كيفية الحصول على ردود الفعل من موظفيك بطريقة إحترافية؟!

كيفية الحصول على ردود الفعل من موظفيك بطريقة إحترافية؟!

يُعد جمع تعليقات الموظفين جُزءًا أساسيًا من الحفاظ على صحة فريقك ونموه كمُدير. 

سواء كانت تعليقات إيجابية أو سلبية أو بناءة، تُتيح لك قنوات الاِتصال الفعالة مُتابعة ما يُمكّن 

أو يعيق نجاح فريقك وسعادة الموظفين بشكل عام.
- عندما تقوم بجمع المُلاحظات، يُمكنك تقديم الدعم وإعادة تنظيم أهداف الفريق وأولوياته. 

هذا ما يميز القائد الجيد عن القائد العظيم: أن يكون منفتحًا وقابلاً للتكيف مع احتياجات فريقك 

وأن يجعل رضا الموظفين أولوية.
*وبمقال (كيفية الحصول على ردود الفعل من موظفيك بطريقة إحترافية؟!)

سنُناقش أهمية التعليقات الواردة من الموظفين وأهم خطوات تلقي تعليقاتهم في بيئة العمل.

أولاً: لماذا من المُهم الحصول على آراء الموظفين؟

يُمكن أن تُساعد التعليقات المنتظمة من الموظفين الإدارة على تحسين سير العمل والسياسات لخلق 

قدر أكبر من رضا الموظفين، يُمكن أن يُساعدك البحث عن آراء الموظفين في ما يلي:
- الاِتصالات المفتوحة: إن طلب التعليقات من الموظفين بشكل منتظم يمكن أن يعزز بيئة تتسم 

بالتواصل المفتوح، مما قد يؤدي إلى ثقافة عمل أفضل.
- التحسين كمدير: يُمكن أن تساعدك تعليقات الموظفين على النمو في حياتك المهنية من خلال 

تحسين مهاراتك القيادية.
- حل المشكلات: يُمكنك استخدام التعليقات التي تحصل عليها من الموظفين لتحسين حل المشكلات 

في مكان العمل.

- زيادة الإنتاجية: قد يكون لدى الموظفين أفكار حول طرق لتوفير الوقت في وظائفهم 

لذا يمكن أن تساعدك ملاحظاتهم على زيادة الإنتاجية.
- تقليل مُعدل دوران الموظفين: الموظفون الذين يشعرون بالتقدير في وظائفهم هم أقل عرضة للمُغادرة. 

يُمكنك تقليل معدل دوران الموظفين من خلال الرد على تعليقات الموظفين.
- خلق الدافع: زيادة الرضا الوظيفي يُمكن أن تزيد أيضًا من تحفيز الموظفين لتحسين أدائهم.
- تحسين ثقافة مكان العمل: يُمكنك الاستجابة لملاحظات الموظفين من خلال تسهيل التغييرات 

في ثقافة مكان العمل.

ثانيًا: (8) طُرق لجمع آراء الموظفين

8 طُرق لجمع آراء الموظفين

هُناك سر لبناء تجربة أقوى للموظفين تُمكنك من الاحتفاظ بالقوى العاملة لديك: تعليقات الموظفين. 

فكر في الأمر، إذا كُنت تريد معرفة كيفية تحسين تجربة الموظف ومنع الأشخاص من القفز من السفينة 

فمن يُمكنه تقديم إرشادات أفضل من موظفيك؟
*فيما يلي ثماني طُرق لجمع تعليقات الموظفين، حتى تعرف ما سيتطلبه الأمر لتحسين تجربة الموظف 

لديك وتعزيز الاِحتفاظ به:

1. اِستبيانات الموظفين الجُدد
تُعتبر أول 90 يومًا للموظف في وظيفة جديدة أمرًا بالغ الأهمية لمشاركته ورضاه بشكل عام. 

- أرسل لهم استبيانًا للموظفين الجُدد خلال هذه الفترة للتعرف على تجربة الموظفين المُبكرة. 

سترسل بعض الشركات استبيانًا بعد 30 و60 و90 يومًا لقياس تجربة الموظف الجديد 

بينما قد ترسل شركات أخرى استبيانًا واحدًا بعد 90 يومًا. افعل ما هو أكثر منطقية بالنسبة لبرنامج 

تأهيل موظفيك وثقافة الشركة.
- اِطرح أسئلة تتعلق بما إذا كان الموظف الجديد يشعر بالترحيب في الفريق، وكيف يستقر وما إذا كان 

يعتقد أن أهدافه معقولة. 

قُم بتحديث هذا الاستطلاع بينما تقوم بجمع التعليقات من خلال وسائل أخرى. 

