كيف تٌقيِّم أداء موظفيك خلال (6) خطوات؟

كيف تٌقيِّم أداء موظفيك خلال (6) خطوات؟

الموظفون هم القوة التي تدفع الشركة إلى الأمام
أن الأداء اليومي للقوى العاملة يؤثر بشكل كبير على نجاح أو فشل الأعمال.
للبقاء ناجحًا في سوق اليوم، يجب على الشركات إيجاد طُرق للحفاظ على أفضل أداء 

لموظفيها وإخراجه.
- لا يُساعد هذا فقط في توظيف أفضل المواهب والاِحتفاظ بها وتطويرها 

ولكن من خلال مُساعدة الموظفين على النمو ضمن أدوارهم ومسؤولياتهم 

يُمكن للشركة بناء مجموعة من قادة المُستقبل (كل ذلك يُساهم في نجاح طويل الأمد).

يُعد العمل على تحسين أداء الموظفين عملية مُستمرة تتضمن القياس والتقييم والتخطيط 

ولكنها أيضًا خطوة حيوية لتحقيق أهداف الشركة.
- تُجري مُعظم الشركات تقييمات للموظفين باِنتظام، عادةً مرة واحدة على الأقل في السنة.
ويتضمن تقييم الأداء الوظيفي عادةً مُراجعة كيفية مُقارنة واجبات وعادات عمل الموظفين 

مع توقعات الشركة.
أحيانًا تُعتبر نتائج تقييم أداء الموظف أحد الاِعتبارات الحيوية للترقيات والمُكافآت والزيادات.
- تُساعد التقييمات المُنتظمة العُمال على القيام بالمهام المُعينة بكفاءة أكبر، وفهم ما هو متوقع منهم 

وتحسين التواصل بين الإدارة والموظفين، ومنح الموظفين التقدير المُناسب لعملهم.
- وخلال مقال (كيف تٌقيِّم أداء موظفيك خلال (6) خطوات؟)

ستتعرف علي كيفية تقييم أداء الموظف من خلال قياس إنتاجيته حتى يتمكن فريقك من العمل 

بأفضل ما لديه من إمكانيات.

أولاً: ما هو تقييم الأداء؟

تقييم الأداء "Performance Evaluation" هو تقييم ومُراجعة مُنتظمة لأداء الموظف في الوظيفة.
- عادةً ما يقوم المُديرون بإجراء تقييم كامل للأداء سنويًا، مع إجراء فحوصات دورية على مدار العام.
تسمح تقييمات الأداء لصاحب العمل بوضع توقعات واضحة وتقييم أداء الموظف وقياس نجاح الموظف.

يُمكن أن تُساعد المعلومات التي تم جمعها في تقييم الأداء الشامل في اِتخاذ القرارات المُتعلقة 

بزيادة الأجور والترقيات وتسريح العمال.
- في كثير من الأحيان، تتضمن مُراجعات الأداء تقييم المُدير للأداء العام للموظف والتقييم الذاتي 

الذي يُجريه الموظف حول تقييمه الخاص لنجاحه.
- يتم الحكم على التقييم المُناسب مُقابل أهداف مُحددة باِستخدام مقاييس مُحددة بوضوح.

ثانيًا: فوائد تقييم الموظف

تُساعد التقييمات المُنتظمة العُمال على القيام بالمهام المعينة بكفاءة أكبر

*تُعتبر تقييمات الأداء مُهمة لعدة أسباب منها:
- الاِعتراف بالموظفين: يُمكن للمُديرين توصيل نجاحات الموظفين وفُرص التحسين.
- لتوصيل الأهداف: يُمكن للمُديرين مُراجعة أهداف الموظفين وتحفيزهم.
- لإنشاء خطة ذات منفعة مُتبادلة: يُمكن للمُديرين والموظفين إنشاء خطة أهداف لمُستقبل الموظف 

في المنظمة، بما في ذلك الزيادات والترقيات المُحتملة.
- لتحديد التوقعات: يُمكن للموظفين فهم توقعات المُدير.
- لإثراء اِلتزام الموظف وقيمته: يُمكن للمُديرين الحصول على رؤية قيمة حول كيفية عمل القوى 

العاملة لديهم كمجموعة والاِحتياجات التي قد تكون لدى الفريق.
- لتوثيق التوقعات والتقدم بشكل قانوني: يُمكن أن تكون التقييمات بمثابة توثيق قانوني للمُناقشة 

بين المُدير والموظف فيما يتعلق بأي مُشكلات تتعلق بالأداء أو السلوك.
"على سبيل المثال" إذا أثار أحد المُديرين مُشكلة سلوكية خلال مُراجعات مُتعددة ولكنه وجد 

أن السلوك لم يتحسن، فقد يكون ذلك أساسًا قانونيًا للتأديب.

