(5) خطوات لبناء مصفوفة الأولويات وتنظيم حياتك

(5) خطوات لبناء مصفوفة الأولويات وتنظيم حياتك

يُمكن أن يكون تحديد أولويات المهام مُرهقًا خاصةً عندما يكون لديك الكثير من العمل للقيام به.
- ولكن ماذا لو كان بإمكانك جعل هذا العمل أكثر قابلية للإدارة من خلال تقسيمه إلى مهام أصغر 

وأكثر قابلية للتحقيق؟
- يُعد إنشاء قائمة مهام بداية رائعة للتنظيم، ولكن مُجرد إدراج مهامك لا يكفي لضمان النجاح 

وبدلاً من ذلك تحتاج إلى إدارة قائمة مهامك وتحديد أولوياتها بشكل فعال لزيادة إنتاجيتك لأقصى حد.
*وبمقال (5 خطوات لبناء مصفوفة الأولويات وتنظيم حياتك)

سنكتشف كيف يُمكن لإنشاء مصفوفة الأولوية أن يُحسن سير عملك وتُتيح لك المزيد من الإنجاز.

أولاً: ما هي مصفوفة الأولوية؟

مصفوفة الأولويات "priority matrix" هي أداة لإدارة المشروع تُقارن أهمية المهمة (مدى أهميتها) 

بالإلحاح (مدى السرعة التي تحتاجها لإنجازها) وتُساعدك على تنظيم قائمة المهام وفقًا لذلك.
-  هُناك تنسيقات مُتعددة للاِختيار من بينها، اِعتمادًا على ما إذا كُنت تُدير مهام شخصية أو مشروعًا 

مُعقدًا يضم أعضاء فريق متعددين.
- يعرف الباحثون أن البشر يميلون إلى التركيز على المهام الحساسة للوقت أكثر من العناصر 

الأقل إلحاحًا ولكنها أكثر أهمية والمعروفة أيضًا باِسم تأثير الإلحاح المُجرد.

من الجيد شطب الأشياء من قائمة مهامك بشكل أسرع، ولكن قد تترك مهام مُهمة خلفك عن طريق الخطأ.
-  يُساعدك فرز المهام وفقًا لمصفوفة الأولويات على تقييم قيمة عملك وتنظيم الأولويات 

مُتجاوزًا تأثير مُجرد الإلحاح.
- ستُصبح أكثر وعيًا بعواقب اِختياراتك وستوجه تركيزك بشكل طبيعي إلى حيث يكون له التأثير الأكبر.
هُناك عدة أنواع مُختلفة من مصفوفات الأولوية، لكن أهدافها كلها مُتشابهة: تحديد المهام التي تحتاج 

إلى اِهتمام فوري، والتي يُمكنك تأجيلها حتى يتوفر لديك نطاق ترددي أكبر والعناصر التي يُمكنك 

تجاهلها في الوقت الحالي.

ثانيًا: متى تستخدم مصفوفة الأولوية؟

تُعتبر مصفوفة الأولويات أكثر فعالية بالنسبة لمجموعات كبيرة من المهام التي تحتاج إلى تحديد الأولويات.
- تُسهل المصفوفة تصور أهمية كل هذه المهام في مكان واحد، سواء كانت قائمة المهام الخاصة بك 

أو مُهمة لمشروع يضم العديد من أصحاب المصلحة.
- ونظرًا لأنه مُقسم إلى أربعة أقسام، يُمكنك بسهولة معرفة المهام المُهمة أو العاجلة.
تُعد هذه الإستراتيجية مفيدة لفهم المهام التي يجب القيام بها الآن مُقابل تلك التي قد تُفكر في إزالتها 

من قائمة المهام الخاصة بك تمامًا عن طريق التفويض أو التأجيل.

ثالثًا: لماذا يُعد تحديد الأولويات مهمًا للإنتاجية؟

قبل الغوص في التفاصيل الجوهرية لكيفية بناء المصفوفة، دعونا نرجع خطوة إلى الوراء 

وننظر إلى تأثير تحديد الأولويات على الإنتاجية. 

