مصفوفة أيزنهاور: كيفية تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك؟

كيف يُمكن لمصفوفة أيزنهاور تحسين إدارة وقتك؟

تُعتبر مصفوفة إيزنهاور "Eisenhower Matrix" أداة لإدارة المهام تُساعدك على تنظيم المهام 

وتحديد أولوياتها حسب درجة الإلحاح والأهمية.
- باِستخدام الأداة، ستقسم مهامك إلى أربعة مُربعات بُناءً على المهام التي ستقوم بها أولاً 

والمهام التي ستجدولها لاحقًا، والمهام التي ستفوضها والمهام التي ستحذفها.
سنشرح في هذه المقالة كيفية إعداد مصفوفة أيزنهاور وتقديم نصائح لتحديد أولويات المهام.

إن إعداد قائمة المهام هو الخطوة الأولى نحو إنجاز العمل.
ولكن كيف يُمكنك تحديد ما يجب مُعالجته أولاً عندما لا يكون لديك الوقت الكافي للقيام بكل شيء 

في يوم واحد؟
- من خلال تحديد الأولويات بشكل فعال، يُمكنك زيادة إنتاجيتك والتأكد من أن مهامك الأكثر إلحاحًا 

تحظى بالاِهتمام الفوري.
تعتبر Eisenhower Matrix أداة لإدارة المهام تُساعدك على التمييز بين المهام العاجلة والهامة 

حتى تتمكن من إنشاء سير عمل فعال.
- وبمقال (مصفوفة أيزنهاور: كيفية تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك؟)

سنشرح كيفية إعداد مصفوفة أيزنهاور وتقديم نصائح لتحديد أولويات مهام عملك.

أولاً: ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور "Eisenhower Matrix" هي عُبارة عن إطار عمل للإنتاجية وتحديد الأولويات 

وإدارة الوقت مُصمم لمُساعدتك على تحديد أولويات قائمة المهام أو عناصر جدول الأعمال 

من خلال تصنيف تلك العناصر أولاً وفقًا لمدى إلحاحها وأهميتها.
- وتُسمى أيضًا مصفوفة قرار أيزنهاور أو صندوق أيزنهاور أو مصفوفة عاجلة مُهمة 

ويتكون هذا النهج من رسم مربع من أربعة مُربعات مع محور x يسمى عاجل وغير عاجل 

والمحور الصادي يُسمى مهم وغير مُهم.
- بعد ذلك، قُم بتجميع العناصر الموجودة في قائمتك في أحد المُربعات الأربعة 

حيث يتطلب المُربع العاجل والمُهم الموجود في الجُزء العلوي الأيسر اِتخاذ إجراء فوري.

ثانيًا: ما هو تاريخ مصفوفة أيزنهاور؟

• لقد طور الرئيس دوايت أيزنهاور بنفسه المفهوم الكامن وراء ما سيُطلق عليه فيما بعد مصفوفة أيزنهاور.
• لقد استخدمها لمُساعدته في تحديد الأولويات والتعامل مع العديد من القضايا عالية المخاطر التي واجهها كجنرال في الجيش الأمريكي. 
• ثم كقائد أعلى لقوات حلف شمال الأطلسي، وفي النهاية كرئيس للولايات المتحدة.
• وبعد عقود من الزمن، قام المؤلف ستيفن كوفي بنشر إطار أيزنهاور في كتابه العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية. 
• "ونتيجة لعمل كوفي" أصبحت مصفوفة أيزنهاور إطارًا مُستخدمًا على نطاق واسع لإدارة الوقت واِتخاذ القرار في مجال الأعمال.

ثالثًا: شرح عناصر مصفوفة أيزنهاور

تُعتبر مصفوفة أيزنهاور طريقة لتنظيم المهام حسب درجة الإلحاح والأهمية

باِعتبارها أداة لإدارة المهام قابلة للتطبيق بسهولة، تُساعدك مصفوفة أيزنهاور على تحديد 

أولويات مهامك عن طريق وضعها في الأرباع الصحيحة.
- قد يكون ذلك شيئًا عاجلاً/مُهمًا (الربع "افعل ذلك الآن") أو شيئًا تافهًا ولكنه لا يزال عاجلاً 

(الربع "تفويضه إلى شخص آخر") وما إلى ذلك.
- عندما تكون قادرًا على تصنيف مهامك على هذا النحو، يُصبح من الأسهل عليك جدولتها وإكمالها.
ألقِ نظرة على القسم التالي الذي سيُساعدك على فهم كيفية عمل هذه الأرباع عمليًا.

