(10) قوانين يجب أن تعرفها لتحسين إنتاجيتك الشخصية في العمل!

(10) قوانين يجب أن تعرفها لتحسين إنتاجيتك الشخصية

يتعرض المُحترفون المعاصرون للقصف بالأخبار والعمل والإشعارات في كل لحظة اِستيقاظ تقريبًا.
مع وجود الكثير من التنافس لجذب اِنتباهك، قد يكون من الصعب مواكبة الأهداف المُحددة والمهام اليومية.
- تدعي العديد من أدوات إدارة الوقت وتطبيقات الإنتاجية أنها تُساعد في الإنتاجية، ولكنها سُرعان 

ما تُنسى عندما تنزلق مُجددًا إلى العادات اليومية وتُصبح مرهقًا بكل الأشياء التي يتعين عليك القيام بها.

*وخلال مقال (10 قوانين يجب أن تعرفها لتحسين إنتاجيتك الشخصية في العمل!)

سنُشارك أهم النصائح الإنتاجية لإنجاز الأمور في عملك وحياتك الشخصية.
- سنُشاركك ما يعنيه أن تكون شخصًا مُنتجًا وحيلًا لإنجاز الأمور في وقت أقل وكيفية قياس إنتاجيتك 

وتحسينها لضمان إحراز تُقدم في الأشياء التي تهمك.

أولاً: ما هي الإنتاجية الشخصية؟

الإنتاجية الشخصية "Personal productivity" هي الطريقة التي تُنظم بها مسؤولياتك وأهدافك 

وروتينك لإكمال المهام الأكثر أهمية بكفاءة واِستمرار.
- إنه مبني على أنظمة الإنتاجية التي اِخترتها والتي تُساعدك على تحديد أولويات ما هو مُهم لنجاحك 

مع ما يشبه التوازن.
- يعرّف رايان فولر في كتابه "مفارقة الإنتاجية في مكان العمل" الصادر عن هارفارد بزنس ريفيو 

الإنتاجية بأنها القيمة المنتجة مقسومة على الموارد (التكلفة أو الوقت) المطلوبة.
وهذا يعني أن الإنتاجية الشخصية هي أكثر بكثير من مُجرد إكمال المهام؛ إنها قيمة المهام التي تنجزها 

مُقارنة بالوقت والمال الذي تنفقه عليها.
- لزيادة الإنتاجية الشخصية، من الضروري قياس المبلغ الذي تنفقه على مهامك المختلفة للتأكد 

من توافقه مع ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك:

• الإنتاجية لا تقتصر فقط على الاِنشغال أو القيام بالأشياء؛ يتعلق الأمر بإنجاز الأمور بشكل جيد.
• لتحقيق مستويات إنتاجيتك الشخصية وتحسينها، تحتاج إلى تنظيم نفسك أول شيء في الصباح، وتحديد أولويات المهام، وتتبع تقدمك ومقدار الوقت الذي تقضيه بشكل مُنتج.
• هُناك العديد من الطُرق أو الأنظمة التي يُمكنك اِستخدامها لتحسين الإنتاجية الشخصية، بما في ذلك تحديد الأهداف وتفويض المسؤوليات وتحديد الوقت وجدولة وقت الفراغ للأنشطة الشخصية.
• "على سبيل المثال" لكي تكون في أفضل حالاتك، تحتاج إلى جدولة الوقت في مُخططك الرقمي أو تطبيق إدارة المهام، أو التقويم المادي أو الورقي للتركيز على رعايتك الذاتية.
• يُمكن أن يُساعدك اِستخدام أدوات الإنتاجية الشخصية أو تطبيق الإدارة الرقمية في تنظيم حياتك وتحديد الأهداف وإنشاء عادات إنتاجية مثل الحصول على قسط كافٍ من النوم وتناول الطعام بشكل جيد ومُمارسة الرياضة باِنتظام والاِستمتاع بالأنشطة الترفيهية.
• هذه خطوة إنتاجية مُهمة، ومن خلال جعل أدوات الإنتاجية الشخصية هذه في حياتك، ستكون أفضل ما لديك وستؤدي أداءً أفضل. عندما تؤدي أداءً أفضل، سيتم إنجاز المزيد من الأشياء.

