(8) نصائح من الخُبراء لعقد اِجتماعات فردية فعالة وذات مغزى

(8) نصائح من الخُبراء لعقد اِجتماعات فردية فعالة وذات مغزى

تُعد الاِجتماعات الفردية واحدة من أهم أنواع الاِجتماعات التي يجب عقدها كمُدير للشركة.
- حيثُ تمنحك هذه الاِجتماعات الفُرصة للجلوس مع كل موظف من موظفيك ومُناقشة موضوعات 

مُهمة مثل الرضا الوظيفي وتحديثات الحالة والنمو الوظيفي والتعليقات البناءة.
وبدون حصرية فردية، من المُرجح أن يتم تجاهل المشكلات أو التغاضي عنها من قِبل أعضاء فريقك.
وسيضمن عقد هذه الاِجتماعات بانتظام أنك تفهم حقًا أداء موظفيك والخطوات التي يجب اِتخاذها 

لبناء علاقات أقوى.
في حين أن العديد من المُديرين يُمكنهم إدارة اِجتماع الفريق بشكل لا مثيل له، إلا أنهم قد يواجهون 

صعوبة في جلب نفس الطاقة والتأثير على موظفيهم الأفراد.
*وبمقال (8 نصائح من الخُبراء لعقد اِجتماعات فردية فعالة وذات مغزى)

سنُشارك أهم الخطوات المدعومة علمياً التي يُمكن أن تُساعد المُديرين في تنظيم اِجتماعاتهم الفردية 

مع التقارير وأعضاء الفريق بحيث يشعر الناس بالنشاط بدلاً من اِستنزافهم بسبب هذه الاِجتماعات 

في العام المُقبل.

أولاً: ما هي الاِجتماعات الفردية؟

الاِجتماعات الفردية "one-on-one meetings" هي اِجتماعات مُنتظمة بين المُديرين وأعضاء فريقهم.
في بعض الأحيان، تكون هذه الاِجتماعات بين المُدربين والموجهين والأقران أيضًا.
- ولكن بعيدًا عن واجبات العمل، يُمكن أن تُساعد اللقاءات الفردية المُنتظمة في توفير رؤية مفيدة 

حول تجربة الموظف.
يُمكن اِستخدام الاِجتماعات الفردية للتعرف على صحة موظفيك وخبراتهم في الشركة "من المُهم أيضًا" 

الاِستفادة منها في فُرص التطوير الوظيفي والمهني.

ثانيًا: ما هو الغرض الحقيقي من الاِجتماع الفردي؟

الاِجتماع الفردي هو حدث تقويمي مُتكرر يستخدمه المُديرون لتتبع موظفيهم الأفراد.
- يُعد تخصيص الوقت في أسبوع العمل الخاص بك للقاء كل عضو في الفريق أمرًا بالغ الأهمية 

لأن هذا يسمح لك بالتعمق في مُحادثات أكثر تفصيلاً. 

"على سبيل المثال" قد لا يتم طرح بعض القضايا التكتيكية في اِجتماع شامل، ولكن قد يكون من المُفيد 

التحدث عنها في إطار أكثر خصوصية.
ويكمن الغرض الحقيقي من اللقاءات الفردية بين الأشخاص في نقطة التقاطع بين بناء العلاقات 

والتحقق من التقدم.

*فيما يلي بعض الأسباب التي تدفعك إلى البدء في دمج المزيد من الاِجتماعات الفردية مع فريقك:

أ- توفير مساحة آمنة للأسئلة

• أحد الأسباب الرئيسية لاستضافة اجتماعات فردية هو أنها توفر لموظفيك مساحة آمنة لطرح أسئلة مفتوحة وتبادل التعليقات.
• في حين أن لديك علاقة عمل بينك وبين موظفك، فمن المُهم أن تترابط معهم كبشر دون ألقاب هرمية خيالية. 
• يُساعد الاِجتماع الفردي على تسهيل تبادل التعليقات الإيجابية والسلبية، وبغض النظر عمن أنت، فإن تلقي التعليقات البناءة أمر ضروري حتى تشهد نموًا كبيرًا.
• سواء كان اِجتماعك عبر الإنترنت من خلال الدردشة المرئية أو وجهًا لوجه، فأنت تريد أن تكون محادثتك صادقة وجذابة. 
• من خلال السماح لأعضاء فريقك بالتحدث معك حول كل ما يدور في أذهانهم، ستتمكن من إنشاء بيئة عمل ترحيبية حيث يشعرون بالاِرتياح للاِنفتاح عليك.