رابعًا: ما هي الأرباع الزمنية الأربعة؟

عند اِستخدام مصفوفة أيزنهاور، يُمكنك فرز المهام من قائمة المهام الخاصة بك إلى 4 مجموعات.
*تُسمى هذه المجموعات بالأرباع لأنها مُرتبة في شبكة:

• الربع رقم #1 — المهام الهامة/العاجلة.
• الربع رقم #2 — المهام الهامة/غير العاجلة.
• الربع رقم #3 - المهام غير المهمة/العاجلة.
• المربع رقم #4 - المهام غير المهمة/غير العاجلة.

1. المهام العاجلة والهامة

• المهام العاجلة والهامة هي أزمات لها تواريخ اِستحقاق مثل إصلاح الأخطاء الهامة.
• قُم بهذه المهام أولاً؛ أنها تتطلب اِهتماما فوريًا الخاص بك.

2. مهام ليست عاجلة ولكنها مُهمة

• المهام غير العاجلة ولكنها مُهمة تُساعدك على تحقيق هدفك وليس لديك موعد نهائي عاجل.
• قُم بجدولة هذه المهام للقيام بها لاحقًا.
• يقضي الأشخاص المُنتجون والناجحون مُعظم وقتهم هنا.
• بالنسبة لهم هذا الربع يحقق أكبر قدر من الرضا؛ أطلق عليها كوفي اسم "ربع الجودة".
• ومع ذلك، فإن مُعظم الناس لا يقضون ما يكفي من الوقت هنا لأنهم لا يعرفون ما هو مُهم بالنسبة لهم أو بسبب اِنقطاعهم عن المهام العاجلة.

3. المهام العاجلة وغير المهمة

• المهام التي تقع في هذا الربع هي دائمًا تقريبًا اِنقطاعات عن الدورة التدريبية المُفضلة لديك.
• هذه هي المهام التي تُساعد فيها الآخرين على تحقيق أهدافهم.
• يقضي مُعظم الناس معظم وقتهم في هذا الربع.
• إنهم يعتقدون أنهم يعملون على مهام عاجلة مُهمة بالنسبة لهم، في حين أن إكمال هذه المهام في الواقع لا يؤدي إلى تقريبهم من أهدافهم طويلة المدى.

4. المهام غير العاجلة وغير المهمة

• هؤلاءالمهام ليست مُلحة، ولا تُساعدك على الوصول إلى أهدافك طويلة المدى.
• إنها مجرد إلهاءات عن الأمور الأكثر أهمية.
• اِحذف هذه المهام من قائمتك.

خامسًا: كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة؟

كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة؟

قد تبدو كلمة "عاجل" و"هام" مُتشابهتين، ولكن عند تحليلهما من حيث مبدأ أيزنهاور فإن الفرق 

بين الاثنين أمر بالغ الأهمية.
- يُمكن أن يُساعدك التمييز بين العاجل والهام ضمن مصفوفة أيزنهاور في تحديد المهام 

التي يجب عليك القفز عليها والمهام التي يُمكن لأعضاء الفريق الآخرين التعامل معها بشكل أفضل.
- تتطلب المهام العاجلة اِهتمامك الفوري.
عندما يكون هُناك شيء عاجل، يجب أن يتم ذلك الآن، وهُناك عواقب واضحة إذا لم تكمل 

هذه المهام خلال جدول زمني معين.
هذه هي المهام التي لا يُمكنك تجنبها، وكُلما تأخرت في هذه المهام، زاد الضغط الذي ستتعرض له 

على الأرجح، مما قد يؤدي إلى الإرهاق.
*قد تتضمن أمثلة المهام العاجلة ما يلي:

• الانتهاء من المشروع في الموعد المحدد في اللحظة الأخيرة
• التعامل مع طلب العميل العاجل
• إصلاح الأنابيب المكسورة في شقتك
• قد لا تتطلب المهام المُهمة اِهتمامًا فوريًا، لكن هذه المهام تُساعدك على تحقيق أهدافك طويلة المدى.
• فقط لأن هذه المهام أقل إلحاحًا لا يعني أنها غير مُهمة.
• ستحتاج إلى التخطيط لهذه المهام بشكل مدروس حتى تتمكن من اِستخدام مواردك بكفاءة.

