إدخال البيانات (DATA ENTRY): كيف يُمكن أن يُساعد شركتك علي النجاح؟

كيف يُمكن لمجال (إدخال البيانات) أن يُساعد شركتك علي النجاح؟

إدخال البيانات هو بكُل بساطة عملية إدخال البيانات في الكمبيوتر
فهو لا يحتاج إلى تفسير، إنها عملية إدخال البيانات (سواء كانت نُسخة مادية أو رقمية)

 في نظام كمبيوتر الشركة أو قاعدة بياناتها "إنها مجموعة شاملة من المسؤوليات" 

والتي قد تشمل تحويل البيانات والنسخ والتدقيق البسيط والتحقق من البيانات.

في حين أنه لا يعتبر بالضرورة وظيفة "أساسية" في الأعمال التُجارية، يلعب إدخال البيانات دورًا مهمًا 

في التأكد من أن عمليات الشركة مُنظمة ومُبسطة.
يُمكن أن يكون إدخال البيانات مُصطلحًا شاملاً للموظفين الذين يتعاملون مع البيانات مثل:

• الناسخين.
• الكتابين.
• المُبرمجين.
• مُعالجات النصوص.

علاوة على ذلك من المهم معرفة أهمية أدوار إدخال البيانات مع دخولنا إلى الوضع الطبيعي الجديد.
إنها عملية ضرورية لكل نشاط تُجاري تقريبًا في العالم ويُمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عُرضة للخطأ.
- هذا هو السبب في أن عددًا متزايدًا من الشركات يتجه إلى التشغيل الآلي لإدخال البيانات 

لأنه يُمكن أن يؤدي إلى رؤى أفضل واِتخاذ قرارات أفضل.
يُمكن لأتمتة إدخال البيانات تسريع العملية مع تقليل فُرص حدوث الأخطاء.

وخلال مقال (إدخال البيانات (DATA ENTRY): كيف يُمكن أن يُساعد شركتك علي النجاح؟) 

سنكتشف معًا المزيد حول ماهية مجال إدخال البيانات وفوائده للأنشطة التُجارية الصغيرة.

أولاً: ما هو إدخال البيانات (DATA ENTRY)؟

ماذا تعرف عن مجال إدخال البيانات؟

كما يوحي المُصطلح، فإن إدخال البيانات هو عملية إدخال البيانات الأولية في نظام الكمبيوتر الخاص بك.
يقوم بنقل المُستندات المادية أو الأجزاء المطبوعة من المعلومات إلى قاعدة بيانات إلكترونية

 يُمكن لأي شخص مخول الوصول إليها في أي وقت.
ومع ذلك، لا ينتهي إدخال البيانات عند هذا الحد.

وبعبارات بسيطة يتضمن إدخال البيانات نقل البيانات بين نسقين.
الأشخاص الذين يعملون في إدخال البيانات مسؤولون عن إدخال المعلومات في أنظمة الكمبيوتر.
يُمكن القيام بذلك بعدة طُرق بما في ذلك الكِتابة على لوحة المفاتيح أو باِستخدام ماسح ضوئي

 أو التحدث في ميكروفون.
يُمكن أن يكون إدخال البيانات بسيطًا مثل تحويل مستند نصي إلى PDF أو مُعقدًا 

مثل نقل البيانات من نظام كمبيوتر إلى آخر.

تستفيد منه الشركات والمؤسسات المُختلفة لأنها تجعل من السهل تخزين المعلومات واِستردادها 

ومع ذلك تحتاج الشركات إلى تأمين البيانات حيث يوجد خطر التسريب أو السرقة.
يجب أن يكون العاملون في إدخال البيانات قادرين على الكتابة بسرعة وبدقة 

ويجب أن يكونوا قادرين على إيلاء اِهتمام وثيق للمعلومات التي يقومون بإدخالها.
لضمان دقتها تحتاج أيضًا إلى التحقق من صحة المعلومات المُسجلة.
من الضروري أيضًا تحديث بياناتك باِنتظام للحفاظ على صلة اِتصالات عملك.