"على سبيل المثال" إذا كانت بيانات استبيان الخروج الخاص بك تشير إلى أن العلاقات السيئة 

مع المديرين هي المسؤولة عن ارتفاع معدل دوران الموظفين لمدة 90 يومًا، فتأكد من سؤال 

الموظفين الجُدد عن علاقات المديرين.

2. اِستطلاعات مُشاركة الموظفين
تُعد اِستبيانات مشاركة الموظفين السنوية - أو حتى نصف السنوية أو ربع السنوية - طريقة رائعة لجمع 

كميات كبيرة من تعليقات الموظفين مرة واحدة. 

- غالبًا ما تكون هذه الأمور شاملة تمامًا، وتركز على أي شيء وكل شيء يمكن أن يؤثر على رضا 

الموظفين ومشاركتهم والاحتفاظ بهم.
قُم بتحسين معدلات الإكمال لديك من خلال التواصل مع موظفيك حول سبب إجراء الاستبيان والتأكد 

من أن التعليقات مجهولة المصدر. 

إن مُشاركة النتائج والتصرف بُناءً على التعليقات يُمكن أن يضمن تلقي الاِستطلاعات بشكل جيد.

3. مسوحات النبض
تُعتبر الاِستطلاعات النبضية أقصر بكثير وأسرع في إكمالها من استطلاعات مشاركة الموظفين 

ويُمكن إجراؤها بشكل مُتكرر. 

ستقوم بعض الشركات بإجراء استطلاعات Pulse أسبوعيًا باستخدام 1-3 أسئلة، بينما قد تقوم شركات 

أُخرى بإجرائها شهريًا باستخدام 4-5 أسئلة.
- يُمكن أن تكون هذه فرصة رائعة للحصول على نبض منتظم بشأن رضا الموظفين والاستماع إلى 

التعليقات في الوقت المناسب. 

يُعد صافي نقاط الترويج للموظف طريقة سهلة للبدء. 

اِسأل ببساطة: "على مقياس من 1 إلى 10، ما مدى احتمالية أن توصي بالعمل في [الشركة] لصديق 

أو أحد أفراد العائلة؟" اُطلب من الموظف اختيار رقم بين 1-10، ثم اترك مربع تعليق أدناه 

يسأل "لماذا أعطيتنا هذا التقييم؟" يُمكن أن يوفر هذا السؤال المفتوح العديد من التعليقات المفيدة 

في الوقت الفعلي تقريبًا، بدلاً من انتظار سماعها بعد استطلاعات المشاركة.
- ويُمكن أيضًا استخدام المسوحات النبضية لتتبع التقدم المحرز في المبادرات الرئيسية.

"على سبيل المثال" إذا كُنت تتناول تعليقات حول عدم التقدم الوظيفي، فاِستخدم اِستطلاعات Pulse 

الخاصة بك لمعرفة ما إذا كانت مُبادراتك قد حققت الهدف.

4. البقاء في المُقابلات
تُعد المُقابلات الدائمة طريقة رائعة لجمع التعليقات من أفضل الموظفين لديك، حتى تتمكن من الاِحتفاظ 

بها بشكل أفضل. 

- يجب على مديريهم الجلوس معهم لمعرفة ما يعجبهم أكثر وأقل في وظائفهم، وما الذي يبقيهم في شركتك 

وما الذي قد يشجعهم على التفكير في فرص أخرى.

- يُمكن استخدام نتائج هذه المقابلات لإنشاء "خطط إقامة" لأفضل الموظفين لديك، وينبغي عليهم تحديد

فُرص التدريب والتقدم، ومعالجة أي ملاحظات أخرى تتم مناقشتها. 

"على سبيل المثال" قد يُعرض على أحد الموظفين ذوي الأداء العالي الذي ذكر أنه سيغادر للحصول 

على فرصة عمل عن بُعد، خيار العمل من المنزل، حتى لو لبضعة أيام فقط كل أسبوع. 

- وبطبيعة الحال، يمكن أيضًا تطبيق هذه التعليقات على مستوى الشركة لوضع سياسة رسمية للعمل 

من المنزل لجميع الموظفين.

5. مُراجعة المواقع
لن يقوم بعض الموظفين مطلقًا بمشاركة تعليقاتهم مباشرة مع أصحاب العمل، ولكن قد يشاركونها 

على مواقع المراجعة "من المُهم مراقبة هذه المواقع حتى لا تفوت تعليقات الموظفين المهمة".
- قُم بالمطالبة بصفحة صاحب العمل الخاصة بك واشترك للحصول على التنبيهات "حيثما أمكن" 

لرؤية التعليقات من موظفيك الحاليين والسابقين عند مشاركتها.

6. المديرين
المُديرون موجودون في الخطوط الأمامية، مطلعون على تعليقات الموظفين الرسمية وغير الرسمية. 