ب- تحقق من الأهداف والمقاييس الرئيسية
*تُعد مُراجعة أهداف الشركة والمقاييس الرئيسية على أساس فردي أمرًا مُهمًا لعدة أسباب:

• يُساعد تحديد الأهداف في الحفاظ على مُشاركة فريقك وتحفيزه وتوجهه نحو تحقيق النتائج. 
• وبدون أي أهداف مهنية، من المُرجح أن يتخلف موظفوك عن الركب ويكونون أقل إنتاجية خلال أسبوع عملهم. 
• تُعد عمليات تسجيل الوصول المُتكررة ضرورية لإبقاء الشركة على المسار الصحيح لتحقيق أهدافها، لذا فإن إجراء عمليات تسجيل فردية يجب أن يكون بالتأكيد أولوية بالنسبة لك.
• نظرًا لأنك تحتاج إلى تقييم أهداف المشروع والنتائج الرئيسية، فقد يكون هذا هو الوقت المُناسب لإجراء مُراجعة الأداء. 
• ومن خلال مُتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، ستتمكن من إجراء أي تعديلات ضرورية وفقًا لنتائجك.
• ومن خلال اِستخدام هذا الاِجتماع لمُراجعة هذه الأهداف، يُمكنك أيضًا تحديد التوقعات لمُستقبل المشروع، مما يمنح موظفيك فكرة عما يتوقع منهم تحقيقه.

ج- بناء علاقات قوية مع الموظفين

• من الشائع جدًا أن يفصل الموظفون بين حياتهم المهنية وحياتهم الشخصية، حيث تميل العلاقات المُتعلقة بالعمل إلى التخفي وراء واجهات الشركات. 
• ومع ذلك، إذا كُنت تتطلع إلى تحقيق المزيد من الإنتاجية وتعزيز معنويات الشركة، فمن المُهم أن تهدف إلى بناء علاقات أقوى مع أولئك الذين يعملون لديك.
• على غرار كيفية تطور العلاقة مع صديق، لا يُمكن أن يحدث الترابط في بيئة العمل بين عشية وضحاها. 
• يجب أن يتم ذلك في كثير من الأحيان من أجل تعزيز المُناقشات الشخصية والراحة. 
• تُعد الاجتماعات الفردية الطريقة المثالية لبناء الثقة مع أعضاء فريقك، حيث يُمكنها مُساعدتك على فهم موظفيك على مستوى شخصي أكثر.

ثالثًا: ما هي فوائد عقد اِجتماعات فردية؟

كمُدير، يُمكن أن تشعر بأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً ومرهقًا، تحدث إلى كل واحد من موظفيك على حدة. 

ومع ذلك، فإن العائد على الاِستثمار يجعل المُحادثات الفردية تستحق كل ثانية من وقتك. 

*فيما يلي بعض الفوائد العديدة التي يُمكنك توقعها من اِستضافة اِجتماعات فردية هادفة:

- بناء الثقة مع أعضاء فريقك: كُلما زاد عدد الاِجتماعات التي تستضيفها مع فريقك، زادت قُدرتك على 

التعرف على كل عضو في الفريق على المستوى الشخصي. 

قد يؤدي ذلك إلى تسهيل المزيد من التواصل المفتوح حيث يصبح موظفوك أكثر راحة في التحدث إليك.
- اِكتشف المشكلات في وقت مُبكر: إحدى أعظم مزايا الاِجتماع الفردي هي أنك قادر على تحديد 

المُشكلات ومُعالجتها في وقت مُبكر جدًا. 

بدلاً من مواجهة مشكلات الأداء لاحقًا في العملية، يُعد التعامل مع تلك المشكلات المُلحة مُسبقًا 

أمرًا ضروريًا لضمان عدم إغفال أي شيء.
- صقل مهاراتك في التدريب على التطوير المهني: كمُدير، من المهم أن تركز على مهاراتك القيادية 

وأن تدرب موظفيك. 