ثانيًا: أنواع إدخال البيانات

هُناك العديد من أنواع إدخال البيانات، ولكل منها مجموعة مُحددة من المهارات والمُتطلبات.
أكثر أنواع إدخال البيانات شيوعًا هو الأبجدية الرقمية، والتي تتضمن إدخال كل من الأحرف والأرقام.
وغالبًا ما يستخدم هذا النوع من إدخال البيانات لأشياء مثل معلومات الاِتصال أو البيانات المالية.
تشمل الأنواع الأُخرى لإدخال البيانات الأرقام فقط، والتي غالبًا ما تُستخدم لأشياء 

مثل "أرقام المعرفات والرموز البريدية".

هُناك أيضًا أنواع أكثر تخصصًا لإدخال البيانات مثل الترميز الطبي والنسخ.

يُمكن إدخال البيانات يدويًا أو باِستخدام الكمبيوتر.
عندما يتم ذلك يدويًا، يتم إجراؤه عادةً بقلم رصاص أو قلم على الورق.
عند القيام بذلك على جهاز كمبيوتر، يُمكن إجراؤه باستخدام لوحة مفاتيح أو ماوس أو ماسح ضوئي.
هذه المهمة سهلة التعلم نسبيًا، لكنها تتطلب بعض المُمارسة والاِهتمام.
تحتاج الشركات إلى إدخال البيانات من أجل إفادة موظفيها والأعمال التجارية بشكل عام.
الأشخاص الذين يعملون في أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم.

- دعنا نلقي نظرة أكثر تعمقًا على أنواع إدخال البيانات.
يُمكن تصنيف المهمة إلى ثلاثة أنواع بناءً على كمية البيانات المُدخلة ومُستوى الدقة ومُستوى التعقيد:

1. إدخال البيانات الرقمية
يتضمن هذا النوع من إدخال البيانات إدخال الأرقام في الكمبيوتر.
يُمكن أن تكون البيانات في شكل أعداد صحيحة أو كسور عشرية.
يستخدم إدخال البيانات الرقمية بشكل أساسي في مجالات مثل المحاسبة والتدقيق والإحصاءات.
2. إدخال البيانات الأبجدية الرقمية
كما يوحي الاِسم يتضمن هذا النوع من إدخال البيانات أرقامًا وحروفًا أبجدية.
على عكس إدخال البيانات الرقمية، لا يقتصر إدخال البيانات الأبجدية الرقمية على أي حقل معين.
يستخدم هذا النوع من إدخال البيانات في مجموعة متنوعة من المجالات 

مثل النسخ الطبي والنسخ القانوني ومعالجة البيانات وما إلى ذلك.
3. إدخال بيانات الصورة
إدخال بيانات الصورة هو نوع من إدخال البيانات حيث يتم تحويل الصور إلى تنسيق رقمي 

ثم إدخالها في الكمبيوتر.
يستخدم هذا النوع من إدخال البيانات في الغالب في مجال التصوير الطبي 

حيث يتم تحويل الأشعة السينية ومسح التصوير بالرنين المغناطيسي وما إلى ذلك لى تنسيق رقمي 

ثم يتم تخزينها في جهاز كمبيوتر.

ثالثًا: ما سبب أهمية إدخال البيانات المُنظمة؟

قد لا يبدو إدخال البيانات وكأنه الجُزء الأكثر روعة في مهام العمل

قد يكون إدخال البيانات أحد أهم العوامل لزيادة الإنتاجية والقضاء على مهام الأعمال المُتكررة.
هُناك آلاف الأخطاء التي يُمكن التغلب عليها من خلال عملية إدخال بيانات بسيطة، لذا عليك توخي الحذر.
إدخال البيانات هو عملية إدخال المعلومات في جهاز كمبيوتر أو جهاز إلكتروني آخر 

وتخزينها في قاعدة بيانات.
يُمكن القيام بذلك عن طريق الكتابة أو بواسطة آلة.

