تعلم كيفية تحديد أولويات عملك بذكاء خلال (16) خطوة؟!

كيفية تحديد أولويات عملك خلال عدة خطوة؟

    كُلنا نعيش حياة مُزدحمة بالأعمال والمهام التي لاتنتهي وأحيانًا يكون من الصعب تحديد ما هو العمل الأكثر أهمية ومتى يتم القيام به (إذن) ما الحل؟

- أنت بحاجة إلى تحديد أولويات مهامك وهذا يعني تحديد مهام الترتيب التي يجب إكمالها بُناءً على الأهمية 

والفورية مما يسمح لك بإنجاز المهام بأكثر الطُرق فعالية وكفاءة.

وسيُساعدك تحديد أولويات مهامك اليومية على تنظيم وقتك بكفاءة وزيادة إنتاجيتك.
كما سيُساعدك أيضًا على تعلم كيفية إكمال المهام المهمة أولاً، والوفاء بالمواعيد النهائية 

والحصول على الوقت لإنهاء المهام الأكبر.

- حيثُ يسمح إجراء تحديد الأولويات أيضًا بتحسين العملية ويعني أنك تضع إستراتيجية للتأكد من بإنك 

وفريق العمل سوف تستفيدون على أفضل وجه ممكن من الوقت المُتاح.

ومهما كان نوع عملك، فإن تحقيق التوازن وتعلم كيفية تحديد أولويات المهام يُمثل مُعضلة وجُزء من روتين

 كل شخص تقريبًا.

ومن الطبيعي أن تُمثل إدارة المهام والاِستعداد للعمل بشكل صحيح تحديًا كبيرًا.
ومع ذلك يُمكن أن يُصبح الأمر أقل صعوبة مع المُمارسة والفهم الصحيح لكيفية تحديد أولويات المهام في العمل.

ومن خلال مقال (تعلم كيفية تحديد أولويات عملك بذكاء خلال (16) خطوة؟!) سنكتشف معًا:

1. ماذا يعني تحديد الأولويات (Prioritizing)؟.
2. لماذا ترتيب الأولويات ذو أهمية قُصوي؟.
3. ما هي خصائص المُهمة ذات الأولوية؟.
4. كيفية ترتيب الأولويات عندما يبدو كل شيء مهمًا؟.

ماذا تعرف عن تحديد الأولويات؟

أولاً: ماذا يعني تحديد الأولويات (Prioritizing)؟

• تحديد الأولويات يعني التعامل مع المهام أو العناصر أو العمل بناءً على أهميتها.

• تحديد الأولويات هو عملية تحديد مُستوى الأهمية والإلحاح لمهمة أو شيء أو حدث.

• من أجل تحديد الأولويات بنجاح، من الضروري سرد المهام أو تصنيفها حسب الأهمية.

• كُلما كانت المهمة أكثر أهمية (سواء كان ذلك بسبب الموعد النهائي أو التأثير) أصبحت الأولوية أعلى.

• إنها مهارة أساسية لأي محترف عامل وهي ضرورية للغاية لمُديري المشاريع لإتقانها.

• يُعد التحديد الذكي للأولويات جُزءًا حيويًا من فلسفة ذكاء التخطيط لمواءمة الأشخاص والأولويات والمشاريع.

• أحد أكبر التحديات التي يواجهها مُديرو المشاريع وقادة الفريق هو تحديد أولويات العمل المهم بدقة على أساس يومي.

• حتى لو كان لديك أفضل برنامج لإدارة المشاريع، فأنت الشخص الذي يُدخل المعلومات في الأداة.

• كما يجب أن تكون مُجتهدًا ولديك النوع الصحيح من رؤية المشروع لضمان عدم عمل أي شخص وفقًا لأولويات الأمس.

• حيثُ يتطلب الأمر الكثير من المُمارسة وإدارة الوقت للنجاح في إستراتيجية تحديد الأولويات.

ثانيًا: لماذا ترتيب الأولويات مهم؟

أهمية عملية تحديد الأولويات 

- يُعد تحديد الأولويات أمرًا مُهمًا للبقاء مُنظمًا في حياتك المهنية والشخصية.
لإنه يضمن أنك تتقدم باِستمرار نحو تحقيق أهدافك ويُساعدك على البقاء مُنتجًا دون الشعور بالإرهاق.