ثالثًا: كيف يتم قياس الأداء؟

يختلف كل دور عن الآخر، لذا فإن المقاييس المُستخدمة لقياس أداء الموظف ستعتمد في النهاية 

على نوع العمل الذي تعمل فيه الشركة والموظفون.
*ولكن بشكل عام فإن الطرق الرئيسية لقياس الأداء هي:

أ- جودة العمل

• معيار العمل المُنتج هو مؤشر رئيسي للأداء.
• هل يبذل الموظفون أقصى جُهد لضمان نتائج عالية الجودة؟ هل يتم تحقيق أهداف الأداء؟ توفر جودة العمل الأساس لتحليل جميع العناصر الأُخرى لأدائهم.

ب- السُرعة والكفاءة

• بالنظر إلى ما ينجزه الموظفون في متوسط أسبوع أو شهر أو ربع سنة، كيف يتوافق هذا مع توقعاتك؟.
• هل تم الوفاء بالمواعيد النهائية أو تم تحسينها بشكل كبير أم أن الوقت ضائع؟ هل يتم قطع الزوايا لإنتاج العمل بسرعة؟.
• الكفاءة هي نتيجة الحد الأقصى للإنتاج بأقل تكلفة، لذا فمن الضروري أن تكون على دراية به داخل شركتك.

ج- الثقة والاِتساق

• اِسأل نفسك إذا كُنت تثق في قُدرة موظفيك على أداء جميع أعمالهم بمستوى عالٍ وتسليمها في الوقت المُحدد.
• هل يعملون بشكل مُستقل أم أنك تشعر أنه يتعين عليك التدخل في كثير من الأحيان؟ هل يعرضون قيم الشركة باِستمرار؟ هل هم دقيقون وملتزمون بالمعايير المتوقعة؟.
• يُمكن الوثوق بالموظفين ذوي الأداء العالي مع الاِستقلالية والاِستمرار في تحقيق نتائج قوية دون الكثير من الإشراف.

رابعًا: كيفية إجراء تقييم الموظف؟

من المُفيد للشركات أن يكون لديها إجراءات مُتسقة لتقييم الموظفين.
*ستُساعدك الخطوات التالية في إرشادك خلال تقييم الموظف:

1. شارك توقعاتك

• إحدى الخطوات الأولى في التقييم الفعال لموظفيك هي التأكد من أنهم يفهمون توقعاتك ويحددون الأهداف.
• تأكد من أن المعايير التي تُحددها لموظفك معقولة وقابلة للتحقيق، وأن كل موظف واضح بشأن ما تتوقعه منه.
• عند تحديد الأهداف، يجب على المُديرين أن يأخذوا في الاِعتبار نقاط القوة والضعف والدوافع والأداء الوظيفي السابق لكل موظف لمُساعدة الموظف على النمو والنجاح في دوره.
• "على سبيل المثال" يُمكنك تحديد هدف لمؤلفي النصوص لديك لكِتابة عدد مُعين من المدونات شهريًا أو مُطالبة مُصممي الجرافيك بأن يُصبحوا ماهرين في برنامج جديد.
• قُم بإشراك موظفيك في هذه الأهداف لتحديد ما إذا كان بإمكانهم تحقيقها.
• بمُجرد قيامك أنت وموظفك بتحديد الأهداف معًا، قُم بتزويدهم بنُسخة من أهدافهم حتى يتمكنوا من الرجوع إليها طوال العام.

2. قُم بإنشاء ملف الأداء

• يُمكن أن يُساعد ملف الأداء في تتبع مُساهمات الموظفين وإنجازاتهم على مدار العام.
• "على سبيل المثال" إذا أكمل أحد الموظفين مشروعًا كبيرًا قبل الموعد النهائي أو إذا كان الموظف يعرض باِستمرار مُساعدة أعضاء الفريق الآخرين. 
• فيُمكنك تدوين ملاحظات في ملف الموظف لأخذها في الاِعتبار أثناء التقييم السنوي.
• على العكس من ذلك إذا كان الموظف يصل إلى العمل مُتأخرًا باِستمرار، قُم بتدوين التواريخ والمُناقشات.
• ضع في اِعتبارك أنه يُمكنك تقديم تعليقات بناءة والثناء في أي وقت، وليس فقط أثناء المُراجعة
• يُساعد تتبع أداء الموظفين في تحفيز الموظفين من خلال التقدير مع توفير الفُرصة لهم أيضًا للتحسين قبل وقت التقييم.

