ما الذي يتطلبه الأمر لتكون مُدير مكتب ناجح؟

ما الذي يتطلبه الأمر لتكون مُدير مكتب ناجح؟

مُدير المكتب هو العمود الفقري لأي مكتب عامل؛ فهو يُدير المهام الإدارية ويُخطط لأحداث 

المكتب ويُحافظ على النظام داخل مكان العمل، من بين مسؤوليات أُخرى.

"تتطلب هذه الوظيفة إتقان الصبر والقيادة والعمل تحت الضغط"
- يلعب مديرو المكاتب دورًا مُهمًا في ضمان عمل الأعمال بفعالية.
إنهم مسؤولون عن مجموعة كبيرة من المهام بدءًا من العمل الإداري وحتى تنسيق الفريق.
- إذا كُنت تستمتع بالحفاظ على النظام وتطوير العمليات والعمل في بيئة سريعة الخُطى 

فقد تكون مُهتمًا بمُمارسة مهنة كمُدير مكتب.
*وبمقال (ما الذي يتطلبه الأمر لتكون مُدير مكتب ناجح؟)

سنُشارك أهم النصائح حول كيف تكون مُدير مكتب جيد لمُساعدتك على تحسين مكان عملك 

والتقدم في حياتك المهنية.

أولاً: المهارات التي تجعل مُدير المكتب مُميز

إن كونك مُدير مكتب عظيم يتطلب مجموعة مُتنوعة من المهارات

مُديرو المكاتب يعرفون خصوصيات وعموميات المكتب. 

- إنهم يشرفون على العمليات اليومية في المكتب، وهم قادرون على حل المُشكلات 

وهُم أساتذة حقيقيون في التنسيق:

أ) مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل

• التواصل ضروري للنجاح في مسؤوليات مُدير المكتب. 
• يعمل مُدير المكتب الفعال بشكل وثيق مع العديد من الأشخاص، بما في ذلك الموظفين الجُدد ومُديري الأقسام والموظفين الإداريين وأولئك الذين يقدمون اللوازم المكتبية وحتى كبار المُديرين التنفيذيين. 
• يجب أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال لحل النزاع وتقديم توجيه واضح. 
• وقد يُطلب منهم أيضًا تقديم دعم السكرتارية لكبار أصحاب المصلحة.

ب) مهارات تعدد المهام

• سيتم سحب مُديري المكاتب من اليسار واليمين والوسط كل يومين من قِبل أشخاص مختلفين في المكتب. 
• لطلب المعلومات وطلب النصيحة، بدءًا من تغيير حبر الطابعة والتحقق من طرود البريد السريع، وحتى التعرف على يوم رئيس العمل. 
• إنهم بحاجة إلى التوفيق بين المهام المُختلفة دون فقدان التركيز والعمل بشكل مُستقل دون الحاجة إلى الإدارة الدقيقة.

ج) مهارات إدارة الوقت

• الشخص الذي لا يُدير وقته بشكل صحيح سوف يثقل عليه حجم العمل المُتراكم. 
• يجب أن يعرف مُديرو المكاتب كيفية إدارة وقتهم بشكل فعال على أساس يومي. 
• يجب أن يكونوا قادرين على جدولة المهام بشكل صحيح والتخطيط للمُستقبل للمواعيد النهائية القادمة.

د) المهارات التنظيمية
- تسمح المهارات التنظيمية الجيدة لمديري المكاتب بتولي عبء عملهم، والتأكد من إنجاز كل شيء 

في الوقت المُناسب.