- تُساعدك هذه المُمارسة أيضًا على إدارة جدولك بشكل أفضل ومقدار الوقت المُتاح لك لمُهام أُخرى.
من خلال تحديد الأولويات، فأنت تفهم ما أنت قادر عليه وقادر على رفض مسؤوليات إضافية عند الضرورة.

لذا يُمكننا القول "يُعد تحديد الأولويات أمرًا مُهمًا للأسباب التالية":

أ - يخلق الشفافية في كل ما يجب القيام به.
ب - يُحدد السُرعة التي يجب أن تكتمل بها المهام.
ج - يضمن أن لديك وقتًا كافيًا لإكمال كل مهمة تكون مسؤولاً عنها.
د - يُمكن أن يُساعد تحديد أولويات المهام أيضًا في الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة، بالإضافة

 إلى تحسين الإنتاجية ومهارات إدارة الوقت.

ثالثًا: ما هي خصائص المُهمة ذات الأولوية؟

المُهمة ذات الأولوية هي شيء يجب القيام به الآن لأنه في غاية الأهمية.

"على سبيل المثال" لنفترض أن هُناك (3) مهام في قائمة مهامك الصباحية:

1 - إرسال بريد إلكتروني للمُتابعة إلى العميل بخصوص الاِجتماع الشخصي في الشهر المُقبل.
2 - إرسال تقرير حساب حساس للوقت.

3 - عليك إجراء بحثًا عن السوق لعرض شرائح العرض التقديمي المُقرر لاحقًا هذا الأسبوع.

ستكون المهمة ذات الأولوية في هذا المثال هي إرسال تقرير المصروفات الحساسة للوقت

 بسبب أحد التفاصيل المهمة (إنها حساسة للوقت).

مستويات الأولوية للمهام

أولويات المهام تتطلب (5) مستويات  أساسية

- تختلف كيفية تحديد أولويات المهمة من شركة إلى أُخرى ومن شخص لآخر.

 ويُمكننا أن نقول أن مستويات الأولوية للمهام تتمثل في: 

(الحرجة وذات أولوية عالية وحيادية ومُنخفضة الأولوية وغير معروفة).

دعونا نقسم هذه المستويات الخمسة ذات الأولوية:

1 – (المهام شديدة الأهمية)

أي شيء مصنف حرج يُعتبر عاجلاً.
- وعادةً ما تكون المهام الحاسمة حساسة للوقت، ويُتوقع من الفرق إيقاف ما يقومون به والاِنضمام

 إلى المُهمة العاجلة في متناول اليد.

وإذا لم يكُن الأمر كذلك، يُمكن أن تخلق المهام الحرجة مخاطر وتُكلف العمل.

صفات المهام الحرجة:

• مُخصصة وحساسة للوقت.

• تُشكل خطرًا إذا لم يتم التعامل معها على الفور.

• يُمكن أن يكون الموعد النهائي إما في أسرع وقت مُمكن أو في نفس اليوم أو في اليوم التالي.

2 – (المهام ذات الأهيمة العُليا)

هذه المهام مُهمة جدًا ويجب إكمالها في أسرع وقت مُمكن.
نظرًا لأن هذه المهام ليست حساسة للوقت، فإن هذا النوع من المهام يأتي في المرتبة الثانية على مقياس الأولوية 

بعد المهام الحرجة.

صفات المهام ذات الأولوية العالية:

• مهمة ولكنها ليست حساسة للوقت.

• يُمكن التعامل معها بعد أي مهام حرجة.

• يُمكن أن يكون الموعد النهائي في غضون يومين أو نهاية الأسبوع.

3 – (المهام الحيادية)

المهام المُحايدة مُهمة، لكن يمكن أن تنتظر عادةً حتى تنتهي.
تقع المهام المُحايدة في المرتبة الثالثة بعد القضايا الحرجة أو ذات الأولوية العالية.

صفات المهام المُحايدة:

• لا يوجد موعد نهائي فوري ولكن لا يزال يتعين اِستكمالها.

• تقع في المركز الثالث للمهام الحرجة وذات الأولوية العالية.

• تم تحديد المواعيد النهائية.

4 – (المهام ذات الأولوية المُنخفضة)

عادةً ما تكون هذه المهام عناصر يُمكن اِنتظار تنفيذها.
وهذا النوع من المهام رائع لملء أي وقت فراغ.
- من الأمثلة على المهام ذات الأولوية المُنخفضة تلك التي يُمكن لفريقك مُعالجتها عند الاِنتهاء

 من جميع الأولويات الأُخرى.