ينصب تركيز كل رائد أعمال على القُدرات الأساسية بدلاً من إضاعة الوقت في المهام البسيطة المُتكررة.
تُفضل الشركات الكبيرة والمتوسطة الاستعانة بمصادر خارجية لمهام إدخال البيانات

 لتقليل تكلفة كشوف المرتبات والموظفين والوقت وإدارة البيانات 

بحيث يُمكن للمؤسسة التركيز على تنمية أعمالها.
يُعد إدخال البيانات أمرًا حيويًا أيضًا لإدارة قطاعات الأعمال الضخمة أو المؤسسات

 لتقليل تكاليفها وأعبائها الإدارية واِستخدام مواردها في أنشطة الأعمال الأساسية.

"إلى جانب ذلك" تشمل المزايا الأُخرى زيادة الدقة والإنتاجية والاِستخدام الأقصى لمُعظم التقنيات.
يُعد إدخال البيانات أمرًا ذا قيمة من وجهة نظر العمل لأنه يُمثل مجموعة مهارات فريدة

 تُساعدك في الاِحتفاظ بسجلات في كل شيء بدءًا من الفواتير وحتى العقود.
هُناك أيضًا سهولة في نقل الأرقام.
تحتاج شركتك إلى جعل المعلومات دقيقة وآمنة وذات جودة فعالة.
لذلك تحتاج إلى قياس البيانات باِنتظام لإدخال بيانات دقيقة وعالية الجودة.

فيما يلي بعض فوائد إدخال البيانات:

• يُقلل الأخطاء ويُحسن إنتاجية العمل الإجمالية.
• يستخدم أحدث الاِبتكارات التكنولوجية لتقديم حلول عالية الأداء.
• علاقة فعالة ومُستدامة مع المزود المُناسب.
• يُحسن كفاءة الأعمال والأرباح التشغيلية.
• يُخفف من المخاطر ويُتيح الوصول إلى أحدث التقنيات.

رابعًا: الفوائد الـ (5) لإدخال البيانات الدقيق للشركات الصغيرة

تُعتبر البيانات الآن أحد العوامل الأساسية للإنتاج.
في الواقع، تمتلك أقوى الشركات التي نعرفها اليوم مُعظم البيانات.
إنهم يستخدمون المعلومات ليس فقط لمعرفة ما يُريده عُملاؤهم ولكن أيضًا للتأثير على السلوك البشري 

كيف نُفكر ونقرر ونتصرف ونستهلك وغير ذلك الكثير.
وبصفتك مالكًا لنشاط تُجاري صغير، يُمكنك أيضًا اِستخدام البيانات لصالحك.
ليس على مُستوى تلك الشركات مُتعددة الجنسيات حتى الآن ولكن بطريقة من شأنها 

تحسين عمليات عملك وتقربك من أهدافك.
في القائمة أدناه، يُمكنك رؤية الفوائد الرئيسية لإدخال البيانات لشركتك الصغيرة:

1. هو جُزء لا يتجزأ من إدارة المعلومات
لا يُمكنك إدارة معلوماتك بشكل جيد إذا كانت قاعدة بياناتك مليئة بالأخطاء.
يمنع إدخال البيانات الدقيق حدوث ذلك.
يُساعدك في جمع المعلومات الصحيحة وإدارتها وتخزينها وتقديمها إلى النظام الصحيح.
يؤدي الوصول إلى مصدر ثابت لمعلومات الأعمال إلى كسر الصوامع التنظيمية 

وتعزيز التواصل الجيد وتشجيع العمل الجماعي.

2. ستتحسن عمليات عملك بشكل ملحوظ
تتمثل إحدى الفوائد المُهمة لإدخال البيانات في أنه يُتيح لك إنشاء نظام أساسي لتحليل البيانات

 يحتوي على معلومات ذات صلة بعملك.
في أحد الاِستطلاعات "تمكّن التحليلات 49٪ من الشركات من اتخاذ قرارات أفضل".
وفي الوقت نفسه قال حوالي 16٪ أنه يحسن تنفيذ المُبادرات الاِستراتيجية الرئيسية.