ه) المهارات الإدارية

• قد تكون العديد من المهام الواردة في الوصف الوظيفي لمُديري المكاتب ذات طبيعة إدارية. 
• "على سبيل المثال" الرد على الهواتف وتلقي الرسائل وشراء المُعدات المكتبية والعمل مع البرامج ذات الصلة وحفظ الأوراق.
• يُمكن لمُديري المكاتب أيضًا صياغة المُستندات والمُساعدة في كشوف المرتبات والحفاظ على بيئة مكتبية منظمة والتواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والفاكس. 
• يُمكن أن تُساعدك هذه المهارات على النجاح كمُدير مكتب بغض النظر عن قطاع الأعمال ذي الصلة.
• إنهم يستخدمون جميع أدوات Microsoft بكفاءة ويتمتعون بخبرة رائعة في إدارة التقويم.
• مُدير المكتب مسؤول عن الإشراف على كل جانب من جوانب المكتب. 
• يجب عليه أو عليها الإشراف على الشؤون المالية والرواتب والمهام الإدارية الأُخرى. 
• قد يُطلب من مدير المكتب تجميع البيانات من الإدارات الأخرى مثل المالية لإنشاء تقارير مختلفة.
• إذا كان مُدير المكتب يتطلع إلى تحسين مهاراته، فيُمكنه التفكير في المعرفة الأساسية بالمحاسبة والمالية للمساعدة في أداء واجباته المُختلفة.

ثانيًا: ما هي صفات مُدير المكتب الجيد؟

يجب أن يتحلى مديرو المكاتب بالصبر والتعاطف والذكاء العاطفي العالي. 

- إنهم بحاجة إلى التحقق من موظفيهم بانتظام وتقديم الدعم والتشجيع لكل عضو في فريق المكتب. 

عندما لا يتمتع المُدير بمهارات التعامل مع الأشخاص، فلن يُلهم الفريق لتحقيق النجاح.

يجب أن يكون مُدير المكتب ودودًا. 

- يُعد مستوى الوعي مهمًا جدًا عند العمل كمُدير مكتب. 

تُعد إدارة الموظفين والحفاظ على سلوك هادئ أمرا ضرورياً، وسيُساعد أيضا عند تدريب الموظفين 

على المسؤوليات الجديدة.
- يجب على مُديري المكاتب دائمًا توسيع معرفتهم. 

هُناك العديد من الطُرق لتحقيق ذلك، بما في ذلك قراءة الأدبيات الإدارية وحضور الندوات 

وفعاليات الشركة أو المؤتمرات ومواكبة أحدث التكنولوجيا وأخذ الدورات التدريبية.

ثالثًا: (20) نصيحة لتكون مُدير مكتب جيد

(20) نصيحة لتكون مُدير مكتب مثالي

*فيما يلي أهم النصائح حول كيف تكون مُديرًا جيدًا للمكتب:
1. تنظيم المساحة
يُمكن أن يُساعد إنشاء مساحة منظمة في تحسين كفاءة فريقك وإنشاء بيئة عمل إيجابية. 

كما أن الحفاظ على مكتب منظم يُمكن أن يسهل على الموظفين العثور على العناصر التي يحتاجون إليها 

وتوفير الوقت الثمين. 

*يُمكنك تنظيم مساحة مكتبك بعدة طرق منها:

• تخصيص أماكن لبعض الأغراض مثل اللوازم المكتبية والوجبات الخفيفة وأدوات المطبخ.
• تخصيص مناطق محددة من المكتب للأنشطة المختلفة، مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو إعداد القهوة أو مقابلة العملاء.
• وضع العلامات على الأدراج والصناديق وحاويات التخزين لتسهيل العثور على الإمدادات.

2. اِحتفظ بسجلات مُحدثة

• يُمكن أن يكون الحفاظ على سجلات الشركة المُحدثة خطوة حاسمة في إدارة مكتبك. 
• إن الاِحتفاظ بقائمة بمعلومات الاتصال بالعملاء وتحديث معلومات الدفع ومُلاحظة متى اتصل فريقك بالعملاء بالفعل يُمكن أن يوفر وقت مكتبك ويُساعد فريقك على أداء واجباتهم بشكل أكثر فعالية. 
• قُم بتطوير نظام لوضع العلامات على سجلاتك وتخزينها بحيث يسهل تحديد موقعها.