- إنهم يسمعونها خلال الاجتماعات الفردية، وفي اجتماعات الفريق، وفي محادثات مبردات المياه. 

وقد يكون لديهم أيضًا مشاعر داخلية حول ما يحفز الرضا والاحتفاظ والمشاركة والإنتاجية في فرقهم 

وما الذي يعيق ذلك.
- أبقِ خطوط التواصل مفتوحة مع مديريك، وأخبرهم بوضوح أنه لا يوجد أي تعليق غير مهم. 

7. صندوق اِقتراحات الموظفين
في عالم الابتكار الرقمي، لا يزال صندوق اقتراحات الموظفين ذو الطراز القديم يحتل مكانًا مهمًا. 

- قد يكون الموظفون حذرين من مشاركة تعليقاتهم الصادقة من خلال وسائل أخرى، خوفًا من الانتقام. 

يسمح لهم مربع الاقتراحات بترك تعليقات مجهولة المصدر بدون بصمة رقمية.
- ضع الصندوق في مكان يسهل الوصول إليه، ولكن ليس في المكان الذي يتجمع فيه الناس. 

"على سبيل المثال" يُمكن للموظفين وضع ملاحظاتهم في صندوق في مكتب الاستقبال في طريقهم 

إلى المنزل، لكنهم قد يشعرون بعدم الارتياح إذا كان الصندوق في غرفة استراحة مستخدمة بكثرة.

8. الخروج من المُقابلات
تُعد مُقابلة الخروج في الأساس فُرصتك الأخيرة لجمع تعليقات الموظفين قبل أن تصل إلى مواقع 

مُراجعة أصحاب العمل. 

- قد يكون لدى الموظفين سبب رئيسي واحد للمُغادرة مثل "فُرصة للنمو الوظيفي" ولكن يُمكن أن 

تُساهم العديد من العوامل الأُخرى في قرارهم بالمُغادرة. 

اِسأل الموظفين المُغادرين مُباشرة عن رأيهم في مُديرهم، والتعويضات، والمزايا، وديناميكيات الفريق 

وفُرص النمو "وأي شيء آخر ترغب في معرفته".

ثالثًا: كيفية الحصول على ردود الفعل من الموظفين؟!

*فيما يلي قائمة بالخطوات التي يُمكنك اِتخاذها للحصول على تعليقات من الموظفين:

1. اِبحث عن طريقة للتغذية الراجعة
الخطوة الأولى للحصول على تعليقات الموظفين هي إيجاد طريقة لطرح الأسئلة. 

*وفيما يلي بعض الخيارات للحصول على التعليقات:
- مُراجعات الأداء: يُمكنك أن تطلب من كل موظف نفس مجموعة الأسئلة للحصول على تعليقات 

عند إجراء مراجعات الأداء.
- الاِستطلاعات: يُمكن أن تُساعدك الاِستطلاعات المُنتظمة والمجهولة في الحصول على تعليقات صادقة.
- اِجتماعات الفريق: التخطيط لتلقي التعليقات أثناء اجتماعات الفريق يمكن أن يوفر لك اِقتراحات قيمة 

حول طرق تحسين سير العمل.

2. اِبحث عن التردد
إن تكرار حصولك على تعليقات من الموظفين هو شيء آخر يُمكنك أخذه بعين الاعتبار. 

قد يعتمد طول الاِستطلاع وتكراره على الشركة، ولكن ضع في اِعتبارك كيفية تفاعل الموظفين 

مع طول طلبات التعليقات أو تكرارها.
-  إن طلب الرد على الاِستبيان مرة واحدة سنويًا قد يجعل من الصعب عليك جمع تعليقات قابلة 

للتنفيذ لأن الموظفين قد ينسون المشكلات التي واجهوها في وقت سابق من العام. 

إن طرح بعض الأسئلة شهريًا حول الشركة أو عملية الإدارة يُمكن أن يعطي الموظفين اِنطباعًا 

بأنك تُريد اِستخدام مُلاحظاتهم لإجراء تغييرات إيجابية.

3. اُكتب الأسئلة
الخطوة التالية للحصول على تعليقات من الموظفين هي كتابة الأسئلة. 

اِسأل كل موظف نفس مجموعة الأسئلة حتى تتمكن من إنشاء مقاييس من مُلاحظاتهم.
"على سبيل المثال" إذا قُمت باِستطلاع رأي كل موظف بمجموعة مُختلفة من الأسئلة، فقد يكون لديك 

تعليقات قيمة ولكن قد يكون من الصعب تحديد عدد الأشخاص الذين يواجهون نفس المشكلات. 