3. الاِستعداد بدقة
عند التخطيط لمُقابلة موظفك، خُذ وقتًا كافيًا للتحضير.
- قُم بمُراجعة ملف أداء الموظف الخاص بك، وقُم بتدوين قائمة بالموضوعات التي يجب تغطيتها 

وتوقع أي أسئلة قد تكون لدى موظفك.
"سيؤدي الاستعداد إلى تعزيز المُراجعة الأكثر سلاسة وإنتاجية".
*للتحضير لتقييم الموظف، فكر في استخدام البيانات التالية:

• تقارير المبيعات.
• الجداول الزمنية.
• تسجيلات ضمان الجودة.
• تقارير الميزانية.
• تقييمات من المُديرين المُساعدين وغيرهم من الموظفين الذين يعملون بشكل وثيق مع الموظف وقد يكون لديهم رؤية إضافية حول أدائهم.
• مُلاحظات العُملاء.

4. تقييم الأداء والمُساهمات

• عند الاِنتهاء من تقييم أداء أحد الموظفين، فكر في كيفية أدائه لدوره الفريد بُناءً على أهدافه ومسؤولياته المُحددة وغيرها من المهام التي أسندتها لهم.
• قد ترغب أيضًا في التفكير في كيفية مُساهمتهم في مكتب مُنتج حيث يحتاج الموظفون إلى التعاون كفريق واحد.
• "على سبيل المثال" إذا كُنت تُريد من أحد الموظفين تحسين تفاعلاته مع زُملاء العمل. 
• فقدم له مثالاً على متى لم يعمل الموظف بشكل جيد كعضو في الفريق وكيف كان بإمكانه التعامل مع الموقف بشكل أفضل.

5. قُم بإجراء مُحادثة مُثمرة

• التقييم هو فُرصتك لمُناقشة الأداء مع أحد الموظفين، ولكن أيضًا لإيجاد الحلول.
• فكر في مُطالبة موظفك بإجراء تقييم ذاتي قبل الاِجتماع.
• وهذا يمنح الموظف فُرصة لمُشاركة إنجازاته ونقاط ضعفه وفُرصة معرفة المزيد حول ما أنجزه الموظف خلال العام.
• عند تقديم المُلاحظات، كُن مُنفتحًا أمام الموظف الذي يُريد مُناقشة مخاوفه أو لديه أسئلة أو يرغب في تخصيص بعض الوقت لمنح نفسه الثناء على العمل الجيد الذي قام به.
• يُمكن للمُحادثة المثمرة أن تُتيح للموظف اِكتساب المزيد من الزخم والتحفيز لمواصلة القيام بما ينجح ومُناقشة الطريقة التي يرغب بها مع مُديره في التقدم في مكان العمل.

6. تعرف على الموظف بشكل أفضل
حتى لو كنت قد عملت مع موظفيك لسنوات، فإن اِحتياجاتهم ودوافعهم وخططهم المهنية قد تتغير 

من مُراجعة سنوية إلى أُخرى.
- اِمنح وقتًا أثناء التقييم لطرح الأسئلة على موظفيك وكُن مُنفتحًا على أي تعليقات قد تكون لديهم.
*تتضمن بعض الأسئلة التي يجب التفكير في طرحها على الموظفين أثناء المراجعة ما يلي:

1. كيف يُمكنني مُساعدتك على الاِستمرار في النجاح؟
2. أين ترى نفسك في العام القادم؟ في السنوات الخمس المقبلة؟
3. ما هو الهدف الأكبر الذي تتمنى تحقيقه قبل تقييم الأداء القادم؟
4. هل لديك أي تحديات تجعل عملك أكثر صعوبة؟
5. هل هناك أي مهارات تريد اكتسابها أو تحسينها؟
6. هل هناك أي مؤتمرات صناعية أو ورش عمل أو ندوات ترغب في حضورها؟
7. هل هناك أي موارد مفقودة يمكنني توفيرها لك؟
8. كيف يُمكن للمكتب أن يدعم أهدافك ويساعدك على أداء عملك بكفاءة؟