3. حدد موعدًا لأسبوعك

• خُذ الوقت الكافي لتحديث جدولك في بداية كل أسبوع ومُراجعته كل مساء حتى تتمكن من الاِستعداد لليوم التالي.
• هُناك العديد من تطبيقات الجدولة عبر الإنترنت التي يُمكن أن تجعل من السهل تحديث التقويم الخاص بك وإعادة جدولة الاِجتماعات وإنشاء أحداث مُتكررة. 
• يُمكنك أيضًا مُشاركة الرابط الخاص بجدولك الزمني عبر الإنترنت لتسهيل على الأشخاص الآخرين عرض التقويم الخاص بك وحجز المواعيد معك.

4. تفويض المهام

• يُمكن أن يُساعد تفويض المهام للموظفين والأفراد الآخرين في تعزيز أداء وإنتاجية مكتبك بينما يُساعدك في الوفاء بالمواعيد النهائية المهمة. 
• "على سبيل المثال" إذا كان لديك مشروع كبير تحتاج إلى إكماله في فترة زمنية قصيرة، ففكر في تعيين أجزاء صغيرة من هذا المشروع لأعضاء مختلفين في الفريق. 
• يُمكنهم إكمال كل هذه المهام الصغيرة في نفس الوقت ثم يسمحون لك بتجميع العمل والمعلومات في مستند أو تقرير واحد متماسك بعد الانتهاء منها.

5. إنشاء إجراءات روتينية

• يُمكن أن يُساعد إنشاء إجراءات روتينية ثابتة في مساحة مكتبية في إدارة سير العمل وإنشاء أنظمة لمُعالجة معلومات العميل والاِستجابة لحالات طوارئ معينة. 
• عندما يُكمل فرد أو عضو فريق واجباته أو مهامه، فقد يكون من المُفيد بالنسبة له أن يكون لديه شخص روتيني للاِتصال به إذا كان بحاجة إلى المزيد من العمل. 
• من خلال تفويض هذه الوظيفة إلى عضو آخر في الفريق، يُمكنك المُساعدة في إنشاء سير عمل مكتفي ذاتيًا يسمح للفريق بالعمل باِستمرار طوال اليوم مع توفير وقتك الخاص للعمل على مهامك ومشاريعك.

6. القضاء على الاِنحرافات

• يُمكن أن يُساعد التخلُص من عوامل التشتيت في مكان العمل أيضًا في خلق جو عمل مُنتج. 
• يُمكن أن يُساعد إنشاء مناطق خالية من العمل مثل "غرفة الغداء أو الاستراحة وجدولة فترات الراحة وتقييد بعض مواقع الويب أثناء ساعات العمل". 
• في زيادة أداء العمل والقضاء على عوامل التشتيت غير الضرورية في المكتب. 
• قد يكون من المُفيد أيضًا ضبط مؤقتات لنفسك للتركيز على العمل. 
• إن إكمال العمل في أجزاء تتراوح مُدتها من 30 إلى 45 دقيقة مع أخذ اِستراحة سريعة بينهما يُمكن أن يُعزز مُعدل عملك ويُساعدك على إكمال المزيد من المهام على مدار اليوم.

7. تحديد الأدوار والمسؤوليات

• عندما يفهم الموظفون والأفراد أدوارهم ومسؤولياتهم داخل الشركة، يُمكن أن يُساعدهم ذلك في معرفة المهام التي يحتاجون إليها لإكمال وإنهاء عملهم اليومي بشكل أكثر كفاءة. 
• قبل أن تقوم بتعيين عضو جديد في الفريق، وأثناء كل تقييم للموظفين، قد يكون من المهم مُراجعة الواجبات الأساسية لكل فرد. 
• يُمكن أن يُذكرهم هذا بدورهم داخل الشركة ويُمكنه أيضًا معرفة ما إذا كانت واجباتهم قد توسعت أو تغيرت منذ مُحادثتهم الأخيرة معك.

8. أعط تعليمات واضحة

• يُعد التأكد من أن الموظفين يفهمون بوضوح أهداف المشروع أو المُهمة أمرًا مُهمًا لأنه يُمكن أن يُساعد في توفير وقت الشركة والتأكد من تحقيقهم لجميع أهداف المشروع المُحددة. 
• إذا لم تكن مُتأكدًا مما إذا كان أحد الموظفين أو أعضاء الفريق قد فهم تعليماتك، ففكر في مطالبتهم بنقل المعلومات إليك مرة أُخرى. 
• إن جعلهم يلخصون أهداف المشروع شفهيًا يُمكن أن يُتيح لك معرفة ما إذا كانوا قد سمعوا واِحتفظوا بجميع المعلومات المُهمة.