ليس هذا متوقعًا منك فحسب، بل إنه ضروري لنمو وتطوير الفريق الذي تقوده. 

توفر لك الاِجتماعات الفردية فُرصة فريدة لمُساعدة أعضاء فريقك على التقدم مهنيًا في حياتهم المهنية.

- تحسين مُشاركة الموظفين وإنتاجيتهم: في نهاية المطاف، ستؤدي استضافة اجتماعات فردية مُتكررة 

إلى جعل موظفيك أكثر راحة في التحدث إليك ومع بعضهم البعض. 

كُلما استضفتهم أكثر، أصبح فريقك أكثر توافقًا مع توقعات عملهم وأهدافهم وتقدمهم مما يؤدي 

إلى زيادة المحادثات المثمرة والمشاركة في مكان العمل.
- قُم بإجراء اتصالات مع مهمة شركتك: من السهل جدًا أن تشعر المهام اليومية بأنها مُنفصلة 

عن غرض مؤسستك وبيان مهمتها. 

وبالتالي، من خلال اِستضافة اجتماعات فردية مع موظفيك، ستتمكن من تكرار القيم الرئيسية 

التي تمثلها شركتك. 

في الواقع، الفرق التي تعقد اِجتماعات فردية مُنتظمة تزيد احتمالية مشاركتها ثلاث مرات.

رابعًا: نصائح أساسية لجعل الاِجتماعات الفردية ذات معنى أكبر

كيفية جعل الاِجتماعات الفردية أكثر فائدة؟

الآن بعد أن أصبحت على دراية بالفوائد العديدة التي تأتي مع اِستضافة الاِجتماعات الفردية 

فقد حان الوقت لاِستعراض بعض النصائح لجعلها أكثر فائدة. 

بقدر ما يعتمد أداء الموظف على مستويات التحفيز في المكتب، فإنه يرتبط أيضًا بتأثير الاِجتماع نفسه.
*فيما يلي بعض الطُرق لجعل اِجتماعاتك الفردية ذكرى لا تُنسى:

1) قٌم بتعيين اِجتماع مُتكرر

• لكي تكون الاِجتماعات الفردية أكثر فعالية، من المُهم عقدها بشكل مُنتظم. 
• للقيام بذلك، تذكر تحديد وقت اجتماع متكرر مع كل عضو من أعضاء فريقك. 
• سواء حدث ذلك كل أسبوع أو من خلال اجتماعات نصف أسبوعية، فإن إظهار الالتزام بتخصيص الوقت لموظفيك سيقطع شوطًا طويلًا حقًا.

2) اِستمع بنشاط

• في المُحادثة الفردية، من المهم بشكل خاص ممارسة الاستماع النشط. 
• في الاِجتماعات الكبيرة، من الشائع أن ينصرف العديد من المشاركين ويتوقفون عن الاهتمام، ومع ذلك فإن هذا النوع من الاجتماعات هو طريق ذو اتجاهين.
• كمُدير للشركة، أنت مسؤول عن معرفة وفهم العقبات وتطور العاملين لديك. 
• تذكر ألا تستمع فحسب، بل استمع إلى الأفكار التي يطرحها موظفوك على الطاولة، كُلما مارست الاستماع الفعال، كلما زاد احترامك لإظهار التقدير لتجارب عمل الآخرين.

3) كُن مُتفتح الذهن

• تدرب على تسهيل التواصل المفتوح مع أعضاء فريقك من خلال قبول التعليقات البناءة. 
• فقط لأنك في منصب أعلى من من حولك، لا يعني أنه لا يوجد مجال للتحسين. 
• من خلال كونك مُنفتحًا على آراء وقيم من حولك، ستكون مُجهزًا جيدًا لقيادة الفريق بشكل أكثر فعالية.
• قد ترغب في التفكير في إرسال تقرير قيادي اعرض النموذج ليملأه موظفوك بمجرد اِستضافة ما يكفي من الاجتماعات الفردية. 
• ومن خلال جمع المزيد من التعليقات من تلك الاِجتماعات، ستتمكن من دمج التغييرات في أسلوب إدارتك مما يفيد بقية الفريق.

