(7) طُرق لإدارة فريق العمل عن بُعد بكفاءة وفاعلية

(7) طُرق لإدارة فريق العمل عن بُعد بكفاءة وفاعلية 

تتطور المزيد من الشركات ليكون لديها فرق عمل عن بُعد كجُزء قياسي من هيكلها التنظيمي
حيثُ تُشير الإحصاءات إلى أن 69٪ من المُديرين العامين الشباب لديهم أفراد في فرقهم يعملون عن بُعد.
- ما يصل إلى 73٪ من جميع الإدارات التنظيمية سيكون لديها عمال اِفتراضيون بحلول العام 2028.
جعلت التكنولوجيا الحديثة من المُمكن للعاملين القيام بوظائفهم خارج بيئة المكتب التقليدية 

"تقريبًا من أي مكان في العالم".

مع كل مزاياها تأتي هذه التغييرات مع تحديات فريدة.
- لذلك عند إدارة الفرق البعيدة عن المؤسسة يجب على المُديرين اِبتكار وسائل لرعاية أعضاء الفريق 

وتوجيههم ودعمهم لإبقائهم مُنتجين وسعداء.
- لا توجد قواعد صارمة وسريعة لإدارة الفريق عن بُعد، لذا يجب على المُديرين تكييف العمليات باِستمرار

 مع الاِحتياجات الفريدة لبيئتهم البعيدة.

يجب على كل مدير فهم العوامل التي يُمكن أن تجعل العمل عن بُعد يتطلب الكثير وأن يطور

 المهارات المطلوبة للحفاظ على فرقهم البعيدة فعالة قدر الإمكان.
- وخلال مقال (7 طُرق لإدارة فريق العمل عن بُعد بكفاءة وفاعلية)

سنكتشف أفضل التقنيات التي يُمكنك اِستخدامها لتحسين تحفيز الموظفين وزيادة فعالية فريقك عن بُعد.

أولاً: ما هو الفريق البعيد؟

الفريق البعيد "Remote Team" هو مجموعة من المهنيين العاملين في نفس المشروع 

من مواقع مُختلفة بعيدًا عن بيئة العمل التقليدية (من المكتب).
- قد يكون لأعضاء الفريق البعيدين مهارات متنوعة ويكونون في مناطق زمنية مُختلفة 

مع كون الوظيفة في متناول اليد هي الشيء الوحيد المُشترك بينهم.

• يتشاركون المسؤولية لتحقيق أهداف الفريق وتقديم تقارير إلى نفس المُدير أو المُنظمة.
• هُناك فرق كبير بين العمل في مكتب تقليدي وأن تكون جُزءًا من فريق بعيد.
• ومع ذلك لا تزال بعض مبادئ إدارة الفرق الشخصية صحيحة.
• يُطبق مُديرو الفريق عن بُعد أنظمة تضمن أن أعضاء الفريق يحققون أقصى قدر من النتائج.

ثانيًا: التغلب على التحديات عند إدارة فريق بعيد

*تشمل التحديات الأكثر شيوعًا التي ستواجهها عند إدارة قوة عاملة عن بُعد ما يلي:
أ- تشجيع التواصل

• الاِتصال أمر حيوي لنجاح أي فريق بعيد.
• يجب أن يعرف كل عضو في الفريق ما يعمل عليه الآخرون في جميع الأوقات.
• (في المكتب التقليدي) يُمكن لأعضاء الفريق مُناقشة المشاريع بسهولة أثناء فترات الراحة أو قبل العمل.
• في حين أن الموظفين عن بُعد قد لا يتمتعون بهذه الرفاهية، فإن تمكين المُحادثات المُحسّنة وأشكال أُخرى من التفاعل غير الرسمي يُمكن أن يُساعد في إبقاء أعضاء الفريق على اِتصال مع بعضهم البعض.
• قد يعمل العمال عن بعد في نفس المشروع من مناطق زمنية مُختلفة.
• يُمكن أن يُساعد وجود اِتصالات شفافة مع أعضاء الفريق ووضع حدود منطقة زمنية واضحة في التخفيف من هذه المُشكلة.

ب- عدم وجود تفاعلات وجهًا لوجه

• إن معرفة الأشخاص الذين تعمل معهم شخصيًا يجعل الذهاب إلى مكتب ما مُمتعًا وشيئًا نتطلع إليه.
• يُمكن للعُمال مُناقشة القضايا غير المُتعلقة بالعمل مثل لعبة نهاية الأسبوع السابقة أو الموضوعات السياسية الشائعة.
• هذا النوع من الترابط صعب مع الفرق البعيدة، حيث يعيش الأعضاء في مدن ودول وحتى قارات مُختلفة.
• يُمكن للفرق البعيدة اِستخدام المزيد من اِتصالات الفيديو لمُساعدة زُملاء العمل على مُحاكاة الاِتصال الجسدي قدر الإمكان.

