كيفية صياغة خطاب إعتذار إحترافي لمُديرك عندما تتأخر عن العمل؟!

كيفية صياغة خطاب إعتذار إحترافي لمُديرك عندما تتأخر عن العمل؟!

التأخر عن العمل هو أمر يُعاني منه العديد من الأشخاص، لكن في بعض الأحيان ستحتاج إلى كتابة

خطاب توضيحي لمُديرك.
- وقد تكون رسالة التوضيح هذه غير رسمية ويتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو قد تكون رسمية 

ويتم إرسالها عبر البريد، إن كِتابة خطاب توضيحي يُمكن أن يُقلل الاحتكاك المُحتمل بينك 

وبين مُديرك ويظهر أنك مُستعد لتحمل المسؤولية وتصحيح المشكلة.
*وبمقال (كيفية صياغة خطاب إعتذار إحترافي لمُديرك عندما تتأخر عن العمل؟!)

سنقدم إرشادات حول كيفية إختيار أفضل الكلمات التي يُمكنك الإستعانة بها عندما تتأخر عن العمل.

أولاً: ما هو الاِعتذار عن التأخر؟

خطاب الاِعتذار عن الحضور مُتأخرًا إلى المكتب هو اِعتراف رسمي بالتأخير يتم إرساله لصاحب العمل

عند وصولك متأخرًا عن العمل أو الاِجتماع أو أي اِرتباط عمل آخر.
وتشرح الرسالة سبب تأخرك وتعرب عن ندمك على هذا الحادث.

ثانيًا: لماذا من المُفيد كتابة خطاب تفسير لتأخرك عن العمل؟

من المُفيد أن تكتب خطاب تفسير لتأخرك عن العمل، خاصةً إذا كنت قد تأخرت عدة مرات في السابق 

أو عندما تأخرت كثيرًا، بحيث يدرك صاحب العمل أنك تعلم أن ذلك غير مقبول على أساس مستمر. 

- إذا تأخرت لمدة خمس أو 10 دقائق فقط وتحدثت مع مديرك عن ذلك بالفعل للاعتذار شخصيًا 

فقد لا يكون من الضروري إرسال خطاب. 

- ومع ذلك، إذا كانت هذه هي المرة الرابعة التي تتأخر فيها لعدة أشهر أو تتأخر لمدة ساعة أو أكثر 

فقد تكون الرسالة وسيلة اعتذار فعالة.
يُظهر خطاب تفسير التأخر لمديرك أنك تدرك أن ذلك غير مقبول وأن لديك خطة لكيفية تعويض ما فاتك. 

يُمكنك أيضًا استخدام الرسالة لشرح خطتك لكيفية تجنب حدوث هذه المشكلة في المستقبل. 

"يجب أن تظل رسالتك اِحترافية وموجزة".

ثالثًا: لماذا يُعد الاِعتذار عن التأخر مُهمًا؟

يُعد الاِعتذار عن التأخر جُزءًا مُهمًا من إظهار الاِحترام والمسؤولية

عندما تعتذر عن تأخرك عن العمل، فإنك تُخبر صاحب العمل أنك تفهم أن تصرفاتك كانت 

ضد سياسة الشركة؛ وهذا مهم بشكل خاص إذا كنت قد تأخرت مرة أخرى من قبل ويؤكد 

أنك تفهم أن التأخير في المكتب أمر غير مقبول.

- علاوة على ذلك، فإن خطاب الاعتذار يمثل فرصة لك للحفاظ على علاقة إيجابية مع صاحب العمل. 

إنها خطوة أولى مهمة في إعادة بناء الثقة التي ربما تكون قد كسرتها عندما تفشل في الوصول مبكرًا 

لحضور اجتماع أو نشاط مهم.
- في حالة عدم ملاحظة مشرفك لتأخرك، فإن الاِعتذار عنه يمكن أن يساعده في اتخاذ الخطوات 

اللازمة لمعالجة الموقف. 

قد يكون هذا هو الحال "على سبيل المثال" عندما تتأخر عن مقابلة أحد العملاء ويُفكرون في التخلي 

عن شركتك. 

يمكن للاعتذار أن ينبه رئيسك في العمل إلى الموقف حتى يتمكن من إصلاحه قبل أن تتفاقم الأمور.