ثانيًا: لماذا تُعتبر الإنتاجية الشخصية مهمة؟

الإنتاجية الشخصية مهمة لأنها تساعدك على أن تكون أكثر فعالية في العمل والحياة كل يوم أو أسبوع.

يُمكنك إكمال المهام وإنجاز الأمور عندما تستخدم وقتك بحكمة.
يجب أن تكون منتجًا لقضاء وقتك بفعالية، ويجب أن تكون فعالاً للاستفادة من أساليب إدارة الوقت.
- عندما لا تستخدم نظامًا أو طريقة أو تطبيقًا إنتاجيًا شخصيًا، فلن يكون لديك بيانات تساعدك 

على جدولة مهامك أو تحسين عاداتك؛ وهذا يعني أن تتبع الوقت سيكون صعبًا وسيكون من الصعب 

تحديد الأهداف أو التركيز على مشروعك الأكثر إلحاحًا.

عندما تكون منتجًا، ستستخدم أساليب أفضل لإدارة الوقت ولن تضيع الكثير من الوقت في محاولة 

مُعالجة مهام متعددة في وقت واحد. سيسمح لك هذا بتوفير الوقت والتركيز على ما هو عاجل 

"مما يعني أن الإنتاجية الشخصية ضرورية لعيش حياة سعيدة ومُرضية".
الإنتاجية الشخصية تمكنك من إنجاز المهام بسرعة وكفاءة، والحصول على وقت فراغ كافي 

لمُمارسة الأنشطة الترفيهية. وهذا يجعل الإنتاجية الشخصية مهمة مهمة كل يوم أو أسبوع.
- يُساعدك على توفير الوقت والطاقة ويجعلك أكثر نجاحًا في كل ما تفعله. 

إذا كُنت لا تنجز الأمور، فقد يكون السبب هو أنك لا تعرف نسبة إنتاجيتك الشخصية أو أنك تفتقر 

إلى مهارات الإنتاجية الشخصية.

ثالثًا: كيف يُمكنك قياس الإنتاجية الشخصية؟

يُعد قياس الإنتاجية الشخصية أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد ذلك أكثر إنتاجية.
هناك العديد من الأساليب والأنظمة والطرق لقياس الإنتاجية الشخصية، ويُمكنك اِستخدام طريقة 

القلم والورقة أو يمكنك قياس إنتاجيتك الشخصية باستخدام تطبيق رقمي.
- يُعد تتبع الوقت أحد أهم جوانب قياس الإنتاجية الشخصية. يمكنك تتبع نشاط واحد ومقدار الوقت 

الذي قضيته فيه "على سبيل المثال".
- يُمكنك عرض عدد المرات التي استخدمت فيها التقويم الخاص بك لحظر الوقت. 

عند اِستخدام نظام لقياس الإنتاجية الشخصية، مثل مصفوفة أيزنهاور، يمكنك جدولة فترة زمنية لكل 

مُهمة عاجلة؛ إن وجود نظام مثل Eisenhower Matrix سيساعد في تتبع الوقت ويمنحك تمثيلاً مرئيًا 

لما تحتاج إلى التركيز عليه كل يوم.
*وتتضمن الأمثلة الأخرى للطرق التي يُمكنك اِستخدامها لقياس الإنتاجية الشخصية ما يلي:

• اُنشر مُلاحظة لاصقة كتذكير مرئي لما تحتاج إلى التركيز عليه كل يوم: يعد اِستخدام الملاحظات اللاصقة نظامًا بسيطًا ولكنه فعال لأولئك الذين يرغبون في إنشاء طريقة بالقلم والورق كأداة لإدارة الوقت.
• كم مرة أدت عوامل التشتيت إلى عرقلة إنتاجيتك: يُمكن أن يشمل ذلك مقدار الوقت الذي قضيته على وسائل التواصل الاجتماعي أو الاجتماعات التي حضرتها ولم تكن ضرورية.
• عدد المشاريع أو المهام المُكتملة: إذا أكملت مهامك باستمرار، فهذا يعني أن نظام الإنتاجية لديك يعمل بشكل جيد.
• كم عدد العروض التي تقوم بإنشائها وعدد المبيعات التي تجلبها: يجب أن تؤدي الإنتاجية إلى أهداف محددة تريد تحقيقها، والتي تتضمن أهداف الإيرادات.
• عدد الساعات التي تعملها يوميًا ومقدار الوقت الذي تقضيه في المهام الإنتاجية: إن الانشغال لا يعني دائمًا أن تكون منتجًا "ما تنجزه هو أكثر أهمية من الساعات التي تعمل فيها".
• مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام غير مهمة: يجب أن تكون أهدافك هي تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام غير المهمة "اهدف إلى تفويض أكبر عدد ممكن من هذه المهام".
• متوسط مقدار الوقت الذي تقضيه في مهمة معينة: إذا استغرقت المهمة وقتًا أطول مما خططت له، فاكتشف السبب "في بعض الأحيان، قد يعني ذلك أنك لم تسمح بالوقت الكافي للمهمة".
• ما هي نوعية عملك: هل أنهيت جميع المهام الموكلة إليك؟ كم من الوقت استغرق منك إنجاز المهمة؟
• عدد المرات التي فشلت فيها في الالتزام بالمواعيد النهائية: هل لديك أسباب لعدم المواعيد النهائية؟

إذا كنت تتطلع إلى تحسين إنتاجيتك الشخصية، فستساعدك هذه المقاييس 

في تحديد المكان الذي تستثمر فيه وقتك وطاقتك

رابعًا: كيف يُمكنك تحسين إنتاجيتك الشخصية في العمل؟

كيف يُمكنك تحسين إنتاجيتك الشخصية؟

يستخدم العديد من الأشخاص برامج الإنتاجية ولكن للحصول على أقصى اِستفادة من التطبيق 

ستحتاج إلى اِستراتيجية متكاملة لتطوير المنتج. 

- يوفر نظام الإنتاجية إطارًا لإدارة الوقت وتحديد أولوياتك مما يجعل وظيفتك حقيقة من خلال تنفيذ مهامك. 

قُم بإدراج بعض تقنيات الإنتاجية الشائعة التي يقبلها العديد من الأشخاص الذين يسعون جاهدين 

لتحقيق إنتاجية أفضل.
- هُناك العديد من الطرق لتحسين الإنتاجية الشخصية، بما في ذلك تحديد الأهداف، والتخطيط للمستقبل 

والتفويض، وتحديد الأولويات، وإدارة الانحرافات.

• تحديد الأهداف يساعدك على التركيز على ما يجب القيام به. 
• يُتيح لك التخطيط الاستعداد للمشاريع القادمة ويساعد في إنجاز الأمور. 
• التفويض يعني إسناد مسؤوليات محددة للآخرين. 
• يُتيح لك تحديد الأولويات تحديد الأمور الأكثر أهمية والتخلص من الأنشطة غير الضرورية. 
• إدارة عوامل التشتيت تمنعك من تشتيت انتباهك بأشياء غير مهمة.

عندما تشعر بالإرهاق، خذ وقتًا للتخطيط ليومك ثم خصص 15 دقيقة كل صباح لمراجعة جدولك 

وتحديد أولويات مهامك. 

اِهدف أيضًا إلى تفويض مهمة واحدة على الأقل أسبوعيًا لشخص آخر. 

عندما تجد نفسك مشتتًا، توقف عما تفعله وركز طاقتك على الأمور الأكثر أهمية.
*هناك العديد من الطرق لتحسين الإنتاجية الشخصية، وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك 

على أن تُصبح أكثر إنتاجية:

- تحديد الأولويات: قم بإعداد قائمة بكل ما عليك القيام به كل يوم ثم قُم بترتيبها حسب الأولوية 

على أساس الأهمية "يُساعدك هذا على الحفاظ على تركيزك وتجنب الإرهاق".
- حدد الأهداف: اكتب أهدافًا يومية وأسبوعية وشهرية وسنوية محددة. 