ج- خلق ثقافة شركة صحية

• ثقافة العمل الصحية ضرورية لتزدهر كل مُنظمة.
• يُعد إنشاء ثقافة عمل صحية أمرًا أكثر صعوبة في بيئة العمل عن بُعد، حيثُ لا يُمكنك الدخول بسهولة إلى المكتب وخارجه للدردشة أو معرفة أداء الموظفين.
• تبدأ ثقافة العمل الصحي عن بُعد ببناء أسس الثقة والسلامة النفسية.
• يُعتبر سلوك القادة والبنية التي تُتيح التغذية الراجعة البناءة نقاطًا رئيسية في هذا الصدد.
• بصفتك مُديرًا قد ترغب في التواصل أثناء عملية الإعداد أن العمال أحرار في الاِتصال بك بشأن التحديات المهنية والشخصية التي قد يواجهونها في الوظيفة.
• يُمكن أن يُساعد تشجيع الموظفين على الحفاظ على توازن عمل صحي أيضًا في تعزيز ثقافة عمل إيجابية.

د- التوظيف والإعداد

• يُمثل توظيف المواهب المُناسبة وتدريبها تحديًا كافيًا في بيئة المكتب التقليدية.
• للفرق البعيدة، يجب على المُديرين اِبتكار طُرق لتحسين عملية التوظيف حتى يشعر العمال بأنهم في منازلهم ويقدمون أفضل النتائج.
• تتضمن خطوات زيادة الوقت المُستغرق في القيمة من خلال الإعداد تطوير خطة لمدة أسبوعين لمُساعدتهم على التعرف على متطلبات وظيفتهم الجديدة.
• بالإضافة إلى ذلك، يُمكنك إعداد مجموعات من العُمال عن بُعد بدلاً من القيام بذلك عامل واحد في كل مرة.

ه- عدم وجود أهداف وتوقعات واضحة

• من السهل على المُديرين أن يفترضوا أن العاملين عن بُعد مثل الموظفين داخل المكتب ويعرفون ما يفترض أن يحققوه.
• ومع ذلك "هذا ليس هو الحال دائمًا" والأمر متروك للمُديرين عن بُعد لتحديد الأهداف وتعيين التوقعات لكل عضو في الفريق.
• يُعد إطار عمل الأهداف أداة مُمتازة لتحديد أهداف مُحددة وقابلة للقياس وقابلة للتنفيذ ومشاركتها.
• يُمكن للمُديرين أيضًا تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين (KPIs) وتنظيم مُراجعات دورية لتقييم أداء الموظف.

و- العُزلة الاِجتماعية والشعور بالوحدة

• قد تبدو فكرة العمل عن بُعد بكل مزاياها مُثيرة في البداية، ولكن يُمكن أن يُصبح الموظفون عن بُعد معزولين ووحيدين مع مرور الوقت.
• قد يرغب المُديرون في تشجيع الموظفين عن بُعد على بناء علاقات مع الأشخاص من حولهم.
• إن العيش خارج العمل بشكل عام يُعزز الرفاهية الجسدية والعقلية والعاطفية.

ز- صعوبة في تتبع أداء الموظف

• من الصعب تتبع ما يتم إنجازه وما ليس في الإعداد البعيد.
• يُمكن أن يؤدي عدم القُدرة على مُراقبة أداء الموظف بشكل فعال إلى تأخير تقدم أي فريق بعيد.
• ومع ذلك فإن عقد اجتماعات الوقوف العادية والحفاظ على لوحات الاتصالات الرقمية يجلب مُستوى من الشفافية فيما يتعلق بمن فعل ماذا وما الذي يتبقى لفعله والمدى الذي قطعه المشروع.

ح- الإلهاءات أو الاِنقطاعات غير المرئية

• يُمكن أن يواجه الموظفون الذين يعملون من المنزل أو على الطريق باِستخدام برنامج مُخصص لمواجهة أي اِنحرافات أو اِنقطاعات لا يتحكم فيها المُدير.
• تعني إدارة الموظفين عن بُعد أنه يجب عليك وضع نظام يضمن ألا تؤدي هذه الاِنقطاعات إلى إعاقة الإنتاجية.

ط- إرهاق الموظف

• في بيئة المكتب التقليدية، عادةً ما يكون هُناك خط واضح بين العمل والحياة المنزلية.
• العمل عن بُعد يطمس هذا الخط ويمكن أن يُسبب الإرهاق وتقليل الإنتاجية إذا تم التعامل معها بشكل سيئ.
• يُمكن أن تساعد جدولة أوقات مُحددة للراحة وأنشطة الاِسترخاء في منع الإرهاق.

