة البدء): وهي تصف اللحظة التي تولد فيها فكرة المشروع.

وعندما يتم تحديد أهداف المشروع والغرض منه، تبدأ عملية تدوينها في ميثاق المشروع.

2 – (مرحلة التخطيط): والتي تهدف إلى التراجع وإيجاد أفضل طريقة لتنفيذ رؤيتك للمشروع.

ويتم إنشاء المُستندات المحورية، بما في ذلك الجدول الزمني للمشروع.

وفي هذه الخطوة يتوقف نجاح مشروعك على التخطيط الجيد.

3 – (مرحلة التنفيذ): وتتكون من اِستكمال المهام التشغيلية الفعلية المتعلقة بالمشروع.

ويتم عقد الاِجتماعات ومُشاركة التقارير لضمان سير كل شيء بسلاسة.

4 – (مرحلة التحكم): والتي تعمل جنبًا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ لمُتابعة تقدمها.

وتهتم بمُراقبة الأنشطة المُختلفة والتحكم فيها لضمان الوصول إلى المعالم قبل المواعيد النهائية المُحددة.

5 – (مرحلة الإغلاق): وهي عندما يتم فحص جودة المخرجات وإرسالها إلى العميل.

وتتيح هذه المرحلة لفريق المشروع التفكير في المشروع وجمع المعرفة التي قد تكون مُفيدة للمشاريع المُستقبلية.

• لاحظ أن هذه المراحل تتداخل مع بعضها البعض في مرحلة ما في معظم المشاريع.

• ويُمكن أن يحدث البدء والتخطيط قريبًا جدًا من بعضهما البعض.

• بينما يُمكن إعداد الإغلاق خلال المراحل الأخيرة من مرحلة التنفيذ.

• ونظرًا لأن تخطيط المشروع هو أحد أهم المراحل وأحد أصعبها، فسيتم شرحه بالتفصيل خلال هذا المقال.

ثانيًا: ما هي مرحلة التخطيط (planning)؟

ما المقصود بعملية التخطيط؟

• يُشير تخطيط المشروع إلى أي وجميع الخطوات المتخذة لإعداد المشروع للنجاح.

• وبشكل أكثر تحديدًا يتضمن توضيح نطاق العمل وتحديد أهدافك وإنشاء قائمة مهام قابلة للتنفيذ.

• كجزء من عملية أكبر بكثير، يُعد تخطيط المشروع واحدًا فقط من خمس مراحل رئيسية في إدارة المشروع.

• ولكن يُمكن القول إنها الأكثر أهمية.

• وتخطيط المشروع هو أحد أساسيات إدارة المشروع وعادة ما يحدث بعد تحديد جدوى المشروع، وقبل إطلاقه بوقت طويل.

• وبينما يُفكر الكثير من الناس في التخطيط لمشروعهم من حيث تحديد واجبات ومواعيد نهائية محددة.

• فإن الجدولة ليست سوى جزء من تسهيل فكرة جديدة.

• كما يتضمن تلخيصًا وتوثيقًا لكيفية هيكلة مشروعك وتنفيذه ومُراقبته.

• لذا فإن تخطيط المشروع يتعلق بتحديد ما ستحتاج أنت وفريقك إلى تحقيقه بالضبط وكيف ستحققه.

"بشكل عام" تم تصميم مرحلة التخطيط لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح من خلال:

• تحديد المشاكل والتغييرات التي يُمكن أن تظهر لاحقًا على الطريق.

• وأن يتناسب المشروع مع اِستراتيجية الشركة طويلة المدى.

• إنه بمُثابة أساس التكلفة والجودة وإدارة المخاطر طوال فترة تنفيذ المشروع.

ثالثًا: لماذا تستخدم عملية تخطيط المشروع؟

أهمية عملية التخطيط

- يتطلب أخذ أي فكرة رائعة من المفهوم إلى الإغلاق نهجًا منظمًا لتحقيق الأهداف.
- وبمُجرد أن يكون الجميع واضحًا بشأن الأهداف المعنية.

- يسهل تخطيط المشروع تقسيمها إلى مراحل قابلة للقياس خطوة بخطوة.
- يتكون تخطيط خطة المشروع الفعالة من جوانب متعددة ذات قيمة ليتم تنفيذها بشكل صحيح.

لذا دعونا نلقي نظرة سريعة على هؤلاء:

1- (إدارة النطاق)

• إن وجود نطاق متفق عليه مسبقًا ومعتمد أمر لا بد منه قبل الشروع في أي تنفيذ فعلي.

• حيثُ يضفي النطاق المُحدد جيدًا الوضوح والشفافية على المشروع وجميع أصحاب المصلحة المعنيين.

• وهو جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع.

2 – (إدارة أصحاب المصلحة)

• العُملاء ومديرو المشاريع وفريق المشروع والإدارة التنفيذية هم جميعًا أصحاب المصلحة الرئيسيين في مشاريعنا.

• وأصحاب المصلحة لهم رأي مباشر فيما يتعلق بنطاق المشروع والغرض والمخاطر والنهج الذي قد ينطوي عليه المشروع.