*قد تتضمن أمثلة المهام المهمة ما يلي:

• التخطيط لمشروع طويل الأمد
• الشبكات المهنية لبناء قاعدة العملاء
• الأعمال المنتظمة ومشاريع الصيانة
• بمُجرد أن تعرف كيفية التمييز بين المهام العاجلة والهامة، يُمكنك البدء في فصل مهامك إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.

سادسًا: كيف نُقرر المُهمة التي يجب أن نولي اِهتمامنا لها؟

• بدأت دراسة حديثة في مجلة أبحاث المُستهلك في دراسة كيف يُقرر الأشخاص ما يجب العمل عليه عندما يواجهون مهام ذات أهمية وإلحاح مُختلطين. 
• عبر خمس تجارب مُنفصلة، لاحظ الباحثون نمطًا غريبًا ينجذب اِنتباهنا إلى المهام الحساسة للوقت على المهام الأقل إلحاحًا حتى عندما توفر المُهمة الأقل إلحاحًا مكافآت أكبر. 
• هذه الغرابة النفسية تُفسر سبب كوننا سيئين للغاية في إدارة المهام والوقت. 
• من المُرجح أن نُعطي الأولوية للمهام ذات الموعد النهائي على المهام التي ليس لها موعد نهائي بغض النظر عن مكافآتها على المدى الطويل.
• ويكون التأثير أكثر وضوحًا لدى الأشخاص الذين يصفون أنفسهم بأنهم "مشغولون". 
• ووجد نفس الباحثين أن الأشخاص الذين يصفون أنفسهم بأنهم مشغولون كانوا أكثر عُرضة لاِختيار المهام العاجلة ذات العوائد المنخفضة لأنهم كانوا يُركزون بالفعل على مدة المهمة. 
• إذا كُنت تشعر بالفعل بضيق الوقت، فمن المُحتمل أن تستمر في تحديد أولويات المهام التي تبقيك مركزًا على مدار الساعة.
• ولكن هُناك أخبارًا جيدة أيضًا، حيث يُمكن عكس تأثير الإلحاح المجرد. 
• عندما طُلب من المُشاركين التفكير في عواقب اِختياراتهم في وقت الاِختيار، كانوا أكثر ميلاً إلى حد كبير إلى اختيار المهمة المهمة بدلاً من المهمة العاجلة. 
• وتُشير النتائج إلى أنه إذا وضعت الأهمية طويلة المدى للمهام غير العاجلة في الاِعتبار، فيُمكنك التغلب على الانجذاب نحو الاِنجذاب نحو الاِنحرافات العاجلة والتركيز على ما يهم حقًا.

وخِـتامًا,,,, في حين أن مصفوفة أيزنهاور هي في المقام الأول وسيلة لتحديد الأولويات 

إلا أنها تُقدم فوائد مُماثلة لمعرفة كيف ينبغي للأفراد أو الفرق قضاء وقتهم.

"العمل لا يُساوي بالضرورة الناتج الأمثل".

- ومع ذلك يُمكننا قضاء وقتنا في الكثير من المهام بأقل قدر من التأثير. 

وبدلاً من ذلك تساعد الناس على تحقيق أقصى اِستفادة من الوقت المُتاح لهم.

على سبيل المثال، تُعتبر العناصر الموجودة في الربع (1) عاجلة 

لذا يجب أن تسترعي اِنتباهك الفوري. 

- إن مُعالجة هذه العناصر وشطبها من القائمة أولاً يضمن عدم إسقاط العناصر الأكثر أهمية. 

بمُجرد الاِنتهاء من كل شيء في الربع الأول أو أخذه إلى أقصى حد ممكن في الوقت الحالي.