ويجب أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق، عند تحديد الأهداف، يجب أن تُحفزك 

على العمل بجدية أكبر وتحقيق المزيد. 

اِستخدم الملاحظات اللاصقة كتذكير مرئي بالأهداف التي تريد تحقيقها.
- التركيز على الجودة أكثر من الكمية: لا تحاول أن تفعل الكثير في وقت واحد. 

بدلًا من ذلك، خصص قدرًا معينًا من الوقت كل يوم لإكمال المشاريع المهمة.
- كُن مُنظمًا: إنشاء نظام لإدارة وقتك وتحديد أولويات مهامك. 

اِستخدم التقويم أو مدير المهام أو دفتر الملاحظات للاحتفاظ بالملاحظات وتتبع تقدمك ونشر انتصاراتك.
- خُذ فترات راحة: كل ساعة أو ساعتين، خذ قسطًا من الراحة والاسترخاء، يُتيح لك القيام بذلك 

إعادة شحن طاقتك، حتى تتمكن من التركيز على مهمتك التالية.

- كافئ نفسك: امنح نفسك مكافآت صغيرة عندما تصل إلى المعالم الرئيسية. 

"على سبيل المثال" اِمنح نفسك مكافأة بعد الانتهاء من مشروع ما أو كتابة عدد معين من الكلمات.
- اِستمر في التعلم: اقرأ الكتب، وشاهد مقاطع الفيديو، واحضر الاجتماعات أو الندوات واِنضم 

إلى مجتمعات التواصل الاجتماعي. 

ما الذي يعمل بشكل جيد وما الذي تحتاج إلى تغييره "تعلم أشياء جديدة يبقيك حادًا ويحسن مهاراتك".
- إيجاد التوازن: اعمل بجد والعب بجد، وازن بين حياتك المهنية وحياتك الشخصية. 

اِستمتع وقضاء بعض الوقت مع الأصدقاء والعائلة.
- الحصول على قسط كاف من النوم: الحرمان من النوم يجعلك متعبًا وغير مركز. 

اذهب إلى الفراش مبكراً واستيقظ مبكراً، بالإضافة إلى ذلك الحد من تناول الكافيين. 

حيثُ يُسبب الكافيين القلق والتوتر، مما يجعل النوم أكثر صعوبة.
- اِتمرن باِنتظام: ممارسة التمارين الرياضية بانتظام تعزز الطاقة وتزيد التركيز وتقلل من التوتر. 

اِختر الأنشطة التي تستمتع بها وتجدها مريحة.

خامسًا: ما هي أمثلة الإنتاجية الشخصية؟

لا تقتصر الإنتاجية الشخصية على إنجاز الأمور فحسب، بل إنها تؤثر على العديد من جوانب الحياة 

بما في ذلك الصحة الشخصية والعلاقات والشؤون المالية والتقدم الوظيفي وتحسين الذات.
*وفيما يلي بعض الأمثلة على الإنتاجية الشخصية:

1. أن تكون منظمًا وفعالًا في العمل.
2. إنجاز الأمور بسرعة.
3. إحراز التقدم نحو تحقيق الأهداف.
4. إدارة وقتك بشكل جيد.
5. تحسين مهاراتك ومعرفتك.
6. الاعتناء بنفسك.
7. اتباع عادات صحية.
8. القيام بالأشياء التي تستمتع بها.
9. إيجاد التوازن بين العمل والترفيه.
10. معرفة ما هي أولوياتك وما يجب أن تقول لا له.

وخِــــتامًا,,,, أن تكون مُنتجًا الآن يعني أن تكون قادرًا على العمل بكفاءة 

وفعالية في أي لحظة، ومع ذلك فإننا في كثير من الأحيان لا نكون فعالين للغاية 

عندما يتعلق الأمر بإنتاجيتنا الشخصية. 

- نحن مُماطلون، ونضيع الوقت على وسائل التواصل الاِجتماعي 

ونفشل في إكمال المهام لأن الطريقة التي اِعتدنا عليها في العمل تغيرت.