9. إنشاء مكتبه الأهداف

• حدد أهداف المكتب بحوافز قوية يُمكن لكل عضو في الفريق العمل لتحقيقها. 
• يُمكن أن يُساعد ذلك في تشجيع العمل الجماعي في المكتب وزيادة مُشاركة الموظفين. 
• فكر في مُشاركة كيفية اِستفادة الشركة والفريق والموظفين الأفراد إذا وصلوا إلى أهدافهم ووضعوا مؤشرات أداء رئيسية لتتبع تقدمهم.

10. التركيز على بناء الفريق

• إحدى الطُرق الرائعة لتحسين العمل الجماعي وإدارة مكتبك بشكل أكثر كفاءة هي تحديد أوقات لبناء الفريق. 
• سواء قُمت بجدولة أحداث بناء الفريق في المكتب أثناء ساعات العمل أو اِستضافة أحداث اِجتماعية مُمتعة خارج العمل. 
• فإن توفير الوقت لموظفيك للتفاعل مع بعضهم البعض وتطوير علاقاتهم المهنية يُمكن أن يُحسن التواصل المكتبي، ويُمكنه أيضًا خلق جو عمل مُفيد ومُشجع.

11. تشجيع المزيد من التدريب والتطوير

• يُعد تشجيع أعضاء فريقك على مواصلة تطوير مهاراتهم طريقة رائعة لتعزيز قُدرات فريقك. 
• قُم بتزويدهم بمزيد من فُرص التدريب التي يُمكن أن تُساعد في تحسين معنويات مكتبك وزيادة أداء الموظفين.
• يُمكن أن يُساعد ذلك الموظفين على إكمال عملهم بكفاءة أكبر وتحسين جودة مُخرجاتهم.

12. كُن مُبتكرًا في حل المشكلات

• غالبًا ما يكون لدى مُديري المكاتب نظرة ثاقبة لكل قسم ومجال في المؤسسة. 
• ولهذا السبب، قد يلجأ إليك الموظفون والقادة في جميع أنحاء الشركة للحصول على المشورة بشأن كيفية حل المشكلات. 
• قُم بتطبيق معرفتك بالشركة ومهارات التفكير النقدي لتطوير حلول مُبتكرة.

13. أظهر التعاطف

• كمُدير مكتب، يُعد فهم اِحتياجات أعضاء الفريق المُختلفين أمرًا مُهمًا حتى تتمكن من توضيحها عند التحدث مع المُديرين التنفيذيين وقادة الشركة. 
• تعامل مع زُملائك في العمل بتعاطف وحاول فهم وضعهم في العمل حتى تتمكن من البحث عن فُرص لتحسين المكتب. 
• وهذا يُمكن أن يجعل الموظفين يشعرون براحة أكبر عند الاِقتراب منك لمُناقشة التحديات التي قد يواجهونها.
• يُمكن أن يُساعدك أيضًا في إنشاء بيئة عمل مُريحة ومُنتجة.

14. اِصقل مهاراتك في التفاوض

• قد يكون مُديرو المكاتب مسؤولين عن تطوير والحفاظ على الميزانيات لتلبية اِحتياجات المكتب اليومية، وأحداث الشركة والمؤتمرات. 
• إن اِمتلاك مهارات تفاوض قوية يُمكن أن يُساعدك في التأثير على قادة الشركة لاِتخاذ قرارات ذكية بشأن تخصيص الموارد. 
• يُمكن أن يُساعدك أيضًا على حل النزاعات بين الموظفين داخل المكتب وإيجاد حلول سلمية تجعل الجميع يشعرون بالتقدير.