• يُعزز وجود أصحاب المصلحة المطلعين والمتزامنين فرص نجاح المشروع.

3 – (إدارة الاِتصالات)

• يُمكن تحقيق الوضوح التشغيلي دائمًا من خلال الاِتصال الشفاف وفي الوقت المُناسب.

• يجب أن يكون لديك "خطة اِتصال" مرئية تحدد بوضوح طريقة وتكرار الاِتصال ومنصة مُشاركة المستندات ومستويات الاِتصال.

• تأتي خطة الاتصال المحددة جيدًا في متناول اليد في أوقات الأزمات.

• وتُتيح للجميع معرفة من يجب الاِتصال به ومتى وكيف وأين يُمكن العثور على ملف المشروع المهم وما إلى ذلك.

4 – (إدارة الوقت)

• نحن جميعًا مهووسون بالوقت ولكن ينتهي بهم الأمر دائمًا إلى إساءة إدارته إلى أقصى حد.

• حيثُ يؤثر سوء إدارة الوقت على مخرجات المشروع.

• ويجب أن يكون لكل مهمة وأصغر نشاط مشروع جداول زمنية مُحددة.

• وتُساعد الجداول الزمنية في تحديد التدفق وبناء الزخم مع تقدم المشروع.

• كما أنه يجلب المساءلة داخل الفريق وإذا تم تتبعه بشكل جيد يمكن أن يُساعد في الحصول على النتائج بشكل أسرع.

5 – (إدارة الميزانية)

• يجب تحديد ميزانية مشروع محددة لجميع المشاريع.

• ولذا يجب أن تكون جميع النفقات المتوقعة "الموارد والسفر والتدريب والمعدات والتراخيص والمخاطر".

• من الضروري لمُديري المشاريع الحفاظ على التوازن بين القيود الثلاثية للوقت والتكلفة والجودة.

• يمكن لأي مُتغير في أحدهما أن يؤثر بشكل كبير على العوامل الأُخري.

6 – (إدارة الموارد)

• الموارد هي الجُزء الأكثر قيمة في المشروع.

• هم الذين ينفذون المهام وهم مسؤولون عن التنفيذ والتسليم في الوقت المُناسب.

• يجب علينا جمع الموارد ذات الصلة وفقًا لخطة مشروعنا وضمان الحفاظ على توازن المهارات المطلوبة لتسليم المشروع.

• وتُساعدنا معلومات توافر الموارد واِستخدام الموارد على تجنب التأخيرات والمخاطر غير المرغوب فيها.

7 – (إدارة المخاطر)

• جميع الأنشطة التجارية تنطوي على مخاطر.

• المهم هو أن يكون لديك خطة قوية لتحديد المخاطر وتحديدها ومُراقبتها.

• وهُناك دائمًا بعض المخاطر التي لا يمكن التحقق منها مثل الأسباب الطبيعية أو التغيير في اللوائح والسياسات الحكومية.

• لكن اِمتلاك القُدرة والتدابير المعمول بها لتحديد واِحتواء المخاطر المتوقعة أمر لا بد منه.

• ويُساعد في الحفاظ على التوازن والتحكم في التأخيرات والحماية من الخسائر المالية الفادحة.

8 – (جمع كل ذلك معًا)

- يُعد تجميع القطع المذكورة أعلاه معًا وصفة مؤكدة للنجاح في المشروع والتنظيم.

رابعًا: الخطوات الأساسية لتخطيط المشروع

عليك أن تعي جيدًا أن عملية التخطيط لمشروعك تحتاج لبذل الكثير من الوقت والجُهد

النتيجة النهائية لكل عملية تخطيط مشروع هي مُستند أو تخطيط رقمي يُعرف باسم خطة المشروع.
- لا تحتوي هذه الخطة فقط على جميع المهام وسير العمل المطلوبة للوصول إلى أهدافك.
- بل ستشمل غالبًا خططًا فرعية لكل شيء بدءًا من إعداد الميزانية وحتى مُراقبة الجودة.

لإعداد خطتك للنجاح يجب أن تبدأ بالاجتماع مع مُديرك أو أصحاب المصلحة الرئيسيين للتوصل إلى:

• النطاق العام لمشروعك.

• المُخرجات المُحددة التي يتوقع منك تقديمها.

• ويُعد توضيح هذه المعلمات مُقدمًا أمرًا بالغ الأهمية قبل إعداد هيكل تنظيم العمل لمشروعك.

وبمُجرد أن تشعر بالراحة، يُمكنك أنت وفريقك الاِنتقال إلى خطوات تخطيط المشروع الأساسية الآتية:

1. (تحديد اِحتياجات المشروع)

- سيسمح لك تحليل الاِحتياجات أو دراسة الاِحتياجات بكتابة اِحتياجات المشروع وقائمة المتطلبات.

ويجب أن تكتب بإيجاز:

• الهدف والغرض من المشروع.

• سياقها.

• نطاق المشروع.

• أصحاب المصلحة المعنيين.

• أهداف واِحتياجات المُستخدمين النهائيين أو العميل المُحتمل.

• الموعد النهائي والمعالم.

• الفوائد المتوقعة.

• التأثيرات المُحتملة على عملك.