صفات المهام ذات الأولوية المُنخفضة:

• تكتمل عندما يكون لدى فريق العمل وقت فراغ كبير.

• تكون المواعيد النهائية العائمة تتحرك لأعلى أو لأسفل حسب العمل الإضافي.

5 – (المهام ذات الأولوية المجهولة)

هذه هي المهام التي تنبثق وتُنزل إلى الأعمال المُتأخرة.
لا يكون للفرق عادةً موعد نهائي لهذه الأنواع من المهام ولكنها تُدرك أنها ستنتهي في النهاية.
بمُجرد أن يُتاح للفرق الوقت، سيقررون كيفية تحديد أولويات المُهمة.

صفات المهام ذات الأولوية المجهولة:

• المهام المتراكمة بدون موعد نهائي تقديري أو مُحدد.

• يتم تحديد الأولويات عند توفر مزيد من المعلومات.

رابعًا: كيفية ترتيب الأولويات عندما يبدو كل شيء مهمًا؟

يُعد تحديد الأولويات أمرًا مُهمًا للبقاء مُنظمًا في حياتك المهنية والشخصية

- يتضمن تحديد الأولويات إلقاء نظرة فاحصة على ما لديك من مهام يومية؛ لمعرفة المهام التي ستفعلها أولاً 

والمهام ستتركها حتى خط النهاية.
- وهذه مهارة تتطلب قدرًا كبيرًا من التحليل والتفكير الواضح، ولكن بمُجرد أن تتعود عليها ستجعل حياتك

 أسهل وأكثر سلاسة.

ومن الناحية النظرية، يُعد تحديد الأولويات أمرًا بسيطًا للغاية (اُكتب ما تحتاج إلى القيام به ثم ابدأ في القيام بذلك).

هذا هو الشيء الذي يدور حول تحديد الأولويات، إنه يتغير دائمًا.
يعرف كل مُدير مشروع أن الأشياء تظهر وتسقط وتتحرك وتتغير.

وكيف نتكيف مع هذه التغييرات يُمكن أن يُحدد نجاح أو فشل فعاليتنا في إكمال قائمة المهام المُتزايدة باِستمرار.

إليك كيفية تحديد الأولويات:

1. اُكتب كُل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها

• أن تصبح خبيرًا في تحديد الأولويات سيكون له فوائد عديدة.

• ستنجز المزيد من المهام وتتسلق سلم الوظائف بشكل أسرع.

• كما سيكون لديك المزيد من وقت الفراغ للاِستمتاع بالحياة خارج العمل.

• يبدأ كل شيء، بإعداد قائمة بما تحتاج إلى إنجازه.

• اُكتب الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها في العمل اليوم وغدًا وهذا الأسبوع وهذا الشهر.

2. رتب المهام الخاصة بك

• حلل كل مهمة من مهامك ورتبها حسب مُستوى أهميتها.

• ضع في اِعتبارك تواريخ الاِستحقاق أو مُستوى العمل اللازم لكل مُهمة.

• رتب المهام ذات تاريخ اِستحقاق مُبكر أو التي قد تكون أكثر أهمية لإكمالها في وقت سابق أعلى في قائمتك.

• قد تحصل المهام غير المُستحقة قريبًا أو التي تتطلب عملاً أقل على رتبة أقل.

• يُمكنك أيضًا تنظيم مهامك حسب من يجب عليك القيام به أو ينبغي عليك القيام به أو من الجيد القيام به.

• تأخذ المهام التي يجب القيام بها أولوية أكبر من تلك المهام التي من الجيد القيام بها.

3. تحديد المهام العاجلة مُقابل المهام غاية الأهمية

• الخطوة التالية هي معرفة ما إذا كان لديك أي مهام تحتاج إلى اِهتمام فوري.

• نحن نتحدث عن العمل الذي إذا لم يكتمل بحلول نهاية اليوم أو في الساعات القليلة القادمة سيكون له عواقب سلبية خطيرة.

• خصص وقتًا لتحديد أولويات المهام الأكثر إلحاحًا في وقت مُبكر من اليوم.

• إذا قُمت بدفعها إلى فترة لاحقة، فأنت في خطر أن تكون مشغولاً للغاية مع مرور اليوم.

• يؤدي تحديد الأولويات على أساس الاِستعجال أيضًا إلى تخفيف بعض الضغط عند الاِقتراب من الموعد النهائي الضيق.

• تحقق لمعرفة ما إذا كانت هُناك أي تبعيات ذات أولوية عالية تعتمد عليك في إنهاء جُزء من العمل الآن.