ثالثًا: عوامل يجب مُراعاتها عند تحديد الأهداف مع فريقك عن بُعد

العمل عن بُعد هو اِتجاه موجود ليبقى مُستمرًا

إذا كُنت قد حددت بالفعل أهدافًا فردية بين أعضاء القوة العاملة الموزعة لديك 

فأنت على الطريق الصحيح لتحقيق اِنتقال سلس نسبيًا لتحديد الأهداف لشركتك.
- ومع ذلك إذا كانت شركتك تعمل على أساس كل تسليم، فقد يكون من الأفضل وضع توقعات واضحة

 لكل موظف عن بُعد "هذا يجعل الجميع في نفس الصفحة ويعملون على تحقيق نفس الأهداف".

يميل العُمال عن بُعد إلى التحفيز الذاتي.
كشفت دراسة حديثة أن أقل من 7٪ من المُستجيبين يعتقدون أنهم بحاجة إلى وجود مدير ليكون مُنتجًا.
- ومع ذلك لا يزال من المُهم التأكد من أن كل عضو في الفريق يشعر وكأنه لديه دعم إداري كافٍ

 لتحديد أولويات عمله.
يُعزز تحديد الأهداف الكفاءة عند قيادة فريق بعيد.
*تمتلك كل مؤسسة نظامًا فريدًا لتحديد الأهداف وتحتاج إلى مُراعاة هذه العوامل عند إنشاء المعالم

 والمعايير لموظفيك البعيدين:

1) معرفة النتائج المرجوة
الخطوة الأولى في بدء عملية تحديد الأهداف هي تحديد النتائج المُحددة التي تُريدها لك ولموظفيك.
- هل تُريد التركيز على أهداف شخصية أو مهنية؟
- هل تُركز أهدافك التنظيمية على الموظف كفرد أو كجُزء من فريق أكبر؟
- ما هي النتائج المثالية لك (كمُدير) وموظفيك؟

• وجود إجابات واضحة على هذه الأسئلة أمر بالغ الأهمية لتحديد الأهداف بنجاح.
• قد تحتاج إلى تخصيص وقت لاِجتماع فعلي أو اِفتراضي مع موظفيك لمُناقشة أهدافك الشهرية أو الفصلية أو السنوية.
• يُساعد ذلك موظفيك على الشعور بالثقة في أنهم يعملون في مشاريع ستُساعدهم على تحقيق النجاح.
• بصفتك المدير، ستشعر أيضًا بالراحة لمعرفتك أن العاملين لديك يحرزون تقدمًا نحو الأهداف التي ستؤثر بشكل كبير على الشركة.

2) إختيار أهداف ذكية

• هُناك ما هو أكثر من تحديد الأهداف من اِختيار هدف مبيعات أو هدف "يبدو صحيحًا" ومُطالبة أعضاء فريقك بتحقيقه.
• إعداد وتنفيذ S.M.A.R.T. الأهداف هو نهج أكثر فعالية إذا كُنت تُدير العُمال عن بُعد.
• يُعد كل عُنصر في الاختصار جُزءًا لا يتجزأ من تحديد أهداف فعالة لكل موظف اِستنادًا إلى بيانات قابلة للتنفيذ ويُمكن التعرف عليها بسهولة على أنها "مُكتملة" أو "غير مكتملة".
• عملية S.M.A.R.T. يسمح تحديد الأهداف للمديرين والموظفين بأخذ النتائج المرجوة وتجسيد التفاصيل.

3) مقاييس واضحة

• عند العمل مع الفرق البعيدة، يُعد تحديد مؤشرات التقدم الرئيسية الواضحة (KPIs) لكل هدف من أهداف موظفك أحد أهم خطوات تحديد الأهداف ولهذا السبب نوليه اِهتمامًا خاصًا!!
• إذا كُنت بصدد إنشاء أهداف ربع سنوية، فاِستخدم مؤشر الأداء الرئيسي الذي يُمثل أفضل تمثيل للنتيجة التي تتوقعها من موظفك.
• إذا كان هذا هدفًا لنهاية العام، فيُمكنك تقسيم المقاييس التي يجب على موظفيك التركيز عليها كل ربع سنة.
• يُمكن أن يساعد هذا النوع من "التخطيط الرجعي" أعضاء فريقك على التركيز على الأهداف قصيرة المدى التي ستُساعدهم على تحقيق أهدافهم على مدار العام على المدى الطويل.