2. (إنشاء جداول)

لإبقاء جميع المشاركين في المسار الصحيح وفي النطاق، ستحتاج إلى إنشاء جدول زمني للمشروع:

• يُعطي الأولوية للأهداف المُحددة.

• يسرد بالتسلسل المهام المطلوبة لتحقيق كل منها.

• تقسيم هذه المهام إلى مهام فرعية ومواعيد نهائية.

3. (تحديد مواردك)

- يُعد تحديد موارد المشروع وتأمينها مُسبقًا أمرًا ضروريًا لمنع تفويت المواعيد النهائية.

وقد تشمل هذه الموارد:

• المواد المتخصصة أو المعدات أو أصول المعرفة.

• مواقع محددة.

• عناصر التمويل.

• الأفراد.

- ويجب أن يكون هدفك هو تعيين عضو فريق أو مورد لكل مهمة مشروع.
- وقد تحتاج إلى خطة مُنفصلة لشراء الموارد غير المتوفرة داخليًا من البائعين أو الموردين أو المقاولين الخارجيين.

4. (وضع الميزانية)

• من المُحتمل أن يكون لكل الموارد المرتبطة بمشروعك - سواء البشرية أو غير ذلك - تكلفة مُرتبطة بها.

• يجب أن تقسم ميزانيتك هذه المبالغ بالتفصيل وتوقعها خلال اِكتمال المشروع.

5. (إجراء دراسة الجدوى)

هدف دراسة الجدوي هو ضمان وجود توازن بين:
أ - الجودة لتقديم.
ب - التأخير.
ج - تكاليف الدعم.

- للقيام بذلك فإنه يصف الموارد والقيود المُرتبطة بالمشروع.
- يُمكن أن تشمل تقديرات التكلفة أو معايير الجودة لدعمها.
- بحيث يكون جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على دراية بتحديات وأهداف المشروع.

6. (خطة الجودة)

• من المهم وضع معايير الجودة والأهداف حتى تعرف دائمًا مكانة مشروعك بالنسبة إلى أهدافك.

• ضع في اِعتبارك اِستخدام المقاييس لتتبع المُخرجات الرئيسية وترتيبها والحصول على موافقة الإدارة على كل منها.

• قد ترغب في الاِستفادة من برنامج إدارة المشاريع الذي يجعل من السهل عرض وتحديث وتعديل حالة المهام ذات الأهمية الزمنية حسب الحاجة.

7. (إدارة المخاطر)

• قليل من المشاريع خالية من المخاطر - حتى لو كان التهديد الأكبر هو احتمال إصابة أحد أعضاء الفريق بالمرض.

• لذا تأكد من أن لديك خطة لإدارة المخاطر لتقييم العقبات المُحتملة، ولتوفير اِستراتيجيات للطوارئ لموازنتها.

8. (وضع خطة اِتصال)

• من الحقائق المعروفة أن تحقيق النجاح في إدارة المشروع يتطلب مهارات عمل جماعي وتواصل مُكثفة.

• وهذا يشمل فريق المشروع ولكن أيضًا جميع أنواع أصحاب المصلحة بما في ذلك أولئك الذين هم خارج المشروع.

• يجب أن تأخذ خطة الاِتصال في الاِعتبار جميع أصحاب المصلحة المعنيين.

• الذين سيؤثرون على المشروع طوال فترة تطويره.

• وأن تُحدد الخطوط العريضة لاِستراتيجية الاِتصال التي ينبغي اِستخدامها لكل منها.

9. (قُم بتوصيل خطتك)

• ستحتاج إلى تصميم إستراتيجية اتِصال تُبقي أعضاء الفريق على اطلاع دائم.

• والإدارة وأصحاب المصلحة على اِطلاع دائم بتقدمك.

• وبمُجرد رسم خطة مشروعك بالتفصيل، يجب تقديمها إلى جميع المعنيين.

• حتى يُمكن مُعالجة الإشراف والموافقة على أي تغييرات قبل وضع الخطة موضع التنفيذ.

خِتامًا ... أكد مقال (كيف يكون التخطيط هو السبب الرئيسي لنجاح مشروعك التُجاري؟) أن :

1. مثل معظم الأشياء التي تستحق القيام بها، فإن إنشاء خطة مشروع بناءة يستغرق وقتًا.
2. يجب أن تهدف خطتك إلى توجيه مشروعك وليس تقييده.
3. كُن مُستعدًا لمُراجعة التغييرات وتعديلها والموافقة عليها على فترات منتظمة أثناء تقدمك في عملية تخطيط المشروع.
4. يجب أن تأخذ في الاِعتبار أن التخطيط لمشروعك من المُرجح أن يظل قيد التقدم خلال المرحلة الختامية.
5. من المُحتمل أن تقوم أنت وفريقك بإعادة النظر في خطتك ومراجعتها عدة مرات.
6. نظرًا لأن عملية تخطيط المشروع لا تُساعدك فقط في الكشف عن الفرص المخفية.
7. بل يُمكنها أيضًا تحسين جودة القرارات التي يتم اِتخاذها من خلال الكشف عن تأثير أي إجراءات قبل اِتخاذها.