خامسًا: نصائح لتقييم موظفيك بكفاءة وفاعلية

*اِستخدم هذه النصائح لمُساعدتك في تقييم موظفيك:
أ- التواصل بصدق

• يُعد تقديم التعليقات "الإيجابية والسلبية" جُزءًا أساسيًا من عملية التقييم.
• سيقدر الموظفون تقييمك الصادق لأدائهم، مما سيمنع الاِرتباك حول كيفية أدائهم في دورهم.
• عندما تكون شفافًا تمامًا، فأنت أيضًا في وضع أفضل لتقديم نصائح مُفيدة لموظفيك.
• تذكر أيضًا أنه يُمكنك تقديم اِنتقادات بناءة بطريقة مُتفائلة تُركز على كيفية تحسين موظفك.

ب- تجنب المُقارنات

• بدلاً من النظر في أداء الموظفين الآخرين عندما تكون في تقييم مع أحد أعضاء الفريق، اِرجع إلى معايير الأداء التي حددتها للفريق والأهداف المُحددة التي توصلت إليها أنت وموظفك معًا.
• هذه هي العوامل الأساسية التي يجب أن تدخل في مُراجعتك.

ج- جدولة وقت إضافي

• ستوفر جدولة وقت إضافي لتقييم الموظف المزيد من الفُرص لمُناقشة الأداء والأهداف السابقة والأهداف الجديدة والدروس المُستفادة واِستراتيجيات تحقيق الأهداف المُستقبلية.
• ستحتاج أيضًا إلى أن يكون لدى موظفيك مُتسع من الوقت للرد على تقييمك وطرح أسئلة حول تعليقاتك وتوقعاتك المُستمرة.

سادسًا: كم مرة يجب عليك إجراء تقييم الموظف؟

كم مرة يجب عليك إجراء تقييم للموظفين بشركتك؟

يتم إجراء هذا التقييم عادةً مرة واحدة سنويًا، على الرغم من أنه من الشائع أن يقوم المُديرون 

بمُراجعة الموظفين على مدار العام وخلال فترة توظيف الموظف الجديد التي تبلغ 30 و90 يومًا.
- قد يكون من المفيد أيضًا تزويد الموظفين بالتعليقات بين الاِجتماعات الرسمية لمُساعدتهم 

على البقاء على المسار الصحيح وتعزيز الروح المعنوية.

سابعًا: هل يجب أن تكون تعليقاتي التقييمية عامة أم مُحددة؟

يستفيد الموظفون من سماع أمثلة مُحددة لكل من ردود الفعل الإيجابية والنقد البناء.
- تُساعد التفاصيل الموظفين على فهم تعليقاتك وتحفزهم على التحسين.
إذا اِستطعت، اِستخدم مُلاحظاتك من ملف الأداء الخاص بهم للعثور على أمثلة لإثبات مُلاحظاتك.

وخِــتامًا,,,, تعتمد عملية التقييم على معايير مُحددة، مثل الوصف الوظيفي.
- سيقوم المُدير بمُراجعة عمل الموظفين وإنتاجيتهم وإنجازاتهم ومهاراتهم 

وتحديد ما إذا كانوا يلبون التوقعات.
- وينبغي أن يحصل أصحاب الأداء العالي على التقدير أو المُكافآت 

في حين ينبغي إعادة تدريب أو دعم أولئك الذين يفشلون في تلبية التوقعات للقيام بعملهم.
- على الرغم من أنه قد يكون اِجتماعًا غير مٌريح، إلا أن تقييم أداء موظفك أمر مُهم 

لأنه يُبقيك على اِطلاع دائم بكل شيء في شركتك مع تحديد أصحاب الأداء الأفضل 

وأولئك الذين يحتاجون إلى التحسين.
- يُمكنه تحسين إنتاجية العُمال وإنشاء ثقافة أفضل للشركة من خلال فتح خطوط اِتصال 

جديدة لمكان عمل أكثر تعاونًا.
- يؤدي تتبع الأداء أيضًا إلى إنشاء تفاهم مُتبادل.

سيكون جميع المُشاركين على اِطلاع بأهداف الشركة والموظفين مما سيُحفز الموظفين 

ويُحسن الإنتاجية الإجمالية للشركة ويضمن الاِنتهاء من جميع المشاريع في الوقت المُحدد