رابعًا: كم مرة يجب عليك التحقق من أهدافك؟

في إدارة الفريق عن بُعد، ليس لديك الوسائل اللازمة للمشي بجوار مكاتب أعضاء الفريق

 للسؤال عن كيفية تحقيق أهدافهم.
- تحتاج إلى تحديد وقت في التقويم الخاص بك لتسجيل الوصول والمتابعة بانتظام.

لذا نقترح عقد اِجتماعات أسبوعية فردية حيث يقوم المُديرون بالدردشة مع كل عضو في الفريق 

عبر مُكالمة فيديو لمُناقشة المشاريع الحالية والإنجازات.
- يجب عقد اِجتماع أسبوعي باِستخدام نفس الوسيلة للفريق بأكمله للتوافق مع الأهداف الجماعية.
تُعتبر الجلسات الشهرية هي الأفضل لمُراجعة جميع أهداف فريقك والتقدم الذي أحرزه حتى الآن

 ومُناقشة أي اِنتكاسات قد يواجهونها.
- تُساعدك هذه العملية على التأكد من أن موظفيك البعيدين مُنتجين وعلى المسار الصحيح 

وتسمح لك بالتحقق من رفاههم ومشاعرهم بشأن مناصبهم.

خامسًا: نصائح اِحترافية لإدارة فرق العمل عن بُعد بكفاءة

يميل العُمال عن بُعد إلى التحفيز الذاتي

الآن بعد أن عرفت كيفية تحديد الأهداف عند إدارة العمال عن بُعد 

ستحتاج على الأرجح إلى نصائح وموارد لمُساعدتك في أن تُصبح مُديرًا عن بُعد أكثر فاعلية.
*فيما يلي بعض أفضل المُمارسات لإدارة الفرق البعيدة بكفاءة وفاعلية:

• قُم بجدولة وقت مُنتظم مع الموظفين لإجراء مُناقشات خارج العمل للحفاظ على ثقافة الشركة المُمتعة.
• هُناك طريقة رائعة لتنفيذ هذه الاِستراتيجية دون إجراء مُحادثات مُحرجة وطويلة لمُجرد إجرائها، وهي الظهور قبل دقائق قليلة لإجراء مُكالمات الفيديو والتواصل مع موظفيك وزُملائك بعد ذلك.
• سيكون لديك ما يكفي من الوقت فقط للتواصل البشري معهم دون الشعور بالإكراه.
• ناقش دائمًا معايير العمل والتوقعات مع موظفيك عن بُعد مُقدمًا.
• تسمح العديد من الشركات للموظفين عن بعد بالعمل ليس فقط من أي مكان؛ كما أنها تسمح لهم باِختيار وقت العمل.
• ومع ذلك يجب أن توضح ما إذا كانت شركتك تعمل وفقًا لجدول زمني صارم ويجب أن يكون موظفوك عن بُعد مُتاحين في وقت مُحدد.
• الاِتصال هو مُفتاح العمل عن بعد، ومن الأهمية بمكان أن يطور فريقك بالكامل فهمًا مُشتركًا للقضايا.
• تجعل التكنولوجيا العمل عن بُعد مُمكنًا، ولكن يجب عليك تكييف قنوات الاِتصال الخاصة بشركتك لتعكس ذلك حتى لا ينتهي بك الأمر بالإشارات المفقودة أو الإفراط في الاِتصال.
• اِستخدم قنوات مثل البريد الإلكتروني ومكالمات الفيديو، ولكن ضع في اِعتبارك أيضًا دمج قناة مراسلة فورية مثل Slack للأسئلة السريعة لمرة واحدة أو المُزاح غير المُتعلق بالعمل.
• تحدث مع فريقك لتحديد القناة (القنوات) التي يجب اِستخدامها لأغراض مُختلفة لمُساعدة الجميع على التواصل بشكل فعال.
• هُناك الكثير من أدوات الترحال الرقمية لمُساعدة فريقك البعيد على البقاء مُنظمًا ومُنتجًا.
• هذه مفيدة بشكل خاص إذا كان لديك أعضاء الفريق الذين يرغبون في اِستكشاف العالم أثناء العمل.
• تعد أدوات إدارة المشروع وبرامج التخزين السحابية وحاسبات المنطقة الزمنية بعض الأمثلة على هذه الأدوات.
• ستحتاج إلى النظر في ما هو مُتاح ومناسب وفعال من حيث التكلفة لفريقك.

وخِتامًا,,,, لا يزال العمل عن بُعد ظاهرة متطورة وجميع المُشاركين بما في ذلك 

المديرين عن بُعد يتعلمون طُرقًا ليصبحوا أكثر فعالية.
تظهر أفضل المُمارسات حتمًا لمُساعدة المُديرين والموظفين على تحقيق أعلى أداء وظيفي.