3. تطوير علاقات أفضل مع العُملاء
يُتيح لك جمع ملاحظات عملائك تقييم نقاط القوة والضعف لديهم.
عندما يكون لديك وصول إلى معلومات موثوقة تحتوي على اِستفساراتهم أو شكاواهم 

يُمكنك اِتخاذ الإجراء المُناسب لتحسين تجربتهم مع عملك.
في الوقت نفسه، تُتيح لك معرفة مُنتجاتك الأكثر إثارة للاِهتمام لعُملائك تحديد المكان الذي تحتاج

 إلى التركيز فيه أكثر.

4. تحسين المبيعات وجهود التسويق
تحتوي قاعدة البيانات النظيفة على معلومات قيمة للعُملاء يُمكن لفرق المبيعات والتسويق اِستخدامها 

في صياغة الرسائل التي تستهدف شرائح العُملاء المُختلفة.
بالنسبة لحملات البريد الإلكتروني الخاصة بك، يُمكن لقسم التسويق لديك إرسال الرسائل المُناسبة 

إلى الشخص المُناسب.
لجهودك في الاِتصال البارد وتوليد العٌملاء المُحتملين، يُمكن لقسم المبيعات لديك الاِتصال

 بأرقام الهواتف النشطة بدلاً من الأرقام القديمة.
من خلال إعطاء أهمية لإدخال بياناتك في البداية، لن تجعل العملية أسرع لفريقك فحسب 

بل ستجعلهم أيضًا أكثر إنتاجية.

5. الحفاظ على قيمة شركتك وتحسينها
يُمكن أن تؤثر البيانات الخاطئة سلبًا على القيمة الكاملة لشركتك.
يُعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعاملاتك وتحديثها بانتظام أمرًا ضروريًا للحفاظ على قيمة شركتك 

وخاصةً في أعين المُستثمرين المُحتملين.

خامسًا: مهام العمل وإدخال البيانات

يُعد إدخال البيانات مُهمة ضرورية وسهلة نسبيًا ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً

قد لا يبدو أن إدخال البيانات وكأنه الجُزء الأكثر روعة في مهام عملك 

"ولكن" يجب على الشركات ألا تُقلل من أهميتها.

"بعد كُل شيء" البيانات هي شريان الحياة لأي مؤسسة، وبدون بيانات دقيقة سيكون من الصعب 

اِتخاذ قرارات مُستنيرة.

- هذا هو السبب في أن الشركات تولي أهمية كبيرة لإدخال البيانات وترغب في الاِستثمار 

في تعيين خبير في إدخال البيانات لتتبع مواردها المالية وعُملائها ومُنتجاتها.
بالطبع خُبراء إدخال البيانات مُتاحون لأداء مهام العمل اليومية.
يشمل البعض الآخر المُحاسبة وخدمة العُملاء والتسويق.
لكن بدون بيانات، لن تكون أي من هذه المهام مُمكنة.
بعض المهام التجارية التي يجب الاِستعانة بمصادر خارجية لأخصائيي إدخال البيانات هي:

• نسخ النصوص المكتوبة بخط اليد.
• إدخال البيانات الإدارية.
• إدخال بيانات مُنتج التُجارة الإلكترونية.
• تعبئة أوراق MS Excel للمُحاسبة في المكتب الخلفي.
• إدخال البيانات الأكاديمية.
• تحويل البيانات الخام.
• خدمات مُراقبة المعلومات.
• إدخال بيانات الصورة.
• إدخال بيانات فاتورة المبيعات.
• خدمات إدخال البيانات دون اِتصال.
• إدخال البيانات بالقطعة العمل.

سادسًا: كيف تجد مُتخصص إدخال البيانات المُناسب لشركتك؟!

كيف تجد مُتخصص إدخال البيانات المُناسب لشركتك؟

كما يعلم أي شخص حاول ملء نموذج عبر الإنترنت، فإن إدخال البيانات مهمة شاقة وعُرضة للخطأ.
لهذا السبب تعتمد الشركات على مُتخصصي إدخال البيانات للتأكد من دقة معلوماتهم وحداثتها.
ولكن مع وجود العديد من المُتخصصين في إدخال البيانات، يظل السؤال الذي يطرح نفسه هو