رابعًا: كيفية كتابة رسالة اِعتذار عن التأخر في العمل

*هُناك مكونات مُتعددة لكتابة خطاب اِعتذار فعال عن التأخر في العمل، بما في ذلك:
1. اِبدأ بالاِعتذار

• يجب أن تتضمن الجملة الأولى في خطاب الاعتذار اعتذارك الفعلي. 
• يجب أن تكون محددًا قدر الإمكان بشأن ما تعتذر عنه أيضًا. 
• يُظهر هذا لمديرك أنك تدرك تمامًا ماهية المشكلة وأنك فكرت في الخطأ الذي حدث. 
• وهذا يجعل ما ستقوله لاحقًا في رسالتك حول كيفية تجنب هذه المشكلة في المستقبل أكثر تصديقًا.

2. أظهر أنك على دراية بالعواقب

• بعد اِعتذارك المباشر، اذكر مدى إدراكك لعواقب تأخرك. 
• يُظهر هذا لمديرك أنك تعلم أن التأخر يؤثر على عملك. 
• يُعد هذا مهمًا بشكل خاص إذا فاتك اجتماع رئيسي أو تفاعل مع عميل أو عميل يمكن أن يؤثر على الجوانب المالية للعمل. 
• ومع ذلك، من المفيد أيضًا أن تدرك مدى تأثير تأخرك على زملائك في الفريق وزملائك في العمل.

3. تحمل المسؤولية

• يكون الاعتذار فعالًا بشكل خاص عندما تتحمل مسؤولية ما حدث. 
• قد لا تكون مخطئًا بشكل كامل في أشياء مثل التأخير في حركة المرور أو مشكلات النقل العام أو حالات الطوارئ الصحية أو المواقف المماثلة. 
• ولكن لا يزال بإمكانك تحمل مسؤولية عدم وجود خطة جاهزة في حالة وقوع هذه الأنواع من الأحداث. 
• يريد صاحب العمل أن يعرف أنك على علم بوجود بدائل أخرى لتأخرك وفقد شيء مهم.

4. اِشرح السبب

• لا تريد بالضرورة تقديم الأعذار، ولكن اشرح لمديرك ما حدث وتسبب في تأخرك. 
• لا تحتاج إلى الخوض في تفاصيل مفرطة، ولكن حاول أن تكون واضحًا وموجزًا بشأن الموقف الدقيق. 
• يتضمن ذلك الاعتراف بأنك لم تستعد لهذا الموقف.

5. أكد لمُديرك أن ذلك لن يحدث مرة أُخرى

• يجب أن تكون واضحًا بشأن كيفية ضمان عدم حدوث ذلك مرة أخرى، سواء كنت تخطط لإيجاد ترتيبات تنقل أخرى أو إدارة أي حالات طوارئ في المستقبل لتجنب فقدان العمل. 
• يجب أن يكون هذا وعدًا يمكنك الوفاء به، لذا لا تبالغ فيه. 
• "على سبيل المثال" إذا كانت التأخيرات التي لا يمكنك التحكم فيها تؤثر غالبًا على تنقلاتك، فقد لا ترغب في الوعد بعدم التأخر أبدًا مرة أخرى، ولكن بدلاً من ذلك ستغادر المنزل في وقت مُبكر من اليوم عندما يكون لديك اِجتماعات.

6. أظهر الندم

• لا تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في هذا الجزء من الرسالة، لكنك على الأرجح تريد إظهار ندمك على هذا الموقف. 
• قد ترغب في الإشارة كجزء من بيان الأسف إلى أنك على دراية بالآثار السلبية التي تعرض لها صاحب العمل بسبب تأخرك.

7. اِشرح كيف ستقوم بتصحيح الأمر

• لا تتعلق هذه الخطوة بكيفية تجنب التأخر في المستقبل، ولكن بكيفية إصلاح المشكلات الناجمة عن تأخرك في هذا الوقت بالذات. 
• قد تذكر كيف ستعوض العميل أو كيف ستعوض العمل الذي فقدته بسبب عدم حضورك الاجتماع. 
• إذا كنت بحاجة إلى تعويض عدم تواجدك لمساعدة فريقك في عبء العمل، فقد تعرض البقاء لوقت متأخر أو مساعدة الفريق بطريقة أُخرى.

وخِــــتامًا,,,, حتى الموظف الأكثر إخلاصًا يُمكنه الدخول متأخرًا من وقت لآخر. 

فعندما تحدث تلك المُناسبات، من الجيد أن تكتب خطاب اِعتذار مُناسب 

لتُساعد في شرح سبب تأخرك لمُديرك  في العمل. 

وهذا مُهم بشكل خاص إذا تأخرت عن حضور اِجتماع مهم أو مُقابلة عميل.

لذا يُرجى توضيح نفسك بأكبر قدر مُمكن من الوضوح، وتقديم خالص اِعتذارك.