ففي النهاية، نحن هُنا لأننا نُدرك وجود فُرصة لزيادة الإنتاجية من خلال ترتيب المهام.
- كيف يُمكن دمج كل ذلك في أيام عمل مُنتظمة مدتها ثماني ساعات؟ الجواب هو أنه ليس كذلك 

ولهذا السبب فإن تحديد الأولويات ضروري. 

- من خلال تحديد أولويات مهامك، فإنك لا تضيع الوقت في التساؤل عما يجب العمل عليه 

بعد ذلك أو التساؤل عن المهمة التي ستحقق أكبر تأثير.
*تحقق من بعض الأسباب التي تجعل تحديد الأولويات مهمًا للإنتاجية:

1) فهم الإلحاح مُقابل الأهمية

• ليست كل مُهمة مُلحة أيضًا، المُهمة العاجلة هي المهمة التي تحتاج إلى التعامل معها على الفور. 
• يتطلب منك تغيير الجدول الزمني الخاص بك لاِستكشاف المشكلة وإصلاحها. 
• تتمتع المُهمة المُهمة أيضًا بإمكانية إحداث تأثير كبير ولكن لها موعد نهائي يمكنك التخطيط له مسبقًا.
• عندما تتعامل مع مجموعة كبيرة من المهام، قد يكون التعرف على المهام المهمة من المهام العاجلة أمرًا صعبًا. 
• تُساعد مصفوفة الأولوية عن طريق وضعها في صناديق. 
• ومع ذلك، إذا نشأت حالة طارئة، قم بإعطاء الأولوية لهذه المهمة على الفور.

2) حدد أهدافًا واقعية

• عندما تحدد أهدافًا غير واقعية، فإنك تخاطر بخيبة الأمل والإرهاق المحتمل. 
• من خلال ترتيب قائمة المهام الخاصة بك وتحديد أهداف يومية واقعية، فإنك تهيئ نفسك لعادات العمل المستدامة لتحقيق النجاح على المدى الطويل.
• غالبًا ما تكون نتيجة عدم بناء عادات عمل مستدامة هي الإرهاق. 
• سيكون للتعافي من الإرهاق تأثير سلبي طويل المدى على عملك أكثر مما لو قمت بإنشاء ممارسات عمل مستدامة على المدى القصير.

3) اًحصل على المزيد من الوقت في التقويم الخاص بك

• عندما تُحدد أولويات مهامك، فإنك تعمل بكفاءة أكبر. 
• إذا كُنت لا تستخدم طاقتك العقلية لمعرفة ما يجب العمل عليه بعد ذلك، فيُمكنك التركيز على القيام بعمل رائع في المهمة.
• خطط ليومك باِستخدام تقنيات مُلاكمة الوقت لبناء وقت تركيز مخصص في جدولك الزمني. 
• أنت تعرف المهام التي ستعمل عليها خلال هذه الفترات الزمنية المُحددة للمساعدة في الإنتاجية المستدامة.

4) ضغط اقل

• هل تتذكر مدى التوتر الذي شعرت به في بداية يوم عملك عندما نظرت إلى قائمة المهام الخاصة بك؟ 
• إن أساليب تحديد الأولويات البسيطة لتنظيم جميع عناصر المهام الخاصة بك تخفف من هذا الضغط وتؤسس لممارسات عمل صحية.

5) تقليل المُماطلة

• إذا كُنت لا تعرف من أين تبدأ أثناء العمل على قائمة المهام الخاصة بك وتجد نفسك مُماطلاً في كل شيء نتيجة لذلك، فسوف تستفيد من تحديد الأولويات. 
• من السهل أن تطغى عليك قائمة ضخمة من المهام، وفي بعض الأحيان تؤجل إنجاز العمل حتى اللحظة الأخيرة. 
• عندما تُحدد أولويات عملك، لا يتعين عليك التفكير مرتين بشأن ما يجب العمل عليه بعد ذلك. 
• "إنه اِنتقال سلس من مُهمة إلى أُخرى".