كيف يُمكنك العثور على الشخص المُناسب لشركتك؟

1) معرفة قوية بتطبيقات البرمجيات
سيساعدهم ذلك على إدخال المعلومات بسرعة وبدقة في أنظمة شركتك.
2) طباعة سريعة بدرجة عالية من الدقة
التركيز أمر حيوي في إدخال البيانات، حتى خطأ واحد يُمكن أن يُسبب أخطاء أُخري لاحقة.
3) مهارات كتابة مُمتازة
يتضمن جُزء كبير من إدخال البيانات كتابة الأوصاف والتعليقات.
4) تواصل واضح
مهارات المُجتمع للتواصل بإيجاز مع فريقك لضمان دقة المعلومات التي يدخلونها.
5) إجادة مايكروسوفت أوفيس
هذه المجموعة من البرامج هي المعيار الصناعي لإدخال البيانات، لذلك ستحتاج إلى شخص مُطلع عليها.
6) الموثوقية والجدارة بالثقة
يتمتع اِختصاصيو إدخال البيانات بإمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة 

لذا ستحتاج إلى التأكد من أنه يُمكنك الاِعتماد عليهم للتعامل مع هذه المعلومات بعناية.

سابعًا: كيفية تجنب أخطاء إدخال البيانات الأكثر شيوعًا؟

يُعتبر إدخال البيانات بمثابة الهيكل الرئيسي لمُعظم الأعمال المكتبية؛ حيثُ يُمكن أن يؤدي إلى 

كفاءة الشركة أو يكسرها لذا من المُهم التأكد من أن كل البيانات دقيقة ومتوافقة.
وفيما يلي بعض النصائح حول كيفية تجنب أخطاء إدخال البيانات الأكثر شيوعًا:

1. أخطاء إدخال البيانات "بيانات غير صحيحة أو مفقودة"
يُمكن أن يحدث هذا بسبب خطأ بشري أو بسبب أجهزة إدخال خاطئة.
تأكد من أن جميع أجهزة الإدخال تعمل بشكل صحيح وتحقق جيدًا من جميع بياناتك للتأكد من دقتها.

2. عدم اِكتشاف أخطاء إدخال البيانات
بدون عمليات التحقق من الصحة المُناسبة، يُمكن إدخال البيانات في النظام دون التحقق منها.
من المهم دائمًا وضع تدابير مراقبة الجودة في مكانها الصحيح لمنع حدوث ذلك.

3. تم إدخال البيانات بشكل غير صحيح
يُمكن أن يحدث هذا عندما يتم إدخال البيانات في نظام له مُتطلبات مُختلفة لكيفية تنسيقها.
"على سبيل المثال" قد تحتاج البيانات المراد إدخالها في جدول بيانات إلى أن تكون بتنسيق مُعين 

مثل القيم المفصولة بفواصل.
إذا لم يتم تنسيق البيانات بشكل صحيح، فقد يتسبب ذلك في حدوث مُشكلات عند مُعالجة البيانات.
لتجنب ذلك تأكد دائمًا من تنسيق بياناتك بشكل صحيح قبل إدخالها في النظام.
ليس هُناك من ينكر أن إدخال البيانات يتكون من مهام عادية، ولكن يجب التركيز عليها.

4. إدخال البيانات غير المُصرح به
يُمكن أن يحدث هذا عندما يتم إدخال البيانات في النظام من قبل شخص ليس لديه الأذونات المُناسبة.
تأكد من أن المُستخدمين المُصرح لهم فقط يُمكنهم الوصول إلى واجهة إدخال البيانات لمنع ذلك.
باتباع هذه النصائح، يُمكنك منع أكثر أخطاء إدخال البيانات شيوعًا والتأكد من أن بياناتك دقيقة

 وخالية من الأخطاء.

وخِتامًا.... يُعد إدخال البيانات جُزءًا مهمًا ولكن غالبًا ما يتم تجاهله في العديد من الشركات.

إنها مهمة ضرورية يُمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.

هُناك العديد من الطرق لتسريع عملية إدخال البيانات 

بما في ذلك اِستخدام البرامج التي يُمكنها أتمتة بعض المهام.

عند اِختيار حل إدخال البيانات، من المُهم أن تجد حلًا مرنًا وقابلًا للتطوير

 لتلبية اِحتياجات عملك.