4) تعزيز المعنويات من خلال اِستضافة لقاءات فردية ذات مغزى

• لا يكتمل مكان العمل دون التطوير الوظيفي، كما أن اِستضافة اجتماعات فردية فعالة هي أفضل طريقة لتدريب موظفيك بشكل عضوي. 
• لا تُساعد هذه المناقشات الخاصة فقط على منع ظهور العقبات دون سابق إنذار، ولكنها تسمح لك أيضًا ببناء علاقات قوية وتمكين فريقك.
• توفر الاِجتماعات الفردية مساحة مفتوحة لأعضاء الفريق لمناقشة التحديات وتقديم تحديثات الحالة وحل المشكلات دون مساعدة أفراد آخرين. 
• سيظهر كل وقتك المُخصص أثناء قيام أعضاء فريقك بتحسين التواصل وتقديم التعليقات وتبادل الأفكار حول الحلول المحتملة للمشكلات داخل الفريق.
• ستُلاحظ بالتأكيد تحولًا في فريقك، لأنهم سيبدأون في تحمل المزيد من المسؤولية عن المهام التي يحتاجون إلى إكمالها. 
• بشكل عام، تعمل الاِجتماعات الفردية على تحسين السلامة النفسية لفريقك، وإنتاجيته، وأدائه، مما يجعل مهمتك في إدارتهم أسهل بكثير.

5. ضبط النغمة

• إن البدء مُباشرة في نقاط الحديث الخاصة بك يُمكن أن يفاجئ الشخص الآخر. 
• بدلاً من ذلك، اِبدأ ببعض الأسئلة التمهيدية غير الرسمية لمُساعدتك على الاِسترخاء والإشارة إلى أن اِجتماعك هو مكان آمن وودود. 
• إنها فكرة جيدة الإشارة إلى هدف الاِجتماع خلال الدقائق القليلة الأولى أيضًا، بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة.

6. اِبحث عن التوازن الصحيح للأصوات

• نادراً ما تكون الاِجتماعات مُثمرة عندما يقوم شخص واحد بالحديث كله. 
• من الذي يجب أن يقود المُحادثة يعتمد بشكل كبير على هدف وموضوع الاِجتماع، ولكن من الناحية المثالية يجب أن يكون هناك توازن بين كلا الصوتين.

7. قُم بإنشاء نقاط عمل واضحة

• لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من اِنتهاء الاِجتماع دون التوصل إلى أي نوع من القرار أو الخطوات التالية المتفق عليها. 
• لا تنتقل إلى نقطة الحديث التالية إلا إذا توصلت إلى نوع من الاستنتاج، حتى لو كان الاستنتاج هو "دعونا نتناول هذا الموضوع مرة أخرى هذه المرة في الأسبوع المقبل".

8. تسجيل وتحليل البيانات

• هل يُشارك كل فرد في فريقك في لقاءات فردية مُنتظمة؟ ما هي أنواع المحادثات التي تحدث على أساس أسبوعي، نصف شهري، شهري وربع سنوي؟. 
• يُمكن أن تساعدنا الإجابات على هذه الأسئلة في بناء صور أوضح لثقافة الشركة ومشاركة الموظفين، وتحديد الأشخاص الذين قد لا يحصلون على الدعم الذي يحتاجون إليه، والمعرضون لخطر المُغادرة.

الخُلاصــــة,,,,, تُعد الاِجتماعات الفردية من بين أقوى الأدوات المُتاحة للمُديرين والقادة. 

فهي لا تُساعدك فقط على بناء علاقات قوية مع موظفيك، ولكنها توفر فرصة لتحقيق الأهداف 

وتبادل التعليقات، وتحديد المشكلات، وطرح الأسئلة المهمة التي قد لا يتم طرحها. 

- سواء كُنت تخطط لعقد اِجتماع فردي مع قسم الموارد البشرية أو اللحاق بمرؤوسيك 

المُباشرين أو مديرك، فإن نصائحنا ستُساعدك في جعل هذا الاِجتماع أكثر فائدة.