15. تطوير مهاراتك في إدخال البيانات

• إن تطوير مهارات إدخال البيانات لديك يُمكن أن يُساعدك على إكمال مهامك الإدارية بدقة. 
• عادةً ما يكون مُديرو مكاتب المهام الإدارية مسؤولين عن المُحاسبة وإعداد الميزانية وإعداد التقارير والتنبؤ والبحث. 
• فكر في الحصول على دورة تدريبية عبر الإنترنت لمعرفة المزيد حول برامج إدخال البيانات الشائعة مثل Microsoft Excel.

16. الاِستثمار في برامج إدارة المشاريع

• كمُدير مكتب، قد تكون مسؤولاً عن تخطيط أحداث بناء الفريق، والإشراف على التواصل بين الموظفين وتوصيل التحديثات المُهمة إلى بقية موظفيك. 
• يُمكن أن يُساعدك الاِستثمار في برامج إدارة المشاريع على التواصل مع فريقك بشكل أكثر فعالية. 
• يُمكن أن يُساعدك أيضًا في تتبع تقدمك وإنشاء قوائم المهام وتفويض المهام.

17. الاِستمرار في تعلم مهارات جديدة

• حدد الفُرص لتعلم مهارات جديدة في مكان عملك من خلال القيام بمهام إضافية أو التسجيل في الفصول الدراسية.
• "على سبيل المثال" قد تُفكر في إكمال دورة تدريبية فنية، أو الحصول على شهادة إدارة أو تحمل المزيد من المسؤوليات التي تواجه العُملاء لبناء مهارات خدمة العُملاء لديك. 
• إن الاِستمرار في تطوير نفسك مهنيًا يُمكن أن يُساعدك على تحسين المؤسسة التي تعمل بها والتقدم في حياتك المهنية.

18. مُمارسة التحدث أمام الجمهور

• إن صقل قُدراتك في التحدث أمام الجمهور يُمكن أن يُساعدك على بناء الثقة وإعدادك لتولي أدوار قيادية داخل شركتك. 
• ويُمكن أن يُساعدك أيضًا على النجاح في مسؤولياتك اليومية كمُدير مكتب مثل تقديم التحديثات أثناء اِجتماعات الفريق أو تقديم العروض التقديمية. 
• يُمكن أن تُساعدك مُمارسة التحدث أمام الجمهور أيضًا على التواصل بشكل أفضل وتحسين علاقاتك الشخصية.

19. حضور فعاليات التواصل

• يُعد حضور فعاليات التواصل وسيلة رائعة للقاء مُحترفي الأعمال الآخرين في منطقتك. 
• اِبحث عن فُرص للتحدث مع مُديري المكاتب وقادة الأعمال الآخرين الذين يُمكنك مُشاركة الأفكار معهم والتعلم منهم. 
• يُمكن أن يُساعدك هذا على البقاء على اِطلاع بأحدث التطورات التكنولوجية في مجال الأعمال وتطوير اِستراتيجيات جديدة للتغلب على التحديات في مكان العمل.

20. حافظ على موقف إيجابي

• حاول الحفاظ على موقف إيجابي في المكتب من خلال الاِبتسام والتفاعل مع الموظفين الآخرين. 
• يُمكن أن يُساعدك ذلك على تحسين ثقافة مكان العمل وزيادة مُعدلات الاِحتفاظ بالموظفين. 
• يُمكن أن يُساعدك أيضًا على نزع فتيل المواقف المتوترة.

وخِـتامًا,,,, يتطلب أن تُصبح مُدير مكتب ناجحًا مجموعة من المهارات والسمات 

والاِستراتيجيات الأساسية للتقدم الوظيفي. 

- من خلال فهم الفروق الدقيقة في الدور، وتمييزه عن إدارة المكاتب، واِمتلاك الصفات الأساسية 

مثل المهارات التنظيمية القوية والتواصل الفعال، يُمكن للأفراد التفوق في هذا المنصب المحوري. 

- بالنسبة للمؤسسات التي تسعى إلى توظيف مُديري المكاتب، فإن تحديد متطلبات الوظيفة 

وإجراء مُقابلات شاملة والنظر في المُرشحين الذين يتمتعون بعقلية النمو.