رابعًا: كيف يُمكنك تحديد أولويات المهام في مصفوفة الأولويات؟

هُناك العديد من الطُرق المُختلفة لإعداد مصفوفة تحديد الأولويات، لكن الفكرة الأساسية هي إدراج 

جميع خياراتك ثم تقييمها على مقياس الأهمية. 

- يُمكن القيام بذلك باستخدام جدول أو جدول بيانات بسيط أو يُمكنك اِستخدام أداة أكثر تطورًا 

مثل لوحة كانبان أو منصة رقمية.
*فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إعداد واحدة:

أ- قائمة أسفل كافة المهام الخاصة بك
اِبدأ بإدراج جميع المهام التي يتعين عليك القيام بها، سواء كانت كبيرة أو صغيرة أو عاجلة أم لا. 

سيُساعدك هذا على تحليل وتنظيم جميع المهام المطروحة.

ب- تحديد معايير كل مهمة ووزنها
تتمثل إحدى طرق تحديد وقياس معايير المهمة في مُقارنة المُدخلات 

(مقدار الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهمة) بالمخرجات (المشروع المكتمل). 

إن قياس المدخلات مقابل مخرجاتها سيوفر لك موقعها في المصفوفة.

ج- تحديد مدى إلحاحها
الآن بعد أن حددت المعايير، فقد حان الوقت لتحديد مدى إلحاح كل منها. 

باِستخدام الصفوف والأعمدة، يُمكنك بسهولة تحديد المهام التي تناسب المصفوفة.

د- تحليل المصفوفة المُكتملة
أخيرًا، حان الوقت لمُراجعة ما قمت بإعداده وإنشاءه لمعرفة ما إذا كان صحيحاً. 

ضع في اِعتبارك دائمًا أن المهام الموجودة داخل الربع العلوي الأيمن يجب أن تكون الأكثر أهمية بالقائمة.

خامسًا: (5) خطوات لعمل مصفوفة الأولوية

كيفية تعزيز الإنتاجية باِستخدام مصفوفة الأولويات؟

أثناء قيامك ببناء مصفوفة أولوياتك، ضع جدولك اليومي في الاِعتبار. 

كم عدد الاِجتماعات لديك في يوم واحد؟ كم عدد المشاريع الأُخرى التي لديك الآن؟ 

بمُجرد وصولك إلى خطوة التخطيط، سيُساعدك تذكر الإجابات على هذه الأسئلة في التخطيط 

ليوم أو سير عمل مُستدام:

1) إنشاء قائمة المهام

• رُبما تكون لديك بالفعل هذه القائمة في متناول اليد، إذا لم يكن الأمر كذلك قُم بإنشاء قائمة رئيسية بجميع العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك. 
• إذا كُنت تعمل على مشروع أكبر، فقُم بإنشاء قائمة فرعية بالمهام الأصغر التي تُساعدك على العمل على إكماله. 
• تشاور مع أصحاب المصلحة في المشروع وقُم بتقييم أهدافك الشخصية لمساعدتك في تحديد قائمتك.
• حاول إعطاء جدول زمني لقائمة المهام. يمكنك البدء بإدراج مهامك للشهر أو الأسبوع، ثم تقسيمها حسب اليوم.

2) تحديد تأثيرها

• قُم بمُراجعة كل مهمة واحدة تلو الأُخرى وفكر في تأثيرها. 
• اِسأل نفسك عن مقدار الجُهد الذي ستتطلبه كل مُهمة مُقارنة بالعائد الذي ستحصل عليه من هذا الجهد. 
• بعبارات أكثر بساطة، أنت تزن المُدخلات مُقابل المخرجات. 
• إذا كانت المُدخلات تفوق النتيجة، فهذه مهمة ذات أولوية منخفضة، وبالمثل إذا كانت المخرجات تفوق المدخلات، فهذه مهمة ذات أولوية عالية.
• كُلما كانت المصفوفة التي تقوم بإنشائها أكثر تعقيدًا، زادت المرونة التي تتمتع بها في البحث في الفروق الدقيقة في كل مهمة.