بدلاً من ذلك، يُمكنك أن تسأل كل موظف نفس الأسئلة المفتوحة وإنشاء مقاييس من إجاباتهم 

مثل "40٪ من الموظفين راضون عن نظام الكمبيوتر الجديد".
*فيما يلي بعض نماذج الأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفين عندما تبحث عن تعليقات:

• ما الأحداث التي وقعت في الشهر الماضي كان من المُمكن أن تسير بشكل أفضل؟ تُتيح مثل هذه الأسئلة للموظفين مُراجعة عملهم لتحديد الطُرق التي يُمكنهم من خلالها تحسينها.
• هل تشعر بأنك عضو مهم في فريقنا؟ هذا السؤال يمكن أن يعطي الإدارة فكرة عن معدل رضا الموظفين.
• كيف يمكننا تحسين عملياتنا لتكون أكثر كفاءة؟ يمكن للموظفين تقديم المشورة بشأن طرق تحسين عمليات الأعمال.
• ما هي القيم التي تريد أن تعكسها ثقافة شركتنا أكثر؟ يمكن أن تساعد الإجابات على هذا السؤال المديرين على تحسين الثقافة في مكان العمل.
• ما الذي يمكن للإدارة فعله لتوضيح التوقعات للموظفين؟ يمكن للتوقعات الواضحة أن تسمح للموظفين بالوصول إلى أهدافهم بشكل أسرع. يرتبط هذا السؤال أيضًا بثقافة مكان العمل لأن التوقعات الواضحة يمكن أن تكون علامة على التواصل المفتوح.
• هل هناك أي شيء يمكن للشركة القيام به لمساعدتك على تحسين وظيفتك؟ وهذا يمكن أن يسمح للمديرين بالتعرف على الطرق التي يمكنهم من خلالها دعم فرقهم بشكل أفضل.

4. الرد على ردود الفعل
بمُجرد حصولك على تعليقات من اِستبيان رضا الموظفين "على سبيل المثال" يُمكنك الرد على آرائهم 

بالتغييرإلى سياسات أو عمليات مكان العمل. 

إن الطريقة التي يستجيب بها المُديرون للتعليقات هي ما يمكن أن يجعل استجابات الموظفين ذات قيمة 

بالنسبة للشركة. 

يُمكن للمُديرين عرض التعليقات كاقتراح لطرق النمو والتحسين. 

*فيما يلي بعض الأمثلة على مقاييس تعليقات الموظفين وطرق الاستجابة لها:
ذكر غالبية الموظفين أن عملية معينة كان من الممكن أن تسير بشكل أفضل في الشهر الماضي.
يمكن لنتائج كهذه أن تسمح للمديرين بالتعاون مع الموظفين حول طرق تحسين العمليات.
- قال أربعون بالمائة من الموظفين أنهم يشعرون بالتقدير.
ردود الفعل مثل هذه يمكن أن تسمح لك بإيجاد استراتيجيات لجعل الموظفين يشعرون بتقدير أكبر. 

يُمكنك أن تطلب رؤى محددة حول رضا الموظفين لتشكيل خطة لتحسين هذا المقياس.
-  واِقترح ثلث الموظفين طرقًا لزيادة الكفاءة.
يُمكن أن يساعد هذا النوع من الاستجابة المديرين على تنفيذ مهام سير عمل أكثر إنتاجية.
يُريد عدد قليل من الموظفين أن تعكس قيم الشركة المزيد من الشمولية.
يُمكنك استخدام هذا المقياس لإعادة النظر في سياسات مكان عملك.
- يعتقد ثلاثة من كل أربعة موظفين أن توقعات الإدارة واضحة.
هذه فُرصة للإدارة للحصول على مزيد من التعليقات حول الطُرق التي يُمكن للإدارة من خلالها 

توضيح توقعات الموظفين.
- طلب ربع الموظفين عقد المزيد من الاجتماعات الفردية لمساعدتهم على تحسين وظائفهم.
يُشير هذا النوع من الاستجابة إلى ممارسة ملموسة يمكن للمديرين تنفيذها للمساعدة في تحسين 

رضا الموظفين وأدائه.

وخِــــتامًا,,,,, تُعد تعليقات الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لصياغة تجربة اِستثنائية للموظفين 

وتعزيز الاحتفاظ بهم. استخدم أكبر عدد ممكن من هذه الأدوات لضمان أن تكون تعليقات 

موظفيك شاملة، ثم تصرف بناءً عليها.
- العُمال الذين يقولون إن صاحب العمل يتصرف بناءً على تعليقاتهم هم أكثر عُرضة 

للبقاء في الشركة بأربعة أضعاف من الموظفين الذين لا يعتقدون أن تعليقاتهم تغير أي شيء.
- يُمكن أن تساعدك تعليقات الموظفين على تعزيز الاِحتفاظ بهم في مشهد المواهب التنافسية 

ولكن فقط إذا كُنت تستخدمها لبناء مكان عمل أفضل.