• تأكد من الاِتصال بأي عضو في فريقك يُمكنه المُساعدة في إنهاء أي تبعيات في وقت مُبكر من اليوم.

4. ضع مهامك في التقويم

• بمُجرد أن تُقرر المهام الأكثر أهمية، قُم بجدولتها في التقويم الخاص بك.

• يُمكن أن يكون تحديد أولويات وقتك أسهل عندما ترى قائمة مهامك كل يوم.

• قد تجد أنك تُركز بشكل أفضل على تلك المهام اليومية عندما يكون لديك تذكير مرئي لكل مهمة تحتاج إلى إكمالها.

• يُمكن أن يوفر إكمالها أيضًا شعورًا بالإنجاز.

5. تخصيص مُتطلبات الوقت لكل مُهمة

• خصص مُتطلبات الوقت لكل مُهمة لتقدير مقدار الوقت الذي تحتاجه للاِحتفاظ به في يومك لإكمال كل عُنصر.

• يُمكن أن يُساعدك هذا أيضًا في تحديد عدد الأولويات التي يُمكنك التعامل معها خلال فترة زمنية مُعينة.

• يُمكنك تقدير مقدار الوقت الضروري بالرجوع إلى تجاربك السابقة أو طلب النصيحة من زُملائك.

• اُكتب زيادة الوقت لكل مُهمة في قائمتك.

6. استخدم جدولاً زمنيًا لأولويات يومك

اِستخدم جدولاً زمنيًا لأولويات يومك

• بمُجرد أن تعرف أهم مهامك والمدة التي تستغرقها لإكمالها أضفها إلى جدول.

• يمنحك هذا عرضًا مرئيًا عندما تحتاج إلى إنهاء مهام مُعينة.

• أنشئ جدولاً مُفصلاً يتضمن مهامك اليومية والشهرية.

• أهدف إلى التحقق من عدد مُعين من المهام خارج قائمتك كل أسبوع وشهر.

7. ترتيب المهام حسب الجُهد المُقدر

• إذا كانت لديك مهام يبدو أنها مُرتبطة بوضع الأولوية، فتحقق من تقديراتها واِبدأ في أي مهمة تعتقد أنها ستستغرق أكبر جُهد لإكمالها.

• يقترح خبراء الإنتاجية تكتيك بدء المهمة الأطول أولاً.

• ولكن إذا كُنت تشعر أنه لا يُمكنك التركيز على مشاريعك الأكثر أهمية قبل الاِنتهاء من المهمة الأقصر.

• فعليك الإنتقال إلى حدسك وأفعل ذلك.

• قد يكون من المُحفز التحقق من مُهمة صغيرة من القائمة قبل الغوص في المياه العميقة.

8. كُن مرنًا وقابلًا للتكيف

• عليك أن تعي جيدًا أن أولوياتك ستتغير بإستمرار، وسيحدُث ذلك عندما لا تتوقع ذلك.

• لذا خطط لما هو غير متوقع "ولكن" تُريد أيضًا أن تظل مُركزًا على المهام التي تلتزم بإكمالها.

• أثناء العمل في مثل هذه المهام، حاول التنبؤ بمُتطلبات المشروع الأُخرى التي ستتبع أولوياتك.

•  حتى تتمكن من الاِستعداد بشكل أفضل لما ينتظرنا في المُستقبل.

9. تعلم متى تتوقف؟!

• كُن واقعيا، رُبما لا يُمكنك الوصول إلى كل شيء في قائمتك.

• بعد تحديد أولويات مهامك وإلقاء نظرة على تقديراتك، قُم بقص المهام المتبقية من قائمتك.

• وركز على الأولويات التي تعرف أنه يجب عليك إكمالها لليوم ويُمكنك إكمالها.

• أثناء تقليص قائمة الأولويات الخاصة بك، ركز على الأشياء الرئيسية التي ستجلب لك الشعور بالإنجاز لهذا اليوم.

10. الاِستفادة القصوى من التكنولوجيا الحديثة

• يُمكن لأداة إدارة الوقت والتخطيط سهلة الاِستخدام أن تُساعد حقًا في التخلص من كل هذه الأولويات.

• بغض النظر عن مدى اِنشغال حياتك أو مقدار ما تشغله من طعام.

•  فإن الحفاظ على كل شيء مُنظمًا سيكون ضروريًا لإنجاز مُعظمها.