3) بناء المصفوفة الخاصة بك

• الآن حان الوقت لبناء المصفوفة الخاصة بك. 
• في مثالنا، نُركز على المصفوفة الأكثر شيوعًا وهي المصفوفة البسيطة ذات الأربعة أرباع. 
• قُم بإنشاء قالب مصفوفة الأولوية الذي يُمكنك إعادة اِستخدامه للاِستخدام اليومي أو الأسبوعي.
• يحتوي هذا القالب على أربع فئات: "جُهد عالي/عالي التأثير، وجهد عالي/منخفض التأثير، وجُهد منخفض/عالي التأثير، وجهد منخفض/منخفض التأثير". 
• لا تتردد في تلوين المربعات أو منحها أسماء مُختلفة، مهما كان الإعداد الأكثر منطقية.

4) ضع مهامك في مُربعات المصفوفة

• خُذ قائمة المهام الخاصة بك وابدأ في تقسيمها إلى الأرباع المُناسبة "كُن واقعياً هنا". 
• من السهل أن تنجرف في إضافة مهمة تلو الأخرى إلى كل صندوق، إذا وجدت أن قائمة المهام في مربع منخفض الجهد/عالي التأثير تفوق بكثير أي مربع آخر، فقد يكون الوقت قد حان لأخذ خطوة إلى الوراء وإعادة تقييم كل مهمة.
• إن إعداد مصفوفة تحديد الأولويات شيء، ولكن النظر إلى مهامك بموضوعية شيء آخر. 
• قد يكون من الصعب دفع العمل الذي أردت القيام به في أسفل القائمة، ولكنه أمر ضروري لتحقيق إنتاجية مستدامة.

5) ضع خطة لإنجاز مهامك

• باِستخدام المصفوفة الكاملة، ضع خطة لإكمال كل مهمة؛ لنفترض أنك أنشأت مصفوفة لمدة أسبوع واحد من العمل. 
• ضعه جنبًا إلى جنب مع التقويم الأسبوعي الخاص بك واِبدأ في تحديد المهام ذات الأولوية العالية أولاً.
• قُم بتقدير المُدة التي سيستغرقها إكمال كل مُهمة وحظر تلك الإجازة في التقويم الخاص بك. 
• هذا هو الوقت المُخصص للعمل العميق، دون اِنقطاع من خلال الإشعارات أو النقرات. 
• تأكد من أنك لا تُخطط كثيرًا ليوم واحد، تُنبهك أدوات مثل Sunsama إذا كُنت قد خططت لأكثر من خمس ساعات من العمل العميق لمُساعدتك على الاِلتزام بجدول زمني واقعي.
• إذا كُنت شخصًا صباحيًا، فخطط للعمل على مهامك ذات الأولوية العالية في الصباح. 
• وينطبق الشيء نفسه إذا كنت شخصًا مسائيًا أو ليليًا، قُم بتنظيم يوم يتوافق مع أسلوب عملك وجدولك الزمني، مما يجعلك أكثر إنتاجية على المدى الطويل.

وخِـــتامًا,,,, يُتيح لك تنفيذ مصفوفة الأولويات إعادة تركيز اِنتباهك على المهام 

ذات القيمة العالية ويجعلك شخصًا أكثر فعالية وإنتاجية في العمل والمنزل. 

- يُمكن أن يُساعدك ذلك على تطوير أي شيء بدءًا من خطة الرعاية الذاتية 

وحتى المشروع الكبير التالي لفريقك، كل ذلك بينما يمنحك المزيد من الوقت لتقول 

"نعم" للأشياء المهمة حقًا.