11. حدد أولوية مُهمة واحدة في كل مرة

• قد يكون من المُغري القيام بمهام مُتعددة لإنجاز المزيد.

• ولكن غالبًا ما يكون من الأفضل التركيز على مُهمة واحدة في كل مرة.

• يُمكن أن تضمن هذه الإستراتيجية اِهتمامك الكامل بهذه المهمة.

•  حتى تتمكن من إكمالها بكفاءة قبل الانتقال إلى العنصر التالي في قائمتك.

• يُمكن أن يكون لديك فُرصة أكبر لتسليم العمل الجيد عندما لا تشتت اِنتباهك بالمهام الأُخرى.

12. تفويض المهام

• إذا كان بإمكانك تعيين واجبات أو مُشاركة المسؤوليات مع زُملاء العمل.

• فيُمكنك إعداد قائمة بكل ما تحتاج لإكماله بحلول نهاية الأسبوع وتفويض مهام مُحددة للآخرين.

• حدد المهام التي يُمكن للآخرين إنهاءها دون إشرافك وقُم بتعيينها لزُملائك في العمل.

•  حتى تتمكن من التركيز على المُشكلات التي تحتاج إلى اِهتمامك الفوري.

• بهذه الطريقة يمكنك تحديد أولويات المهام التي تحتاج إلى إنهاء بسرعة.

13. اِعترف بما يمكنك إنجازه بشكل واقعي (وما لا يُمكنك)

• هذه نصيحة مُباشرة ولكنها بالتأكيد تستحق الذكر.

• هناك الكثير من ساعات فقط في اليوم.

• إذا وجدت نفسك مرهقًا بشأن مهمة يُمكن تأجيلها، فكُن مُستعدًا إما لإسقاطها أو تأجيلها للغد عندما تكون في حال أفضل.

• نحن لا نقول أن نتجاهل عملك، بل نتوخى الواقعية.

• الشركات والفرق اليوم حساسة بشكل مُتزايد للإرهاق وهي مُحقة في ذلك.

• من المؤكد أنك لا تؤثر على بقية عمل فريقك أو تفقد عُملاء أو أرباحًا مُباشرة، اِمنح نفسك بعض المرونة.

14. إنشاء مهام فرعية

• يُمكن أن تكون إدارة الأولويات أكثر قابلية للإدارة عندما تُعتبر أي إنجاز صغير تقدمًا.

• لتجنب الشعور بالإرهاق من بعض مهامك والتركيز عليها ككل، قُم بتقسيمها إلى مهام فرعية.

• ضع في اِعتبارك تخصيص (15) دقيقة كل يوم للمهمة.

• في النهاية، قد تُحرز تقدمًا نحو إكمال المهمة بأكملها.

15. ضع في اِعتبارك أكثر ساعاتك إنتاجية

• يُمكن أن يُساعدك تتبع أوقات اليوم التي تكون فيها أكثر إنتاجية في إكمال أولوياتك في الوقت المُناسب.

• حدد ما إذا كنت أكثر إنتاجية في الصباح الباكر أو في وقت مُتأخر من الليل.

• حدد أهم أولوياتك خلال هذا الوقت.

• يُمكن أن يُساعدك هذا في إنجاز المزيد عندما تكون قادرًا على التركيز، مما يُتيح لك مزيدًا من الوقت لمهام أُخرى.

16. قلل من المُشتتات من حولك

• وذلك لمُساعدتك على إحراز تقدم في أولوياتك.

• قُم بتقييم الأوقات التي من المُرجح أن تواجه فيها عوامل تشتيت في يوم العمل واِستخدم هذا الوقت لأخذ قسط من الراحة.

• يُمكنك أيضًا اِختيار بيئة عمل تُقلل من عدد عوامل التشتيت على مدار اليوم.

الخُلاصة ... أكدت أخر الأبحاث بأننا نقضي حوالي (40%) فقط من يوم عملنا في المهام الأساسية
مع أشياء مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والاِجتماعات والمهام التافهة التي تأكُل بقية اليوم.

"ومع ذلك" إذا تعلمت كيفية تحديد الأولويات بفعالية، فستجد قريبًا أن إدارة قائمة المهام العملاقة هذه أسهل
وأن إنهاء تلك المهام التي يجب القيام بها يحدث بشكل أسرع.

- حيثُ يُصبح إنجاز المزيد من المهام والتركيز في العمل أسهل بكثير بمُجرد أن تفهم أولوياتك الفعلية.